中小型民营企业行政精细化管理常用管理制度.docx

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中小型民营企业行政精细化管理常用管理制度

优秀企业行政管理

中小型民营企业行政精细化管理常用管理制度

（精品版）

XX企业规划设计事务所

XXXX年XX月

公司制度执行情况检查办法（暂行）

1目的

通过制度的监督检查，对制度的执行情况进行验证，及时发现问题，采取措施，确保公司的制度得到有效的执行，特制订本办法。

2适用范围

公司所有制度及规范。

3职责

3.1公司领导班子

负责对企管部监督检查情况进行监督。

3.2企管部

企管部是制度监督检查的归口管理部门，负责监督检查的实施。

3.3其他部门

负责配合企管部监督检查的实施。

4检查流程

4.1检查前的准备

4.1.1由企管部制定监督检查计划（计划分为定期计划和不定期抽查），检查计划应覆盖公司所有的制度；在排定计划时应注意：

a.对重要的制度应增加检查频次；

b.跨部门执行的制度，增加制度的检查频次；

c.对新制定或重新修订的制度，增加制度的检查频次。

4.1.2制定的制度监督检查计划应报总经理批准；

4.1.3检查人员提前一天通知被检查的部门，如时间冲突可进行适当的调整。

4.1.4检查人员依照已经审核发布的且现行有效的制度进行检查。

4.2检查的实施

4.2.1企管部按照检查计划实施检查，检查过程中采用询问、检查记录、现场核实等多种方式展开；

4.2.2如检查的制度涉及多个部门时，则依照业务流程进行全过程的检查，相关部门也应予以配合；

4.2.3检查过程中被检查部门必须积极配合检查，积极提供检查人员要求的资料；

4.2.4检查人员必须提前熟悉所要检查的制度，梳理出检查的重点，在检查过程中应填写检查表，对检查的情况做好记录；

4.2.5“检查表”应经检查人及被检查部门签字确认；

4.2.6企管部对检查结果形成报告，并于每月组织专题会议予以通报。

4.3发现问题的处理

4.3.1对检查中发现的问题，依照《纠正预防措施控制程序》执行，责任部门应采取措施进行整改，对整改情况由企管部跟踪验证，并于次月专题会中进行通报；

4.3.2在制度执行过程中如发现制度不适宜、有漏洞，各业务模块制度衔接有漏洞，应及时对制度进行修订，将制度系统化；

4.3.3检查过程中如被检查方有质疑或双方有冲突，由办公室主管领导进行协调解决，如无法协调解决可向总经理申诉。

5奖惩

5.1处罚

5.1.1对未按照制度执行或执行不彻底的部门依据下列标准进行处罚：

●发现一次处罚责任部门负责人50元（暂定），如有变动，另行通知；

●如造成一定经济损失的，由企管部负责进行调查并形成调查报告，由领导班子讨论决定进行处罚。

5.1.2检查过程中检查人员应公平、客观、认真细心，若所检查的制度在实际运行中存问题，而检查人员没有发现，视严重程度由领导班子进行处罚。

5.2奖励

a.对于能够积极主动修订、完善制度的部门，视情况由领导班子讨论进行相应的奖励：

b.检查人在检查过程中仔细认真，能够发现问题，视情况由领导班子进行相应的奖励：

6注意事项

6.1检查人员在检查过程中提问时应注意提问方式，应多提开放式的问题，避免提封闭式的问题；

6.2检查人员在检查过程中不限于只检查被检查人员提供的记录，做到公平公正；

6.3被检查人员在回答检查人员的问题时，必须将过程描述清楚。

7记录

7.1制度检查计划

7.2制度查检表

制度监督检查计划

序号

检查制度

制度归口管理部门/负责人

相关部门

检查配合人员

检查时间

检查人

备注

制表人：

审核人：

总经理批准：

制度检查表

检查的制度名称

检查人

被检查部门

检查内容

检查方式

检查结果

存在的问题

检查人：

被检查部门：

公司车辆管理制度

第一章总则

第一条为加强公司机动车辆广利，提高用车效率，降低用车成本，减少管理脱节现象，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司全部机动车辆（以下简称车辆）和司机管理。

第二章车辆管理

第三条公务用车辆由办公室负责管理。

第四条公司公务车的维修、检验、清洁、证照及稽核等事务统由办公室负责管理。

第五条本公司人员因公用车须于事前向办公室申请调派，办公室依重要性顺序和目的地派车。

不按规定办理申请，不得派车。

第六条每车应设置“车辆记录表”，记载行驶里程、时间、地点、用途、加油及维护时记录等。

第七条车辆保险等有关资料统由办公室保管。

第三章车辆使用

第八条各部门需要使用车辆时，由业务单位向办公室申请，经办公室主管同意，方可出车，特殊情况除外；业务单位需出差或长途时，需向办公室申请，由主管领导批准，方可出车。

第九条使用人必须具有驾照，驾驶人须严守交通规则。

第一十条公务车不得借予非本公司人员使用，特殊情况由分管领导或总经理批准。

第一十一条驾驶员出车前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等）。

如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。

第一十二条驾驶人不得擅将公务车开回家，或作私用，违者受罚。

经公司特许或返回时已逾晚上9时者例外。

第一十三条车辆在公司内应停放于指定车位或车库。

出车时严格遵守交通规则，任意放置车辆导致违犯交通规则、损毁、失窃，由驾驶人赔偿损失，并予以处分。

第一十四条为私人目的借用公车应先向分管副总经理申请，经分管副总经理批准。

第一十五条使用人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后并应将车辆清洗干净。

第一十六条私用时若发生事故，从而导致违规、损毁、失窃等，于扣除理赔额后全部由私人负担。

第一十七条车辆由专职司机驾驶，专职司机每周不定期对车辆检查及保养，确保行车安全。

第一十八条各部门派车交货、洽谈业务时，应执行下列规定：

1、车辆仅执行公务专用；

2、车辆原则上不得运载任何与业务无关的职员或物品，特殊情况除外；

3、车辆出车前须进行安全检查；

4、车辆工作任务结束后应停放在公司指定场所，并将车、窗锁妥。

第四章车辆保养

第二十一条车辆维修应先填“车辆维修审批单”，注明维修内容，核准后方得送修。

第二十二条车辆维修原则上到4s店维修，易损件和无关车辆性能的配件或者特殊情况可到维修厂修理，否则维护费一律不准报销。

可自行修复者，可报销购买材料零件费用。

第二十三条车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际情况需要进行修理，但无迫切需要或修理费用超过2000元时，应与办公室主管联系请求批示。

第二十四条如由于驾驶员使用不当疏于保养，而导致车辆损坏或机件故障，所需之修护费，应依情节轻重，由驾驶员负担。

第二十五条公务车油料及维修费以凭证实报实销。

第五章违规与事故处理

第二十六条在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担，并予以记过或免职处分。

1、无照驾驶；

2、未经许可将车借予他人使用。

第二十七条违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。

第二十八条各种车辆如在公务途中遇到不可抗拒之车祸发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并即与办公室主管联络协助处理。

如属小事故，可自行处理后向管理部报告。

第二十九条意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶人与公司共同负担。

发生交通事故后，如需向受害人当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额由驾驶人与公司个负担一半。

第三十条非驾驶人员外出违章由驾驶人承担，公司不予报销。

第六章附则

第三十一条本制度由办公室制订并附则解释，报行政总监批准后施行，修改时亦同。

第三十二条本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

第三十三条本制度自公布之日起施行。

XXXXXXX有限公司

质量记录表格一览表（模板）

编号：

ZGQ4.2.4-Z01-F4版本：

V/0表格生效期：

20XX年02月01日序号：

职能管理类表格

序号

表格编号

表格名称

存档部门

保存时间

版本

1.

ZGQ4.2.3-Z01-F1

文件编制/更改申请表

品质管理部

至少3年

V/0

2.

ZGQ4.2.3-Z01-F2

文件发放签收表

品质管理部

至少3年

V/0

3.

ZGQ4.2.3-Z01-F3

借阅登记表

各业务部门

至少3年

V/0

4.

ZGQ4.2.3-Z01-F4

体系文件分类（发放）表

品质管理部

至少3年

V/0

5.

ZGQ4.2.3-Z02-F1

文件资料存储清单

各部门

至少3年

V/0

6.

ZGQ4.2.3-Z02-F2

文件处理表

文件保存部门

同该文件保存期

V/0

7.

ZGQ4.2.4-Z01-F1

记录检查表

品质管理部

永久

V/0

8.

ZGQ4.2.4-Z01-F2

标准、政策法规一览表

总经理办公室

永久保存

V/0

9.

ZGQ4.2.4-Z01-F3

质量记录表格一览表

品质管理部

至少3年

V/0

10.

ZGQ5.4.2-Z01-F1

环境因素汇总登记表

各有关部门

至少3年

V/0

11.

ZGQ5.4.2-Z01-F2

重要环境因素评价表

各有关部门

品质管理部

至少3年

V/0

12.

ZGQ5.6-Z01-F1

管理评审计划

品质管理部

永久保存

V/0

13.

ZGQ5.6-Z01-F2

管理评审报告

品质管理部

永久保存

V/0

14.

ZGQ6.2-Z01-01-F1

应聘职位登记表

人力资源部

各部门

员工离职后1年

V/0

15.

ZGQ6.2-Z01-01-F2

转正审批表

人力资源部

员工离职后1年

V/0

16.

ZGQ6.2-Z01-01-F3

面谈表

人力资源部

各部门

员工离职后1年

V/0

17.

ZGQ6.2-Z01-01-F4

人员编制申请表

人力资源部

各部门

至少3年

V/0

18.

ZGQ6.2-Z01-01-F5

交接手续完善表

各部门

至少3年

V/0

19.

ZGQ6.2-Z01-02-F1

新员工试用情况反馈表

人力资源部

员工离开后1年

V/0

20.

ZGQ6.2-Z01-02-F2

培训（会议）记录表

各部门

至少1年

V/0

21.

ZGQ6.2-Z01-02-F3

培训计划

各业务部门

人力资源部

至少1年

V/0

22.

ZGQ6.2-Z01-02-F4

实习报告

人力资源部

员工离开后1年

V/0

23.

ZGQ6.2-Z01-03-F1

职员月考核评分汇总表

各部门

至少3年

V/0

24.

ZGQ6.2-Z01-03-F2

职员（工）季度考核评分表

人力资源部

员工离职后1年

V/0

25.

ZGQ6.2-Z01-03-F3

奖惩通知书

各业务部门

员工离职后1年

V/0

26.

ZGQ6.2-Z01-03-F4

离职手续表

各业务部门

人力资源部

员工离职后1年

V/0

27.

ZGQ6.2-Z01-03-F5

维修类职员部门考核评分表

人力资源部

员工离职后1年

V/0

28.

ZGQ6.2-Z01-03-F6

职员中级考核部门评分表

人力资源部

员工离职后1年

V/0

29.

ZGQ6.3-Z01-F1

资产情况审核单

各部门

永久保存

V/0

30.

ZGQ6.3-Z01-01-F1

印鉴、证照登记表

各部门

永久保存

V/0

31.

ZGQ6.3-Z01-01-F2

印鉴使用申请表

各部门

至少1年

V/0

32.

ZGQ6.3-Z01-01-F3

印鉴、证照领（借）用申请表

各部门

至少1年

V/0

33.

ZGQ6.3-Z01-01-F4

印鉴、证照制发申请表

各部门

永久保存

V/0

34.

ZGQ6.3-Z01-01-F5

印鉴、证照废止申请表

各部门

永久保存

V/0

35.

ZGQ6.4-Z01-F1

工作环境与内务检查情况记录表

人力资源部

各部门

至少2年

V/0

36.

ZGQ7.2.2-Z01-F1

策划方案/合同评审记录表

品质管理部

各部门

永久保存

V/0

37.

ZGQ7.2.2-Z01-F2

合同登记表

各部门

永久保存

V/0

38.

ZGQ7.4-Z01-F1

物资申购单

各部门

至少1年

V/0

39.

ZGQ7.4-Z01-F2

不合格物资处理单

各部门

房产后勤部

至少1年

V/0

40.

ZGQ7.4-Z01-F3

物资/服务申请报告

各部门

1年

V/0

41.

ZGQ7.4-Z01-F4

采购异常信息反馈表

各部门

1年

V/0

42.

ZGQ7.4-Z01-01-F1

智能化工程物资采购计划

智能化工程部

1年

V/0

43.

ZGQ7.4-Z01-01-F2

智能化工程项目组申请单

智能化工程部

1年

V/0

44.

ZGQ7.4-Z01-01-F3

智能化工程物资采购订单

智能化工程部

1年

V/0

45.

ZGQ7.4-Z01-01-F4

智能化工程物资调拨单

智能化工程部

1年

V/0

46.

ZGQ7.4-Z01-01-F5

智能化工程样品申请单

智能化工程部

1年

V/0

47.

ZGQ7.4-Z01-01-F6

智能化工程样品借用单

智能化工程部

1年

V/0

48.

ZGQ7.4-Z01-01-F7

智能化工程物资付款结算单

智能化工程部

1年

V/0

49.

ZGQ7.4-Z01-01-F8

智能化工程项目组零星材料需求计划

智能化工程部

1年

V/0

50.

ZGQ7.4-Z01-01-F9

智能化工程项目组工具需求计划

智能化工程部

1年

V/0

51.

ZGQ7.4-Z01-01-F10

智能化工程项目组办公用品需求计划

智能化工程部

1年

V/0

52.

ZGQ7.4-Z01-01-F11

智能化工程分包项目申请报告

智能化工程部

1年

V/0

53.

ZGQ7.4-Z01-01-F12

智能化工程物资进仓单

智能化工程部

1年

V/0

54.

ZGQ7.4-Z01-01-F13

智能化工程采购单价变更审核表

智能化工程部

1年

V/0

55.

ZGQ7.4-Z01-02-F1

绿化苗木采购申请单

绿化工程部

1年

V/0

56.

ZGQ7.4-Z01-02-F2

供方现场（约见）评审记录表

绿化工程部

1年

V/0

57.

ZGQ7.4-Z02-F1

开标记录表

各部门

3年

V/0

58.

ZGQ7.4-Z02-F2

定标书

各部门

3年

V/0

59.

ZGQ7.4-Z03-F1

合格物资供方（品牌）一览表

各部门

至少1年

V/0

60.

ZGQ7.4-Z03-F2

合格服务供方一览表

品质管理部

1年

V/0

61.

ZGQ7.4-Z03-F3

供方申请（评审）表

各部门

1年

V/0

62.

ZGQ7.4-Z03-F4

物资供方回访表

各部门

1年

V/0

63.

ZGQ7.4-Z03-F5

工作评估报告

品质管理部

各部门

合同期满后3年

V/0

64.

ZGQ7.4-Z03-02-F1

设备设施外包检查表

各部门

合同期满后1年

V/0

65.

ZGQ7.4-Z03-02-F2

电梯供方设备保养维修记录表

品质管理部

各部门

至少3年

V/0

66.

ZGQ7.4-Z03-02-F3

电梯供方服务效果月评估表

品质管理部

各部门

至少3年

V/0

67.

ZGQ7.4-Z03-02-F4

电梯保养检查记录表

各部门

至少3年

V/0

68.

ZGQ7.4-Z03-03-F1

新、改建（造）工程验收记录表

各部门

1年

V/0

69.

ZGQ7.5.1-Z01-F1

参观接待登记表

总经理办公室

至少3年

V/0

70.

ZGQ7.5.1-Z01-F2

工作交流/实习安排表

总经理办公室接待部门

至少3年

V/0

71.

ZGQ7.5.1-Z01-01

新闻媒体采访登记表

各部门

1年

V/0

72.

ZGQ7.5.1-Z02-F1

钥匙配置申请表

各管理处

永久保存

V/0

73.

ZGQ7.5.1-Z02-F2

顾客委托钥匙登记表

各管理处

永久保存

V/0

74.

ZGQ7.5.1-Z02-F3

管理用钥匙清单

各管理处

永久保存

V/0

75.

ZGQ7.5.1-Z02-F4

钥匙使用登记表

各管理处

至少3年

V/0

76.

ZGQ7.5.1-Z02-F5

钥匙代管委托书

各管理处

永久保存

V/0

77.

ZGQ7.5.1-Z07-F1

固体废弃物处理跟踪记录表

各有关部门

至少3年

V/0

78.

ZGQ7.5.1-Z07-F1

资源能源消耗登记表

各有关部门

至少2年

V/0

79.

ZGQ7.5.3-Z01-F1

VI产品制作申请表

总经理办公室各部门

至少1年

V/0

80.

ZGQ7.5.5-Z01-F1

进仓单

各部门

至少3年

V/0

81.

ZGQ7.5.5-Z01-F2

物资领（借）用单

各部门

至少3年

V/0

82.

ZGQ7.5.5-Z01-F3

仓库物资盘点表

各部门

至少3年

V/0

83.

ZGQ7.5.5-Z01-F4

待处理物资登记表

各部门

处理后保存1年

V/0

84.

ZGQ7.5.5-Z01-F5

员工物资领用清单

各部门

离职后保存1年

V/0

85.

ZGQ7.5.5-Z01-01-F1

危险品巡查记录表

各有关部门

至少1年

V/0

86.

ZGQ7.5.5-Z01-01-F2

危险品情况一览表

各有关部门

至少1年

V/0

87.

ZGQ7.5.5-Z01-01-F3

危险品MSDS表

各有关部门

长期保存

V/0

88.

ZGQ8.2.2-Z01-F1

内部审核检查表

品质管理部

至少5年

V/0

89.

ZGQ8.2.2-Z01-F2

不合格报告

品质管理部

至少5年

V/0

90.

ZGQ8.2.2-Z01-F3

内审观察项报告

品质管理部

至少5年

V/0

91.

ZGQ8.5.2-Z01-F1

纠正（预防）措施报告

品质管理部

各部门

至少5年

V/0

顾客关系类表格

序号

表格编号

表格名称

存档部门

保存时间

版本

1.

ZGQ7.2.3-G01-F1

管理服务报告

各业务部门

永久保存

V/0

2.

ZGQ7.2.3-G01-F2

工作信息记录本

各业务部门

至少5年

V/0

3.

ZGQ7.2.3-G01-F3

物业管理工作简报

各业务部门

永久保存

V/0

4.

ZGQ7.2.3-G01-01-F1

活动方案及效果评估表

各业务部门

至少3年

V/0

5.

ZGQ7.2.3-G01-01-F2

业主社团登记表

各业务部门

至少5年

V/0

6.

ZGQ7.3-G01-F1

前期介入情况周记表

各业务部门

永久保存

V/0

7.

ZGQ7.3-G01-F2

物业管理建议书

品质管理部

至少3年

V/0

8.

ZGQ7.5.1-G01-F1

业主（住户）资料卡

各业务部门

永久保存

V/0

9.

ZGQ7.5.1-G01-F2

委托银行代收款协议书

各业务部门

永久保存

V/0

10.

ZGQ7.5.1-G01-F3

顾客钥匙/物品领用清单

各业务部门

永久保存

V/0

11.

ZGQ7.5.1-G01-F4

租户管理协议书

各业务部门

停租后1年

V/0

12.

ZGQ7.5.1-G01-01-F1

IV卡发放（异常）情况记录表

各业务部门

永久保存

V/0

13.

ZGQ7.5.1-G01-01-F2

IV卡季度整理表

各业务部门

永久保存

V/0

14.

ZGQ7.5.1-G02-F1

装修申请表

各业务部门

永久保存

V/0

15.

ZGQ7.5.1-G02-F2

装修管理服务协议书

各业务部门

永久保存

V/0

16.

ZGQ7.5.1-G02-F3

装修施工人员登记表

各业务部门

永久保存

V/0

17.

ZGQ7.5.1-G02-F4

装修许可证

各业务部门

永久保存

V/0

18.

ZGQ7.5.1-G02-F5

装修违章通知书

各业务部门

永久保存

V/0

19.

ZGQ7.5.1-G03-F1

商户管理服务协议书

各业务部门

至少5年

V/0

20.

ZGQ7.5.1-G03-F2

商户消防安全管理责任书

各业务部门

永久保存

V/0

21.

ZGQ7.5.1-G03-01-F1

商业活动申请表

各业务部门

至少1年

V/0

22.

ZGQ7.5.1-G03-01-F2

特约商户人员登记表

各业务部门

至少5年

V/0

23.

ZGQ7.5.1-G04-F1

居家服务情况记录表

各业务部门

永久保存

V/0

24.

ZGQ7.5.1-G04-F2

居家服务情况统计分析报告

各业务部门

永久保存

V/0

25.

ZGQ7.5.1-G04-F3

居家服务协议书

各业务部门

永久保存

V/0

26.

ZGQ7.5.1-G04-F4

居家服务回访记录表

各业务部门

永久保存

V/0

27.

ZGQ7.5.1-G04-F5

常规服务项目表

品质管理部

至少3年

V/0

28.

ZGQ7.5.1-G04-01-F