内部控制关键节点及管理职责完整.docx

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内部控制关键节点及管理职责完整

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内部控制关键节点及管理职责

一、资金控制

（一）资金管理风险与关键环节点控制

1、资金管理风险

资金，是指公司所拥有或控制的现金、银行存款和其它货币资金。

可以说，资金是公司进行经营活动的必要前提条件，没有资金或资金不足，公司的经营活动就难以实现，因此，公司进行资金管理，保证资金安全，提高资金使用效率至关重要。

公司在进行资金管理过程中，至少应当关注以下风险：

（1）资金管理违反国家法律、法规，可能遭受外部处罚，导致经济损失和信誉损失；

（2）资金管理未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；

（3）银行账户的开立、审批、使用、核对和清理不符合国家有关法律、法规要求，可能导致公司受到处罚造成资金损失；

（4）资金记录不准确、不完整，可能造成账实不符或导致财务报表信息失真；

（5）有关票据的遗失、变造、伪造、被盗用以及非法使用印章，可能导致资产损失、法律诉讼或信用损失。

2、资金管理关键环节控制

公司在进行资金管理、实施资金内部控制过程中，为减少或避免上述可能发生的风险，应加强以下关键环节控制：

（1）职责分工、权限范围和授权审批程序应当明确，机构设置和人员配备应当科学、合理；

（2）现金、银行存款的管理应当合法、合规，银行账户的开立、审批、使用、核对、清理、严格有效，现金盘点和银行对账单的核对应当严格按规定执行；

（3）

资金的会计记录应当真实、准确、完整和及时；

（4）票据的购买、保管、使用、销毁等应当完整记录，银行预留印签和有关印章的管理应当严格有效。

（二）职责分工与授权批准

1、资金管理控制岗位职责

资金管理的基本要求为“账款分离”，公司实行资金内部控制，应建立岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理资金业务的“不相容岗位”相互分离、制约和监督。

所谓“不相容岗位”，是指如由一人担任就可能发生错误和舞弊行为，也可能掩盖其错误和弊端行为的职务。

不相容职务分离的核心是“内部牵制”，它要求每项经济业务要经过两个或两个以上的部门或人员的处理，使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。

内部控制制度的建立和实施必须贯彻不相容职务分工的原则。

2、公司中资金管理所涉及的岗位及其职责权限

资金管理

控制岗位

主要职责

不相容职责

总经理

1、制定公司开户的政策、程序并进行适当的授权；

2、审批有关资金管理制度；

3、审批现金、银行存款的支付申请。

1、具体的财务、会计工作；

2、与金融机构洽谈业务。

各部门管理岗位

1、部门用款申请；

2、授权范围内审批部门个人用款申请。

1、具体的财务、会计工作；

2、与金融机构洽谈业务。

财务中心负责人

1、审核有关资金管理制度；

2、批准银行开户；

3、与金融机构洽谈；

4、权限范围内审批现金申请。

具体的财务、会计工作。

财务经理

1、组织制定有关资金管理制度；

2、权限范围内审批现金申请；

3、与金融机构洽谈；

4、指导、协调资金管理工作；

5、抽查现金盘点表、票据登记本、银行余额调节表。

1、具体的记账工作；

2、审核有关资金管理制度；

3、复核现金记录；

4、复核银行月调节表。

资金主管

1、制定有关资金管理制度；

2、办理银行开户、销户等；

3、复核现金盘点表；

4、复核银行余额调节表；

5、复核部门及个人用款申请；

6、复核现金记录和票据登记本。

1、编制现金盘点表；

2、制作银行余额调节表；

3、办理现金、银行存款支付；

4、登记现金和银行存款日记账。

出纳

1、盘点现金，编制现金盘点表；

2、按规定办理部门及个人用款支付；

3、编制银行、现金日记账；

4、核对银行存款对账单，编制银行存款余额调节表，定期与总账核对银行、现金日记账；

5、各种记账凭证、资金文件的整理、归档；

6、银行预留印签和有关印章的保管。

1、审批现金申请；

2、复核现金记录；

3、复核票据登记本；

4、保管财务专用章；

5、制作银行余额调节表。

会计人员

1、审核业务经办人员编制的原始凭证；

2、编制记账凭证；

3、编制资金总账。

1、取得或编制原始凭证；

2、办理资金业务。

审核人员

1、审批资金日记账；

2、审核资金总账；

3、审核资金办理手续；

4、盘点库存资金。

1、编制资金日记账及总账；

2、办理资金业务；

3、保管资金。

3、《资金支付管理制度》，参见《2021公司级管理制度》

4、《审批权限表》

5、资金支付审批流程节点

开始→用款人填写报销单或资金申请单并签名→各中心（办）负责人审核签字→财务主管、经理、负责人核准→总经理或职务代理人审批→财务部会计审核并编制记账凭证→出纳付款→结束

6、资金支付审签人的责任规定

（1）用款人应如实反映资金支付内容，在资金申请单、报销单上签字，对资金支付结果负直接责任；

（2）各部门负责人对本部门资金支付的真实性、合理性及必要性负责，并在此基础上审核签字，对资金支付的结果负责；

（3）对资金支付具有最终审批权限的人员，对资金支付的结果负领导责任。

7、资金支付的程序规定

（1）公司各部门应按照规定的程序办理货币资金支付业务；

（2）支付申请：

各部门或个人用款时，应提前向审批人提交付款申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并应随附有效经济合同或相关证明；

（3）支付审批：

审批人应当根据货币资金授权批准权限的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准；

（4）支付复核：

财务部复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的批准程序是否正确、手续及相关依据是否齐备、金额计算是否准确、支付方式是否妥当等。

复核无误后，交由出纳人员办理支付手续；

（5）办理支付。

出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账册。

二、采购控制

（一）采购管理风险与关键环节控制

1、采购管理风险

采购，主要是指公司外购商品、物资、劳务等并支付价款的行为，公司在采购管理方面至少应关注采购业务涉及的以下风险：

（1）采购行为违反国家法律、法规和公司制度规定，可能遭受外部处罚导致经济和信誉损失；

（2）采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；

（3）请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊行为；

（4）采购计划程序失控、依据不当、分解不到位与其他计划不协调，可能造成资源浪费；

（5）盲目签订采购合同、采购合同条款无效或不利以及违约，可能导致公司资金损失；

（6）验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失；

（7）付款方式不恰当、支出有偏差，可能导致资金损失或信用受损。

2、采购管理关键环节控制

公司在实施采购控制过程中，至少应当加强对下列关键方面或关键环节的控制：

（1）建立采购业务岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保相互分离制约；

（2）依据购置商品、物资和劳务等类型，确定归口管理部门，授予相应请购权限并制定相应的请购程序；

（3）明确规定规范采购方式、供应商选择、验收程序及计量方法，确保采购流程透明；

（4）加强采购方面信息的收集，明确信息沟通方式；

（5）明确规定付款方式和程序以及供应商的对账办法，确保凭证和记录的完整。

（二）职责分工与授权批准

1、采购管理控制岗位职责

公司应当建立采购管理的岗位职责制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不兼容岗位相互分离、制约和监督。

2、采购管理控制岗位职责

采购管理控制岗位

主要职责

不相容职责

总经理

1、审批采购部门各项规章制度；

2、审批年度采购预算和采购计划；

3、审议批准合格供应商名单；

4、审批预算及计划外采购项目；

5、批准请购单和重要购货合同。

1、拟定采购计划和购货合同；

2、制定采购部门各项规章制度；

3、选择供应商。

财务负责人

1、审核采购部门各项规章制度；

2、审核年度采购预算和采购计划；

3、审核预算及计划外采购项目；

4、根据权限审批请购单和购货合同。

1、审批年度采购预算和采购计划；

2、审批预算及计划外采购项目；

3、制定采购部门各项规章制度。

采购部门负责人

1、制定采购部门各项规章制度和工作流程；

2、编制年度采购预算和采购计划；

3、审核购货合同和采购订单；

4、在授权范围内签订购货合同；

5、办理大宗商品及重要物资的采购；

6、组织进行合格供应商的选择和评审。

1、批准采购计划及预算；

2、批准计划外采购项目；

3、选定合格供应商名单；

4、填写采购订单；

5、起草购货合同。

采购员

1、进行市场调查，填写询价比价单；

2、负责起草购货合同和编制采购订单；

3、提出付款申请；

4、实施采购，办理退换货事宜；

5、建立、更新与维护供应商档案；

6、参与对供应商质量、交货情况等的评价。

1、制定采购部门规章制度；

2、制订年度采购计划及预算；

3、审批购货合同和付款申请。

财务部经理

1、审核购货合同及付款申请；

2、审批会计提交的付款凭证；

3、参与合格供应商评审；

4、参与商定对供应商的付款条件。

1、实施采购；

2、编制采购预算和采购计划；

3、执行具体结算工作。

应付款会计

1、核对原始凭证并入账；

2、审核付款凭证；

3、供应商明细账及合同台账管理。

批准付款。

出纳

支付货款

编制付款凭证。

请购部门

1、编制本部门年度采购预算和采购计划；

2、提交推荐供应商名单；

3、提交请购单；

4、参与检查采购物资质量；

5、参与合格供应商选择评审；

6、对不合格及报废商品、物资提出处理意见。

1、实施采购；

2、审批请购单；

3、决定供应商名单。

质量控制

1、事先检验样货质量；

2、检验所购物资的质量。

1、实施询价比价；

2、物资在库管理。

技术评审

1、提供对所购物资的专业技术建议；

2、参与采购物资的技术检验工作。

采购物资的询价比价。

物流部门

1、参与外购商品、物资的出入库验收；

2、外购商品、物资的标识、保管、收发；

3、提出外购物资的补仓申请。

具体实施采购。

3、采购预算管理

（1）编制采购预算：

根据公司经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将公司在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。

根据公司年度销售计划，采购员汇总、整理各组别采购预算后，编制采购总预算，由采购经理补充完善后，交财务部和预算管理委员会逐一核准，上交总经理审批。

（2）执行采购预算：

将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员，对预算执行过程进行监控。

（3）分析和调整采购预算差异：

在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告，如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。

（4）采购预算资金控制：

在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度；部门负责人只能在自己的权限内进行审批，限额以上的采购申请应按公司请购审批制度办理请购，严格控制无预算的资金支出；对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由总经理审批后才能给予办理。

4、采购方式控制

（1）订单采购方式

①采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿；

②供应商按订单上面的要求生产和供应商品或劳务；

③订单在提交给供应商之前，应由部门负责人检查订单的合理性。

（2）合同订货方式

①采购部与供应商通过谈判，就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以购销合同的形式确定下来；

②供应商按合同提供货物并取得货款，公司按合同验收货物并支付款项。

（3）直接采购方式：

采购人员根据批准的请购单，就其所列货物，直接向供应商购买的一种采购方式。

（4）比质比价采购方式

选择三家以上的供应商，就其质量、价格、供货期等进行对比分析，在符合质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。

（5）紧急采购方式

因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。

紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。

5、采购方式选择

（1）根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式；

（2）一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式；

（3）小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式；

（4）重要的商品或劳务应当经过决策论证和特殊的审批程序后，采用订单或合同方式或者比质比价方式。

（5）大宗商品的采购、基建或装修项目主要物资的采购以及其它金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。

6、采购验收管理

（1）货物到货后，货物验收人员应会同使用部门根据“订单”、“合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量，并根据实际数量确认“入库单”。

（2）验收过程中如发现货物与“订单”或“合同”所载内容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。

（3）验收过程发现货物有污渍、破损、受潮、霉变等异常情况而且达到一定程度时，验收人员应及时通知采购人员通知第三方物流或供应商前来处理，并尽可能维持其状态以利于公证作业。

第三方物流或供应商确认后，验收人员开“退货单”呈送部门负责人核实后，报采购部门及财务部门办理。

（4）交货数量超过订购量的部分应退回供货商。

交货数量末达到订购数量，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。

检验不合格的货物退货或货物需要更换的，要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门。

7、采购付款管理

收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及合同进行比较，确认商品种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。

财务部将收到购货发票、入库单与购货订单、送货单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。

已确认的应付款应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商的良好关系，并维持企业信用。

8、采购退货管理

验收人员应该严格按照公司的验收标准进行验收，不符合公司验收标准的货物视为不合格货物。

不合格货物应办理退货。

（1）对于数量上的短缺，采购员应该与供应商联系，要求供应商补足，或价款上予以扣减；

（2）对于质量上的问题，采购员应该通知代理门店或物流，决定是退货还是要求供应商给予适当的折扣；

（3）采购员在货物退回时，确认“退货单”，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及货款金额等。

财务部应根据“退货单”调整应付账款或催办退货货款的回收手续；

（4）采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商商议确定。

折扣金额必须由财务部审核，折扣金额确认后，财务部应编制“应付调整单”。

（三）应付账款管理

1、应付账款是公司因购买商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。

2、应付账款必须由财务部应付账款会计管理：

应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部的应付账款会计专门负责；按付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。

3、应付账款的确认和计量应真实和可靠：

应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。

这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、供应商转来的结算凭证、物流部门的入库单、退货单等；应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。

4、应付账款必须及时登记到应付账款账簿：

应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账；应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。

5、及时冲抵预付账款：

财务部收到供应商开具的发票以后，应该及时冲抵预付账款。

6、正确确认、计量和记录折扣：

财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。

7、应付账款的授权支付：

财务部接到已到期的应付账款应及时支付，按权限审批后才能办理结算与支付。

8、应付账款的结转：

财务部应该按照应付账款总账和明细账按月结账，并相互核对，出现差异时，应编制调节表进行调节。

9、应付账款的检查：

财务部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因；如果追查结果表明无会计记录错误，则应通知经办人员及时与债权人取得联系，以便调整差异；采购部门经办人员应定期从供应商处取得对账单，并进行核对、调节工作。

10、同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核，按权限批准。

财务部设置应付票据账簿，并认真做好应付票据的核算工作，票据的登记人员不得兼管票据的签发。

三、存货控制

（一）存货管理风险与关键环节控制

1、存货管理风险

公司要加强对存货管理的控制，确保存货安全和提高存货运营效率，就需要对存货管理可能存在的风险进行全面了解，公司需要关注的存货管理风险如下：

（1）存货业务违反国家法律、法规，可能遭受外部处罚，导致经济损失和信誉损失；

（2）存货业务未经审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失；

（3）存货保管不善，可能导致存货损坏、变质、浪费、被盗和流失等；

（4）存货盘点工作不规范，可能由于未能及时查清资产状况而导致财务信息不准确，资产和利润虚增。

2、存货管理关键环节控制

针对存货管理存在的风险，需要对存货管理的关键环节进行控制，存货管理控制的关键环节如下：

（1）明确各部门存货管理的职责分工、权限范围和审批程序；

（2）科学、合理地设置机构和配备人员；

（3）明确存货请购的事项，请购的依据应当充分、适当；

（4）存货管理控制流程应当清晰严密，存货管理的原则和程序应当明确规范；

（5）存货的确认、计量和报告应当符合国家统一的会计准则、制度的规定。

3、存货管理控制岗位职责

存货管理控制岗位

主要职责

不相容职责

总经理

1、审批存货管理的采购、保管、使用、处置等政策和制度；

2、审查、审阅存货管理重要财务报表；

3、审批盘盈、盘亏的应对策略和方法。

1、制定存货管理的政策和制度；

2、编制存货管理的财务报表；

3、制定盘盈、盘亏应对策略和方法。

物流主管

1、审核仓库物资管理台账；

2、审核月入库、出货报告；

3、审核并确认盘点报告；

4、审核存货保险购买申请。

1、编制仓库物资管理的台账；

2、编制月入库、出货报告；

3、编制盘点报告；

4、办理存货保险购买申请手续。

仓管员

1、进行货物验收和出入库手续办理；

2、填写、更新仓库台账、卡片；

3、进行在库存货的日常盘点；

4、编制在库存货的日常盘点表；

5、参与月度盘点和年度盘点；

6、制作月收货、出货报告。

1、复核存货的出入库手续；

2、复核仓库台账；

3、复核在库存货的日常盘点表；

4、审核在库呆、废品的处理意见；

5、监督在库呆、废品的处理；

6、组织月度盘点和年度盘点；

7、复核月收货、出货报告。

质管员

1、开展专业性要求较高的存货出入库验收；

2、抽查存货的常规性入库检验工作。

进行常规性存货的入库检验。

采购员

1、审核存货使用部门提出的采购申请；

2、编制存货采购的制度、预算、计划；

3、组织实施存货采购的市场调研、询价、比价、合同谈判、合约签署等工作。

1、编制采购申请；

2、审批采购的制度、预算、计划。

财务部经理

1、审核存货采购、保管、使用、处置过程中形成的财务和会计报表；

2、提出存货账目调整的政策；

3、根据管理层的意见调整存货账目；

4、组织开展年度存货盘点和月度存货盘点；

5、参与决策存货保险。

1、编制存货采购、保管、使用、处置过程中形成的财务和会计报表；

2、决定存货账目的调整政策；

3、决定购买存货保险。

存货会计

1、编制存货采购、保管、使用、调拨、处置形成的财务和会计报表；

2、审核存货采购费用和金额，审核存货采购货款的支付；

3、复核仓库台账和仓库出入库单、盘点表、汇总表等。

1、审核存货采购、保管、使用、调拨、处置形成的财务和会计报表；

2、编制仓库台账和仓库出入库单、盘点表、汇总表等。

请购部门

1、审核本部门所用存货申领单；

2、填写本部门所用存货申领单；

3、办理本部门所用存货的申领手续。

办理存货申领手续

保安员

检查进出公司大门的货物

更新仓库台账、卡片

4、存货储存管理控制

（1）存货入库管理：

入库核对实物品名、款号、颜色、尺码、数量与采购合同一致。

观察包装完好程度，并清点实物数量。

进行实物质量检查。

审核“入库单”。

存货入库按实收数量计算。

因产品质量问题发生的退货，应分清责任，妥善处理。

贮存在仓库的货物，按照货物的品名、款号、颜色、尺码等分区归类整洁摆放，在货架上作相应的标识，并制作《仓库货物摆放平面图》，张贴在货架处。

（2）库位规划和布局管理：

仓库人员根据商品、物料的出入库情况等规划所需库位及其面积，有效利用库位空间。

库位配置应配合仓库内设备（例如消防设施、通风设备、电源等）及所使用的储运工具规划运输通道。

收发频繁的商品需在进出便捷的库位存放。

相同规格品名的存货不能放在两个仓库内。

存货堆放根据不同存货的包装形态设定堆放方式及堆积层数。

存货应于每一库位设置货卡标示牌，标示其品名、款号、颜色、尺码、库位数量。

每次进出货，及时更改存量，做到卡、账、货相符。

（3）存货防火、防盗等安全管理：

仓库禁止无关人员进入，所有入库人员均需按照规定履行审批程序，必须在仓库工作人员的陪同下进出仓库，并遵守仓库管理制度。

所有人员不得携带手提包、纸袋等进入仓库，确需带入的，须允许仓库工作人员进行检查。

库房设施必须符合防火、防盗、防潮、防鼠标准，货架应达到安全要求。

仓库工作人员应定期或随时检查存货的防水、防火、防盗、防鼠安全设施。

保持仓库环境卫生和过道畅通，并做好防火、防潮、防盗、防鼠等安全防范的工作，学会使用灭火器等工具，每天下班前须检查各种电器电源等安全情况。

任何人员不得在仓库内吸烟、用餐，不得将饭盒、零食等带入到仓库。

严格遵照存货对仓库的贮存环境要求进行贮存保管，定时对存货进行清洁和整理。

仓库工作人员按照财务要求及时记录所有货物进出仓账目情况，每天做好盘点对数工作，保证账目和实物一致。

仓库工作人员不得挪用、转送仓库内的任何物品，其它人员需要到仓库借用货物的，必须经本部门负责人批准。

仓库的钥匙由仓库工作人员专人保管，不得转借、转交他人保管和使用，更不得随意配制。

（4）存货账目管理：

存货账目的范围包括入库单、出库单、存货明细账以及台账等。

所有出入库物资，均需按品种登记入库单和出库单，并将收、发货数量登记后结出余额，随时与实存数量进行核对，并做到账实相符。

如有不符，应查明原因，及时纠正处理。

存货明细账记录应有合法依据，凭证必须完整无缺。

仓库工作人员每月定期同财务部会计核对出、入库单和明细账、台账，确保账实相符、账账相符。

（二）存货核算工作规范

1、存货的核算与计价

（1）建立存货核算体系：

财务部进行存货