竣工结算资料整理报送告知书.docx
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竣工结算资料整理报送告知书
工程资料整理报送告知书
至各施工单位：
海南省陵水县档案馆已开始接受工程竣工档案。
为了加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，根据《建设工程质理管理条例>（国务院第279号令）、《城市建设档案管理规定》（建设部第90号令）和国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的规定及结合我司竣工结算资料的要求，自竣工验收合格之日起3个月内必须向市城建档案局/建设单位报送一套符合规定的工程竣工资料备案。
为了做好该项档的编报工作，现就有关问题告知如下：
一、工程档案报送的内容和组卷方法据《建设工程文件归档整理规范》规定，向城建档案部门报送的工程档案为部分具有长期和永久保存价值的工程档案，具体内空和组卷方法可参照《海南省建筑工程档案报送内容组卷表及整理说明》（见附件）整理。
二、工程档案的质量要求工程档案的案卷质量必须符合《建设工程文件归档整理规范》和《城市建设档案巡查卷质量规定》（建办［1995]679号）的要求。
详见后附范例。
三、工程档案报送期限竣工验收合格之日起3个月内报送。
四、违法责任逾期未向市城建档案室报送工程档案的，将按《建设工程质量管理条例》第五十九条和《城市建设档案管理规定》·第十四条处1-10元罚款。
五、归档的套数：
工程竣工资料不得少于三套：
一套（原件）移交建设单位工程部资料室；一套（原件）移交市城建档案馆；一套施工单保存。
物业资料不得少于一套：
移交建设单位工程部资料室。
结算资料不得少于两套（小型配套单位资料少的可以竣工结算做一起）：
一套（原件）移交建设单位工程部资料室；一套施工单位保存。
各类资料的具规范要求、做法、接收范围将分三部分在下列文本中说明：
第一部分：
工程竣工资料整理说明
海南省建筑工程档案报送内容组卷表及整理说明
（一）
序号
建筑工程档案报送内容组卷表
整理说明
第一卷：
工程准备阶段文件
一、总则
1、为了规范我市建筑工程档案的报送备案工作，建设完整、准确、系统的工程档案。
根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的规定，制定本表。
2、本表适用于向市建档案室归档备案的工程档案，建设单位、施工单位、监理单位各自保存的工程档案按有关规定执行。
3、根据工程档案的性质及整理单位不同，建筑工程档案分为五大类：
第一部分：
工程准备阶段文件
第二部分：
监理文件
第三部分：
施工文件
第四部分：
竣工验收备案文件
第五部分：
竣工图
每大类又分为若干类别。
相应地工程档案应当按五类分别整理，每一大类又可分为若干册。
二基本规定
1、建设单位负责整理工程准备阶段文件和竣工验收备案文件，且不得少于两套，其中一套按《建设工程文件归档整理规范》的要求（建设单位保存）另一套按本组卷表整理（报市城建档案室归档备案）。
2、监理单位负责整理监理文件，且不得少于三套，其中两套按《海南省建设工程施工阶段监理资料目录及用表》（琼建监［2004］100号）要求整理（建设、监理单位各保存一套），另一套按本组卷表整理（报市城建档案室归档备案）。
3、施工单位负责整理施工文件和竣工图，具不得少于三套，其中两套按《单位（子单位）工程竣工资料目录》（琼建监［2004］243号）的要求整理（建设、施工单
一
立项文件
1
三亚市发展改革局建设项目立项批复文件
2
建设单位立项申请及附件
3
可行性研究报告及附件
4
可行性研究报告及附件
5
关于立项的会议纪要、领导讲话
6
项目评估资料
二
规划、国土文件
1
建设用地规划许可证及附件
2
国有土地使用证（复印件）
3
宗地界址点坐标资料
4
三亚市建市建筑设计条件
5
建设工程规划临时许可证
6
建设工程规划审批意见
三
勘察、设计文件
1
环保部门建设项目环保审查意见
2
环保部门建设项目环境影响报告革批复文件（含环境影响报告革）
3
消防部门消防设计审核意见
4
人民防空工程施工图设计文件审批革或防空地下易地建设审批革
5
施工图文件审查批准书（含专家审查意见及答复书）
6
工程地质勘察报告及审查批准书
四
招投标文件
1
中标通知书
2
勘察设计承包合同
3
施工承包合同
4
监理委托合同
五
开工审批文件
1
施工许可证（复印件）
2
施工许可审批革
3
建设工程质量安全监督通知书
4
建设工程质量安全监督申报登记革
六
建设、监理、施工机构及负责人
1
项目管理机构（项目经理部）及负责人
2
项目监理机构（项目监理部）及负责人
3
项目施工机构（施工项目经理部）及负责人
海南省建筑工程档案报送内容组卷表及整理说明
（二）
序号
建筑工程档案报送内容组卷表
整理说明
第二卷：
监理文件
位各保存一套），另一套按本组卷表整理（报市城建档案室归档备案）。
4、工程竣工验收合格之日起3个月内向市城建档案室移交。
三归档文件质量要求
1、向城建档案室报送的档案材料应为原件（证照类文件除外）。
工程档案须同时向其它部门移交报送，其归档材料与城建档案室归档内容发生冲突的，原件由城建档室保存。
城建档案室提供档案原件的复制件，并加盖城建档案室证明专用章，效力等同于原件。
2、施工文件质量控制资料中的原材料、成品、半成品、构配件、设备等的合格证、出厂检（式）验报告为复印件的必须加盖供货单位印章，并注明使用部位、进场批量、日期、经办人签名和原件存放处方为有效。
同一进场批量的原材料、成品、半成品、构配件、设备等的进场报审表、合格证（检、试验报告）、复检报告、见证记录记录应归档整理在一起，不得分开整理，以便核查。
3、商品混凝土除合格证和运输单报送城建档案室外，建设单位应保存并保证下列资料的可追溯性：
（1）混凝土配合比设计报告
（2）水泥检验报告
（3）砂子检验报告
（4）石子检验报告
（5）粉煤灰检验报告
（6）其它
4、归档文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规定。
一
合同管理文件
1
项目监理机构人员名单、证件及总监、总监代表、材料见证员授权书等
2
施工现场项目管理机构审查记录及施工管理机构（项目经理部）人员名单、上岗证
3
分包单位资格报审表及资质资料
4
索赔（工期、费用）文件资料
5
合同争议违约报告及处理意见
二
监理工作管理及协调文件
1
监理规划
2
监理规划细则
3
监理月报
4
监理会议纪要：
（1）
第一次工地例会纪要
（2）
工地例会纪要
（3）
各类专题会议纪要
5
监理日记
三
进度、质量、投资控制文件
1
工程开工/复工报审表及工程暂停令
2
旁站监理记录
3
有关质量问题监理工程师通知单及回复单
4
质量缺陷及事故处理文件、不合格分项或分部工程处理方案、处理报告及验收报告
5
工程竣工结算审核意见书
第三卷：
施工文件
第一册工程质量验收文件
1
施工单位提出的《工程竣工报告》
2
勘察单位提出的《工程质量检查报告》
3
设计单位提出的《工程质量检查报告》
4
监理单位提出的《工程质量评估报告》
5
建设单位提交的《建筑工程竣工验收监督通知书》
6
公安消防部门出具的消防认可文件或准许使用文件
7
工程质量保修书
8
单位（子单位）工程质量管理资料核查记录
9
单位（子单位）工程质量控制资料核查记录
10
单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
11
单位（子单位）工程观感质量检查记录
12
单位（子单位）工程质量竣工验收记录
13
单位（子单位）工程竣工验收报告
注：
本册第12项由施工单位和监理单位在工程竣工验收前填写相关内容，其余内容及第13项在工程竣工验收通过补齐。
海南省建筑工程档案报送内容组卷表及整理说明（三）
序号
建筑工程档案报送内容组卷表
整理说明
第二册单位（子单位）工程施工质量管理资料
5、归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
6、归档文件的材质与书写材料必须有利于长期保存，不得使用易退色的书写材料，如：
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
7、归档文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章、手续完备。
8、工程文件的规格为A4幅面（297×210mm），小于规格的要进行托裱。
9、竣工图的制作要符合国家规范要求，并加盖“竣工图”章。
（1）工程施工过程中，完全按图施工无变动者，可在原施工图上加盖“竣工图”章，即可转化为竣工图。
（2）在施工过程中虽有一般性设计变动，但能在原施工图上修改补充，且不影响图面质量的，可用碳素墨水笔对变更部位进行扛改或划改。
修改时应当注明变更依据，并加盖“竣工图”章即可转化为竣工图（具体方法详见《建设工程文件归档整理规范》）。
（3）几是工程项目施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部份超过图面1/3的，应按国家有关规范重新绘制竣工图，并加盖“竣工图”章。
（4）竣工图章的式样和尺寸详见建设工程文件归档整理规范》，竣工图章应使用不褪色的红色印泥加盖在兰图右下角设计图签的上方或周围不压盖图形文字的地方，技术负责人，总监必须在审核后签字。
（5）重新绘制竣工图的，在图签栏中必须有原设计单位名称和设计人员签字。
详见：
范例竣工图
1、
施工图设计文件审查意见
2
施工许可证
3
施工合同
4
工程开工报告
5
施工现场质量管理检查民录及施工项目管理机构审查记录表
6
图纸会审记录
7
设计变更、涂商记录
8
施工组设计划或项目管理实施规划
9
施工技术交底记录
10
工程定位测量、放线记录
11
工程质量事故调查处理记录
12
施工日记
13
地质勘察资料
14
竣工图
第三册土建工程质量控制资料与安全和功能查验资料及主要功能抽查记录
第一分册施工质量主控资料
1
材料进场汇总表及检查验收记录
2
原材料出厂质量证明文件、进场复检试验报告及见证记录
（1）
钢筋出厂质量证明文件、进场复检试验报告及见证记录
（2）
焊接材料出厂质量证明文件
（3）
水泥出厂质量证明文件、进场复检试验报告及见证记录
（4）
砖与砌埠出厂质量证明文件、进场复检试验报告及见证记录
（5）
外加剂、掺合料出厂质量证明文件，承重结构混凝土用外加剂的进场复检试验报告及见证记录
（6）
防水材料（含外墙防水涂料）出厂质量证明文件、进场复检试验报告及见证记录
（7）
砂、石进场复检试验报告及见证记录
（8）
建筑地面、墙面和顶棚装饰材料出厂质量证明文件
（9）
室内用花岗厂放射性复检试验报告及见证记录
（10）
人造木板甲醛含量试验报告及见证记录
（11）
铝材、玻璃、保温、隔热、隔声、防火、防潮、防腐等材料出厂质量证明文件
（12）
其它材料合格证
3
预制构件、预拌混凝土出厂合格证
（1）
预制构件出厂合格证及运输单
（2）
预拌砼出厂合格证及运输单
（3）
门窗构件出厂合格证
（4）
其它构件出厂合格证
4
施工试验报告及见证记录
（1）
钢筋连接接头力学性能试验报告及见证记录
（2）
混凝土试块试验报告及见证记录
①
混凝土配合比设计报告
②
砼试块试验报告
海南省建筑工程档案报送内容组卷表及整理说明（七）
序号
建筑工程档案报送内容组卷表
整理说明
3
洁净室洁净度测试记录
4
制冷机组试运行调试记录
第四分册电梯
一
施工主控制资料
1
电梯随机文件
2
电梯隐蔽工程验收记录
3
电梯安装工程施工记录
4
接地、绝缘电阻测试记录
5
负荷试验、安全装置检查记录
二
施工质量验收记录
1
检验批质量验收记录
2
分项工程质量验收记录
3
分部（子分部）工程质量验收记录
三
安全和功能检验资料及主要功能抽查记录
1
电梯运行记录
2
电梯安全装置检测报告
3
有关部门出具的认可文件或准许使用文件
第五分册智能建筑
一
施工质量主控资料
1
材料、设备出厂合格证及进场检（式）验报告
2
隐蔽工程验收记录
3
系统功能测定及设备调试记录
4
系统检测
5
系统技术、操作和维护手册
6
系统管理、操作人员培训记录
二
施工质量验收记录
1
材料、设备出厂合格证及进场检（试）验报告
2
分项工程质量验收记录
3
分部（子分部）工程质量验收记录
三
安全和功能检验资料及主要功能抽查记录
1
系统试运行记录
2
系统电源及接地检测报告
第五册建筑节能资料
根据海南规划建设局《海南省建筑节能分部工程质量验收工作程序》的通知（三规建［2008］109号的规定：
凡2007年10月1日以后竣工验收备案的工程项目，其竣工资料中必须含有建筑节能分部验收资料，并应独立成册。
第一分册建筑节能分部工程施工质量竣工验收资料
1
单位出具的《海南省民用建筑节能分部工程质量验收申报表》、《建筑节能技术措施基本情况一览表》、《建筑节能工程质量竣工报告》
2
设计单位出具的《建筑节能工程质量检查报告》
3
监理单位出具的《建筑节能工程质量评估报告》
4
监理单位（或建设单位）提交的《建筑节能分部工程质量验收通知书》
5
建筑节能分部工程质量管理和控制及功能资料核查表
6
建筑节能分部工程观感质量检查表
南省建筑工程档案报送内容组卷表及整理说明（八）
序号
建筑工程档案报送内容组卷表
整理说明
7
建筑节能分部工程质量验收表
第二分册建筑节能分部工程施工质量管理资料
1
建筑节能工程施工图设计文件审核意见
2
建筑节能工程设计变更重新报审查意见
3
建筑节能工程专业分包单位资质及施工分包合同
4
建筑节能工程施工方案及审批记录
5
设计变更、渝商记录
6
建筑节能材料及产品认定资料（根据有关规定需要进行认定的建筑节能材料和产品，应提供认定证书）
7
建筑节能工程质量问题的整改和质量事故的处理记录
8
建筑节能工程竣工图（该项资料也可统一装订在单位工程竣工图册中）
第三分册建筑节能工程质量控制资料及功能检验（检测）资料
1
墙体节能工程质量控制资料及现场检验资料
（1）
墙体保温隔热材料出厂质量证明文件、进场检验记录、进场复验报告及见证记录
（2）
粘结材料、增强网出厂质量让明文件、进场复验报告及见证记录
（3）
墙体保温板材与基层粘结强度现场拉拔试验报告
（4）
墙体保温层后置锚固件现场养护试件试验报告
（5）
墙体保温浆料同条件养护试件试验报告
（6）
外墙外保温面层的饰面砖粘结强度拉拔试验报告
（7）
保温砌块筑砂浆强度试验报告
（8）
墙体节能工程隐蔽验收记录及必要的图像资料
（9）
外培节能构造钻芯检验报告
2
幕墙节能工程质量控制资料及功能检验资料
（1）
幕墙保温材料出厂质量证明文件、进场检验记录、进场复验报告及见证记录
（2）
幕墙玻璃出厂质量证明文件、进场检验记录、进场复验报告及见证记录
（3）
幕墙隔热型材出厂质量证明文件进场检验记录进场复验报告及见证记录
（4）
幕墙节通勤程隐蔽验收记录及必要的图象资料幕墙气密性能检测报告
（5）
幕墙气密性能检测报告
3
门窗节能工程质量控制资料及功能检验资料
（1）
建筑外门窗构件的出厂质量证明文件、进场检验记录
（2）
建筑外门窗所用玻璃的出厂质量证明文件、进场检验记录、进场复验报告及见证记录
（3）
建筑外门窗工程隐蔽验收记录及必要的图像资料
（4）
建筑外窗气密性检测报告
4
屋面节能工程质量控制资料
（1）
屋面保温隔热材料的出厂质量证明文件、进场检验记录、进场复验报告及见证记录
（2）
屋面保温隔热工程隐蔽验收记录及必要的图象资料
5
地面节能工程质量控制资料
（1）
地面保温材料的出厂质量证明文件、进场检验记录、进场复检报告及见证记录
海南省建筑工程档案报送内容组卷表及整理说明（九）
序号
建筑工程档案报送内容组卷表
整理说明
（2）
地面保温隔热工程隐蔽验收记录及必要的图像资料
6
通风与空调节能工程质量控制资料及功能检验资料
（1）
通风与空调节能工程质材料、设备等的出厂质量证明文件、进场检验记录
（2）
风机盘管机组和绝热材料进场复验报告及见证记录
（3）
通风与空调节能工程隐蔽验收记录
（4）
风管与风管系统严密性检验记录
（5）
现场组装的组合式空调机组的漏风量测试记录
（6）
通风机和空调机组等设备的单机试运转和调试记录
（7）
通风与空调系统的风量平衡调试记录
（8）
检测机构出具的各风口的风量、通风与空调系统的总风量的检测报告
（9）
检测机构出具的空调机组的水流量检测报告
7
空调与采暖系统冷热源及管网节能工程质量控制资料及功能检验资料
（1）
空调与采暖系统冷热源及管网节能工程材料、设备的出厂质量证明文件、进场检验记录
（2）
绝热管道和绝热材料进场复验报告及见证记录
（3）
空调与采暖系统冷热源及管网节能工程隐蔽验收记录及必要的图像资料
（4）
冷热源和辅助设备的单机试运转及调式、联合试运转及调试记录
（5）
检测机构出具的空调系统冷热水、冷却水总流量检测报告
8
配电与照明节能工程质量控制资料及功能检验资料
（1）
配电与照明节能工程材料、设备的出厂质量证明文件、进场检验记录
（2）
低压配电系统选择的电缆、电线进场复检报告及见证记录
（3）
低压配电系统调试及电源质量检测记录
（4）
检测机构出具的照明系统的平均照明度和照明功率度值检测报告
9
监测与控制节能工程质量控制资料及功能检验资料
（1）
监测火成的控制节能工程材料、设备出厂质量让明文件及进场检验记录
（2）
通风与空调监测控制系统的控制功能及故障报警功能检测记录
第四卷：
竣工验收备案文件
1
工程竣工报告
2
建筑工程竣工验收条件审查革
3
建设单位竣工验收报告
4
施工单位工程竣工报告
5
监理单位质量评估报告
6
勘察、设计单位工程质量检查报告
7
工程质量监督报告
8
竣工验收备案革
9
各专项验收认可文件或准许使用文件
10
备案表（复印件）
11
工程质量保修书
海南省建筑工程档案报送内容组卷表及整理说明（十）
序号
建筑工程档案报送内容组卷表
整理说明
12
工程决算文件
13
本册第8项和第10项在竣工验收备案通过后再补齐
第五卷：
竣工图
1
第一册建筑竣工图
2
第二册结构竣工图
3
第三册给排水竣工图
4
第四册建筑电气竣工图
5
第五册通风与空调竣工图
6
第六册建筑智能化竣工图
7
第七册燃气工程竣工图
8
第八册建筑节能竣工图
9
其它竣工图
以下为范列：
案卷封面的档号、档案馆代号由城建档案室填写
案卷装订、装具
1、采用装订和不装订两种形式。
即字材料装订，图纸可装订
或可不装订。
2、装订应采用线绳三孔左侧订法一般距左侧20㎜。
装订线不得压字，要整齐、牢固、便于保管和利用。
3、工程档案移交时必须按案卷顺序装盒，案卷较薄时，可多卷装一盒。
卷盒的外表尺寸为310㎜×220㎜，厚度分别为20㎜、30㎜、40㎜。
卷盒应采用无酸纸制作。
4、装具封面和脊背的案卷题名暂用铅笔撰写，验收合格后再由城建档案室正式骗制。
5、未尽事宜按《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）执行。
档号
档案馆代号
工程名称申亚山庄二期工程
子项名称公寓楼
案卷题名第一部分：
工程准备阶段文件
编制单位海南申亚实业股份公司（章）
编制日期二00八年九月四日
密级保管期限
共1卷第1卷
（工程准备附阶案卷题名撰写示例）
档号
档案馆代号
工程名称申亚山庄二期工程
子项名称公寓楼
案卷题名第三部分：
施工文件
第一册：
工程质量验收文件
编制单位中国建筑第八工程局（章）
编制日期二00八年九月四日
密级保管期限
共1卷第1卷
（施工文件案卷题名撰写示例）
档号
档案馆代号
工程名称申亚山庄二期工程
子项名称公寓楼
案卷题名第二部分：
监理文件
第一册：
合同管理文件
编制单位海南新世纪监理工程监理公司（章）
编制日期二00八年九月四日
密级保管期限
共1卷第1卷
（监理文件案卷题名撰写示例）
一、竣工图章及要求
竣工图章尺寸为：
50mm×80mm。
1、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
3、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
4、不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3G—89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。
图纸可装订或可不装订，但都需有目录表在盒内。
5、所有竣工图均应加盖竣工图章
6、竣工图章的基本内容应包括：
“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
7、竣工图章示例如下。
尺寸单位统一为：
mm
比例：
1：
2
二、卷内目录
卷内目录的编制应符合下列规定：
1、卷内目录式溯宜符合规范（下图）的要求。
2、序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
3、责任者：
填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时，先择两个主要责任者，其余用（等）代替。
4、文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号。
5、文件题名：
填写文件标题的全称。
6、日期：
填写文件形成的日期。
7、页次：
填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
8、卷内目录排列在卷内文件首页之前。
7、卷内目录示例如下所示：
尺寸单位统一为：
mm
比例：
1：
2
三、卷内备考表
卷内备考表的编制应符合下列规定
1、卷内备考表的式样宜符合本规例（下图）的要求。
2、卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
3、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
尺寸单位统一为：
mm
比例：
1：
2
四、案卷封面
案卷封面的编制应符合下列规定
1、案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。
案卷封面的式样宜符合（下图）的要求
2、案卷封面的内容应包括：
档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
3、档号应由分类号、项目号和案卷号组成。
档号由档案保管单位填写。
4、档案馆代号应填写国家给
升级会员 