B销货及收款循环控制手册rev6.docx
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B销货及收款循环控制手册rev6
销货及收款循环控制
文件编号:
CA00
文件名﹕销货及收款循环控制
页数﹕20
核准
日期
审核
日期
编制
参与
全体稽核员
日期
2014/10/05
文件目录
编号
控制项目
页次
CA
销货及收款循环控制
CA-00
销货及收款循环控制流程图
02-02
CA-01
销售预测作业
03-03
CA-02
销售计划作业
04-04
CA-03
样品管制作业
05-05
CA-04
订单处理作业
06-07
CA-05
出货作业
CA0501
交期管制作业
08-08
CA0502
装柜出货作业
09-10
CA0503
出品报关作业
11-11
CA-06
发票管制作业
12-12
CA-07
应收帐款作业
13-13
CA-08
客诉处理作业
14-15
CA-09
厂商L/C押汇作业
16-16
CA-10
转厂收款作业
CA1001
应收票据作业
17-17
CA1002
收款收款
18-19
CA-11
销售拆让作业
20-20
《销售及收款循环流程图》
编号
作业项目
作业内容及控制重点
相关表单
CA01
CA02
销售预测
销售计划
CA0101销售预测
一﹑作业内容：
1.管理者预测未来几年变化对销售之影响。
2.销售预测由下列几个方面着手：
（1）供应商
（2）消费者
（3）产业本身
（4）替代品
（5）潜在进入者
3.对未来状况作一了解后，企业应就下列各点拟定未来方向：
（1）自身优势与劣势。
（2）外界机会与威胁。
4.未来方向确定后，则考虑自身资源，拟出策略，达成目标。
二﹑控制重点：
1.预测应当考虑政治、文化、经济层面。
2.预测应分长、中、短期预测，并常修正之。
3.预测不可全用历史资料，应当在一新的起点上重新考虑各种变量。
CA0201销售计划
一、作业内容：
1.内容包括：
（1）市场展望
（2）新产品开发计划
（3）旧产品淘汰计划
（4）新客户之开发与旧客户之淘汰
（5）广告及其他销售推广政策
（6）售价政策
（7）授信及帐款回收政策
（8）业务人员之增减及异动
（9）销售费用之限制
（10）本年度业务方面所可能遭遇的困难及其克服对策。
2.销售计划最后定案为各种指标与各部门之预算相辅相成。
二、控制重点；
1.计划须量化且容易测量。
2.计划须够积极、主动。
3.计划不可超出能力太多或太保守。
4.应当定期检讨计划达成状况并作修正。
5.计划前应当对往年销售业绩及当前销售环境作充分的分析。
CA-03
样品管制作业
CA-0301样品管制
1、作业内容
1.新客户信息收集，客户基本资料维护及客户拜访接待。
2.客户口头或书面询价，提出新样品需求或工程变更。
3.业务反馈，推荐热卖产品。
4.客户开出书面样品订单。
5.业务接单开具样品制单及变更申请单。
6.工程研发制作配件模型及样品并进行样品分析。
7.样品估价。
8.样品寄出前确认。
9.样品寄出客户确认追踪。
10.样品收费。
2、控制重点
1.客户索样应当有书面资料，样品订单应当经权责主管核准。
2.样品费用必须列入管制，
3.样品收费方式必须作明确规定。
4.样品移交及寄出资料要齐全，制作及寄出数量须列入管制。
5.样品交期质量必须列入管制。
6.客户申请设计变更应当考量成本因素。
CA-04
订单处理
CA0401订单处理作业
一、作业内容
1.业务按客户需求寄出样品并追踪确认情形。
2.样品估价。
3.业务向顾客报价，并与顾客议价。
4.客户授信调查。
5.顾客接受报价，并下正式订单。
7.授信额度审查、核准及变更。
6.业务制作PI,作受订确认。
7.订单规格书、交期、交货方式及付款方式审查确认。
8.付款方式，一般有：
L/C、出货前T/T、出货后T/T、电放、出货后支票及信用交易等。
9.客户订单输入系统及审查。
10.工单号码申请。
11.制造通知单输入、审查及分发。
12.制造通知单准确性管制。
13.订单交货进度管制。
14.订单变更、取消管制。
1.订货确认单（PI）
2.报价管制表
3.合约/订单管制表
4.样品需求联络单
5.样品制作管制表
6.样品调料单
7.样品移交单
8.成品交运单
9.样品需求统计表10.样品检查确认报
告
11.样品组装日程表
12.产品估价申请单
13.用量成本总表
14.制造通知单
15.银行收款通知单
CA-04
订单处理
二、控制重点：
1.业务人员与客户谈妥交易应当经客户确认，接获客户订单后
应按规定程序作受订审查完备后，录入系统，客户受订规格、交易条件及质量要求等内容需明僚，如有不明确的地方应立即发文跟客户确认。
2.客户订单更改、取消应要求客户作书面通知并通报相关主管，受订变更、取消造成损失应考虑向客户收取相应费用。
3.业务人员报价须依售价现行规定办理，售价应当考虑估计成
本之正确性，并加计合理利润，核准售价不可超过权限，单位售价、总价等计算必须正确。
4.修补零件应按流程估价，收费与否应有界定标准。
5.与每位客户发生交易前应作授信审查工作，并在授信限额内进行交易，要对授信额度作调整时亦应经申请核准，授信审查权责人员应作事前指定，可核金额上限应明确规定。
6.订单优待条件应与公司规定符合，交期、质量要求条件应当配合公司制造能力。
7.订单审查完成后，应按既定时效申请工单，并按规定格式作成制造通知单，经业务部权责主管确认后分发相关单位。
8.新产品订单零件表之完成时效应作明确规定。
CA-05
出货作业
CA0501交期管理
一、作业内容
1.业务部据客户受订单内容及与顾客协调之交期﹐发出制造通知单通知相关单位办理相关作业。
2.生管将各订单按预定交期排列并发出周生产计划表。
3.工程﹑生管按既定流程制作BOM表及物料需求计划表。
4.采购部按既定流程与采购提前期进行物料采购作业。
5.生管部持续追踪物料集结状况﹐并对生管安排作适当调整。
6.生管部据生产部每日生产进度汇总全公司生产日报表﹐对订单生产进度作撑控。
7.报关依订单生产及交期状况办理出口报关手续。
8.船务据订单生产状况及交期联系船公司及订柜。
二、控制重点：
1.受订交货要列进度表控制，并检讨逾期未交原因，提出改善对策。
2.生产人员对于由客户要求之交货日期，无法于预定生产完成日期完成、亦无法依排程制造时，必须随即反应生管及业务部处理。
3.必须按交期要求及时办理出口报关及订船订柜手续。
4.要持续追踪物料集结状况﹐并对上线日期作调整。
5.各部门内部作业须按公司既定内容如期完成。
6.订单生产完成，交期已到而未出货情形必须列入管制。
1.月生产计划表
2.周生产排程表
3.零件表
4.物料需求计划表
5.物料采购清册
6.采购久料追踪表
7.生产日报表
8.全公司生产日报表
9.报关单
10.预装出货明细表
11.次日预出货明细表
CA-05
出货作业
CA0502装柜出货
一、作业内容：
1.业务据与客户沟通结果发出出货通知单。
2.生管部船务组依已确定之生产完成日联系船公司取得拖柜排码﹐并于计算机系统中作成中山装柜明细表。
3.生产单位作成次日预出货明细表传生管汇总后与中山装柜明细表核对﹐无误后传相关单位。
4.报关依据生管之预出货明细表作成预装出柜明细表传相关单位并办理报关手续。
5.生产部将待出货成品放入指定位置并通知验货人员检验。
6.货柜车接受门禁检查后过磅进厂。
7.装柜作成空柜检查表﹐并按预装明细表执行装柜。
8.装柜作成装柜明细单贴于货柜尾端﹐并拍照存档，装柜明细单与预装明细表有差异时﹐由装柜作成装柜出货异常日报传相关单位。
9.装柜依装柜明细单生成成品交运明细表传相关单位，并据于开具相关出口文书（发票﹑提单﹑装箱单﹑产地証等）寄送客户，生管开货柜放行单并过磅放行。
10.货柜装船取得装船証明后﹐将証明交回船务寄客户提货。
11.财务据出口发票入应收帐款帐。
1.订柜申请单
2.落货纸
3.中山装柜明细表
4.次日预出货明细表
5.预装出柜明细表
6.产品出货检验报告
7.空柜检查表
8.装柜异常日报表
9.产品装柜明细
10.产品交运明细
11.发票
12.提单
13.产地証
14.装箱单
15.报关单
16.应收帐款明细帐
17.封条
18.放行单
CA-05
出货作业
二、控制重点
1.预备交运货品应与其他成品分开放置。
2.装柜成品必须经检验合格方能装柜。
3.装柜明细单与预装出柜明细表有差异时须知会船务。
4.货柜出厂必须开具放行条并经过磅后放行。
5.装柜完毕时要将装柜明细单贴于货柜尾部,贴好封条并记录封条号码后拍照存档。
6.已生产未出货成品应当列入管制并作改善对策。
7.装柜短溢装状况须列入控管并作出改善对策。
8.确保出口文书﹑成品交运明细表与出货成品的一致性。
9.报关改单、押柜及空柜返回情形须列入管制。
10.出货起讫港口与客户要求必须一致。
1.成品库存明细表
2.成品交运单
CA-05
出货作业
A0503出口报关
一、作业内容
1.报关制作预装出货明细表
2.船务调柜装货。
3.装柜制作成品交运明细表。
4.报关填写报关单、出口发票、装箱单。
5.电子口岸EDI录入审单。
6.出口报检。
7.海关查验放行。
二、控制重点
1.应当提前备妥货物出口所需之相关料。
2.EDI录入时机要在货柜到达货场之前。
3.报关报检不及时造成押柜或耽误船期之情形应当列管。
4.各项报关报检费用必须按标准报支。
CA-06
开立销货发票
CA0601发票管制
一、作业内容
1.发票的申请。
2.发票的领用、使用及作废管制。
3.发票的注销。
二、控制重点
1.发票用完由财务向税务机关提出发票需求申请。
2.发票领回应连续编码、加盖财务专用章后登记。
3.发票领用需作登记。
4.出货时由报关依成品交运明细开具出口发票。
5.发票内容必须与装柜出货内容一致。
6.发票作废需妥善保管及作登记并加盖作废章。
7.发票作废申请理由：
（1）发票内容开错者。
（2）发票所载数量与客户签收数量不符者，因故遭受退货者。
8.发票作废时，原发票要取回，若为当月发票，直接与发票存根联钉在一起后加盖作废章始可开具新发票。
9.重开发票需于作废发票上注明新开立发票号码。
10.发票申请书须归档处理。
11.依发票办理外汇核销,依发票办理出口退税。
12.发票注销。
1.出口销售发票
CA-07
应收帐款
CA0701应收帐款
一、作业内容：
1.会计人员根据成品交运明细表、出口发票、制作传票登入客户别应收帐款明细帐。
2.成品交运出货后，由业务人员据订单要求之付款条件收款。
3.应收帐款由财务每月结帐一次，并将每一客户别应收帐款明细提供相关业务人员，由业务人员核对尚未收款之客户签收联与应收帐款明细表是否相符，有差异时应立即追查原因。
4.业务人员收到客户款项时，填写收款报告单经相关主管签认后，交财务人员，财务经确认无误后据以登录相关帐目。
5.定期编制应收帐款帐龄分析表呈高层主管，逾期未收现者，应列表注明债务人、金额，交由业务人员查明原因并催收。
6.定期核对应收帐款明细帐与明细表、总分类帐、暨有关凭证，不定期向债务人函证应收帐款余额。
7.备抵呆帐之提列金额要足够，已确定坏帐应当列损失，坏帐冲销时应当呈权责主管核准后方得办理。
8.因销货退回及折让所发生之应收帐款减少，须经主管核准。
二、控制重点：
1.应收帐款明细帐与未收款之客户成品交运明细要相符。
2.销帐明细表要与收款报告单相符，逾龄之帐款要查明原因。
3.应当定期与业务核对应收帐款明细帐目并按计划催收货款。
4.发生退货案件时应于接获相关凭証后扣抵以对应应收帐款。
5.尚有逾期货款未结之客户，须重新考虑其授信额度。
1.应收款帐明细帐
2.收款报告单
3.银行收款通知单
4.应收帐款帐龄分析
表
5.DEBITNOTE
6.折让单
CA-08
客诉处理
CA0801客诉处理作业
一、作业内容：
1.当有客诉问题发生时，先由业务部了解事情发生状况，并确定具体情形﹕
（1）一般性客诉不需退货﹐只须作原因分析及改善对策。
（2）不需退货﹐但需要公司补送零件修补。
（3）退货返修后再出货、退货且交易取消。
（4）折价让售、客户索赔、换货。
2.由业务召开立案会议检讨后，开出顾客反馈/抱怨处理单&【矫正/预防单】﹐经业务主管确认后传品保部主导处理。
3.重大案件如造成退货等需召集全公司各部门检讨处理。
4.发生退货案件时，由业务人员通知报关、财务、船务、生管人员，办理退柜及相关作业。
5.客户要求赔偿，应附充分之証据，必要时需向法务专家咨询。
6.客户要求折让时，折让单价及金额需呈权责主管核准。
7.各直接责住单位于规定时效内作好原因分析及改善对策交业务部传客户。
8.品保部登录列管。
9.原因分析，责任惩处及对策拟定。
1.顾客反馈/抱怨处理单&【矫正/预防单】
2.顾客反馈/抱怨管制表
3.客诉金额统计表
4.客诉原因及责任统计分析表
CA-08
客诉处理
二、控制重点：
1.客诉发生应当主动与客户沟通﹐尽量避免退货索赔之发生
2.客诉投诉事项﹐应当要求客户提供相关之佐証资料﹐对顾客置疑事项，要有合适之说明。
3.客户所提意见，应当分类统计并检讨，作日后改进之参考。
4.客诉案件应由品保部作列管。
5.客诉发生必须按既定期限及时回复客户。
6.客诉发生相关责任单位须按时回复对策执行改善。
7.须对客诉发生金额进行统计分析。
8.同类缺失持续造成两次以上客诉之情形应特别查明。
9.特定客户别之发生客诉案件特别多之情形要特别注意。
10.发生退货、折让等情形时，财务应当及时对帐务作调整。
11.认赔金额要合理并附充分証据，必要时须向法务专家咨询。
12.对退换之货品，要依规定调整存货内容。
13.退货返工物料及人工损失要进行列管。
14.对责任单位、人员及厂商之惩处要按规定办理。
CA-09
L/C押汇作业
CA0901L/C押汇作业
一、作业内容：
1.按L/C方式付款者，要编制计划表控制装船日期，并于货物装船后按规定时效到银行办理L/C押汇。
2.外销文件应按客户订单或L/C逐案编号列管。
3.备妥L/C、出口发票、出口押汇申请书、装箱单、提单等办理结汇，并作进度表控制收款进度。
4.银行收到货款，实时到银行取得有关凭单，并入帐。
4.押汇金额先冲销外销货款，如无货款则直接转存公司账户。
6.业务人员与客户洽议外销佣金，应当签订合约，合约金额以不超过法定最高限额为限。
7.外销佣金经权责主管项目核准后，交银行办理支付手续。
二、控制重点
1.应当于装船出货后按公司规定时效及时到银行办理押汇。
2.要及时跟催银行代收款进度。
3.银行收到货款后应当及时取得相关凭单入帐。
4.洽议之外销佣金率要符合公司要求基准，洽议事项必须经权责主管核准。
1.CREDITNOTE
2.L/C
3.出口押汇申请单
4.装箱单
5.提单
6.发票
7.出品外汇核销单
8.银行收款通知单
CA-10
收款作业
CA1001应收票据作业
一、作业内容：
1.收到票据时检查到期日、发票人签章、账号、金额正确性，如有涂改，改动部份应有发票人签章。
2.若客户使用客票时，应有背书记录。
3.票据应依到期日排列保存，次月到期之票据应于本月底前与会计帐目作核对无误后，送银行代收。
4.送银行代收之票据应于票据到期日确认货款到帐情形，如有迳退票之票据，应呈报相关主管并转回应收帐款，退票案件财务查明原因后通报业务人员重新办理货款催收或换票作业。
5.申请更换票据或延兑应填[更换/延兑票据报告单]，注明理由，经相关主管核准后办理，并记录其延后兑现情形，如有蓄意拖延或换票之情形，应特别列入记录。
6.附有抵押品之票据，应加盘点，并确定其价值。
7.附息票据计算利息收入及应收利息。
二、控制重点：
1.背书转让取得之票据，应当另行列示。
2.原始或背书转让之票据，应注意追索时效。
3.列为呆帐冲销之票据，应注意是否经主管核准。
4.每月底核对送存银行代收之票据时，要帐、票相符并入帐。
5.票据申请更换、延兑应呈高层核准后办理，迳退票之票据应查明原因后通报业务人员。
1.应收票据管制表
2.应收票据明细帐
3.更换／延兑票据报告单
4.退票处理报告单
CA-10
收款作业
CA1002收款作业
一、作业内容
1.业务人员在确认订单出货情形后，按订单别作成客户应收帐款明细表。
2.业务人员据订单规定之付款条件及应收明细编制货款催收计划管制表。
3.订单规定有预付款项或公司替客户垫付款项之收取，也应纳入计表管制。
4.按计划表规定频率向客户发函进行催收作业，并定期向客人函証客户应收帐余额状况。
5.收到客户款项后﹐由业务编制收款通知单通知财务进行查实工作﹐并于确认后冲销应收帐款。
6.业务人员应定期与财务部进行应收帐款帐目核对工作，双方余额如有差异时应实时查明原因。
7.财务要定期作帐龄分析表，逾期未付之应收款项要实时向客户催收，并定期向公司高层汇报。
8.公司替客户垫付之费用，由业务定期开出D/N向客户收款。
1.应收帐款明细帐
2.L/C人
3.付款报告单
4.支票
5.帐龄分析表
6.逾期货款明细
7.DEBITNOTE
8.银行收款通知单
CA-10
收款作业
二、控制重点：
1.所有应收款项、代付款及应收预付款项均应列进度表管制。
2.业务人员要定期与财务进行应收帐目核对，并检讨差异。
3.定期向客户函証应收帐款余额状况，如有差异应查明原因。
4.帐款催收工作应按计划进度发函进行，并追踪客户回复。
5.应每月进行应收帐款帐龄分析工作，逾期未结之应收帐款，应追查原因，并呈报高层。
6.确实无法收回之逾期帐款经查明原因后，应申请作坏帐冲销处理，冲销金额核准权限须作明确之规定。
7.收到货款应实时开出收款报告，通知财务入帐及查实。
8.按合约规定需客户预付部份款项时，须于合约规定日期收到客户预付款项后，方得办理后续作业，预付金额之大小应按公司规定呈报核准。
9.预付款的催收亦应按货款催收的程序办理，收款后由业务开具收款报告，交财务入帐，出货后再予冲销。
10.对于仍有未结货款之客户﹐其新订单出货时﹐须呈请权责主管核准。
11.因订单取消、退货、折让等原因造成应收帐款或已收预付款的减少时，应按规定调整相关帐目。
CA-11
销货折让作业
CA1101销货折让作业
一、作业内容
1.发生客诉客户要求折让或公司高层特案核准折让时，由业务部开出折让报告，呈有权主管核准折让售价及金额。
2.业务据折让情形修改相关订单内容。
3.报关船务据折让情形修改相关出口文书。
4.财务部据折让报告调整相关帐目。
5.事故分析，问题汇总并作改善对策。
二、控制重点：
1.销货折让依规定办理，并在收款报告表中注明，且须取得客户签章之折让证明单。
2.折让售价、金额之核决要合乎规定并经公司高层核准。
3.销售特案之折让应附高层核准进行之特案记录方得办理。
4.销售事故之折让应再附销售事故报告单并有充分証据。
5.销货折让事项发生在出货之前者﹐业务需对PO进行修改﹐同时通知船务修改相关出口文书。
6.出货后发生销售折让时﹐由业务开出CreditNote呈权责主管核准后交财务部调整应收帐款档案。
7.发生折让事故需及时对相关应收帐目作调整。
8.针对损失状况作统计分析并检讨对策。
1.CreditNote（折让单）
2.折让销货报告单
3.PO
4.发票
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