岗位说明书指导手册及模板.docx
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岗位说明书指导手册及模板
内部资料请勿外传
岗位说明书编制指导手册
劳动和社会保障部劳动工资研究所
2005年10月
目录
一、编制岗位说明书的意义3
二、岗位说明书的基本内容4
（一）岗位标识4
（二）岗位工作6
（三）任职资格9
三、岗位说明书编制的基本步骤10
（一）宣传动员和技术培训11
（二）编制实施11
（三）编制终审，汇编成册12
四、岗位说明书编制中常见的几个问题12
（一）以人代岗13
（二）语言不规范13
（三）过简或过繁13
（四）绩效指标不量化13
五、岗位说明书编制工作的几点要求13
（一）编制内容要求14
（二）编制格式要求14
（三）编制时间和工作组织15
附件１：
岗位工作说明书（电子）模版16
附件２：
岗位说明书样板1（财务部主任岗位）18
编制岗位说明书是将公司战略规划贯彻落实到每一个部门和岗位,规范公司各岗位工作职责，实现人力资源科学管理的基础性工作。
为使岗位说明书的编制统一规范、高效有序，特制订本指导手册，请有关人员在填写相关表格前仔细阅读，按照规定标准和各项要求编制。
一、编制岗位说明书的意义
岗位说明书的编制是贯彻落实万家寨公司战略规划的重要环节，是万家寨公司人力资源管理包括人力资源获取与整合、保持与激励、控制与调整、培训与开发等职能工作的基础和前提。
通过编制岗位说明书工作，可以进一步明确各层级岗位的职能和任务，理顺各层级岗位的管理工作关系；达到建立精干高效、职责分明、运行有序的指挥运行架构的目的；实现管理程序化、工作制度化、员工行为规范化、公司运作高效化的要求。
岗位说明书将为以下人力资源管理工作提供有效的支持和帮助：
制定公司人力资源规划；明确公司各层级岗位员工各自的工作职责和工作范围、工作权限、考核标准；组织有效招聘，选拔、使用所需要的人员；合理制定公司员工培训、发展规划；科学制定考核标准及方案，有效开展绩效考核工作；设计公平合理的薪酬福利及奖励制度；为员工提供科学的职业生涯发展通道等工作。
因此编制好岗位说明书对于贯彻落实万家寨公司战略规划、构建公司人力资源管理基础平台具有十分重要的意义。
二、岗位说明书的基本内容
岗位说明书的编制及岗位价值度评估过程就是职位分析的过程。
一份完整的岗位说明书包括岗位识别、岗位工作和任职资格三部分内容,每部分又分为若干个小项，具体内容如下：
（一）岗位标识
岗位标识单元是对拟设置岗位的基本特征的概括和说明，主要包括以下内容：
1、岗位名称
指岗位的称谓。
凡属于社会通用岗位名称，按国家统一标准填写；凡属万家寨公司专用岗位名称，按目前通行标准或习惯称谓填写；无法确定名称的岗位先在调查表上填写代表主要工作的名称，然后由项目组确定。
2、岗位编号
岗位编号是岗位的信息代码，将来进行信息化管理使用。
此次填写调查表时不填写，将来由项目组统一编写。
“岗位编号”由三段组成，第一段为公司各部门的序号，为两位阿拉伯数；第二段为公司各部门、直属单位下设处、科、二级部序号，为两位阿拉伯数（机关部门下直接设置岗位的统一设为00）；第三段为处、科、二级部内岗位序号，为三位数阿拉伯数字。
如万家寨公司人力资源部薪酬福利主管岗位的编号可设为“XX-00-003”。
各部门、分子公司领导正职岗位编号统一规定为“XX-00-001”；部门、分子公司副职岗位编号从部门正职编号顺延，如“XX-XX-002”等。
3、所属部门
所属部门指本岗位所在的部门及科室,如人力资源部薪酬管理岗位所属部门填写为:
人力资源部。
4、现有人数
指本岗位目前实有人数。
5、岗位类型
岗位类型是指根据岗位性质和业务特点将公司所有岗位划分为不同的类别，为将来设计员工职业生涯通道等方面使用。
此次填写岗位调查表时不填写，由项目组统一分类。
6、岗位等级
岗位等级是在岗位价值度评估结果的基础上，依据本岗位所承担的职责和任务确定的本岗位薪资等级。
在填写调查表时暂不填写。
7、直接上级岗位
直接上级岗位是本岗位的直接主管岗位，是指在工作中对本岗位具有指挥权并对本岗位工作结果承担领导和管理责任的上一级岗位。
一般情况下直接上级只能有一个，即工作指令只能有一个来源。
对于多个上级情况要进行梳理调整，对于本岗位所承担的不同工作由不同上级指挥的情况，如暂时无法调整，可按照上级岗位对本岗位工作管理范围的大小顺序排列。
8、直接下属岗位
直接下属岗位是在本单位内部按照行政指挥层级关系所确定的下属岗位而不是在岗位上的人，按照逐级管理原则，直接下属岗位不包括间接下属岗位。
9、编制人
填写岗位调查表时的编制人指填写人。
一般应该由上一级岗位填写，或由本岗位在岗人员填写后由上一级岗位领导审核。
10、编制日期
编制日期是指本岗位说明书编制完稿的日期。
11、审核人
审核人指对本岗位说明书进行最后审核并承担相应责任的人，此次公司各岗位说明书的审核人统一为各部门负责人。
在项目组完成岗位说明书后反馈到各部门，由审核人审核签字
12、审核日期
指审核人对本岗位说明书进行最后审核并确认签字的日期。
（二）岗位工作
岗位工作是对履行本岗位职责所需要完成的工作内容和所应达到的工作标准等方面做出的统一规定和要求，是对工作内容、工作权限、考核标准、工作关系等方面的完整描述，是岗位说明书的核心内容。
岗位工作描述以每一项工作为单位编制。
1、工作概述
“工作概述”是对本岗位职责范围内所有工作的基本内容和特征的概括，一般要求用最简练的语言进行描述。
如人力资源部薪酬主管工作概述为“负责薪酬福利管理工作。
通过拟订、组织实施公司薪酬福利管理制度以及薪酬福利的日常管理,在全公司建立有效的薪酬激励机制，为实现公司战略目标提供人力资源保障。
”
2、工作内容、权限与工作标准
（1）工作内容
系指履行本岗位工作职责时所要做的具体工作，主要目的在于解决本岗位“做哪些事”的问题。
岗位工作内容要求将属于本岗位工作职责所需要做的工作详尽填写，其中有三项内容是必备条款：
①向所属岗位分解落实本部门（局、分子公司、处、科）的工作职责及相应的绩效指标（领导职位）；②督促、落实并考核所属人员的工作（领导职位）；③完成领导交办的其他工作。
岗位工作内容要求列出在正常状态下本岗位所应做的所有工作，并按重要性依次填写。
工作内容较多，栏目不够的，可自行在模版中增加栏目。
（2）工作标准
工作标准是指任职者完成本职工作所产生的结果是否符合有关要求的衡量标准。
公司有关规章制度和安排中有明确要求的，按有关规定填写；无明确规定的，各部门领导要给出定量化的指标；确实无法量化的，可以给出定性标准。
要确保考核部门对该岗位的主要工作能够实施量化考核。
3、主要考核指标
主要考核指标是指本部门关键绩效考核指标通过部门领导的岗位考核指标分解给本岗位的工作绩效考核指标或履行本部门、科室主要职责时对本岗位的工作业绩要求。
为使主要考核指标便于操作落实，指标的确定要尽可能量化。
每一个岗位的主要考核指标最多选三项。
（1）指标
指工作内容的过程控制方面或输出结果，主要从数量、质量、成本、时间等方面去提炼，能够量化的应当尽量量化。
（2）标准
指工作过程控制指标或结果指标的衡量标准。
4、岗位关系
岗位关系是指完成每项工作需要接触到的岗位或部门，包括公司内、公司外二种情形。
对公司内来说，主要指公司内其他部门；对公司外来说，关系部门指公司外的某个部门，包括供应商、客户、政府及其他有关部门。
联系频率包括经常、定期、一般、偶尔四种情形。
5、岗位权限
指任职者履行本项职责时应当具备何种权限才能更好地完成工作，权限划分为人事、财务、业务三个方面，包括对人、财务、物资、资金等企业内部主要资源及对业务工作等方面的管理权限。
如，对人的聘任、提请聘任、调配使用、奖惩、指挥等权限；对物资、资金提请审批、建议审核、管理、调配、使用、控制等权限；对某项业务工作的指挥、审批权包括对公司规章制度的建议、拟订、修改、审核、提请审议、决策等权限。
（三）任职资格
任职资格是指拟上岗者任职本岗位应当具备的基本条件和综合素质，是任职的最低要求。
在填写岗位调查表时，由各部门领导根据本部门的岗位设置及实际岗位工作需要提出建议，项目组再进行汇总规范。
任职资格包括以下１０项内容：
1、受教育程度
指能够正常履行本岗位职责，顺利完成本岗位工作所需要的最低学历要求，包括硕士及以上、大学本科及以上、大专及以上、高中、中专及以上、无要求五种情况，限选其中一项。
2、专业要求
指从事本岗位工作应该具备的专业教育或专业工作背景。
例如：
财务部主任岗位要求应为“财务、会计、审计专业”。
3、工作经验
有些重要的管理及专业岗位需要任职者应具备一定的工作经验。
这种工作经验分为本行业工作经验和本专业工作经验两类。
行业工作经验是指任职者所应具备的从事水电行业工作的最低工作年限。
专业工作经验是指任职者所应具备的从事本专业工作的最低工作年限，如：
人力资源部薪酬福利主管岗位需要有人力资源专业工作3年以上的工作经历，同时需要比较了解水电行业的情况，就要有在水电行业工作1年以上的工作经历。
4、执业资质
是指从事本岗位工作所应具备的最低专业技术职称或执业资格，分为××专业高级师、师、助师、无四个等次。
其它执业资质要求如会计证等按实际需要填写。
5、必备知识与技能
包括管理知识、业务知识和技能三个层面。
根据岗位要求程度分别进行描述。
如人力资源部薪酬福利主管岗位需要非常熟悉国家劳动法规、人事政策；熟悉水电行业的薪酬福利状况等；熟练使用OA办公系统和薪酬核算办公软件等方面的要求。
6、能力要求
指任职者完成本岗位工作内容所应具备的关键能力。
包括计划/规划能力、决策能力、独立判断能力、组织协调能力、指导能力、控制能力、沟通能力、语言表达能力、文字写作能力等内容。
描述时应选择本岗位所需要的最主要能力。
7、其他要求
指以上各项中未涉及的其他方面要求，包括政治面貌、性别、年龄等方面，主要针对少数岗位的特殊需要。
如党工系统岗位要求政治面貌为中共党员等。
有其他要求应在备注中注明
8、必备条件
指胜任本岗位工作必须具有的条件。
在上述任职资格条件中，凡属必备条件，请在该条件后面加“★”号，必备条件最多只能选两项。
三、岗位说明书编制的基本步骤
岗位说明书的编制是一项技术性较强的工作，为搞好万家寨公司机关岗位说明书的编制，需做好以下工作：
（一）宣传动员和技术培训
公司将召开有各单位领导及机关部门员工参加的动员大会，由公司领导、人力资源部和项目工作组进行宣传动员，介绍编制岗位说明书的目的、意义和具体要求。
项目组将制定并下发岗位说明书编制指导手册，在动员大会上进行岗位说明书编制的相应培训。
向公司员工特别是各单位领导灌输岗位说明书编制理念、方法和技术。
（二）编制实施
岗位说明书的编制贵在参与，通过编制使岗位管理者和任职者都充分认识到本岗位工作是什么、干什么、怎么干、干到什么程度、需要何种任职条件，从而为岗位管理者加强管理、提供岗位管理效能提供参考和借鉴，同时也为任职者加强自我开发提供努力方向和目标。
因此岗位说明书的编制由岗位领导者和现任职者在项目组成员的指导下共同来完成。
各级领导者是所属岗位说明书编制的主要负责人。
岗位说明书编制工作按以下几个步骤完成：
1．由该岗位领导明确本岗位工作的基本方向，包括岗位工作内容、工作标准、权限及考核指标等。
2．在主管明确本岗位工作基本方向的基础上，现任职者结合自己的工作对本岗位职责进行认真梳理，按照岗位说明书模板的内容搜集有关信息，逐项填写所附《岗位调查表》的有关内容。
岗位调查表请在所附的《岗位调查表（电子模板）》上填写。
3．上交主管领导审核。
主管领导审核采取一级审一级的方式进行，上级主管领导审核岗位说明书要按照以下要求进行：
（1）首先审查其格式是否符合要求。
（2）内容审查，工作内容是否符合该岗位在部门整体工作中的需要，任职资格是否符合该岗位的要求，工作内容描述与资格确认是否相互匹配。
（3）一个岗位牵涉到数名任职者而由一个任职者完成的岗位说明书，上一级主管领导应召集所有任职人员讨论，并综合部门其他任职者的意见。
（4）岗位工作内容在部门内的实际流程运行中有交叉和重叠现象的，部门领导人员应明确岗位职责边界。
（5）岗位工作内容在部门外的实际流程运行中有交叉和重叠现象的，部门主管应提请项目组注意，由人力资源部和项目组召开相关部门人员参加的研讨会，明确相关岗位之间的职责边界。
4．交项目工作组审核并汇总。
部门主管审核后，以部门、电站管理局、分公司为单位将本部门所有岗位说明书的电子版提交项目工作组审核，项目组将根据要求对各部门岗位说明书进行认真审查，在内容综合平衡和格式规范的基础上进行修改和完善。
（三）编制终审，汇编成册
项目组将各部门审查过的岗位说明书在公司层次进行汇编和整理，并提交相关部门做最终审查，最终审定后颁布实施。
四、岗位说明书编制中常见的几个问题
编制岗位说明书是一项看似容易，做起来很难的工作，在编制过程中，编制人和审核人常常陷入一些误区，概括起来有以下几个方面：
（一）以人代岗
岗位说明书是对岗位的描述和分析，与从事或即将从事此岗位工作的具体人员无关，应该针对岗位本身所具有的特性进行描述。
但在实际编写过程中，编制人或审核人往往和现任岗位的具体人员联系起来，把对岗位的要求和现在岗位上工作的任职者混为一谈。
这是编写岗位说明书时最常见的问题。
（二）语言不规范
对岗位特别是岗位工作内容和绩效标准描述的语言比较模糊，或者语言比较空洞，让将来的任职者不知所以然。
岗位说明书缺乏明确而具体的描述，容易造成员工对自身角色和工作内容的误解。
（三）过简或过繁
突出表现在岗位工作内容的描述中，有的过于简略，没有将本岗位的职责描述穷尽；或者过于繁琐，将领导临时交办的其它工作都写进去。
（四）绩效指标不量化
突出表现在岗位工作考核指标的编制中，编制人使用大量定性标准，定量的规定很少，不仅给从事该岗位工作的人员履行职责造成一定的模糊，也使主管领导对该岗位的考核缺乏量化依据。
五、岗位说明书编制工作的几点要求
编制岗位说明书是一项涉及面广、工作量大、费时又费力的工作。
为确保本项工作能按时、保质、保量地完成，特对编制岗位说明书提出以下要求：
（一）编制内容要求
1．做好同部门领导岗位说明书的衔接。
部门领导岗位说明书是下属岗位说明书编制的前提和基础，下级岗位说明书是上级岗位说明书的进一步分解，二者间是承接关系。
因此，要在上级岗位说明书的基础上，对现岗位的基本要素进行调整、规范，最后形成具有企业规章效果的规范性文件（参见所附模板）。
2．岗位说明书的内容要明确、全面、具体，切合万家寨公司和本岗位工作实际，不讲空话；不同岗位的工作内容不能出现交叉，同一单位（部门）内不同岗位间工作内容不能出现遗漏。
3．文字表述要准确妥当，要按照目标模式编写，不讲过头话。
（二）编制格式要求
1．字体
（1）大标题，即“万家寨公司××部门岗位说明书（调查表）”用二号宋体，不加粗。
（2）下级标题用五号宋体，加粗。
（3）填制内容用五号仿宋体填制，不加粗。
2．标点符号
表格内所有填写的内容，句末均不加任何标点符号。
3．对齐方式
（1）岗位标识部分的各项填写内容在方格内居中。
（2）其他所有填写内容均左对齐。
（三）编制时间和工作组织
公司各单位的岗位说明书（电子版）均须在11月日下午5点前提交给人力资源部。
附件１：
岗位工作说明书（电子）模版
万家寨公司岗位（调查表）
部门岗位
岗位标识
岗位名称
人力资源部主任
岗位编号
（暂不填写）
所属部门
人力资源部
现有人数
1
岗位类型
（暂不填写）
岗位等级
直接上
级岗位
总经理
直接下
属岗位
人事管理主任科员、劳动和社会保障工作主任科员
编制人
廖露霖
编制
日期
2005年11月
审核人
审核
日期
岗位工作
工作概述
主持人力资源部全面工作，组织制订与人力资源管理相关的制度、规定。
主管公司人力资源管理、调配和劳动用工工作。
组织人力资源规划、培训、使用、考核和档案管理工作；负责劳动用工和工资总额预算、控制使用管理工作；负责组织专业技术职务和劳动技能等级评审推荐工作；组织落实相关社会保险的上缴管理工作；负责落实退休人员的管理工作。
序号
工作内容
工作标准
组织研究上级人力资源管理、劳动用工、薪酬管理的政策，组织制订公司相关的管理规划；负责提交公司人力资源管理规划和人事制度、劳动用工制度、分配制度改革方案并贯彻落实。
根据公司安排，按期完成任务
组织公司的定岗、定员、定编和岗位职责的规划落实工作
达到公司规定要求
组织落实员工的招聘、录用、劳动合同的签订与管理工作
达到公司规定要求
组织落实员工的调配、使用、考核、晋升奖惩和教育培训管理工作
达到公司规定要求
落实工资总额预算、控制使用与管理，落实相关的员工福利工作
按规定执行
组织落实公司专业技术职务、职业技能鉴定的考试、申报、审核、推荐级评审工作
达到规定要求
处理员工的离职、人才交流、下岗分流、就业及退休
分析公司人力资源状况、预测发展前景、制订发展计划，搞好人力资源部门人员及工作管理
协调处理公司内外部人际关系，创造和谐工作环境
主要考核指标
指标
标准
岗位关系
联系范围
联系岗位或部门
联系频率
公司内
总经理、副总经理
经常
董事会办公室、公司各部门（工会）、直属单位、子公司班子及负责人
经常
直属单位、子公司综合部，各单位人事劳资人员
经常
公司外
水利部人教司
经常
偏关县劳动保障局
经常
水利部国科司、外资办、综合实业局
定期
省劳动保障厅、省计委人口控办、区公安分局
定期
工作权限
人事权限
对公司中、基层干部提请任免、调配使用、奖惩，员工退休管理
财务权限
部门内人员差旅费签报，办公用品规定范围内的审批，退休人员统筹外费用提请建议审核
业务权限
公司人力资源工作管理，干部考核，公司人事、劳动用工、分配、员工培训、专业技术职务与职业技能管理等相关规章制度的拟订、修改、审核、报审。
任职资格
受教育程度
大学本科以上
专业要求
管理学或水利相关的专业
行业工作经验
从事公司职能管理工作与
专业工作经验
人力资源业务工作满五年以上
执业资质
知识要求
管理知识
接受过管理学、组织行为学、人事管理、财务管理等相关知识的培训
业务知识
懂得人力资源管理、劳动用工管理、薪酬管理、财务管理的基本知识
技能知识
有较高的工作判断力和预见性，能够不断地适应变化的环境；能够运用综合知识灵活处理工作中不断出现的新问题、新情况；具有良好的人际关系和协调人事组织能力，善于与人交流沟通，善于做思想政治工作。
能力要求
有较强的分析公司人力资源战略发展能力，能够预测公司未来人力资源供求状况；能运用正确的方式方法指导培养下属，紧密配合下属和相关工作人员开展工作；对工作的直接上级负责，有参与公司人事方面的决策能力；具有财务管理的相关知识和较强的节约管理经费意识。
备注
附件２：
岗位说明书样板1（财务部主任岗位）
万家寨公司岗位调查表
财务部主任岗位
岗位标识
岗位名称
财务部主任
岗位编号
（暂不填写）
所属部门
财务部
现有在岗人数
1
岗位类型
（暂不填写）
岗位等级
（暂不填写）
直接上
级岗位
公司
总经理
直接下
属岗位
会计、出纳
编制人
×××
编制
日期
2005年11月××日
审核人
审核
日期
岗位工作
工作概述
主持财务部全面工作，主管公司财务管理与会计核算工作。
组织财务规划、全面预算、会计、成本、资产、税务等管理工作；负责资金管理及审批各类各期财务会计报告。
序号
工作内容
工作标准
1
组织研究宏观经济政策，组织拟订公司财务管理规划
根据公司下达的工作指令提前半年完成，并达到公司领导的要求
2
组织制定和维护财务会计管理制度并实施
每年年底前完成当年的财会制度维护
3
组织制定公司全面预算并牵头组织实施全过程管理
每年年底之前提交并通过董事会批准
4
负责资金筹集、调度、控制、运作等全过程管理
资金保障供应100%
无余额、零沉淀
筹资成本在全国同行业中最低
5
组织公司固定资产、无形资产价值管理及土地资产的全面管理
确保资产不流失，实现保值增值率%
6
组织公司税务筹划及税务集中管理
筹划差错率小于3%
7
对子公司实施财务监控
投资收益不低于10%
资源控制达到公司预期目标
8
组织公司会计核算，审批各类各期财务会计报告
按时提交
无差错率
9
例外管理
保证财务部工作无较大差错，财务部工作保证公司正常运转
10
向所属岗位分解落实本部门的工作职责及相应的绩效指标
保证财务部关键绩效指标的实现
11
落实、督促并考核所属人员的工作
保证财务部关键绩效指标的实现
12
完成公司领导交办的其他工作
达到领导满意
主要考核指标
指标
标准
1、降低发电成本
元/每度电
2.总资产报酬率
%
3.资金保障供应率
100%
4.流动资金周转率
次/年
岗位关系
联系范围
联系岗位或部门
联系频率
公司内
各职能部门、实业公司、各子公司
较多
公司外
水利部、国家税务局、地方税务局
一般
工作权限
人事权限
本部门人员聘用建议权、日常工作考核权、绩效奖金分配权
资金权限
审批计划内资金费用
业务权限
组织会计核算，实施财务管理、财务监督，
任职资
升级会员 