综超商超超市连锁店财务收支管理制度财务管理制度.docx
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综超商超超市连锁店财务收支管理制度财务管理制度
综超、商超、超市按照“统一核算、分级管理”的原则，实行收支两条线的财务管理体制。
第一章会计机构和会计人员
（一）会计人员职业道德
会计人员的招聘录用规定适当的思想道德及专业素质的标准，并通过考核（或考试）。
会计人员应具有以下职业道德：
1、工作作风严谨，严守工作纪律。
2、热爱本职工作，努力钻研业务，使自己的知识和技能适应所从事工作的要求。
3、熟悉财经法律、法规、规章和国家统一会计制度，并按照法律法规进行会计工作，保证所提供的会计信息合法、真实、准确、及时、完整。
4、熟悉本单位的经营和业务管理情况，运用掌握的会计信息和会计方法，为改善公司内部管理、提高经济效益服务。
5、会计人员应保守单位商业秘密。
（1）财务人员应保守本单位的商业秘密。
除法律规定和单位领导人同意外，不能私自向外界提供或者泄露单位的会计信息。
（2）指定责任人员妥善保管存档文件、报表、发票（会计档案应保管在专门的档案室中），任何人未经许可不得带离不得将有关文件外出携带（如遇特殊情况，须上报财务部门负责人，批准后方可执行）。
（3）会计资料不得私自影印带离办公区。
（4）往来主管定期更换所用界面密码（每月更换）。
（5）（除往来人员外）其它人员不得在无往来主管授权同意下，使用往来操作界面。
（6）接待供应商来访，应在工作台进行，办公场所谢绝供应商或厂商驻场人员进入。
（7）不允许在私人交往或通信中，泄露公司财务秘密；不允许在公共场所谈论公司财务秘密；不允许通过其它方式传递财务秘密。
（二）会计工作交接规范
1、会计人员工作调动或离职必须在规定限期内与接管人员办理交接手续，未办清交接手续不得调动或离职。
2、接管人员应认真接管移交的工作，对移交前的未了事项要继续办理。
对移交时待办的未了事项写出局面说明材料。
3、出纳会计人员办理移交手续前必须完成以下工作：
3.1已受理的会计事项但未作帐务登记的应予补齐；所移交的（银行存款、现金）帐薄中的各帐户应结出余额，并在余额后加盖移交人章；
3.2所移交的（银行存款、现金）帐簿中的各帐户应结出余额，并在余额后加盖移交人章；
3.3在（银行存款、现金）帐薄启用表注写移交项目并加盖交接人印章；
3.4编制移交表，写明应移交的凭证、帐簿、报表、公章、现金、支票簿、文件资料及其他物品等内容。
4、移交人员按交接表所列内容交由接管人员逐项核收，发现帐簿不齐、登记差误，库存现金、有价证券、银行存款，帐款不符（银行存款余额应与银行对帐单核对相符），各种财产物资、债权债务明细帐与总帐不符，公章、空白支票、收据、资料、发票及其他物品与移交表所列数字不一致等情况，应向监交人及财务主管汇报，责成移交人员限期查清，未能查清的问题由移交人负责，并在移交表注明，另行处理。
5、会计机构负责人，会计主管工作移交时，应将主管的财务会计工作特别是重要的会计事项和有待处理的财务问题向接管人详细说明，需要移留的问题，要写出书面材料。
接替人应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项。
6、会计人员办理调职、离任的工作交接手续，必须有监交人监交，一般会计人员交接由本单位会计机构负责人，会计主管人员，派人监交，会计机构负责人，会计主管的交接，由本单位领导人监交，必要时由上级财务主管部门派人会同监交。
7、原移交人不得以会计资料已移交而推托责任。
8、移交表/清册一般应填写一式三份，交接双方各执一份，存档一份。
移交表/清册，应由交接双方、监交人员及财务主管签章。
9、会计人员因故临时离开本岗位时会计机构负责人，应指定专人代理，办理临时交接，离职半年以上的应按本规范规定，办理正式交接手续。
附：
交接单应包括如下内容
（1）移交人日常工作事项。
（2）未及归档的单据、报表、凭证、帐册。
（3）未处理完毕，需由接交人继续完成的事项。
（4）从事会计电算的，应在清单上列明软件密码、会计数据备份件的密码，磁盘（磁带）。
（5）移交人、接交人、监交人签字。
第二章会计核算管理制度
（一）遵循的政策法规制度：
执行《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》及其具体准则、《企业会计制度》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》及《北京财务管理制度》等。
（二）会计年度：
会计年度自公历一月一日起至十二月三十一日止。
（三）记帐原则及计价基础：
以权责发生制为记帐原则、以实际成本为计价基础。
（四）记帐本位币：
以人民币为记帐本位币
（五）记帐方法：
采用借贷记帐法
（六）会计档案管理规范
6.1会计档案范围
会计凭证、会计帐薄、财务报告（会计报表、财务情况说明书）、其他会计资料均属于北京会计档案的组成部分。
它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，因此必须加强对会计档案管理工作，建立和健全会计档案的归档、保管、调阅、销毁制度。
会计凭证包括：
自制外来原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证、记帐凭证汇总表，银行对帐单，余额调节表。
会计帐簿包括：
总帐、日记帐、明细帐、辅助帐以及业务、储存、行政等部门的商品，固定资产、低值易耗品等保管帐卡。
财务报告包括：
会计报表、财务情况说明书，以及上级部门对报表的批复，注册会计师对会计报表年审报告。
其他会计资料：
与会计结算有关的经济合同协议，财务数据统计资料、财产清查资料、财务税收纪律大检查资料、财产清算报告、会计交接清册、会计档案保管、销毁清册、会计电算软件数据及程序资料等。
6.2会计档案的整理立卷
（1）凭证用纸：
241-1二等份打印纸，每张规格241mm*140mm
（2）装订会计凭证要加具封面、封底，封面应注明单位名称、年度、月份起止日期、起讫号码；
凭证封面样式：
146mm
246mm
凭证封底样式：
246mm
146mm
246mm
246mm
（3）各岗位每天按时打印凭证，并整理整齐。
按月装订，装订前应检查编号是否连续完整，装订后归档案保存。
当月凭证应在次月底前务必装订完毕。
（4）装订时一般以一张记帐凭证汇总表及所附记帐凭证为一册，也可是为两册装订，用分数号编写，如凭证很少，可将二张或三张记帐凭证汇总表的记帐凭证合并装订成一册，但不得跨月装订；
（5）装订会计凭证应保持整齐美观，不脱页，便于翻阅。
1）原会计凭证上曲别针、大头针去掉以上边，左边为准，全部对
齐、固定位置装订后无背页、倒页；
2）装订位置左上角、装订线长度以不钉住凭证内容为准，一般左
右宽不超过2厘米，上下长不超过2.5厘米。
6。
3会计帐册打印、装订
6.3.1每月末结帐后打印除应付帐款科目以外的各科目明细帐，应打印到最末级科目;应付帐款科目每半年打印一次，打印科目对往来单位帐。
银行余额调节表年末与银行日记帐合并装订。
6.3.2帐册打印用纸：
多栏费用明细帐使用381-1纸（381mm*280mm）
除费用多栏帐外的科目明细帐使用241-1纸（241mm*280mm）
6.3.3打印好的帐册要及时装订。
装订会计帐册要加具封面、封底，封面应注明单位名称、年度、月份起止日期、帐册名称，财务负责人；
装订后的帐簿必须平整、牢固不得折角、掉页，帐簿封口处加盖装订人章；帐簿编号一年一编，编号顺序是：
总帐、现金帐、银行存款帐、分户明细帐。
附帐册封面样式：
6.3.7会计报表
会计报表应按编报目录核对齐全，并按封面、说明、报表封底顺序按月装订成册，报表上边、左边应对齐。
整理平整不得折角；每年末加具汇总封面，合并装订。
附报表封面：
6.4会计档案的归档保管
6.4.1会计档案应统一交由企业档案管理部门保管，无单位档案部门的，应专设会计档案室保管。
6.4.2当年的会计档案可暂由本单位会计部门保存一年，次年开列清册交由档案部门入库保管，并办理移交签章手续。
6.4.3会计档案应指定专人管理。
负责移交前的整理、立卷、保管等事宜。
移交时填写“会计档案案卷目录表”一式两份，一份随档案交给档案管理部门，另一份接收人签字后，由财会部门留存备查。
6.4.4档案保管部门必须加强防盗、防火、防潮、防虫等安全措施，磁性介质的还应防尘、防热、防磁、防冻。
6.4.5机构变动或档案管理人员调动时应办理移交手续。
6.5会计档案的借阅使用
（1）会计档案一经归档，不得随意传阅。
调阅应办理手续。
（2）财务人员调阅会计档案，应征得帐务主管同意，限期收回，并不得将会计档案带离档案室，如带离应填写“调阅单”。
（3）非帐务人员及外部单位因故需调阅会计档案，应持部门/单位正式介绍信注明借阅原因，经由财务经理签字同意方可调阅并限期归还。
对外报送会计档案原件或复印件，应由公司负责人签字同意，方可报送。
（4）附调阅单式样
6.6会计档案保管期限
根据《会计档案管理办法》规定，会计档案管理期限如下：
会计档案管理期限一览表
顺序号
档案名称
保管期限
备注
一、会计凭证类
1
原始凭证、记帐凭证和汇总凭证
15年
其中：
涉及外事和对私改造的会计凭证
永久
2
银行存款余额调节表
3年
二、会计帐簿类
3
日记帐
15年
其中：
现金和银行存款日记帐
25年
4
明细帐
15年
5
总帐
15年
包括日记总帐
6
固定资产卡片
固定资产报废清理后保存5年
7
辅助帐簿
15年
8
涉及外事和对私改造的会计帐簿
永久
顺序号
档案名称
保管期限
备注
三、会计报表类
包括各级主管部门的汇总会计报表
9
主要财务指标快报
3年
包括文字分析
10
月、季度会计报表
5年
包括文字分析
11
年度会计报表（决算）
永久
包括文字分析
四、其他类
12
会计移交清册
15年
13
会计档案保管清册
25年
14
会计档案销毁清册
25年
会计档案需按国家档案管理办法规定的保管限期妥善保管，到期销毁时由本单位档案管理部门提出销毁意见，编制销毁清册，报经单位领导审查报经公司上级部门批准后销毁。
档案中未了结的债权、债务的原始凭证，可抽出另行立卷，由档案管理部门保管到债权、债务结清时为止。
会计档案销毁时，档案部门应派人监销，财政部门有其他规定时，规定要求办理。
（六）会计电算化管理规范
1、替代手工记帐
A.计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输出的记帐凭证替代手工填制的记帐凭证，根据相关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工帐薄。
如果计算机与手工核算结果不一致，要由专人查明原因并向地区/门店财务负责人及公司领导书面报告。
B.计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记帐单位的重要工作，应注意以下问题：
（1）采用电子计算机打印输出书面会计凭证、帐薄、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求，字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按《会计档案管理办法》的相关规定执行。
（2）在当期所有记帐凭证数据和明细分类帐数据都存储在计算机内的情况下，总分类帐可以从这些数据中产生，因此可以用“总分类帐户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类帐。
（3）每月末结帐后打印除应付帐款科目以外的各科目明细帐，应打印到最末级科目;应付帐款科目每半年打印一次，打印科目对往来单位帐。
C.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计帐薄、报表，应满足以下要求：
（1）采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，参照《附件：
记帐、结帐与软件备份》内容执行。
（2）保存期限同打印输出的书面形式的会计帐薄、报表。
（3）记帐凭证、总分类帐、现金日记帐和银行存款帐日记帐仍需要打印输出，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关帐薄、报表。
（4）应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。
D.替代手工记帐后，各地区/门店财务部门应做到当天发生业务，当天登记入帐，期末及时结帐并打印输出会计报表；要灵活运用计算机对数据进行综合分析，定期或不定期地向公司领导报告主要财务指标和分析结果。
2、会计电算化岗位职责管理规定
A.建立会计电算化岗位责任制，须明确各个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。
电算化会计岗位和工作职责一般可划分如下：
（1）电算主管：
负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。
电算化主管可由会计主管兼任。
（2）软件操作：
负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据，输出记帐凭证、会计帐薄、报表，和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平；基本会计核算岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。
（3）审核记帐：
负责对输入计算机的会计数据（记帐凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内帐簿，对打印输出的帐簿、报表进行确认；此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。
（4）电算维护：
负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训.必要时,须请会计软件商专业人员进行现场维护.
（5）电算审查：
负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊；要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，此岗可由会计稽核人员兼任；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。
B.实施会计电算化过程中，各地区/门店财务应根据内部牵制制度的要求和工作需要，参照上条对电算化会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。
基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，根据实际需要对上条给出的岗位进行适当合并,各岗位人员应保持相对稳定。
3、会计电算化操作管理规范：
A.明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝XX人员操作会计软件；
B.预防已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而登记机内帐薄；
C.操作人员离开电脑前，应执行相应命令退出会计软件；
D.根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
4、计算机硬件、软件和数据管理规范：
A.保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持设备整洁，防止意外事故的发生；
B.确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保存双备份；
C.对在使用的会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，须有一定的审批手续；在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督；
D.健全计算机硬件和软件出现故障时进行排队的管理措施，保证会计数据的完整性；
E.健全必要的防治计算机病毒的措施。
5、电算化会计档案管理规范：
A.电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据；
B.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责；
C.对电算化会计档案管理要防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点；
D.采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。
E.会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
附件：
“记帐、结帐与软件备份”须知
（一）记帐与结帐
1、记帐
每月月末，由总帐主管在“新中大”帐务处理系统中作记帐动作。
记帐时须注意事项：
（1）记帐前应由各岗位对所作凭证进行检查，由复核人员对凭证进行审核，对无误的凭证由审核人员在“新中大”帐务处理系统中作审核动作。
（2）记帐前总帐主管对本月各科目发生额进行合法性测试，对异常发生额及余款应检查，并通过“新中大”进行试算平衡（既在凭证处理功能中对凭证进行汇总检查借贷是否相等，有问题立即与软件公司联系，及时处理防止数据丢失）。
（3）凭证审核完毕后先备份（注意应用与日常备份不同的路径）然后执行记帐动作。
记帐时同一帐套下的其他工作站必须停止工作，以保证记帐工作的准确。
2、结帐
记帐结束后如果无误方可进行结帐动作。
月结：
（1）结帐前须先备份，但不得覆盖记帐备份，应单独设置新路径。
（2）月结：
备份完成后执行结帐动作。
年结：
（1）由于时间关系，年结应在次年第一个月完成。
（2）年结前为了能进行新年度帐务核算，可进行如下操作：
在“新中大”帐务处理系统的“系统管理”模块中“会计年度管理”功能块下点击“生成下年度帐簿”，即可进行新年度帐务处理，但上年未进行年结的新年度帐面余额仅是当月发生余额，非累计余额。
（3）年结前应先检查各科目年终余额的合理、合法性，审核无误后先做12月份月结，再执行年结动作。
（4）年结结束后应进行新年度帐务初始化。
“新中大”软件在进行年结同时自动将上年余额过至下年期初，作为次年的年初余额。
结帐动作结束后须进行初始化确认，确认前应将各科目余额上年年末数与次年年初数进行核对，一致则年结成功。
不一致应查明原因，及时处理。
（5）进行新年度帐初始化确认前应备份，应单独保管。
（二）数据备份
数据备份可采用两种方式备份：
1、每六天分别向硬盘备份，同一周内不覆盖前一天数据。
每一季度刻一次光盘备份数据，妥善保存。
光盘备份采用A、B两张盘备份分别保存。
同一年度内四次备份可以在同张盘上进行（光盘有足够的容量）。
2、用可擦写光盘，每三天刻一次光盘备份数据。
年末用两张光盘分别备份，保存数据。
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