新整理Excel高效办公技巧培训精编课件.ppt
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Excel高效办公,课程大纲,精品课件，下载后可直接使用excellent,2,启动与退出EXCEL创建工作簿、界面介绍工作表操作单元格操作,数据有效性打印设置,设置表格边框和底纹设置单元格格式、行高和列宽数据录入,选择性黏贴窗口冻结单元格分列,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,精品课件，下载后可直接使用excellent,3,利用“开始”菜单启动Excel2010。
利用桌面上的快捷图标启动Excel2010。
直接利用已经创建的文档,双击Excel窗口左上角的控制菜单图标。
选择“文件”菜单中的“退出”命令。
单击窗口右上角的“关闭”按钮。
按快捷键Alt+F4。
2退出,1启动,启动与退出EXCEL,创建工作簿桌面右键新建excel档,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,精品课件，下载后可直接使用excellent,4,界面介绍,5,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,精品课件，下载后可直接使用excellent,5,工作表（重命名、移动和复制、删除）,单元格（插入、删除、移动和复制、清除）,从系统中导出来的表格，经常需要做些删减处理，如果不熟悉自己需要什么内容的时候，最好建立工作表副本，防止删减有误的时候可以重新操作（快捷键ctrl）,1、重命名：
光标移至sheet名双击2、移动和复制同一文档内移动：
左键+拖移，复制：
ctrl+左键+拖移。
不同文档间移动：
右键选择移动或复制工作表3、删除：
选择sheet右键删除,1、插入：
选择单元格右键插入、删除2、移动和复制：
（ctrl+C/ctrl+V）3、清除：
（delete）,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,精品课件，下载后可直接使用excellent,6,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,设置表格边框和底纹选中需设置的单元格选择边框/底纹,设置单元格格式、行高和列宽单元格格式：
选中单元格右键在数据栏选择格式行高和列宽：
光标移至表格顶端选择单元格（行/列）设置行高/列宽批量调整：
选择批量行/列,Excel2010自带很多好看的套用表格格式,可以直接用哦,奇偶行填充：
“开始”“条件格式”“新建规则”“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式=MOD（ROW（）,2）=0并选取一个填充颜色,即可将所有行号为偶数的行添加颜色。
精品课件，下载后可直接使用excellent,7,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,操作演练1：
制作通讯录（练习：
启动/新建、重命名、设置边框、设置行高/列宽、填充颜色）,步骤提示：
1、新建或者启动excel文档；2、将文档命名为“制作通讯录”；3、去掉虚网格线：
“视图”“网格线”前去掉；4、设置边框：
选中106单元格，“开始”边框“其他边框“，外黑，内灰；5、设置行高：
选中行，右键行高，256、填充颜色：
选中区域，开始”“条件格式”“新建规则”“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式=MOD（ROW（）,2）=1并选取一个填充浅蓝色。
步骤5,步骤6,步骤4,效果图,精品课件，下载后可直接使用excellent,8,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,数据录入（文本、数值、日期、序列数、时间、批量数据、自动填充）输入文本后设置单元格格式（一般使用格式刷更快捷些）自动填充：
光标移至单元格右下角出现“+”（自动填充柄）拖移,小提示：
如需增加新序列，路径：
EXCEL2003中：
工具-选项-自定义序列EXCEL2007中：
Office按钮-选项-常规-编辑自定义列表EXCEL2010中：
文件-选项-高级-常规-编辑自定义列表开始-排序和筛选-自定义排序-自定义序列,使用以下快捷键可以快速插入当前日期或时间：
Ctrl+；（分号）在单元格内插入当前日期，Ctrl+Shift+；（分号）插入当前时间，按Ctrl+；（分号）以后输入一个空格，再按Ctrl+Shift+；（分号），可以插入当前日期和时间。
不会自动刷新。
精品课件，下载后可直接使用excellent,9,数据有效性：
方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据，以防止无效数据的产生,任务：
“部门”列用下拉菜单选择代替手工输入。
操作步骤：
数据数据有效性设置允许中选择”序列”来源栏中输入允许输入的值（销售部,企划部）中间用英文逗号隔开。
第一章.EXCEL基本操作与数据处理,精品课件，下载后可直接使用excellent,10,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,数据有效性：
方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据，以防止无效数据的产生,精品课件，下载后可直接使用excellent,11,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,操作演练2：
制作通讯录（练习：
插入行、合并单元格、输入文本、输入时间、序列填充、设置单元格样式、自动&强制换行）,步骤提示：
1、插入行：
选中四行，右键“插入”；2、合并单元格：
选中A1:
D1单元格，开始合并单元格后居中；3、输入时间：
按Ctrl+；加空格，再按Ctrl+Shift+；4、序列填充：
选中区域数据数据有效性设置允许序列来源（录入跟上一个单元格同样的内容：
ctrl+D或ctrl+）5、设置单元格样式：
选中区域右键设置单元格格式自定义6、强制换行：
alt+enter；自动换行：
enter,精品课件，下载后可直接使用excellent,12,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,打印设置（页边距、页面缩放、打印区域）,除了设置页边距、打印区域等，如分页符&标题打印也是很好用的哦,Excel表格编辑的最后一项任务往往是打印。
在实际工作中，我们的打印任务往往不是那么简单轻松，比如我们希望只打印工作表中需要的区域，或者希望能打印公式本身而不是公式的计算结果等等。
Excel能为我们提供灵活的打印选择，我们需要对上图的功能进行巧妙应用。
精品课件，下载后可直接使用excellent,13,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,操作案例：
制作通讯录-打印,等同2003版的页面设置菜单,设置标题打印后，以后打印的每一张都会带有相同的开头。
不同的通讯组间插入分隔符,打印设置选择打印份数，单击打印。
精品课件，下载后可直接使用excellent,14,操作案例：
制作通讯录-打印,通过”另存为”将档案转换为2003版本或PDF格式，供没有装2010版的同事分享。
若打印机液晶屏显示，“纸张错误，无法打印”，点击打印机属性，将稿纸设为“A4”,试验双面打印功能,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,精品课件，下载后可直接使用excellent,15,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,不少人对选择性粘贴没有重视，其实选择性粘贴的功能很强大，用好了，可以事半功倍的哦,粘贴方式常用功能了解：
【公式】：
只粘帖文本和公式，不粘帖字体、格式（字体、对齐、文字方向、数字格式、底纹等）、边框、注释、内容校验等；（当复制公式时，单元格引用将根据所用引用类型而变化。
如要使单元格引用保证不变，请使用绝对引用。
）【数值】：
只粘帖文本，单元格的内容是计算公式的话只粘帖计算结果，这两项不改变目标单元格的格式；【图片】：
将表格以图片形式复制，可以较好的保持原有的形状。
选择性粘贴,这3个太有用了,带实时预览的粘贴功能,精品课件，下载后可直接使用excellent,16,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,粘贴方式区域各项功能了解（自学）：
【格式】：
仅粘贴源单元格格式，但不能粘贴单元格的有效性，粘帖格式，包括字体，对齐，文字方向，边框，底纹等，不改变目标单元格的文字内容。
（功能相当于格式刷）；【批注】：
把源单元格的批注内容拷贝过来，不改变目标单元格的内容和格式；【有效性验证】：
将复制单元格的数据有效性规则粘贴到粘贴区域，只粘帖有效性验证内容，其他不变；【除边框外的所有内容和格式】：
粘帖除边框外的所有内容和格式，保持目标单元格和源单元格相同的内容和格式；【列宽】：
将某个列宽或列的区域粘贴到另一个列或列的区域，使目标单元格和源单元格拥有同样的列宽，不改变内容和格式；【公式和数字格式】：
仅从选中的单元格粘贴公式和所有数字格式选项；【值和数字格式】：
仅从选中的单元格粘贴值和所有数字格式选项；【置换】：
行列进行互换,选择性黏贴,带实时预览的粘贴功能,精品课件，下载后可直接使用excellent,17,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,窗口冻结,当我们在制作一个Excel表格时，有时会遇到行数和列数都比较多，一旦向下或向右滚屏时，上面的标题行或最左边的那些列就会跟着滚动，这样在处理数据时往往难以分清各行或列数据对应的标题，这时就可以利用EXCEL的冻结窗格这一功能来解决这个问题。
效果：
始终显示标题栏操作：
选中开始冻结的单元格视图冻结窗口,精品课件，下载后可直接使用excellent,18,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,分列,Excel中分列是对某一数据按一定的规则分成两列以上。
分列时，选择要进行分列的数据列或区域，再从数据菜单中选择分列，分列有向导，按照向导进行即可。
关键是分列的规则，有固定列宽，但一般应视情况选择某些特定的符号，如空格、逗号、分号等。
效果：
精品课件，下载后可直接使用excellent,19,插入形状/超链接/文本框/对象,插入形状/超链接/文本框按导向进行即可插入对象在日常使用频率较大，操作步骤对象有文件创建浏览更改图标更改标题确定,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,精品课件，下载后可直接使用excellent,20,数据的排序与筛选,数据分类汇总与数据透视,第二章.EXCEL数据分析,精品课件，下载后可直接使用excellent,21,数据的排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据，这样更能方便地管理数据，在进行数据排序时可以按照默认排序顺序，也可以按照单列或多列排序顺序和自定义排序顺序来排序。
排序时，Excel将利用指定的排序顺序重新排列行、列以及各单元格。
excel2010较早前版本多了依背景色筛选功能,第二章.EXCEL数据分析,数据的排序与筛选,精品课件，下载后可直接使用excellent,22,第二章.EXCEL数据分析,操作步骤：
鼠标选择标题栏开始排序与筛选筛选单击下拉菜单钮选择颜色或勾选需要显示的内容,数据筛选,精品课件，下载后可直接使用excellent,23,第二章.EXCEL数据分析,操作步骤：
鼠标选择标题栏开始排序与筛选自定义排序选择是否带扩展（带扩展同行数据联动换位子，否则不联动）添加筛选条件X3次点选部门、职务、工号、升序/降序勾选包含标题（很关键）,数据排序,精品课件，下载后可直接使用excellent,24,第二章.EXCEL数据分析,对重复数据中的值进行分类汇总,数据分类与汇总,精品课件，下载后可直接使用excellent,25,第二章.EXCEL数据分析,数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。
您可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据,数据透视,精品课件，下载后可直接使用excellent,26,第三章.EXCEL公式与函数,单元格引用相对引用绝对引用混合引用,常用函数基础运算函数COUNT函数日期和时间函数,进阶函数IF函数VLOOKUP函数SUMIF函数DATEDIF函数字符串截取函数,嵌套函数SUMPRODUCT函数多重IF函数,精品课件，下载后可直接使用excellent,27,第三章.EXCEL公式与函数,单元格引用绝对引用（$C$1）；相对引用（C1）；混合引用（$C1、C$1）,“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”的区别在一个工作表中，在C4、C5中的数据分别是60、50。
如果在D4单元格中输入“=C4”，那么将D4向下拖动到D5时，D5中的内容就变成了50，里面的公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4，E4中的内容是60，里面的公式变成了“=D4”。
现在在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。
如果在D4单元格中输入“=C$4”，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4”，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。
如果在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论你将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是“=$C$4”。
原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。
如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。
精品课件，下载后可直接使用excellent,28,第三章.EXCEL公式与函数,常用函数,精品课件，下载后可直接使用excellent,29,第三章.EXCEL公式与函数,常用及COUNT函数,日期和时间函数,精品课件，下载后可直接使用excellent,30,第三章.EXCEL公式与函数,进阶函数,IF函数根据逻辑表达式测试的结果，返回相应的值。
函数语法：
IF（条件表达式,结果1,结果2）语法理解：
如果就否则,VLOOKUP函数在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。
函数语法：
VLOOKUP（查找值,查找区域,返回结果的列号,查找方式）语法理解：
在“查找区域”的首列查找“查找值”,并由此返回区域内当前行中指定列的数值,查找值,查找区域,结果列号,=VLOOKUP（B10,A2:
H7,8,0）,第1列第2列第3列第4列第5列第6列第7列第8列,IF（logical_test,value_if_true,value_if_false）,：
需要去的首列查找的条件值；,：
一个单元格区域，第一列需包含,：
数字X，返回中第X列的值,：
通常写0,精品课件，下载后可直接使用excellent,31,第三章.EXCEL公式与函数,进阶函数,SUMIF函数根据指定条件对若干单元格、区域或引用求和。
函数语法：
SUMIF（条件判断区域,条件,求和区域）语法理解：
如果满足什么条件就求和，其实就是按条件求和。
条件判断区域,求和区域,条件,精品课件，下载后可直接使用excellent,32,第三章.EXCEL公式与函数,进阶函数,DATEDIF函数返回两个日期之间的年月日间隔数。
函数语法：
DATEDIF（开始日期,结束日期,单位代码）,年龄或年限的计算方法（在英文输入状态下进行）：
语法：
=YEAR（终止日期）-YEAR（出生或开始日期）语法：
=DATEDIF（出生或开始日期,终止日期，Y）语法：
=DATEDIF（出生或开始日期,TODAY（）,Y）说明：
日期可以直接单元格引用、可以/或-格式输入，但不能输入（.）。
精品课件，下载后可直接使用excellent,33,第三章.EXCEL公式与函数,进阶函数,字符串截取函数,LEFT（text,num_chars）LEFT（文本串,要提取的字符个数）从左边开始提取指定个数的字符,RIGHT（text,num_chars）RIGHT（文本串,要提取的字符个数）从右边开始提取指定个数的字符,MID（text,start_num,num_chars）MID（文本串,文本中要提取的第一个字符的位置,要提取的字符个数）,要截取字符串所在的单元格,截取的个数,文本中要提取的第一个字符的位置,精品课件，下载后可直接使用excellent,34,第三章.EXCEL公式与函数,嵌套函数,SUMPRODUCT函数,计算相应的区域或数组乘积的和,公式运算=SUMPRODUCT（A2:
A6,B2:
B6,C2:
C6）实际运算=A2*B2*C2+A3*B3*C3+A4*B4*C4+A5*B5*C5+A6*B6*C6（即三个区域A2:
A6,B2:
B6,C2:
C6同行数据积的和）,计算符合2个及以上条件的数据个数或数据的和,公式运算=SUMPRODUCT（$C$1:
$C$9=$G5）*（$D$1:
$D$9=H$4）,$E$1:
$E$9）实际运算=SUMPRODUCT（条件1*条件2，求和数据区域）,多条件引用/匹配,公式运算=SUMPRODUCT（$C$1:
$C$9=$G5）*（$D$1:
$D$9=H$4）*（$E$1:
$E$9）实际运算=SUMPRODUCT（条件1*条件2*要引用的数据区域）,三种常用功能,2,3,1,精品课件，下载后可直接使用excellent,35,第三章.EXCEL公式与函数,嵌套函数,IF函数嵌套,IF函数嵌套就是有多个IF函数一层套一层，什么时候会用到IF嵌套呢，是有多个条件要分别判断时会用到,语法如下：
=IF（true,1,IF（true,2,IF（true,3,end）语法解释：
IF（第一个条件,第一个条件成立时返回的值,IF（第二个条件,第二个条件成立时返回的值,IF（第三个条件，第三个条件成立时返回的值.IF（。
）举个例子：
=IF（B260,不及格,IF（B270,及格,IF（B285,良好,优秀）注意：
1、IF函数只能嵌套七层，不但针对IF，对所有的函数都适合，也就是说函数嵌套函数，不能超过七层。
2、在设置IF公式的时候，如果前面的IF条件成立，后面的就不会再判断了，所以要合理的设置判断的条件，不能这样设置=IF（A1100,ABC,IF（A110，bcd）上面的公式中，第二个条件永远无出头之日的，因为如果小于10，必然小于100，只会判断第一个条件而第二个条件没有被判断的机会。
精品课件，下载后可直接使用excellent,36,第四章.EXCEL图表与图形,精品课件，下载后可直接使用excellent,37,图表是一种高效、直观、形象的表达工具。
（相对于说话、写、列表）,迅速传达信息，轻松理解；直接专注重点，直奔主题；更直观地显示其相互关系；使信息的表达形象生动。
第四章.EXCEL图表与图形,图标图形的作用,“会说话”,精品课件，下载后可直接使用excellent,38,坐标X轴,坐标Y轴,XXXX年交车准时率推移图,图表标题,图例,绘图区,数据系列,数据表,第四章.EXCEL图表与图形,图表的6项要素,精品课件，下载后可直接使用excellent,39,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,想表达什么？
传递什么信息？
选择哪类图表（条、柱、饼、折、散）？
怎么制作图表（图表制作四步骤）？
图形美化，使主题更加突出？
精品课件，下载后可直接使用excellent,40,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,01确定主题,你想表达什么观点？
比较图表还是文字更有效？
如果你要表达的意思可以用一句话表达清楚，那使用图表就是多此一举了。
图表应该节省一千句话，而不是需要一千句话来解释，图表越简洁越好。
同样的数据可以传达出很多意思，只有确定了想要表达的主题，才犹如找到了前进的方向，否则就犹如蒙着眼睛走路，很难正确快速达到终点。
当然是根据想表达的主题，如果你的主题是“那个城市的销售量高”就选第一个，如果你的主题是“每个state的销售量”，那当然是第二个最好了。
精品课件，下载后可直接使用excellent,41,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,02选择类型,图表的样式很多，大体上分为：
饼图，条形图，柱状图，折线图，散点图不能凭感觉随便选择，在选择样式之前，要先确定好数据间的对比关系，依照对比关系选择图表样式。
精品课件，下载后可直接使用excellent,42,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,03制作图表（Part1/5）,依据各区销量表，根据展示主题选择合适的呈现图表：
精品课件，下载后可直接使用excellent,43,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,03制作图表（Part2/5）,1、展示在时间序列上（即16月份）各地区销量的对比情况,柱形图,选中要展示的数据区域,菜单栏选择“插入”,选择“柱形图”-“簇状柱形图”,选中图表，点击“布局”-“图表标题”添加标题；,-选择图表的6要素，修改格式；,精品课件，下载后可直接使用excellent,44,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,03制作图表（Part3/5）,2、展示Q4各地区销量的占比情况,饼图,选中要展示的数据区域,菜单栏选择“插入”,选择“饼图”,选中图表，点击“布局”-“图表标题”添加标题；,-选择图表6要素，修改格式；,精品课件，下载后可直接使用excellent,45,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,03制作图表（Part4/5）,3、展示上半年各地区总销量情况,条形图,选中要展示的数据区域,菜单栏选择“插入”,选择“条形图”,选中图表，点击“布局”,-选择图表的6要素，修改格式；,精品课件，下载后可直接使用excellent,46,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,03制作图表（Part5/5）,选中要展示的数据区域,菜单栏选择“插入”,选择“折线图”,选中图表，点击“布局”,-选择图表的6要素，修改格式；,4、展示各月销量达标趋势,折线图,精品课件，下载后可直接使用excellent,47,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,精品课件，下载后可直接使用excellent,48,（4）反映在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；在东部地区，A公司与B公司势均力敌；在北部地区，A公司则明显落后于B公司,练习：
请选择合适的图表类型将五种情景用图表表达出来。
四种情景：
第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,
（1）强调A公司和B公司的组合销售量不同,
（2）强调A公司和B公司的销售额所占的百分比随着地域的不同而改变,（3）强调A公司销售额是南部最高，B公司的销售额是北部最高,精品课件，下载后可直接使用excellent,49,西部,北部,东部,南部,南部,北部,西部,东部,饼图,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,关键点1：
不同图表表达的意思不尽相同,
（1）强调A公司和B公司的组合销售量不同,精品课件，下载后可直接使用excellent,50,一般条形图,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,关键点1：
不同图表表达的意思不尽相同,
（2）强调A公司和B公司的销售额所占的百分比随着地域的不同而改变,精品课件，下载后可直接使用excellent,51,突出单个元素的条形图,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,关键点1：
不同图表表达的意思不尽相同,（3）强调A公司销售额是南部最高，B公司的销售额是北部最高,精品课件，下载后可直接使用excellent,52,13%,25%,27%,35%,公司,A,突出两个重点的条形图,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,关键点1：
不同图表表达的意思不尽相同,（4）反映在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；,精品课件，下载后可直接使用excellent,53,（4）在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；在东部地区，A公司与B公司势均力敌；在北部地区，A公司则明显落后于B公司,所有元素对比的条形图,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,关键点1：
不同图表表达的意思不尽相同,精品课件，下载后可直接使用excellent,54,产品销售量，单位：
千美元,你的注意可能集中在1月至5月的总销售额变化趋势以及销售额格随时间变化的规律，那么你的信息就是:
自1月以来销售额正在稳步提升,产品销售量，单位：
千美元,在5月里，产品的销售额大幅领先产品B和,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,精品课件，下载后可直接使用excellent,55,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,一些观众可能认为你想说：
西部地区利润占公司总额近半,一些观众可能认为你想说：
北部收益份额最小,用“各地区所占利润的百分比”来做图表标题，不如用下面红色字来做表题，最好还把你想表达的数据着重表达出来，例如换一种颜色。
精品课件，下载后可直接使用excellent,56,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤
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