物业公司档案管理规定.docx

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公司档案管理规定

为加强公司的档案管理，保证档案收集、整理、存放、保护和利用各环节规范、有序，根据国家档案管理相关规定，结合公司实际情况，特制订本规定。

一．档案工作管理机构

档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。

公司行政人事部作为档案工作主管部门，统一领导各部门档案工作，制订档案管理规章制度和工作标准，并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。

各部门应设置专（兼）职档案管理人员，负责本部门的档案管理工作。

公司档案主管部门：

行政人事部

公司档案监管人员：

行政主任/总经办秘书公司档案管理人员：

行政人事部行政助理

各部门档案管理人员：

各部门文员、行政人事助理、结算员二．档案工作管理职责

档案工作是管理的基础性工作，各部门要高度重视，确保档案工作所必需的条件，全体员工都有维护档案完整和安全的义务。

（一）公司档案监管人员职责1．贯彻执行国家物业管理相关的档案法规，制定公司档案工作管理制度和工作标准并贯彻执行。

2．负责对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查，一年组织2次对各部门及公司档案检查。

3．定期接收各部门上交的电子档案及目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。

4.组织各部门专（兼）职档案管理人员进行业务学习和培训。

5.执行保密制度，确保档案的安全。

（二）公司档案管理人员职责：

1.严格执行档案管理有关规定，．定期接收各部门上交的档案、目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。

2.做好各类档案的接收、整理、建帐、建卡、保管、统计等工作。

检查、

3.验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规范。

4.编制各类档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的查阅、借阅和催还工作。

5.做好档案库房的管理

6.严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。

7.有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料；有权拒绝接收不符合要求的文件材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案；有权拒绝无关人员进入档案库房。

8.公司档案管理人员变动时，须办好档案的清点、移交手续后，方可办理离岗手续。

（三）各部门档案管理人员职责1．严格执行档案管理规定，切实做好部门文件材料的收集、积累、整理、保管、保护、统计等基础工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规范。

2．认真履行所属部门档案工作的指导、监督和检查职责，定期向行政人事部上交部门档案（含电子档案）、目录等。

3．编制各类档案的检索工具，做好档案的查阅、借阅和催还工作。

4.做好本部门档案柜的管理。

5.严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。

6.分年度对旧档进行归类存放，每年旧档成宗一次。

7.各部门档案管理人员变动时，须办好档案的清点、移交手续后，方可办理离岗手续。

三．档案工作管理权限

（一）有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料。

（二）有权拒绝接收不符合要求的文件材料。

（三）有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案。

（四）拒绝无关人员进入档案库房（开档案柜）。

（五）有对本部门档案管理工作进行监督和检查。

四．档案的种类

本规定所指档案是指公司在各项职能活动中形成的具有保存和利用价值的各种形式的原始记录。

具体包括按记载反映的内容，分为文书、会计、物业档案等；按载体形式，可分为纸质、音像、机读（电子）及其它实物档案等，主要载体有纸、胶片、磁带、u盘、硬盘、录音带、录像带、光盘等。

（一）文书档案主要包括行政、人事、业务管理档案等。

（二）会计档案主要包括凭证、账薄、报表等会计核算档案。

（三）物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。

如：

物业权属资料、技术资料、验收文件、业主\使用人的权属档案资料、个人资料、物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录、物业行政管理制度以及相关合同资料等。

五.文件材料的收集和积累

（一）凡是企业在各项职能活动中形成的具有保存价值的文件材料均应收集保存。

（二）各种文件材料的收集和积累，根据工作性质，由各相关部门和相关人员负责。

（三）档案管理人员要保持实时收集具有保存价值文件材料的意识，如发现该存而未存的文件材料，应及时向有关人员索取。

（四）在收集内部形成的文件材料及具保存价值的外来文件资料时，如有电子版，可根据实际需要，确定是否收集。

（五）文件材料的收集要完整、准确、及时，有附件的应同时收集附件。

（六）物业档案的收集（按物业管理参与者分类）1．在物业接管移交时应与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程设计产权及工程技术资料的原始资料。

2．在业主入伙时，进行二次装修阶段收集业主、用户资料。

3．在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案 、投诉与回防记录等以及其他相关资料，并将档案的收集形成制度化。

4．通过政府主管部门获取的相关信息。

（七）物业档案的收集（按物业资料来源按时间顺序分类）1．设计规划阶段信息：

土地购买合同、土地使用证等权属证书、规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书、建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件。

2.竣工及验收阶段信息：

竣工图、竣工工程项目一览表、设备技术清单（设备名称规格、数量、场地、性能、单价、随机工具备件等 性能、单价、随机工具备件等）、设施技术手册、使用说明及质保证明、设备安装调试记录（各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统）、土建施

工记录（地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等）、建（构）筑物监测记录（建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录）、隐蔽工程的验收记录、工伤事故发生及处理记录（如有）、项目图纸会审记录、设计变更通知、技术核定单、重要技术决定和文件、验收总结报告等记录文件。

3.委托管理阶段信息：

委托管理招标文件、物业管理投标文件（物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等）、物业委托管理合同（协议书）等。

4.招商阶段信息：

招标物业的平面图纸、招租许可证及委托书、租金及管理费测算、租赁合同、广告策划资料等。

5．用户入户信息：

用户入住通知书、入户须知、管理公约（公共契约）、用户资料（包括业主、租户）、业主委员会章程、用户手册、用户进户验收表、用户进户交费单等。

6．日常管理信息：

业主、租户变动和更换情况、各部门工作操作规范，管理制度、各部门工作记录、维修记录（大、中、小修）、维修承包合同和预决算、保安、清洁、绿化等项目的承包合同等、用户来往信件、投诉和处理资料、年度工作计划及总结、人事档案、保险资料、法律法规和政府有关文件、财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料。

六.文件材料的归档

本规定所指归档是指办理完毕且具有保存价值的文件材料经系统整理交各部门档案人员建立专门档案柜保存的过程。

（一）归档范围

公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。

详见《物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》。

（二）归档时间

1.管理类及业务类文件材料一般应在办理完毕后由业务部门档案管理员及时归档。

2.会计文件材料由财务部在会计年度终了后整理归档。

3.合同类文件应在合同审批签订后及时归档。

4.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后收集归档。

5．公司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

6.录像带、录音带、照片（含底片）、胶片等实物形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

7.变更、修改、补充的文件材料应随时归档。

8.公司内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料应随时归档。

9.公司产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。

10.其他临时活动中形成的文件材料应随时归档。

（三）归档要求

1.归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。

2.归档的文件材料编制内容、格式等应规范化，字迹清楚。

3.归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

4.归档的文件材料应为原件。

因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

5.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

6.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

7．归档的文件材料一般一式一份。

重要的、利用频繁高的和有专门需要的可适当增加份数。

8．两个以上部门合作完成的项目，主办部门保存全套文件材料，协办部门保存与承担任务相关的复印文件。

9．任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。

如不按要求归档的，追究有关当事人或部门的责任。

七.档案的整理

（一）档案的整理分为两步进行：

1.档案归档以前，文件材料形成后，应由文件材料形成部门或相关人员进行初步整理。

2．档案归档以后，由各部门档案管理人员进行最终整理。

（二）档案整理的基本内容：

区分全宗；全宗内的档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录的编制。

（三）档案整理工作的要求：

必须保持文件之间的历史联系；必须便于保管和利用；必须在原有的基础上进行整理、加工。

（四）档案的整理应遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用的原则。

（五）档案的整理应根据机构（问题）进行分类、划分保管期限。

划分保管期限方法详见《物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》。

八．档案的移交和接收

（一）移交、接收要求

1.行政人事部每年一月负责接收公司各部门上年度所有档案目录（电子版）最新版本、相关重要档案（含目录），每个月月初负责接收公司各部门上月电子档案（含目录）等。

2．各部门档案管理员负责接收本部门形成的各类档案（包括电子档案）。

（二）移交、接收检验

1.各部门在进行档案移交、接收之前，档案接收方应认真对拟移交档案按归档要求进行检验，检验合格后方可接收。

2．移交的档案必须有书面档案总目录和分目录，移交时连同档案数据库一并移交。

3．对检验不合格的档案，应退回移交部门重新整理，合格后方可接收。

（三）移交、接收手续

移交档案应编制移交清册，交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册一式二份，由交接双方各留一份以备查考。

九．档案的利用

（一）公司员工因工作需要，需从本部门查阅或借阅档案时，查阅或借阅本人职能范围内的一般性档案，在档案管理员处办理查阅或借阅登记即可。

（二）公司员工查阅或借阅本人职能范围外的一般性档案，须经查阅或借阅人所在部门负责人批准。

（三）公司员工查阅或借阅本部门重要或涉密档案，除须查阅或借阅人所在部门负责人批准外，还须经公司总办领导批准。

（四）公司员工查阅或借阅其他部门档案资料，须经本部门负责人及档案所在部门负责人批准。

（五）非公司人员因工作需要查阅、借档案，须经总办领导批准。

（六）档案查阅或借阅人查阅或借阅档案时，须如实填写相关管理表格。

（七）档案借出前须复印留存，以备再次提供查阅。

（八）档案借阅人对借出的档案必须妥善保管，必须对档案的安全、保密和完整负责，不得随意乱放和毁损、涂改档案的内容，更不得随意转借他人，未经相关领导批准不得擅自复制。

（九）档案借阅人在办理完有关事项后应及时归还或在指定的期限内归还所借档案。

在无特殊原因下逾期不归还并经催还仍不归还者将被严肃处理。

（十）各部门档案管理员对所借档案应定期跟踪，并做好登记。

借出后归还的档案，档案管理员须逐件逐页检查，如发现问题，应及时报告有关领导和有关部门，以便调查处理。

（十一）档案在利用或公布时，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

十.档案的鉴定和销毁

（一）各部门应定期对所保管的档案进行鉴定，对确无保存价值或保管期满的档案，可报行政人事部及总办领导审核后确定销毁。

（二）档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。

在档案管理部门负责人的主持下，组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。

（三）经过鉴定，需要销毁的档案，经公司总经理批准，并经行政人事部确认后，方可销毁。

经过鉴定仍需保存的，应重新划分保管期限。

（四）销毁档案时，必须由2人以上在指定地点监销。

档案销毁必须编制

《档案销毁清册》，销毁人和监销人员必须在销毁清册上签名。

（五）档案销毁清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。

十一.档案的统计

（一）为了准确了解档案保存情况，各部门档案管理员要认真做好档案统计工作。

（二）档案统计包括：

基本情况年报、各类档案情况统计、档案目录统计表、历年档案利用情况、档案柜和设备情况等。

（三）各部门档案管理员应在每年1月份把本部门的档案统计报表上报行政人事部。

十二.档案库房（档案柜）的管理

（一）存放档案必须使用专用档案柜，档案柜标识应醒目、美观，便于查找。

（二）档案排列应按照年度、类别和案卷（档案盒）的次序，从近到远、从左到右、从上到下排列。

（三）档案库房（如有）应保持清洁、卫生、整齐，严禁存放与档案无关的物品。

（四）档案库房（如有）应配备安全保护措施，切实做好防火、防盗、防潮、防热、防磁、防尘、防光、防虫、防鼠、防污的“十防”科学保护工作，尽力延长档案寿命，维护档案的完整与安全。

（五）平时加强安全检查，档案库房（如有）内严禁吸烟、点火，严禁堆放易燃物品，提高警惕，对危及档案安全的因素应及时采取得力措施予以排除。

（六）档案库房（如有）与办公室分开，安装铁门、铁窗，门随开随锁，灯随开随关，非档案工作人员未经允许不得进入档案库房。

（七）档案库房（如有）应配备空调、温度计、干湿度计等设施，保持室温14-24℃、相对湿度45-60%的恒温恒湿环境，并坚持做好温度和湿度记录。

（八）档案库房（如有）应安装窗帘，窗户尽可能密封，门下端与地面尽可能避免缝隙或安装橡皮垫，以达到防尘、防光、防虫、防鼠、防污的目的。

（九）档案管理人员每年或每半年应对保存档案进行一次全面检查，对破损、褪变档案，应及时进行抢救、修复，发现短缺档案应认真追查，及时报告。

（十）每年定期对消防器材进行一次全面检查，如发现消防器材不能使用或药液过期等问题，应及时处理。

十三.档案保密制度

（一）全体员工要增强保密观念，严格遵守国家有关保密法规和档案管理有关规定。

（二）档案管理人员工作中不传密、不泄密、不探听秘密。

（三）档案管理人员在收到重要文件材料后应立即收存整理，不得随意摆放。

（四）涉密档案，必须妥善保管。

绝密文件应存放在密码文件柜中，原则上不得复制，不得抄录。

（五）涉密档案，若需查阅或借阅，应严格履行审批手续。

原则上不借出档案室，如确有必要借出，借阅人必须对档案的保密和安全负责。

（六）机密档案和绝密档案，严禁在网络上提供查阅。

十四.本规定由公司行政人事部负责解释。

十五.本规定自下发之日起施行。

附件：

1.档案查阅登记表

2.档案借阅登记表

3.《档案销毁清册》

4.《物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》

5.广州和顺物业管理公司公司文书规范

附件1

档案查阅登记表

查阅部联系方 查阅用

查阅日期

查阅内容

文号

份数 查阅人

提供人批准人 备注

门 式 途

附件2

档案借阅登记表

借阅内

借阅

联系方借阅用预还

回收日

借阅日期 文号 份数 借阅部门 提供人批准人回收人 备注容 人 式 途 日期 期

附件3

档案销毁清册

卷（盒）号卷（盒）内文

序号案卷或文件题名年度目录号

原期限销毁原因销毁日期销毁人 监销人 备注

或文号 件页（件）数

附件4《物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》（参考）

归档文件材料目录

保管期限

一、党群管理工作形成的文件材料

（一）党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料

长期

（二）党组织建设、党员管理、纪检监察工作文件材料

长期

（三）思想政治工作、精神文明建设文件材料

长期

（四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作文件材料

长期

（五）参加有关协会和群众团体活动文件材料

短期

（六）其它应归档的党群工作文件材料

二、行政管理工作形成的文件材料

（一）企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料，企业章程、证照

永久

（二）企业物业管理资质等级认证文件

永久

（三）企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构构成、变更文件材料永久

（四）董事会、股东会、监事会产生的文件材料

永久

（五）企业发生分立、合并、破产、歇业等变更事宜的文件

永久

（六）各项企业内部管理制度、规定

长期

（七）综合性行政事务,文秘、机要、保密工作文件材料

短期

（八）会务工作文件材料重要的

一般的

归档文件材料目录 保管期限

长期

短期

（九）法律事务、公证工作文件材料* 长期

（十）审计工作文件材料 长期

（十一）人力资源管理文件材料*

1、岗位职责 长期

2、员工录用、招聘文件材料 长期

3、劳动合同管理 长期

4、劳动工资和社会保险文件材料 长期

5、员工教育、培训工作文件材料 短期

6、员工的考核工作文件材料 长期

7、职务任免，职称评聘文件材料 长期

8、工服、工装管理文件材料 短期

9、其它应归档的人力资源管理文件

（十二）行政后勤工作文件材料（食堂、车辆管理等） 短期

（十三）其它应归档的行政管理性文件材料三、经营管理工作形成的文件材料

（一）企业改革，经营战略决策文件材料 永久

（二）计划与统计工作文件材料，企业发展规划、各项发展计划文件材料，责任制管理文件材

长期

料

（三）统计报表：

年度、 永久

季度、月份 短期

（四）企业综合性统计分析 永久

（五）资产管理文件材料：

房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产

永久

权变动、清产核资文件材料

（六）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理文件材料 永久

（七）企业信用管理，形象宣传，达标创优文件材料 长期

（八）合同管理文件材料：

物业管理委托、物业租赁及其它商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查，工作协议文件材料：

重要

长期

一般

短期

（九）财务管理文件材料：

资金管理，成本价格管理，会计管理文件材料 长期

（十）物资管理文件材料：

物资采购、保存和供应文件材料 短期

归档文件材料目录 保管期限

（十一）营销管理文件材料：

营销组织管理、网络建设、市场调查与分析文件材料，客户信息

长期

管理，多种经营管理文件材料

（十二）服务质量管理文件材料 长期

（十三）其它应归档的经营管理文件资料四、物业管理工作材料

（一）各物业项目招投标文件材料 长期

（二）各物业项目验收有关文件材料 短期

（三）各物业项目房屋及设备设施管理有关文件材料 短期

（四）各物业项目公共秩序维护管理有关文件材料 短期

（五）各物业项目环境卫生管理有关文件材料 短期

（六）各物业项目绿化管理有关文件材料 短期

（七）各物业项目社区文化管理有关文件材料 短期

（八）其它应归档的物业项目管理工作形成的文件材料

五、基本建设工作形成的文件材料（企业有该项工作时设立）

（一）可行性研究、立项、勘探、测绘、招投标、征迁工作以及建设单位项目管理工作文件材

永久

料

（二）基建项目的设计文件材料 永久

（三）基建项目的施工文件材料 永久

（四）基建项目的监理文件材料 永久

（五）基建项目的竣工和验收文件材料 永久

（六）基建项目的使用、维修、改建、扩建文件材料 永久

（七）其它应归档的基本建设工作形成的文件材料六、设备仪器管理形成的文件材料

（一）购置设备、仪器的立项审批，购置合同 长期

（二）设备、仪器的开箱验收或接收文件材料 长期

（三）设备、仪器的安装调试文件材料 长期

（四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废文件材料 长期

（五）其它应归档的设备仪器管理形成的文件材料七、会计档案

（一）会计凭证（原始、记账、汇总） 15年

（二）会计账簿

1、总账（包括日记账） 15年

2、明细账 15年

3、现金和银行存款日记账 25年

4、其它日记账 15年

5、固定资产卡片 固定资产报废清理

归档文件材料目录 保管期限

后保管5年

6、辅助账簿 15年

（三）财务报告类

1、月、季度财务报告（包括文字分析） 3年

2、年度财务报告（决算）（包括文字分析） 永久

（四）其它类

1、会计移交清册 15年

2、会计档案保管清册 永久

3、会计档案销毁清册 永久

4、银行余额调节表 5年

5、银行对账单 5年

（五）其它应归档的会计文件材料八、职工个人档案

九、特殊载体档案

（一）声像类

（二）实物类

十、物业项目形成的文件材料

（一）基础管理文件材料

1、大厦规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图、绿化平面图、附属配套

永久

设施、地下管网工程竣工图等文件材料

2、竣工验收合格报告、准许交付使用证等文件材料 永久

3、物业质量保证文件和使用说明文件等材料 永久

4、供水、供电、供气、供热、有线电视等专业服务协议，消防设施合格证，电梯准用证、年

长期

检资料等材料

5、接管验收手续等文件材料 永久

6、各种机电设备出厂合格证，使用说明书，安装、调试报告，保修卡、保修协议等文件材料永久

7、业主购房合同文本 永久

8、维修基金交纳明细 永久

9、维修基金管理、使用、续筹