档案管理岗位工作手册范本.docx
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档案管理岗位工作手册范本
行政管理部档案管理岗位
工作手册
编制：
吴洪芹
复核：
审批：
下发日期：
年月日
执行日期：
年月日
行政管理部档案管理岗位工作手册
一、目的
为规公司部档案管理工作并保证档案完整性和性，有效积累和收集各部门在各项活动中形成的具有查考价值的文件记录，合理有效利用档案资料，现根据《企业文件归档基本围与保管期限参考表》、《久泰能源集团档案管理制度》、《公司档案管理实施细则》，结合公司实际，特制定档案管理岗位工作手册。
二、适用围
本手册是对档案工作的进一步梳理和明确，适用于行政管理部档案管理岗位
三、岗位职责
坚守岗位，热情服务，严守，立足做好本职工作；
参加工程竣工验收、设备开箱、产品鉴定会及科技成果鉴定会；
负责本公司档案的收集、鉴定、整理、分类、组卷、编目及上架入库；
负责本公司档案借阅、统计、销毁、总结，做好调研以便更好服务；
负责库房管理，保持库房清洁，做好“九防”，对各类档案及时检查，及时修复破损档案。
四、公司档案简述
（一）职能分工
行政管理部为公司档案管理部门，目前共设三个档案室：
综合档案室、人事档案室、财务档案室。
人事档案室和财务档案室分别由人力资源部和财务部单独管理，并接受行政管理部的监督和指导。
行政管理部负责除财务档案、人事档案以外的公司其他各类档案的统筹管理；负责设立公司专职档案员岗位，组织各部门建立健全公司专职档案员队伍，并开展培训和业务指导；负责贯彻执行集团和公司有关档案管理规章制度，并进行适时修订和补充。
（二）现存档案
公司根据集团档案提升工程的要求，结合自身实际情况，对现存档案进行合理分类，形成了文书、科技、会计、职工、实物、声像、电子等多种类型的档案。
截至2012年1月1日，共形成档案70752件，其中：
文书档案23959件，基建档案30553件，设备档案5151件，会计档案3820件，职工档案1188件，实物档案159件，声像档案168件，电子档案5754件。
（三）设备用具
档案盒：
符合国家标准的文书档案盒、科技档案盒、照片档案盒、声像档案盒；
印章：
久泰能源科技全宗章、久新能源公司全宗章、文书归档章、科技归档章、数字印章、10年章、30年章、永久章；
电子设备：
中晶A3扫描仪1台、台式电脑3台（办公室、借阅室、库房）、HP打印机1台、除湿机2台、温湿度计表2个；
其他工具：
打孔机、大小订书机、装订线、钩针、不锈钢钉等。
五、档案工作
（一）收集
档案工作具有系统性和连贯性。
档案收集是开展档案整理、分类、编目、保管、借阅、鉴定、统计、销毁等一系列工作的首要环节。
俗话说，巧妇难为无米之炊，只有从源头上做好收集工作才能保证档案后续工作的顺利展开。
1、归档围
上级机关文件材料：
颁发执行文件、上级会议、代上级草拟定稿、上级视察讲话、指示、题词、照片及录音录像材料；
本单位文件材料：
会议、正式文件（签发稿、印制稿及重要文件修改稿）、与上下级间的请示批复文件、本单位及部门的工作计划和总结报告、本单位领导出息的重要活动材料、本单位的统计报表、财务、人事、会计、生产经营等规章制度文件及协议；
同级单位和非隶属单位的文件：
联系协商的文件来往；
下级单位的文件材料：
下级单位的工作计划及总结、统计报表、财务预算及决算等资料
2、不归档围：
上级机关任免、奖惩非本公司工作人员的文件；上级机关下发的仅供参阅而不办理、征求意见未定稿、一般事务性文件；
本公司形成的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经领导审阅、签发的未生效文件，一般文件的历次修改稿，打印文件的校对稿，从正式文件、报纸、杂志上摘录下来的供工作参考的非证明性文件，以参考为目的从各方面收集的文件材料，招标未中标文件；
集团各单位和非隶属单位的文件材料，不许贯彻执行和无查考价值的文件材料；非隶属单位抄送的不需要办理的文件；
各单位报送集团的参阅简报，不应抄送和不必备案的文件，抄送一般而不需办理的文件，抄报备案的一般性文件材料。
3、归档时间
经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档；
科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档；
产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档；
会计档案和人事档案由相关部门整理归档；
电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；
磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应容的纸质载体归档时间一致；
更新、补充的文件，企业部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。
4、归档要求
企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。
各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。
归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。
归档的文件应为原件。
因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。
非纸质文件应与其文字说明一并归档。
外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。
归档的文件一般一式一份。
重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。
主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。
5、档案交接表
文件形成部门应就归档文件填写《档案交接表》（附件1）。
重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。
一式两份，以备日后查考和统计，防止工作中出现扯皮现象。
档案交接表应规填写，在办理交接前可由移交人先发一份填写好的电子版交接表给接收人，接收人确认无误后，再由移交人打印出来，找领导签字。
交接表填写应注意以下事项：
（1）移交时间为必填项，方便日后查考和编制流水号；
（2）移交部门为必填项
（3）序号为所移交的一组资料的流水号
（4）文号或图号，有则必须填写
（5）责任者必填，责任者为文件材料形成者，应写全称；
（6）文件材料题名必填，题名应规，准确反映文件容；
（7）日期必填，日期应为八位阿拉伯数字，只有年和月时，日应用00表示；
（8）页数必填，背面有容的应视为一页；
（9）保管期限和备注选填，备注用以说明文件的份数、原件、复制件以及特殊材料如光盘、照片、磁带等；
（10）签名：
移交人和移交部门负责人手签后，由接收人和接收部门负责人手签，交接表由移交人和接收人各持一份。
（二）分类
目前公司档案分类严格按照《企业档案归档基本围与保管期限参考表》（附件2），并结合公司实际情况补充新增类目。
现结合实例具体讲下公司目前档案分类方案：
1、文书档案
文书档案采取按年度分类，每个年度之下又分经营决策、生产管理、行政管理、党群管理四大类，每个大类之下又根据《企业文件归档基本围与保管期限参考表》划分二级类目。
01经营决策02生产管理03行政管理04党群工作
保管期限：
永久、30年、10年
例如：
2011年的物资采购计划表归档分类
档号
01·6·2011-001
件号
001
页数
100
期限
30年
说明：
档号中01代表经营决策类，6代表01经营决策类之下第六类物资管理类，2011代表归档文件是2011年的；
件号：
代表归档文件在同级类目下按照时间排序后的流水序号；
页数：
代表归档文件的页数，正反面都有容的算两页；
期限：
表示归档文件的保管期限，根据标准物资采购计划表的保管期限为30年。
2、产品档案
产品档案按照“课题—阶段”进行归档，目前能源科技公司产品档案全部由集团科研中心档案分室进行保管。
从长远考虑，公司目前先预留出档号，即05，以便随时补充。
3、基建档案
基建档案按照“项目—阶段”进行分类，一级类号为06，再根据公司基础建设情况划分生产建筑、生活建筑、办公建筑，然后按照具体项目划分三级类目，如3万吨二甲醚/年、6万吨二甲醚/年、20万吨二甲醚、50万吨甲醇/年、100万吨二甲醚/年等项目。
例如：
20万吨/二甲醚替代石油项目立项批复文件
档号
序号
06·2·3-001
003
说明：
档号中06代表基础建设类，2代表基础建设项目中的生产建设类，3代表生产建设类之下的20万吨年产二甲醚项目，001代表第一卷，立项批复属于前期资料，应该放到前面；
序号代表当前文件为本卷第三件文件。
4、设备档案
设备类档案遵循一机一档原则，先分出综合、生产设备、办公设备、电子仪质四类，其中生产设备之下又按照生产部门分为甲醇部、甲醚部、动力部，部门之下又分项目，项目之下划分工段，办公设备是按照办公用品类型进行分类，如电脑、打印机、传真机等。
需要说明的是，集团2012年最新要求IT电脑因为更新换代比较快且以后员工可采取补贴购买方式，电脑资料将不再进行归档。
例如：
5万吨甲醇项目变换工段变换器脱硫塔部件图
档号
序号
7·２·１·１·２－１
003
说明：
档号中7代表设备类，2代表生产设备，1代表甲醇部，第二个1代表5万吨甲醇项目，第二个2代表变换工段，最后一个1代表第一卷。
件号003代表第一盒中第三件，设备类资料一般是文字材料再上，图纸在下进行排列。
5、科研档案
科研档案按照“课题—阶段”进行归档，目前能源科技公司科研档案全部由集团科研中心档案分室进行保管。
从长远考虑，公司目前先预留出档号，即08，以便随时补充。
6、会计档案
会计档案先划分出能源科技公司和久新公司，公司之下又分凭证、账簿、报表、盘点表、银行开户资料、调节表、支票领用登记簿、审计咨询报告、税务等。
例如：
2004年能源科技公司1月份会计凭证
档号
09·01·01·2004-01
件号
01
页数
178
期限
15年
说明：
档号中09代表会计类，01代表能源财务，01代表会计凭证，2004表示才凭证为2004年的，01代表是第一盒凭证；
件号01代表为第一件，凭证类现默认一盒为一件；
页数代表本凭证共有178页，注意附件也算一页；
期限表示会计凭证保管期限为15年。
7、人事档案
人事档案一级类目为职工档案，序号10；二级类目为职工类别，在岗职工为01，退休职工为02，离岗职工为03，死亡职工为04；三级类目为职工档案流水号，起始号为0001。
每位职工档案按照容又分为十类，依次为履历材料，自传材料，鉴定、考核、考察材料，评定岗位技能和学历材料，政审材料，党、团材料，奖励材料，招用、劳动合同、调动、聘用、复原退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料，其他可供组织参考的材料。
8、实物档案
实物档案是按照载体形态进行分类，共分为01奖状、02奖牌、03奖旗、04奖杯、05证书五类，归档采用红色四格纸进行划分。
例如：
2002年12月30日获得的中国专利明星企业证书。
全宗号
11·05
2002
001
说明：
全宗号暂不写，由档案馆给号；
档号为11·05，11表示实物类档案，05表示证书；
2002表示此实物的年度时间；
001表示此证书为实物证书类第一件证书。
9、声像档案
声像档案代号为12，根据载体材料并结合其容性质划分为划分为01照片、02数据、03录像、04录音、05资料等五类。
公司目前主要是照片档案，在全宗按保管期限－年度－问题进行分类，采用照片特有的整理方式，编制照片说明，使用组联符号，照片要素说明需详细。
10、资质证书
资质证书属于公司重要证件，因此单独存放保管，主要分为公司资质和个人资质两类。
例如：
2009年颁发的久泰能源科技安全生产许可证正本
档号
件号
13·01
60
说明：
档号中13表示资质证书代号，01表示公司资质；
件号中60代表此证书为公司资质证书第六十件。
11、流动档案
流动档案是根据公司实际工作需要及其载体的特殊性单独设立的，目前公司流动档案主要有机动车辆资料、仪器仪表检定证书、特种设备压力容器登记证书。
流动档案虽单独保管，也需要编制目录以方便查找。
流动档案代号为14.
12、电子档案
电子档案先按照年度进行划分，每年度有划分出01公司级文件和02部门级文件，综合类之下又分为红头文件、通知制度、规章办法、会议纪要、总结计划、成本消耗、生产报表、党委文件等，部门文件按照各部门资料进行划分。
例如：
2011年9月1日下发的《关于久泰能源科技10万吨/年工业甲醇生产装置停产的请示》
档号
件号
15·1·1·2
012
说明：
档号中15表示电子文件编号，1表示公司级文件，第二个1表示红头文件，2表示能源科技公司红头文件；
件号012表示为2011年能源科技公司红头文件第12件。
备注：
个人的电子资料也可参照此法整理，详见《个人电子文件整理归档方法》（附件3）
（三）整理
1、文书档案
（1）归档单位：
文书档案整理、归档以件为单位，一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件（定稿不易装订的也可单独作为一件）；
正文与附件为一件（如附件数量较多也可各为一件）；
原件与复制件为一件（对制成材料或字迹材料不利于长期保管的、以及破损的文件，要复制后与原件一起归档）；
转发文与被转发文为一件。
重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须保留历次修改稿的,应作为一件，如修改稿数量较多也可各为一件）。
稿：
用计算机打印的定稿，无论定稿上有无重要修改手迹、领导批示，均应归档；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，须多打一份作为定稿与正文和发文稿纸为一件归档。
纸：
栏目填写齐全、经领导亲笔签发的发文稿纸，与正本、定稿一并归档。
件阅办单：
正文与文件阅办单为一件；不论有无领导批示容、有无处理结果的文件处理单，均应与文件一起归档。
正文在前，阅办单放中间，底稿放最后。
文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；这样是为整理此类文件节约了工作量，但在此后的编目中文件题名应写批复的题名，在后面要注明（附请示、报告、函）。
（2）文件的修整
整理归档文件所使用的书写材料、纸、装订材料等应符合档案保护要求。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下的文件可保持原状。
文件修整工作容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大纸折叠。
修裱：
对破损纸进行修补或托裱。
复制：
对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。
去除易锈金属物：
除去普通的订书钉、回形针、大头针等。
大纸折叠：
超过A4规格的，按照A4规格进行折叠，折叠时尽量减少折数，多页的要单折叠。
（3）装订
装订方式采用不锈钢订书钉在文件左侧装订，一般订两只钉。
较厚的文件采用三孔一线的装订方式。
装订时注意件文件的排列顺序：
正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；有文件阅办单的，正文在前，文件阅办单在后。
（4）编目
编目是指根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，是对归档文件以件为单位进行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的容、形式特征及其编号登记下来，以备查找利用和管理统计之需。
编目工作是档案人员按文件分类、排列的结果逐类、逐件登录，也是对归档文件容进行标引、著录的过程，应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
档号
件号
责任者
文号
文件材料名称
日期
页数
期限
备注
①
②
③
④
⑤
⑥
⑦
⑧
⑨
①档号：
同“归档章档号”。
②件号：
同“归档章件号”。
③责任者：
填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。
填写责任者使用全称或通用简称，责任者多的可适当省略，原文上没有的要经考证后补上。
④文号：
填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，要求照实抄录，填写完整，不得省略。
如久发〔2011〕8号。
⑤题名：
归档文件的标题。
题名十分重要，是以后查找档案时的最重要的要素，填写时一般应照实抄录。
文件只有一个题名且能反映文件容的（正题名），填写时照实抄录；
文件有正副题名的，正题名能反映文件容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；
没有题名或题名不规的，可自拟标题，外加“[]”号。
文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件容时附件标题可一并抄录，外加“（）”标注。
来文与复文作为一件，只对复文进行编目，题名后注明“（附请示）”；任免文件和表彰文件中人员未列在题名中的，在题名后将人员列出，原题名简单的要重拟，补充的容都要加“（）”。
⑥日期：
文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2011.11.01。
⑦页数：
填写每一件归档文件中有图文页面的总数（归档章上的总页数），并在每页下方居中位置用铅笔标明页码。
⑧期限：
填写保存期限。
⑨备注：
注释文件需说明的情况包括密级、破损、修改、补充、移出、销毁、更新等。
归档文件目录根据情况，可装订成册并编制封面。
归档文件目录一年装订成一本，或每年区分机构（问题）装订成若干本，这要根据公司年度归档的数量来定。
合订成一本的目录中页加目录或用标签纸以区分保管期限和机构（问题）。
①全宗名称：
立档公司的名称，填写时应使用全称或规化简称
②年度：
文件形成年度，4位阿拉伯数字组成，如“2011”。
③保管期限：
对应归档文件的保管期限，填写永久、30年、10年。
④机构（问题）：
根据分类方案，填写对应归档文件的类目。
⑤归档文件目录装订成册，外封面可用统一制作的归档文件目录夹。
（5）装盒
将归档文件按事先编好件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
装盒按归档的件号顺序装入。
二级分类时，可装满一盒后再装下一盒；三级分类时，视一个机构（问题）文件的多少确定。
同一盒的归档文件仅是按件号顺序装在一起。
档案盒封面应标明全宗名称，统一用黑色字体，也可使用全宗章。
档案盒在盒脊设置分类号、年度、起止件号、盒号等必填项，用黑色墨水书写，或用印章印书。
为使其美观也可打印盒脊容，然后使用胶棒剪贴至档案盒上。
文书档案盒脊分3㎝（附件4）和4㎝（附件5）。
起止件号填写盒第一件文件和最后一件文件的件号。
盒号即档案盒的排列序号，档案室可根据需要用铅笔编制。
（如分类方案为“保管期限－年度”的，2010年度的归档文件，永久1－n盒，30年1－n盒，10年1－n盒）。
（6）排架
归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与文书档案分类方案一致，排架遵循从上到下，自左至右的顺序，要求整齐美观。
常用方法：
采用“问题—保管期限－年度”、“保管期限－年度－机构（问题）”的入库排架方法，目前公司根据自身实际情况采用的是“年度—问题—保管期限”排架法，经与集团协商自2013年起文书档案将采用“年度—保管期限—问题”排架法。
2、科技档案
（1）基建档案
基建档案一个项目一个流水号，按形成阶段结合容分别组卷。
基建文件材料数量多、规格杂，组卷时可考虑在同一阶段同一种格式的材料组卷，如竣工图组一卷或若干卷，原材料检测、质保书组一卷或若干卷。
基建档案原则上按前期基建依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。
文字和图纸组在一卷的，按文字材料在前，图样在后的顺序排列。
也可参照经营管理、生产技术管理类的方法按件进行整理，然后根据件的序号组装一盒或数盒，目前公司基建档案即采用采法。
（2）设备档案
一机一档，一套设备顺序组卷、按形成阶段和文件种类分别组卷，或按件整理。
遇到以下情况要特殊处理：
引进项目中的成套科技文件材料及设备说明书等可不拆散组卷，保持原有装订方式。
底图以为单位单独保存和管理，另行整理编目。
产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。
设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。
外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。
文字和图纸组在一卷的，按文字材料在前，图样在后的顺序排列。
（3）去订、折叠、编号
归档科技文件材料中有金属物装订的要拆除，以件为单位的还需用不锈钢钉或用线装订。
归档文件材料的规格大小采用A4（297mm*210mm）。
如果图纸尺寸大于标准规定，要采用“手风琴”式折叠成标准规格，做到大小统一，图表外露。
按A4高度向折（做一块A4标准的硬质纸板或铁皮板作为折叠标准板），折成A4规格，左边留出装订边，右下角露出标题栏。
如文件材料小于标准，采取裱贴方法，裱贴在A4纸上。
成册的科技材料小于A4的保持原规格，不用加工。
（4）编制封面
案卷题名是该盒全部文件材料的总标题，包括以下“三要素”容：
科技项目（工程、产品、设备）名称＋文件材料的容特征＋文件名称（即文种）。
题名要简明、准确揭示容，但不能过于概括笼统，比如“某某工程前期文件材料”，“前期”概念太大，这是以大概小。
容表达要通畅、精炼，结构词使用要合理。
比如不要滥用“关于”、“有关”。
不要使用序数词，比如“某某项目施工文件材料
（一）”“某某项目施工文件材料
（二）”，在这里要注意尽量不要使用相同的题名，要用各种方式把相同的题名区分开来，比如用标段、楼层、桩号等，而不要使用序数词。
能标出具体文件名的尽量不用“文件材料”。
如“某某设备说明书、安装说明”，不写成“某某设备文件材料”。
（5）装盒
填写档案盒容：
题名、档号和保管期限，同封皮一样填写。
编制日期是盒材料的最早日期至最晚日期；编制单位是材料的责任者。
盒脊标签为规美观，也采用打印剪贴方式，目前库房使用的科技档案盒分3㎝（附件6）和4㎝（附件7）。
3、实物档案
（1）区分载体
数量较少的公司可不分类，直接按时间顺序排列整理；
数量较多的公司可按载体种类分为证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、其他，或证书、奖牌、其他。
（2）清洁修整
实物档案由于载体特殊，容易受损或受污，整理时就要进行清洁修整。
奖状、证书破损要进行修裱，奖牌污损要清洁、抛光、保养，尽量恢复原状，其他可根据不同的要求进行修复。
（3）电子存档
实物档案根据其载体形态采用扫描或是拍照方式将其电子版存放起来，以便日常查阅调取。
（4）贴标签
实物档案标签采用红色四格标签。
标签的贴法采用贴在实物档案的背面右上方固定位置，较大的礼品档案标签可贴在底座上。
（5）编制目录
实物档案要求编制特殊载体档案目录，容有：
序号、载体类型、归档日期、案卷名称、编号、载体（规格、数量、单位）、编制（单位、日期）、密级、保管期限、对应案卷档号、备注。
大部分项目填写要求与文书、科技档案的要求相同。
载体类型：
填写实物档案的类型，如证书、奖牌等。
对应案卷档号：
填写该荣誉的表彰文件、审批表所在的文书档案的档号。
（6）入库上架
实物档案排架，按种类分别排放，存放的方式有两种：
竖放和平放。
公司实物档案由于空间有限，采取竖放排列。
实物档案在档案室总体分类方案中列最后，排架时也宜排在档案架的
升级会员 