离职面谈全记录三离职面谈内容要点.docx

离职面谈全记录三离职面谈内容要点.docx

《离职面谈全记录三离职面谈内容要点.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《离职面谈全记录三离职面谈内容要点.docx（10页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

离职面谈全记录三离职面谈内容要点

离职面谈全记录

（三）

员工离职面谈内容要点

员工离职面谈内容要点包括：

一、离职面谈形式的选择

二、离职面谈的决定权（尊重和善待离职者）

三、离职面谈的前期准备

四、离职面谈气氛控制

五、根据员工离职面谈内容和操作要点

六、离职面谈的分析与反馈

七、离职面谈防险技巧

一、离职面谈形式的选择

离职访谈最好以面对面的形式进行，这有利于双方的沟通和理解，也有利于更好地发现和从根本上消除敏感及抵触的情绪。

然而，如果无法进行面对面的离职访谈，也可以通过邮寄离职调查问卷纸件或者电子件进行。

在离职面谈的过程中，代表企业与离职者进行面谈的人员应多听少说。

应给予离职人员合适的空间和足够的时间。

适当的时候，应对离职人员进行善意引导或打消他的疑虑，而不是施加压力。

对有些事情，你应进行必要的解释，并思考和理解离职人员说的话可以只是理解他的观点，但不一定要同意。

保持冷静，要抵制自卫或反驳的情绪。

要记住，你的目的是探出离职人员的想法、意见和对一些问题的答案，而不是进行说教或训诫。

多问一些类似“什么”、“如何”和“为什么”等开放式的问题，而不是用“是”或“否”就可以回答的封闭式的问题，除非你需要对某个观点加以确认。

当你用“何时”和“何地”来询问大背景下的一些事件，而不是仅询问具体的时间或地理位置时，它们也可以是较为具体的问题。

“谁”这类问题应该谨慎使用，以免有破坏名誉之嫌。

许多离职人员在被要求指名道姓或指责某人时，都会觉得不舒服。

离职面谈不是为“谴责”某个人而设的。

除非是针对一些非常严重的抱怨或指控，指名道姓地进行攻击是毫无建设性的，应尽量避免。

准备好面谈的问题和主题，尤其是你认为离职人员拥有良好的工作经验、鉴赏能力和理解能力时。

记录面谈的内容，且根据离职面谈问卷发问。

在我们企业里，目前常见的离职面谈就是，直接上级与其进行面谈，或者主管领导与其面谈，但是往往达不到面谈的真正目的。

虽然，对于离职员工来说，双方的地位是平等的，但是碍于往日的上下级关系，员工还是不太愿意讲真话、实话。

直接上级与主管领导面谈固然重要，但是，如果在离职面谈中，人事部门的参与会更有效，因为对于离职员工来说，人事管理部门，即非直接上级，又非主管领导，对于他们来说，更愿意把真话、实话告诉第三方，这样，他们更愿意表达对企业的真实想法及看法，提出一些对企业有益的意见及建议。

二、离职面谈的决定权（尊重和善待离职者）

离职人员有权自行决定是否参加离职面谈，公司不要强迫他们参加。

如果有人拒绝参加离职面谈，可以提供离职调查问卷，但对方同样有权自行决定是否接受。

除了雇主可以正当要求离职人员归还的文件和材料之外，你不能强迫他转移自己掌握的知识。

不管在何种情况下，一个积极、富有建设性且成熟的方法是确保最佳效果的“定海神针”，它可以使离职人员高高兴兴地转移出对公司有用的知识和客户联络名单。

如果你听到公司里的管理者唠叨“没有人是不可替代的”，以此作为不向离职人员讨教重要知识的借口，这表明企业还要去发掘一切可以实现工作顺利交接的机会。

因此，应鼓励组织成员去发掘这些机会，或亲自去发掘这些机会。

理想状况下，企业应有成文的政策来阐述离职面谈的方式、时机和组织者。

一些企业将这个责任交给人力资源部经验丰富的人员。

其实，也可由直线经理甚至主管组织离职面谈。

代表企业与离职者面谈的人员需要接受过一般的工作面谈培训。

任何面谈都具有其敏感和情绪性的一面，这就要求代表公司的一方能够成熟地管理面谈，尤其是当被约谈者容易焦虑或激动时。

在麦肯锡公司有个旧雇员关系管理，把旧雇员当作毕业生，并建立旧雇员数据库。

这是一个人性化的管理。

因为它是基于把离职员工当作自己的朋友看待，对于朋友，我们不是要经常联系一下，了解一下他的现状吗。

当然在商品社会，没有利益的事情，大多数人不会干，人力资源部门提出这样的方案，老板也不会接受。

实际上这也是一个潜在合作伙伴、客户、人才的管理问题。

起码，在职的员工会看到自己的“下场”。

所以要善待每位离职的员工。

三、离职面谈的前期准备

1、注重离职员工信息搜集“凡事预则立，不预则废”。

要保证组织离职沟通的有效性，在进行离职沟通前进行必要的准备，进行与离职员工有关的信息的搜集，可以为进行高效、成功的沟通打好基础。

具体而言，搜集的信息应该包括三类。

第一类为与所属离职员工有关的个人信息，包括职位信息、心理状况信息、阅历与经验信息、家庭背景信息、生活状况信息。

第二类是指与员工有关的绩效和薪酬信息，包括所获得的荣誉和奖励信息、薪酬福利信息、绩效表现等内容；第三类是指员工离职信息，包括离职原因、离职后的目标单位、目标岗位。

相比较而言，第一、二类信息的获取较为简单，第三类信息搜集难度较大，但是此类信息的有效获得会有助于把握员工离职的核心原因，促进离职面谈的成功。

2、加强员工离职的商业秘密管理

商业秘密和核心技术是企业重要的知识资产，在知识经济时代的今天，尤为重要，因此，必须注意员工离职时的商业秘密管理和保护。

①在企业，要建立严格的信息控制制度

上司有权定期检查下属的业务工作资料和电子档案等，下属应定期上报有关业务信息报表及资料，相关的资料应加强管理并入档。

并严格规定信息使用的级别制度、设置信息管理中心和专职管理员加强保密工作，同时在办公场所设置加强保密措施。

②对于掌握商业机密和核心技术的人员要实行脱秘期和竞业禁止管理

对于去意已决的核心人才，首先就是停止其工作，进入脱秘期，同时对其所有资料，包括工作笔记等，全部收缴，并禁止其参加相关的研究。

要注意的是脱秘期的操作程序，要让人可以接受。

竞业禁止，则须考虑给予补偿，比如有些企业的合同说明在离职后不在同行中就业，如没有给予补偿，实际上是不合法的，也不具有操作价值。

3、慎重选择离职面谈的人选

一般而言，离职面谈通常应由企业人力资源管理部门负责实施。

对于核心员工，由于其所处地位在企业举足轻重，对于非常之人需要选择高级官员主持面谈。

离职面谈的人选有两种思路：

一是可以由人力资源部门相关人员实施面谈；二是由企业管理人力资源业务的副总裁或者分管离职员工部门的副总裁执行。

当然对于最为稀缺的员工有时甚至需要企业最高领导亲自出马，以表示企业对该员工的重视和其离职行为的重视。

根据二八管理的原则，对此类员工的离职面谈应该重点管理，对于非常之人由公司高层主持面谈可以大大提高离职面谈的效果。

4、正确选择沟通目标策略

在员工离职前，对于面谈策略的恰当把握，会有助于降低离职率以及缓解员工抱怨。

通常面谈策略应根据面谈对象、面谈时机以及面谈原因的不同有所差别。

例如某些员工做出离职决定是因为工作中的某种突发事件为诱因，这类员工离职决定往往事前难以预见。

因此，对于这类员工进行离职面谈首先更像是一次平息员工心中的怨气的心理辅导，选择适当的时机、适当的地点和员工一起共同冷静地权衡离职的得失，从而使员工能够放弃原先的离职决定。

另外，对于这类员工离职沟通的时机选择应该恰到好处。

如果沟通过于急迫，可能加剧员工的抵触心理，从而使沟通功亏一篑；而过分拖延，也不利于提高沟通效果，可能沟通尚未启动，员工离职已经木已成舟，无可挽回。

还有些员工对于离职决定的做出是进行了长期考虑的，相比较前一类员工，这类员工的离职决定非常坚决，进行了充分的利害得失的分析。

对于这类员工离职面谈进行沟通时有双层目的，其一希望通过离职面谈能够对核心员工进行挽留，其二借离职面谈之机反省企业的管理。

在面谈时对其离职动机进行全面的分析，从而来分析、判断员工离职是否与企业管理或者政策有关，从而排除未来员工管理的隐患；如果通过离职面谈发现了企业存在的问题，应及时补漏，避免诸如多米诺骨牌情况的产生。

5、注重沟通话题设计

为了促使沟通的顺利，沟通话题的设计也应该仔细斟酌。

话题中首先应该有选择性的设计部分封闭式问题，这可以帮助我们校正面谈的方向，但是这类问题不宜设计过多；下一步为了提高沟通的效果，获取沟通的深度信息，我们则应该多设计一些开放式问题。

如针对公司绩效考评系统优劣的问题，可以设计成“您觉得上次公司的考评方案在哪些方面有待改进？

”“你不太赞成公司的实施方案，你觉得有哪些改进方案？

”，这样会帮助打开沟通的困境。

四、离职面谈气氛的控制

很显然，离职面谈的风格取决于员工离职的原因公司要求、退休、人员过剩、公司解雇和气氛猜疑、公司是否加以挽留。

然而，对每位离职人员都应给予面谈的机会，企业也可以从中获益。

有时，离职面谈也是改变离职人员想法的最后机会，虽然这不是离职面谈的主要目的。

面谈结束后，要对离职人员表示感谢，并表达良好祝愿。

如果需要完成一些特别的检查事项或后续工作，确保完成它，并进行报告。

离职面谈结束后，客观地思考离职人员给出的答案，找出其中明确和隐含的意思。

根据你对离职面谈结果的分析，采取必要的行动。

如果问题迫切，或者离职人员想继续留在公司且公司也非常想留住他们，立即采取行动，否则机会就会丧失。

五、根据员工离职面谈内容和操作要点

1、员工主动离职时离职面谈内容

请员工谈个人做出理智决定的原因和想法，对个人发展的考虑和设想；

了解员工对公司、主管和同事的评价，进一步确认离职的真实原因；

代表公司谈对了解的情况和对事实的看法，公司对解职事件的关注点，善意提醒应注意到的违约责任，附属协议和禁止条款；

对员工离职的反应，同意或希望做进一步劝留努力，并听取其反应；

旧员工本人关注的问题进行解答和提供咨询；

2、员工主动离职时离职面谈具体方法和注意的问题

要注意平衡和维护企业、部门经理和员工个人三方的利益；

面谈场所选择轻松明亮的空间，面谈时间分钟分钟；

倾听解职员工所抱怨的人或事，尽可能进行心理补偿。

多沟通，降低其焦虑情绪；

不要过分安慰，不提员工表现，不承诺做不到的事情，不谈及其他人；

3、员工被动离职时离职面谈内容

告之公司的辞退决定和辞退理由；

告之员工具体的辞退方案，设计合同认定情况、工资支付、福利享用、工作交接安排等条款；

听取员工的辩解，观察员工的情绪和心理变化，适时地加以引导；

对员工关心的实质性问题进行政策解答和咨询，向员工提供相应的政策帮助，不要的时候请专家从第三方的角度提供支持；

遇到集体性裁员辞退时，可以引进法律专家和心理辅导专家共同作业的方法，为员工提供面对突发的事业情况的政策和心理辅导，帮助他们度过抗拒、不认可现实的心理期，防止出现意外事件，造成不良影响。

4、其他要点

1）企业应该关注离职员工的职业规划。

我们目前做的人力资源管理，仅仅就是把人招聘进来，进行培训上岗，然后对工作进行考核，根据考核结果进行薪酬调整。

对于员工的职业生涯规划不重视，或者说对于员工的职业生涯没有一个很好的指导方向，这也是我们行政中心曾经提到的问题。

我们也要重视离职员工的职业生涯规划，在离职面谈中，关注员工对自己离开企业以后的未来职业生涯发展，给员工提一些可行性建议，供员工参考。

这样，员工会从心理上得到安慰或是满足，至少公司是重视每一个人的，包括离职员工。

同时，对企业的形象宣传及在行业中的口碑会产生很大的积极影响。

2）在离职沟通过程中，应该注重信息的双向传递。

显然，这里的注重倾听员工的看法绝不是机械地介绍企业的离职规定。

因为真诚是有效沟通的开始，应该给员工充分的表达机会，才能有效地倾听和了解员工的真实想法。

倾听也是建立信任关系的一种技巧。

员工的离职沟通过程也可以看成是一种让员工发泄的过程，通过帮助员工选择一个和谐的环境，让员工进行情感的宣泄，沟通人再适时地进行疏导，就很可能帮助实现离职沟通的成功。

六、离职面谈的分析与反馈

根据离职面谈反馈分析的结果采取行动是至关重要的。

将离职面谈反馈转化为行动，是验证和维护流程的重要性及实施效果的重要因素。

通常，人力资源主管有责任将这些问题提交给公司董事会或。

无论是大公司还是小公司，都可以采取两种行动：

一是补救和预防行动（比如改善员工健康和工作环境的安全系数等），二是战略性改进（比如更加以员工为导向、进行管理培训、给员工授权或开展团队建设活动、改进流程、改善客户服务等）。

1、面谈信息数据收集

在大型企业，人力资源部应该负责设计面谈流程、提供面谈指南和文档、收集面谈结果数据，并且分析和报告发现的问题、趋势、机会和建议，尤其是当这些发现涉及到与健康、安全，或雇佣法和责任有关的问题时。

如果你设计了离职调查问卷或离职面谈表格，作为用于分析的文档时，尽量将问题转化成“可计分的”或多项选择的格式。

比起一大堆的书面观点，这将大大简化针对面谈结果的分析。

2、面谈信息数据分析

在结束了离职面谈之后，并不意味着整个离职管理工作就告完毕。

根据离职面谈反馈分析的结果采取相应行动才是至关重要的，因为将面谈反馈转化为改进企业管理工作的行动才是离职面谈的终极目的，同时也是验证和维护此项工作流程重要性及实施效果的重要因素。

）

1）检验离职面谈信息真伪

可以把员工在离职面谈中所反映出来的一些有价值的信息或企业在管理中存在的问题和漏洞，反馈给其直接主管，也可以用其个人基本资料、培训及考核记录进行求证。

比如，根据考核的记录注意到该员工没有某项技能，那么他离职的根本原因就是不能胜任工作或缺乏培训，而不是他所说的薪水待遇偏低。

另外还可以通过与其他在职员工的谈话来验证，比如，面谈中员工的离职原因是工作条件，那么就有必要和仍在该岗位上工作的员工交流以核实真伪。

）

2）提炼信息输出报表

人力资源部门应该以月度、季度或年度等为时间单位，将离职面谈所获的信息、数据进行细致分析，提炼出导致员工流失的关键要素，测算出流失成本，并综合成离职原因分析统计报表，通过分析汇总，全面反应员工离职的真正原因、整体人事变动情况以及据此提出的改进公司政策、管理制度方面的建议，最终提交给分管领导参考决策。

）

3）采取相应改进措施

离职面谈的最终目的还是为了减少人事变动和降低员工离职成本，所以企业相应的改进措施才是离职面谈的真正价值之所在。

比如，若通过离职面谈发现大多数员工对工作条件、环境等都非常满意，对其直接主管也无异议，但还是离职不干了，因为公司所付薪水不能满足他们的基本生活开销，此时提高薪资水平就成为企业留住员工的关键。

又如，很多员工对绩效考核不满，致使员工离职，人力资源部门就得重新审视考核指标及权重、考核方式等。

再如，应该得到某项培训的员工始终未得到培训而导致离职，这时就要考虑做好培训需求分析等。

七、离职面谈防险技巧

1、用人单位事先须建立涵括离职管理在内的规章制度。

用人单位须防患于未然，事先在规章制度中设计好离职管理制度，应重点关注以下3点：

①必须合法，包括内容合法和程序合法。

②不得违反劳动合同或集体合同的约定。

③须向员工公示。

根据现行劳动法，未经公示的规章制度无效，因此，在员工离职时才交予员工阅知的规章制度，对员工不具有约束力。

2、严格遵守员工：

离职时的程序性事项。

对于经济性裁员，用人单位必须履行以下法定程序：

①提前30日向工会或全体职工说明情况，并提供有关生产经营状况的资料；②提出裁减人员方案，征求工会或全体职工的意见，并对方案进行修改和完善；③向当地劳动行政部门报告裁减人员方案以及工会或全体职工的意见，并听取劳动行政部门的意见；④正式公布裁减人员方案，与被裁减人员办理解除劳动合同手续等工作。

对于其他情形下解除与员工劳动合同的情形，用人单位应根据《工会法》（2001）第21条的规定，在单方面解除职工劳动合同时，应当事先将理由通知工会，若工会认为企业有违法违约而要求重新研究处理时，企业应当研究工会的意见，并将处理结果书面通知工会。

此外，企业还需要注意解除劳动合同的提前通知期问题、书面的通知形式问题，以及工会的预先告知问题等，以此做到防患于未然。

3、完善离职工作交接事务的处理。

员工离职时，员工所在的工作部门及人力资源部门应认真处理处理好以下问题：

①用人单位在办理员工人职手续时即应要求提供并核实清楚该员工的相关证件材料，以备追查线索；②在日常管理中应建立起相关工作制度与物品管理制度，对于办公物品的管理、领用、使用实行登记备案制度；③用人单位应分析员工的离职心理，查找到员工离职的动机；④员工擅自带走企业财物且数额较大的，用人单位应及时向公安机关报案以维护企业利益。

⑤工作内容的交接。

用人单位应针对其工作内容采取一定的措施包括签署法律文件等，特别是高层员工的离职。

比如，企业可以根据《会计法》第条规定，在离职会计人员不予配合办理工作交接手续时，有权暂缓给其办理离职手续。

4、离职中的薪资处理。

离职也常常是劳动纠纷的多发阶段，通常是员工离职时双方没有就工资、补偿金数额等问题达成一致意见而引起的。

建议企业重点关注以下措施防范法律风险：

①一次性结清工资。

企业在依法解除劳动关系或终止劳动合同时，应一次付清工资。

尽力避免要求离职员工在企业下月正常发薪日来领取工资的做法。

②支付经济补偿金和赔偿金。

在员工离职时，企业应依法或依约向员工支付经济补偿金、赔偿金的义务。

③妥善处理其他薪酬福利事项。

员工在企业工作期间，企业为员工缴纳各项社会保险及住房公积金等，在员工办理离职时，企业应与员工协商确定转移手续的办理时间及双方如何配合办理等。

5、进行人事档案转移。

员工离职时，企业有义务为员工办理必要的相关手续，包括向员工出具离职证明、转移员工个人人事档案等。

实践中诸如以员工在离职时不向企业交付培训费用等理由扣留员工的个人档案，也不给员工办理有关离职手续等做法，应该尽力避免。

如果员工拒绝承担违约责任或赔偿责任不辞而别，企业应该通过提起劳动争议仲裁申诉等合法途径来维护自己的合法权益。

6、离职手续文件的签署。

在员工离职时，企业应要求离职员工签署离职文件，履行必要的内部手续。

企业应妥善保管这些离职文件，在内容及形式上均完整准确记录下离职环节。

若员工离职后针对企业某项行为提起劳动争议仲裁申诉，企业在文件材料这项应对措施上有所准备，防备因劳动争议仲裁或诉讼准备好证据。

7、应对擅自离职员工的法律措施。

员工不辞而别，实质是雇员单方面擅自解除与企业的劳动合同关系，违反了劳动法规定的劳动者解除劳动合同，应当严格按照规定，提前30日以书面形式向用人单位提出的规定。

对于此种情形，企业可以采取以下措施应对：

①书面通知该员工限期上班，并提出对逾期不上班的处理措施；②对逾期未上班者，做违纪辞退解除合同，并书面通知其前来办理离职手续，其中包括索赔数额等内容；③若员工不办理手续，则依规定办理解除劳动关系手续，同时可依法申请仲裁，保护自己的合法权益；④企业可以在平衡利弊的基础上决定是否采取诉讼。