中英文团队沟通计划方案模板.docx
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中英文团队沟通计划方案模板
中英文团队沟通计划
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作用
名称©
签名
日期
项目发起人
项目审查组
项目经理
质量部经理
（如果适用）
采购经理
（如果适用）
通讯管理器
（如果适用）
项目办公室经理
（如果适用）
表的内容
模板指南
通讯计划是什么？
通讯计划是一个文档，介绍如何传达正确的信息，给正确的人，在正确的时间。
它阐述了传播目标、利益攸关者和战略以及沟通活动和时间范围。
您的沟通计划将描述：
▪ 沟通目标
▪ 如何实现这些目标将
▪ 时间和精力
▪ 你将如何衡量成功
明确沟通计划对组织的成功至关重要。
它也是项目，成功的关键，它确保所有的工作人员、管理人员、供应商和客户都保持正确了解项目的进展情况。
何时使用沟通计划
如果您有各式各样的项目工作人员、供应商、客户经理，然后它将值得创建关键消息到您的利益相关者的沟通的正式计划。
通过更加结构化的方式进行沟通，将确保每个利益相关者的沟通需要适当的满足。
当然，这项计划并没有否定，需要进行非正式交流项目，或在新闻部内。
您仍然需要谈谈如何做所分配的工作与您的团队、打电话给经理人和通知他们的关键风险或问题，或安排非正式会议报告进展情况。
你这么做，无论是正式的或非正式的无论怎样正常沟通可以去长的路，确保您的团队目标的成功实现。
如何使用这个模板
本文档提供了指南，通常包含通讯计划中的主题上。
可添加、删除或重新定义了在您的休闲，以满足您特定业务环境下节。
示例表、图示和图表已添加（如适用）关于如何完成每节相关方面提供进一步的指导。
注：
对于较小的项目，您的沟通将简单，可能不需要很多积极的努力。
但是，随着您的项目变得更大和更复杂的是，沟通，将需要进行事先计划的事件考虑特定的利益相关者群体的需要。
它是为宣传计划，例如一个表示在此文档中，将需要的更大更复杂的项目。
1 摘要
通过描述总结您宣传计划：
1. 创建计划的基础
2. 您的团队中沟通的当前状态
3. 沟通目标、活动和责任
4. 反馈措施和成功标准
5. 任何规划的风险和问题
2 简介
2.1 背景
描述已在其中创建此沟通计划的背景。
上下文是重要的因为它"设置现场"的计划，来帮助您获得买中的利益攸关者和修造从您的团队的热情。
设置现场为您的沟通计划的描述：
▪ 愿景和目标的组织
▪ 目标、时限和您的项目的范围
▪ 当前和过去的通讯活动
▪ 现有的沟通人员和利益相关者
▪ 当前沟通工具、活动和活动
▪ 审查的沟通效率的手段
▪ 过去的信息通报调查结果
▪ 需要更多的正式沟通规划的原因
▪ 沟通规划过程的预期的结果
2.2 情况分析
现在，您已经设置了创造的沟通计划的基础下,一步是通过描述优势、弱点、机会和威胁存在于您的沟通环境中执行"形势分析"。
例如：
▪ 优势：
您的团队可能尤其擅长标识类型的人需要接收的信息和应交付的时间。
▪ 弱点：
但是你的团队，例如可能需要改进的频率分布式的信息，或向目标受众更具选择性的资料.
▪ 机会:
有可能改进项目的认识，公司配置文件或公共知识的机会。
您可能还能够生成您的项目活动的支持、帮助获得资金或提高了生产率。
▪ 威胁：
可以包含可能存在的威胁；消息不被解释如预期，改变对你的团队文化，取决于它们如何描绘或其他部门未寄出的信函作出积极回应。
重要的是环境的你清楚地识别所有的优势、弱点、机会和威胁，所以你可以获得一个完整中，您将要发出正式沟通。
2.3 吸取的教训
现在，你所描述的环境内，作出正式的通讯下,一步就是来描述您的团队内部沟通的当前状态：
▪ 列表的通用沟通活动是到目前为止发生了
▪ 描述如何作了那些沟通和描绘的关键信息
▪ 确定成功的那些消息的级别
▪ 任何经验教训文档
通过描述如何事先由您的项目进行了通讯/团队和任何吸取的教训，你可以进一步"设置现场"保持正确的信息，在正确的时间，了解正确的利害攸关者所需的沟通活动。
3 目标
到目前为止，您已经设置出当前状态的信息通报内您的团队。
下一步是描述未来的国家，国家将通过这一计划的执行。
3.1 沟通目标
在这里，列出执行此沟通计划所要实现的顶部3目标。
试着让你的目标：
具体、可计量、可操作、相关和及时（S.M.A.R.T）在可能的情况。
例如，您的目标可能与有关：
√ 提高利益相关者的认识
√ 提高团队效率和生产率
√ 获取管理赞助和买的
√ 更改您的团队的悟性
√ 改进的团队文化和行为。
3.2 沟通指南
为了帮助您实现您的目标，列出了所有适用于您的团队内的沟通消息传播的准则。
例如，您沟通准则可能是：
√ 所有消息都将特定观众
√ 每个键的消息将正式通知
√ 消息将通过适当渠道分发
√ 团队会沟通的人需要知道之前他们需要知道它
√ 沟通将量身定做，基于人民需要知道什么
√ 所有关键的沟通必须得到批准之前分配的管理
√ 只有通讯小组将能够发布官方新闻稿
√ 项目范围内的会议将举行在所有重要的里程碑
√ 定期、不带偏见的报告将进行
√ 项目小组将听取和行事的反馈
4 利益相关者
到目前为止，你所述的沟通环境和您的团队内为沟通设置3个关键目标。
下一步是要找出是谁，将参与传播和接收沟通即发出您的团队由来创建、发送和接收的正式沟通消息。
4.1 目标受众
列出并描述了每个受众群体（即利益相关者），您的团队将与沟通。
请记住这是正式沟通计划。
因此，与你只想要列出您的团队将想要正式沟通的观众群体。
例如，一个项目可能有以下的目标受众：
√ 项目委员会（赞助商、董事、董事会其他成员）
√ 项目管理团队（项目经理，项目负责人）
√ 项目团队成员
√ 相关的项目团队
√ 项目管理办公室
√ 相关的业务部门经理
√ 内部审计或战略的工作人员
√ 外部供应商和承包商
√ 治理和监管机构
4.2 利益相关者的要求
你现在知道谁是你要的正式沟通。
下一步是确定获得他们需要的信息。
每个利益相关者在下表中的列出，然后描述获得他们需要的信息并在其中获得他们需要它的时间。
名称
作用
信息
时间范围
卡萝尔·安德森
项目发起人
√ 摘要项目状态
√ 关键的风险和问题
√ 预算及时间轴的性能
每月
詹姆斯·怀特
项目经理
√ 详细的项目状态
√ 所有的风险和问题
√ 资源、供应商、采购预算及时间轴性能
每周
萨姆迪恩
安全审计员
√ 符合安全规格的所有交付生产水平
1st每月
要检查每个利益相关者与上述信息要求满足他们的需要，在继续之前。
4.3 关键消息
大多数团队分布广泛的沟通消息向其利益攸关方。
然而通常有、关键少数的消息传达给定期向利益相关者的大多数。
如果有经常这些消息是团队成功的关键，然后国家那些消息在这里。
例如，在项目团队中，关键信息可能是：
√ 项目状态:
是否该项目目前正在运作内商定的时间表、预算和质量目标。
√ 项目问题:
目前影响项目，并采取行动以解决这些问题的影响。
√ 项目风险：
的高水平的风险可能影响项目，并采取行动以减轻，避免或减少它们。
√ 项目可交付成果：
完成日期和预计下一报告期内完成的项目的可交付结果。
√ 项目资源：
资源计划和任何资源的限制，目前影响到项目的资源的总体水平。
这些关键的消息将被织入您将要安排为您的团队的沟通事件。
5 频道
下一步是确定核心沟通频道.
5.1 传递通道
"传递通道"提供的机制传播到您的利益相关者的信息。
例如，如果您正在管理一个团队，你主要沟通通道可能电子邮件或常规的新闻稿。
确定适当的传递通道使用无论通道时最重要的考虑你的听众更喜欢使用。
例如，项目的工作人员宁愿听到有关他们通过内部邮件比外部的新闻发布中项目的状态。
因此，使用右声道是在正确的时间正确的利益攸关方起草正确沟通消息一样重要。
这里是交付渠道的一些示例：
√ 广告
√ 奖项
√ 横幅
√ 广告牌
√ 品牌推广
√ 宣传册
√ 名片
√ 比赛
√ 会议
√ 演示
√ 示威游行
√ 直接邮寄
√ 目录
√ 背书
√ 电子邮件
√ 展览
√ 传单
√ 概况
√ 显示
√ 发射
√ 宣传单张
√ 信笺
√ 媒体包
√ 新闻快递
√ 报纸广告
√ 新闻发布会
√ 包装
√ 海报
√ 新闻发布会
√ 奖品
√ 公开会议
√ 报价
√ 电台
√ 样品
√ 研讨会
√ 标牌
√ 社会事件
√ 演讲
√ 电视
√ 团队会议
√ 视频演示
√ 网站
√ 讲习班
5.2 信息收集
一旦你确定你要用来宣传您的信息的渠道，你需要思考信息那里来从填充您的通道。
例如，何处的新闻信息去从来填充您每周时事通讯
填写下表，以指定每个通道的你有以上所列的信息源。
通道
每周时事通讯
信息需求
项目状态、进度、关键利益的项目。
信息提供商
项目经理、项目管理员
集合时间
周五下午。
通道
信息需求
信息提供商
集合时间
通道
信息需求
信息提供商
集合时间
6 宣传计划
现在，您已准备好安排要保留通知与正确的信息，在正确的时间正确利益攸关者所需的沟通活动。
6.1 沟通时间表
你打算举行，以传播通讯邮件到您的利益相关者的通讯事件日程安排每个。
给你看什么时间表样例看来，我们要创建示例沟通时间表下面的小项目。
事件包括正在运行的一套沟通团队会议、定期的时事通讯，有正常的社交活动、主管会议、团队成员研讨会和各种项目新闻警报发布。
6.2 沟通事件
与上述附表所列的沟通事件，然后完成下表。
链接事件的共同"ID"使用。
通过描述这些事件在尽可能多的深度，可以帮助您的团队成员按时完成事件。
ID
事件
说明©
目的
频率
日期
3
项目团队会议
涉及所有的团队成员，讨论工作进展情况在最近已完成/回来接下来的会议
保持团队了解项目的状态，并确保早就提出的问题、风险或更改。
每周
xx/yy/zz
4
项目董事会会议
与项目审计委员会来评估该项目的总体状况举行正式会议。
要确定该项目是否已完成，并满足最终用户的要求。
项目结束
xx/yy/zz
5
阶段评审会议
在每个阶段，以确定是否产生的可交付成果的质量令人满意月底举行正式会议。
该项目在生命周期中的每个阶段的进度控制和提升其成功的机会。
每个主要阶段结束
xx/yy/zz
6.3 通讯责任
完成下列责任矩阵。
这个矩阵中，列出每个上述的沟通事件负责的人，和描述他们在考虑在这些事件中使用的密钥提供的一部分的责任。
再次，使用的唯一ID链接到上面列出的沟通事件的参与方。
表已为上述项目示例部分已经完成。
密钥：
A=负责沟通事件（如标记为绿色）
R=接受通讯材料、参加会议（如中黄色标记）
M=显示器沟通过程和提供反馈（如在橙色标记）。
ID
项目发起人
项目经理
项目负责人
项目成员©
质量部经理
采购经理
通讯管理器
利润办公室经理
其他项目资源
其他外部机构
3
A
R
R
R
R
M
R
R
4
A
R
R
M
5
A
R
R
R
M
7 反馈
之后每一个沟通事件完成后，您需要获取反馈信息关于它是成功的。
在下一节中列出了您将衡量成功的标准。
7.1 反馈的措施
您需要执行一套反馈的措施，以获得反馈的成功的事件，以确定是否将正确的信息在正确的时间分发给正确的人的水平上。
如果反馈意见是积极的所有的条件得到满足，那么该事件是成功的。
然而在某些情况下，反馈可能会显示某些成功的标准不能满足和替代沟通事件或消息分配可能需要采取纠正提出的任何问题的地方。
描述在这里的每项措施你将到位你有预定的通讯事件收集反馈信息。
一些例子包括：
▪ 调查问卷
▪ 反馈表单
▪ 投诉表格
▪ 电话调查
▪ 独立审计
7.2 成功的标准
一旦你所描述的措施收集好质量反馈信息，您将实现下,一步是列出的确定的沟通事件（或活动）是否成功的标准。
很重要的这一节中指定清晰、精确的标准。
这将确保一旦沟通活动完成并且您收到了关于它的反馈，您可以轻松地比较的信息反馈给此处列出的条件并确定是否令人满意地完成了这一活动是。
这里是一些例子：
√ 消息到达其目标的受众
√ 通过计划渠道分发了消息
√ 输出达到预期的观众的日程安排
√ 是有效的分布
√ 消息达到预期的效果
√ 消息处理观众的信息要求
√ 消息被接收作为诚实守信
√ 有没有接获的投诉
8 附录
附加你相信是与宣传计划有关的任何文件。
例如：
▪ 现有的通讯
▪ 一般书信
▪ 公司通讯政策、标准或准则
8.1 假设
请列出您已创建此通讯计划期间任何规划假设。
例如，它可能会假定：
▪ 有足够的资源可用于完成指派的任务。
▪ 沟通附表所列的时间表是令人满意的。
▪ 所需的预算是可用来完成所需的任务。
8.2 风险
列表创建此通讯计划期间确定的任何风险。
例如：
▪ 在项目进行期间离开了关键沟通资源。
▪ 沟通的要求在项目进行期间改变。
▪ 在整个项目更改项目利益相关者的列表。
看看为什么是最好的方式来管理您的项目！
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