采购流程待完善更新.docx

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采购流程待完善更新

採購管理制度

为使公司的采购工作走上制度化、标准化,合理控制本钱,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:

采购管理部门

公司设立专职采购部,隶属公司财务部管理,接受财务总监、本钱控制、公司稽查及其它部门的监督,全面负责公司的采购工作.

采购审批程序

   1.申购单审批程序：

 使用部门经理（仓库主管）资产会计复查董事同意采购部询价财务总监稽查部行政办 董事会申购单返回采购部

   2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供给商,经董事会最后批准前方可采购.公司财务部和稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.

   3.单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序:

 采购部寻找至少三家厂商比拟价格品质,评定小组确定供货商采购部与供货商共同草拟合同或采购协议 财务审批行政办审批董事会审批盖章或签字

 执行合同或协议 （评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管經理、公司稽查组成）

   4.赊购（月结）物品采购审批程序

 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.

 各月结供给商选定方法：

采购部每月每类物品均应邀请至少三家供给商报价,采购部、使用部门、主管經理、财务部和公司稽查部组成供货商评定小组,通力合作，进行价格及质量的比拟和讨论，选定供给商。

采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供给商确定固定的一个月的供给价，在此确认期间内，供给商将按此固定价格提供酒店所需的物料.

餐馆采购工作制度

为了有效控制采购本钱，标准采购工作，为企业创造更好的效益特定本工作程序。

一、市场调查

1、调查方式：

全面采取询问法、报价法、咨询法。

2、商家调查：

①鲜活商家主要调查商家实力背景、商家货源〔供给商〕、是否充足、渠道是否畅通、商家资金实力、经营年限等；②佐料干杂商家调查，除以上几种情况需调查外，还需调查其是否有长期一级供给商。

3、产品调查：

根据本公司常期需用品，消耗易比拟大的品种〔如：

鸡精、花椒等〕，调查原材料品种本身的销售渠道。

由此选择某种产品的供给商，产品本身的季节应对价格和货源的影响。

4、价风格查：

主要是供给商以外的价风格查，以评估供给商价格上下。

5、区域市场调查：

各大市场和周边市场货源和价风格查，以便对采购订价做参考。

6、调查报告：

①价风格查〔价格变动表〕至少每三天出具一次；②商家调查、产品调查、区域市场调查每年〔或季度〕出具一次；③某项商品〔原材料〕因季节不等，控制因素影响价格波动较大应及时做出价格变动报告。

二、采购价格组成

1、商家报价：

商家每月报价一次，主要原材料，大宗原辅材料，受季节影响较大的原材料商家应每十天报一次价。

2、质检、财务、等相关人员组成价风格查小组，不定期的组织市场调查，包括市场价风格查，商家调查等

3、采购要随时对市场进行调查，每周至少要进行一次全面的商品价风格查。

4、商家报价与市场价格小组询价相比由此确定供给商和供给商价格。

5、平时，商家供给价〔入库价〕要与采购市场调查价相比，发现问题，即时协调供给商，调整当期和后期商品价格，差距较大的，应查明原因，如是供给商原因〔欺诈等〕立即终止合作，并按协议追回经济损失。

6、平时，市场价风格查小组的市场询价要采购的采购价和供给商的供给价相比拟。

如有差距，应查明原因，并即时处理，针对不同的情况采取以下两种不同的处理方法：

〔1〕调整价格〔2〕追究采购责任。

7、所有价格比拟要在商品同等同级的情况下进行。

同时考虑影响价格的几个主要因素〔采购时段、季节因素等〕。

三、供给商确定

1、根据以上调查确定商家〔考虑综合因素〕。

2、市场调查报告〔商家〕经执总审阅后，确定商家。

3、每类商品最低确定三个供给商〔一主、两次〕。

4、能签订合同的签订合同，不能起草合同的，质检部门需对供给商加以调查和确认，并做出确认书。

5、签订合同按照合同管理制度执行。

所有和供给商均须与公司签订业务承诺书后才能签订供给合同。

在供给合同中要有有关于因质量、价格、数量、时效等问题给我方造成损失或负面影响时，商家应承当的责任和赔偿内容。

6、所有供给商原那么上采取送货上门，月终结算方式。

7、每半年对供给商调查一次，不行的另选商家，其资格符合条件的继续签订合同。

四、物资采购

1、根据合同法的申购单，咨询三家报价，选择价低厂家采购，自行购置也需先咨询价格再确定商家采购。

2、商家送货上门的，采购应和质检、保管及验收相关人员一起，对其商品价格、数量作验收，价格、数量不符者要提出退货或补货。

3、相关部门验收合格后，采购应在验收入库单上签字，必须认真核对货物的价格和数量、金额，如有不符，不得签字。

4、平时采购要拟定采购方案，先购急需用品和原材料，后购其他物品，切实保障生产经营正常进行，如影响营业，造成损失的，采购部承当相应责任。

5、平时应主动了解商品库存量及部门需求，当经营用原材料到达最低储藏量时〔酒水、佐料、一次性餐具、店面消耗大的其他物品〕，应提醒相关部门办理相关申购手续。

6、供给商因送货时间过长影响到营业为标准和价格与市场价不符者，采购应按合同有关合同规定追究其经济责任或寻求解决方法。

7、如因质量问题与其他验收人员意见不一致的，应已不影响营业为前提，口头汇报执总或相关部门经理，寻求解决方式，事后可书面呈报总经理。

8、采购对购进物资的质量应严格按照有关质量标准检验。

9、如有问题立即退货，不得姑息供给商，如采购和其他验收人员认定物资品质等级有问题的，应按实物等级入库和计算金额。

10、采购的要求：

〔1〕准确性；数量和价格不得超过或低于申购数量的标准浮动比率。

在验收时，相关部门负责人〔基地负责人、门店负责人、库管等〕要严格把关，不得随意入库或接收货物。

〔2〕质量等因素要严格执行采购执行标准。

误差不得超过标准误差率。

误差太大要立即退货。

质检等相关部门要严格把关，如因质量等问题造成损失的要追究相关部门的责任。

〔3〕及时性：

采购过程中，不能出现缺货，供给时间要及时，如因采购不及时造成的经济损失由采购和供给商负责。

〔4〕采购的准确性和及时性做考核采的一个参考。

四、采购结算

1、采购采用备用金制度，备用金管理遵照公司备用金制度。

2、备用金用专用于购置，除送货上门以外的原材料，备用金不得支付送货上门货款。

3、备用金采取每周结算一次根据实际情况确定报账周期。

4、采购结账时应凭合法的单据结账。

①入库单有以下人员签字：

质检、保管或监职、部门负责人或技术负责人、采购；②发票或收据包括内部费用报销单需经部门负责人、会计、执总、总经理。

5、结算时，公司出纳应核对其单据和现金是否足额。

6、每月末应协助供给商办理结算手续，对手续不全的，应提醒或协助其办理。

每次结算时应核对当次所供给的商品有无价格质量等问题，如有应先处理问题，再按规定的手续结账。

五、采购方案本钱制定

1、每月末应清理、整理当月价格变动表，填写价格变动报告。

2、根据区域市场调查，产品调查预测下月价格变动趋势。

3、会计部、质检部、采购部每月末负责制定采购方案本钱，方案本钱分为两局部，一局部为价格变动不大的，制定平均价，一局部变化大的，制定基准价格，同时制定浮动率或浮动额。

4、每月初根据财务室出具上月采购差异单超支和节约对差异进行分析，书面呈报部门负责人，最后传递财务室归档。

六、供给商洽谈

1、根据调查价格差异，与供给商协商解决。

2、季节性，热销产品的增加和减少应及时提醒供给商我方需求量，以便供给商做好准备。

3、在合同执行过程中，如出现意见分歧，应做好供给商协调工作，确保企业损失降低最低，协调不力而影响营业的，造成的可量化损失由采购部承当相应经济责任。

4、每半年应做出供给商合作评价书，对半年来供给商价格、效劳供货效劳等做出综合评价，上呈执总，以便确定下半年是否再与其合作。

5、取消合作的供给商，应做好各部门与供给商协调工作，并协助其办理结算手续主要指售后效劳。

注：

采购部应对代销产品的质量作严格认证和检验。

并要求其提供相应的法律文本。

一、目的

　　　为了标准原材料的采购、节约采购本钱、满足经营的需求、提高经济效益，特制定本制度。

二、采购方式及供货商确实定

〔一〕采购方式确定原那么：

1.对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，可选择供给商送货方式；

2.对于使用频率低，不容易集中采购的货物可由采购人员采购；

3.对于一些特殊的原材料可由外地发货，按方案定期采购。

2．使用供货商：

对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、效劳三方面进行比拟使用；

3．确定供货商：

在使用两个月的根底上、由总经理、业主〔含赋权代表〕、财务人员、要货部门负责人、采购人员组成审查小组，以民主表决的方式集中投票表决来确定；

4．签订供货合同：

确定供货商后，由总经理与供货商签订供货合同，合同的期限不得超过一年；

5．供货商的更换与续用：

在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。

三、市场调查原那么

1．由总经理、业主〔含赋权代表〕、采购人员、要货部门负责人每月不少于两次以上市场调查。

调查后需有调查记录，写明调查人员、调查时间、调查地点及调查结果，由全体人员签字后交会计存档；

2．调查时间、地点的选择，每项15天调查一次，以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪以及极端天气情况的当日或次日调查，调查的市场以供货商所在的市场为准；

3．调查的方法和程序：

调查组应遵循先蔬菜、鲜货，后干杂调料、粮油、酒水的原那么，单项货品的调查不应低于三家。

调查中要坚持集中调查的原那么，调查时应实行看、闻、摸等方法，必要时可进行采样。

对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品质、生产日期、保质期等。

在询价后要进行讨价还价，切忌只记录卖方的一口价；

4．出实地调查外，当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据；

5．调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过；

6．零星物品的调查由总经理、或委托其他人〔采购人员除外〕实施。

四、采购的定价原那么

1．对供货商所供物品的定价：

在市场调查的根底上，每半月制定一次，零星物品的采购价格不定期进行；

2．定价程序：

由总经理同采购人员一起根据市场调查的结果与供货商讨价还价后予以确认，并由总经理、采购人员签字以书面形式告知库管、财务执行；

3．价格管理原那么：

对于供货价格实行最高限价制，根据不同的货品，其最高限价范围如下：

干货、调料、粮油等执行价格不得高于市场批发价格的6%；

低值易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数；

零星物品的价格不得高于市场零售价的5%；

鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格4%；

蔬菜平均在一元以下者，其执行价格不得高于市场批发价格的15%，价格在一元以上者，其定价不得高于市场批发价的10%；

4．春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份，由于供货价格波动太大，其定价原那么可适当放宽。

五、申购程序

零星物品的申购程序

1．对于经常性工程的采购应由所需部门每周固定时间定期报方案，经总经理审批后，交由采购人员办理；

2．需临时采购的物品由所需部门填写申购单，经部门负责人、总经理审批前方可办理，申购单一式三份，写明所需物品的品种、数量、规格等；

3．零星物品的采购不得超过两天，需要急购的物品由总经理在申购单上写明，限时购置。

供货商送货的申购程序

1．需货部门填写申购物品清单，由部门负责人签字、总经理审批后，交于采购人员办理；

2．仓库管理员应随时检查库存，当存货降到最低存货量时，库管应以书面形式通知库管，不需填写申购单；

3．新进酒水、物料由总经理和采购人员签字以书面形式通知仓库管理员，不需要填写申购单；

4．只有采购人员可以或书面形式按申购单上的要求通知供货商送货，其他人员非总经理批准不得擅自通知送货车。

六、采购数量确实定

鲜货、蔬菜、水发货的采购数量

1．此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货；

2．用上述原材料的部门每日营业结束前，根据存货、生意情况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量；

库存物品〔干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒、低值易耗品等〕的采购数量

1．此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金运转、储存条件等因素，根据最低备存量和最高备存量而定，最高库存量不得超过15天的用量，最低不得低于一天的用量。

2．库存量的计算方式：

  最低库存量=每日需用量×发货天数

  最高库存量=每日需用量×15天 

七、货物的验收原那么

验收的质量标准：

根据酒店所需物品的质量标准进行验收；

验收的数量标准：

根据采购人员收取的当日采购申请上写明的数量进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右；

验收人员：

采购人员、仓库管理员、领用部门负责人等共同验收；

验收时间：

每日上午09：

30—10：

00下午16：

30—17：

30；

验收程序

1．由仓库管理员填写“入库单〞或“验收单〞并注明所受物品数量、单价、金额等；

2．“入库单〞或“验收单〞填写完后，由采购人员、货物领用部门负责人、仓库管理员签字生效，签字后的“入库单〞或“验收单〞一式四联即：

第一联仓库留存、第二联交财务部作为记账凭证、第三联交供货商作为结算凭证、第四联交总经理。