行政手册模板.docx

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行政手册模板

序言………………………………………………………………1

1.目……………………………………5

2.适用范围……………………………………5

3.名词解释……………………………………5

4.作业步骤……………………………………6

5.作业内容……………………………………7

6.附件……………………………………34

前言

本手册关键介绍了业之峰企业行政工作方面统筹管理。

本手册尽可能为特许经营总部和加盟商提供较为全方面参考和理论上依据。

本手册仅供参考，不包含可能被忽略差异和不足，在以后实际运作过程中须不停进行修改，以完善其中内容。

本手册属于业之峰特许经营总部为加盟商提供“特许经营配套”其中一项，“特许经营配套”具体内容已在特许经营协议“附件三”中有具体要求。

未经特许经营总部授权不得已任何方法改编、传输、转录本手册。

1.手册说明

特许经营是特许人和加盟商之间“业务结合体”。

这是一个长久互动互惠关系，需要双方承诺和付出，才能取得成功。

所以，加盟商和特许人首先应确立一个共同目标，在发展业务过程中双方应精诚合作，取长补短，齐心协力地为此目标作出贡献。

只有这么，“业之峰”特许经营体系才能增强实力,提升盈利,从而取得长远成功。

为了取得更高成效，在经营业务过程中，特许经营体系内每一位组员全部必需遵守“业之峰”所要求营业程序、经营手法及市场策略；根本了解特许人远景和目标，同心协力，朝共同利益努力。

作为“业之峰”特许经营体系中一员并不轻易，在运行过程中，此“手册”和加盟商手册是很珍贵指导手册。

它包含很多相关业之峰总部总体思想和管理方法，和怎样切实有效进行相互间配合关键资料。

假如正确利用，将有利于展开全方面管理工作，使日常业务能够顺利、畅快进行，确保业务运作有效，职业道德及专业水准得以保持。

2.手册使用

此手册为业之峰企业无形资产一个，受知识产权法保护，特许经营体系各组员有责任和义务小心保管这份关键文件。

业之峰特许经营总部为了达成“业之峰”特许经营体系正常运作要求，可将此手册看成“业务运作备忘录”。

常常查阅及了解所应遵守要求，将有助提升管理成效。

在日常管理中碰倒难题，本手册也将提供珍贵意见供参考。

特许经营总部组员在任何情况之下，全部不应向“业之峰”特许经营体系以外人透露本手册内容详情。

每一份总部手册全部有列号，这能够让“业之峰特经营总部”认明归还手册原借户。

我们也谨此提醒特许经营总部组员，在监督加盟商推行特许经营协议时，若要了解协议中部分条款所包含责任和义务，应参阅协议相关要求。

3.手册管理

本手册内容受版权法和业之峰总部和全部加盟商签署协议限制。

只有以下人士有权使用本手册：

♦特许经营权特许人--也就是业之峰企业。

♦业之峰特许经营总部组员。

♦其它经业之峰特许人认可使用者。

♦除非经由特许人书面授权，其它人全部不许翻阅本手册。

3.1知识产权保护

该手册是“业之峰”独有资产，受版权法令保护。

本手册版权和知识产权归“业之峰”全部。

依据版权法要求，任何人全部不许剽窃或复印本手册内容，也不许以口头传达、录音或其它方法将内容转告她人。

只有在特定情况下，经“业之峰”书面认可，才可向她人透露相关资料。

本手册必需在企业妥善保留。

在任何情况下，本手册全部不许拿离“业之峰”特许经营总部。

若本手册失落、遭偷窃或破坏，应该立即向业之峰汇报。

上述全部资料属机密，并对其它类似生意竞争者来说，含有商业价值。

所以，其知识产权应随时受到该特许经营网络组员保护。

在特许经营管理条例下，特许经营总部组员在面对第三者时，必需保护其知识产业使用权或未来知识产权。

若成为副特许人，在和第三者签署特许经营协议时候，特许经营总部组员必需确保对方能保护特许人知识产权。

3.2补充及修改程序

为了面对市场猛烈竞争，“业之峰”将不停进行市场调查，改善企业策略，开发新产品，提升生产效率，所以要不停修订运作系统。

此手册也将所以依据需要不停修订。

为使“业之峰”特许经营总部组员了解特许人最新政策，特许人将推行其义务，在必需时修订本手册。

“业之峰”也将定时检验手册，以确保整个特许经营体系所使用手册内容保持一致。

1.目:

为完善行政管理作业，使企业行政管理有所依循,特制订本手册。

2.适用范围:

业之峰特许经营总部及所属各加盟商行政部

3.名词解释：

（无）

4.作业步骤:

4.作业步骤:

5.内容：

5.1企业行政管理模式

行政管理是企业经营目标得以实现后勤确保，行政管理涵盖内容很多，从广义上说，它是企业内部管理总和。

因为其它章节中对人事等方面进行了较为详尽介绍，以下叙述及为是相对意义上比较狭义行政管理模式。

5.1.1组织机构

（1）企业组织结构建立

组织结构是企业基础构架，它确定了企业内部总格局，描述和要求了各行为主体之间权力和等级关系。

考虑到企业特征，宜采取直线职能式（见图1），它既适应了现代企业以人为本理念，又明确了职权关系。

具体地说，是在统一指挥同时，建立一套按专业分工标准建立职能机构。

各级管理者首先受上级委托实施专业管理，并对本部门负责，其次被给予对工作有提议和创新权力，形成双向信息流。

而且，部门间在经各自上级同意后，某项工作能够直接沟通合作。

整个结构内部是协作关系，表现民主集中制。

图1

图注：

垂直箭头代表垂直管理关系，实施部门经理负责制；

水平直线代表平行协作关系，提倡部门协作和服务。

职位是组织结构基础原素，分为高层、中层和基层工作人员。

依据科学研究表明：

高层管理人员能够管理3-6人，中层能够管理为5-8人。

为确保职能划分明确和运行合理，应建立相关职能权力规章即岗位职责和管理人员录用标准（通常能力和专业能力）

让每一个岗位或每名职员清楚知道自己所处位置而且清楚自己职责，为管理者提供检验工作依据。

（2）行政部组织关系

直接对总经理负责，协调和各部门关系

5.1.2行政管理工作关键职能

（1）对内

●企业内部组织建设

●企业各类方针、政策、制度制订和实施

●管理实施

●内部关系协调和沟通及部门信息传输

●职员后勤工作

（2）对外

●企业形象维护

●公共关系

5.2各类方针、政策、制度制订

企业各项制度或文件是确保正常运行法制基础，是各部门工作依据。

行政部门是制订或依据发文部门工作需要统一下发企业制度并监督实施部门。

以下是行政管理必备制度或要求：

5.2.1文件管理制度

此做为企业第一号文件，要求了企业内部文件管理，具体包含：

（1）要求文件抬头，编号、标题、正文、落款和日期编制规则和字体

（2）抄送：

凡和此文件实施相关部门均应抄送，无关无须送

（3）签发：

由签发人（总经理）签字和加盖企业公章文件有效

（4）文件收发。

发文由专员负责，下发复印件。

为确保制度正常落实，全部文件在收、发时必需填写收发文统计表。

见附表1

（5）企业文件保留整理：

全部文件办公室保管原件，专员保管。

5.2.2行政管理要求

（1）上下班时间为早晨9：

00-11：

30，下午12：

30-17：

00，按时上班，不准迟到，早退。

（2）办公室内严禁吸烟，吃零食、聚众聊天、大声说笑。

禁用一次性杯子。

（3）上班时间不打和工作无关电话，办公室电话及传真机为工作所用，严禁打私人长途电话。

标准上不许可会私客，特殊情况能够在会议室接待，以不超出半小时为宜。

（4）办公用具、图书资料由办公室统一购置，专员保管，领用登记，以防丢失。

（5）注意保密。

凡属企业含有保留价值和不得外传文件、资料等，由前台文秘负责保留管理，各类文件存放整齐，有条不紊，借阅文件资料注意立即归还。

（6）珍惜公物。

桌、椅等办公家俱不得损坏，不要划伤桌面，保持光亮。

（7）注意安全、防火、防盗，下班时锁好各办公室门，关好窗户检验电源开关，关闭应切断电源，如饮水机及复印机应关闭电源。

（8）注意室内保持环境卫生，个人办公室及桌面、柜子要随时收拾整齐，在会议室接待客人，客人走后接待者负责收拾洁净。

（9）公章使用，企业财务章由财务部按财务规章统一使用管理，企业章、协议章由企业领导指定专员管理，人员变动时作好交接工作，未经企业领导许可，不得将公章带出办公室。

（10）固定资产管理，凡单件价值在500元以上，使用年限在两年以上仪器，设备均为固定资产，企业全部固定资产由前台文秘会同财务部共同负责造册登记和管理，每十二个月清查一次，如因保管不妥造成固定资产损坏，企业将追究使用部门及当事人责任，并给经济处罚。

5.2.3考勤制度

明确工作时间，要求考勤管理措施

（1）目标：

为加强企业职员考勤管理，使全体职员养成守时习惯按时出勤，特制订本要求。

（2）范围：

企业全体职员

（3）作息时间:

●职员正常上班时间为：

早晨8：

30—下午17：

30

设计部为早晨9：

00—下午17：

30

（中午12：

00—13：

00）休息

●依据企业特征，企业现期运作阶段实施单休制，以后视企业业务情况调整，各部门实施轮休制，休息日一经确定不得随意更改。

●因季节改变需调整工作时间另行通知。

（4）考勤内容

●上班时间已到而未到岗者，即为迟到。

●未到下班时间而提前离岗者，即为早退。

●工作时间未经领导同意离开工作岗位者，即为擅离职守。

●迟到、早退或擅离职守超出30分钟，或未经准假而不到班者，均为旷工，不到半天者按旷工半天处理，不到一天者按一天处理，以这类推。

●本企业职员一律实施上下班打卡制度。

●本企业除下列人员外，均应按要求于上下班时间打卡。

1〉总经理和副总经理和经总经理核准免予打卡者。

2〉因公出差填妥“公假单”经主管核准者。

3〉因故请假，经核准者。

4〉临时事故，事后说明事由，经主管核准者。

●本企业职员上、下班均应亲自打卡，如有下列情形之一者，均以旷工一天论，并按其情节轻重酌以惩处。

1〉委托她人代打工卡者（代理人给记过一次处分）。

2〉有涂改情况者。

●全部些人员须先到企业打卡报到后，方能外出办理各项业务。

特殊情况需经主管领导签卡同意，不办理同意手续者，按迟到或旷工处理。

●职员外出办理业务前须向相关本部门责任人说明外出原因及返回企业时间，不然按外出办私事处理。

●上班时间外出办私事者，一经发觉，给警告一次处分。

●职员下班未打卡者，除有正当理由经直属主管于工卡上核准署名外，视为早退论。

●职员因公出差，须事先填写公假单，主管以下人员由部门经理同意；各部门经理出差由总经理同意。

（5）请假管理

●内容：

1〉凡因事请假者（不管何理由），必需提前填写请假单，请假一天以下由部门经理同意，请假两天（含两天）以上，由总经理签批生效。

2〉凡请病假者，亦需提前填写请假单。

如因病需住院，并有县以上医院证实，经企业同意可享受病假工资，标准上病假工资不超出三天。

3〉凡公假、调休亦需提前填写假单（附表2）。

4〉未请假或补写假条无正当理由视为旷工。

5〉人事部将以此请假单作为确定和考评依据，口头请假或说明无效。

●填单说明:

1〉当事人要具体填写事由及所需时间。

2〉假别包含公假、病假、事假、调休等，由当事人填写，人事部确定。

3〉一般职员填写单子后，交部门经理审批，部门经理以上人员交总经理审批；部门经理和总经理不在，报人事部审批。

审批后单子，统一办公室立案。

（6）考勤处罚条款

●迟到、早退在10分钟以内者罚款5元，10—30分钟罚款10元。

●迟到早退30分钟以上者以旷工半日计。

●当日迟到、早退累计4小时以上者，以旷工1日计。

●旷工当日无工资，并加扣2日工资。

●当月连续旷工二天或旷工累计三天者，罚款200元并开除处理。

5.2.4职员行为规范

要求了企业职员应共同遵守规范,包含仪容仪表、接听电话、接待来访、办公区行为等。

它是企业形象和理念具体表现。

（1）职员进入办公区内，须佩带胸卡，仪表整齐，着装大方。

男士须着规范服装；女士着装适度得体，不穿超短裙或背心式衣裙，不浓装艳抹、穿着暴露，不佩带夸张首饰。

（2）职员举止文雅，讲究礼貌。

在办公区域内，须轻声说话，不得大声喧哗、聚众聊天，影响她人工作。

严禁从事和工作无关活动。

（3）保持办公区域内环境整齐，严禁室内吸烟、随地吐痰，不得随意悬挂或摆放物品。

（4）职员接电话时应耐心、热情，并统一使用“您好，业之峰”标准用语。

对属于自已职责问题应明确、全方面回复对方。

不然，应按以下方法处理：

●将电话转到对应部门。

各部门人员接到电话应说：

“您好，﹡﹡部”。

●留下对方电话、留言，立即转给关系人。

●职员接听用户电话遇不懂事情时，不要轻易承诺不懂装懂欺骗用户，造成以后工作被动，影响企业声誉。

●对待客人要有礼貌，碰到被访者不在时，应立即联络被访者并向用户解释。

（5）职员不许可在前台接、打电话。

（6）珍惜企业财物，正确使用电话、电脑、传真机、复印机等办公设备。

节省使用办公用具。

企业提倡内部使用再生纸。

并严禁拨打信息电话。

（7）企业职员必需使用自已水杯且不得乱放，不得使用为用户准备一次性水杯。

（8）企业大门钥匙有固定存放处，每日最终一个离开企业职员应锁好大门，次日把钥匙放回原处。

除前台和总经理处，任何人不得私自掌握钥匙。

（9）要树立业之峰企业良好企业形象，严禁一切有损企业形象和利益行为发生。

5.2.5会议制度

企业内部多种会议，关键为全员大会，中层例会（或总经理办公会），部门例会（定时）及不定时召开市场、工程等工作协调会。

需明确各类会议召开时间，参会人员，基础会议程序，保障实施，提升效率。

工作会议管理制度

（1）目标：

为改善作风，降低会议，缩短会议时间，提升会议品质，特制订本措施。

（2）范围：

本企业各类协议

（3）会议分类及组织（全企业会议分四类）

●企业级会议：

关键包含企业管理人员会议、职员大会及多种代表会议等；

●专业会议：

是企业性技术、业务会议（如经营销售分析会、设计品质分析会、专业技术研讨会、工作调度会、安全工作会）；

●部门会议：

各部门召开会议；

●小组会

（4）例会，为避免会议过多或反复，全企业正常性会议一律纳入例会制，标准上要按例行要求时间、地点、内容组织召开。

●企业事务会（含工作调度会，主管以上参与，每七天一次）总结上周工作、业务情况、安排部署下周任务（每七天一下午4：

00）

●管理干部会（组长以上参与，每个月一次），总结上月情况，部署本月工作任务（每个月1日下午4：

00）

●全企业职员大会（每三个月一次），总结工作情况，布署新工作任务及经营发展情况，表彰奖励上季度优异集体、个人；

●经营活动分析会（PDCA管理会议，每个月一次，主管以上参与）汇报、分析企业计划实施情况和经营活动结果，评价各方面工作情况，肯定成绩，揭露问题，提出改善方法，不停提升企业经济效益（可视情况和管理干部会合并）

●品质技术分析会（相关部门主管、技术人员参与，每个月一次）汇报、总结品质，技术情况、分析品质事故、研究技术改善方法，部署每个月技术攻关课题。

●部门级会议：

A、（组长以上参与，每七天两次），检验总结，部署工作；

B、（部门全体职员参与，每个月两次），检验总结，部署工作。

●小组会议（天天上班及下班视情况机动开会）

（5）其它会议：

非例会工作会议

A、部门内会议由部门经理临时安排；

B、各部门会议由总经理安排。

C、会议要领：

●要严格遵守会议开始时间。

●要在开头就议题要旨做一番简练说明。

●要把会议事项进行次序和时间分配预先通知和会者。

D、会议应注意事项：

●讲话内容不得偏离议题。

●讲话内容不能出于个人利害或进行人身攻击。

●个人讲话时不可长篇大论，滔滔不绝或过于冗长。

●不可取用于不正确资料。

●不要尽谈些期待性估计。

●讲话不可不懂装懂，胡言乱语。

●尽可能不要谈到抽象论或观念论。

●讲话内容应该朝着结论推进。

●主持人应该引导在预定时间内做出结论。

●讨论会议讲话者不可过于集中于一些人。

●小组讨论会议不可从头到尾缄默到底。

●全体会议人员全部应用心聆听讲话。

●不可打断她人讲话。

●不可对讲话者吹毛求疵。

●不能中途离席。

●在必需延长会议时间时，应取得大家同意，并决定延长时间。

●应该把整理了出来结论交全体人员表决确定。

5.2.6各部门工作衔接措施

为确保企业工作步骤，各部门在工作中有大量工作衔接关系，以书面形式进行工作交接，责任分明。

工作联络单使用

一、部门或组员在协调工作等方面全部适用本措施。

二、填写工作联络单（附表3）说明

1、目标：

使工作得以顺利开展，个部门责任明确，提升工作效率，维护正常工作秩序。

2、适用对象：

企业内部门和部门之间，部门内上、下级之间。

3、填表说明：

●发单部门或个人用简练文字说明工作内容、要求、时间限制等，部门主管签字确定。

●除非职责范围内事情，假如没有得到总经理或主管例会同意或认可，部门或个人能够拒接此单。

●部门或个人接单后，应确定本部门或本人所担负具体工作，和完成工作所需要时间，最终主管或个人签字接收。

●全部接单和签字人要对完成对应工作结果负责。

●此单一式两份，由发、接双方留存。

●如因工作实施问题发生争议，将以此单为依据，由总经理处理。

5.2.7用车制度

车辆统一调配，专员管理，使用人填写申请单，由行政部依据实际情况给予安排。

车辆使用管理制度

企业车辆是展示企业形象、方便工作交通工具，为使车辆充足发挥作用，深入规范企业管理，现制订车辆使用管理制度：

一、车辆编号；

二、使用范围：

出差、看房、搬运珍贵或较重物品、拍摄样板间、巡检、购置办公用具等公出时需展示企业形象。

三、使用程序：

车辆安排调度由行政部负责。

各部门需要用车时，填写用车申请单（附表4），由行政部确定后交和司机。

用车超出半天，需提前二十四小时通知行政部方便安排。

属临时使用，由使用人之间相互协调。

四、此车由企业指定司机负责驾驶，其它人未经许可不得私自驾驶。

五、司机要确保用车内洁净整齐，天天打扫车内卫生、填写行车统计。

车辆闲置时随时待命。

5.2.8企业财产保管制度

电脑及其它由个人使用企业财产及相关设备使用部门负责，制订企业日常维护程序，对使用做要求，由使用不妥或个人造成故障、损失，企业将给予追究责任；严重超额维护费用自负。

5.2.9办公用具领用要求

填写申购计划采购保管领用。

做出要求，责任到人。

相关企业日常见具、各类耗材进出库管理

为便于企业费用核实及成本控制，针对企业日常见具、各类耗材进库、入帐及领用制订以下要求：

一、企业全部购入物品，包含日常耗材、办公用具等全部由财务部或行政部负责登帐入库及发放，具体由各部门指定专员负责操作并负担责任

二、各部门领取办公用具及日常耗材必需由部门经理签字后统一领取，个人不许可私自领用

三、对于当月没有列入购置申请表物品，标准上不给予领用，列入下月购置申请表

四、财务部或行政部每个月底负责统计各部门实际发生费用，再上报总经理

5.2.10办公室管理制度

为建立和维护良好办公秩序，用健康方法协调企业内部事物，要求办公室管理制度

1、办公室管理

（1）工作态度

友好合作工作态度是降低工作困难法宝，提升工作效率和效益基础也是工作态度。

职员良好工作态度是企业经营发展必需条件，企业最终目标是让每一位接触业之峰客人全部能记住：

业之峰是同行业中佼佼者，身为业之峰职员，须含有以下多个条件：

●友善：

以微笑欢迎客人，和同事和睦相处

●礼仪：

任何时候全部应举止文明、温文尔雅、尊敬客人及同事

●高效勤勉：

工作中应充足发挥高效率和勤勉精神

●忠诚：

是职员必备基础条件，说真话、办实事，拾遗交公

●守时：

职员必需严守时间（包含工作时间及任务时间）

●负责：

职员应敬忠职守，作好本职员作，完成所委派任务

●服从：

职员须服从上级命令及所分配工作

●整齐：

职员不仅要保持个人整齐，更要保持制服、工作环境及工具整齐

（2）管理制度

●上班一律按时签到，不得代签。

●中午休息，不得横卧在桌上、椅子上。

●非休息时间不得在办公室闲聊，更不许可大声喧哗。

●不准在办公室内下棋，每个月由行政部负责检验并删除电脑游戏。

●不得随地吐痰，垃圾、纸箱等应丢入垃圾纸桶内，不得随地抛弃。

●危险物品不得带入办公室内。

●办公桌上文具及文件应摆放整齐，不得随意乱扔；设计区确保工作结束时将物品、图纸整齐摆放。

●前台及行政助理负责接待来访客人，并联络被访者；客人离开后，由被访人负责整理会客区（清理水杯、椅子归位）。

●人离创办公桌应将椅子推入桌下。

●标准上不许可打私人电话，接听私人电话不得超出3分钟。

●总机接听电话，碰到被叫人不在，应做好电话统计，并立即通知被叫人；总机要尽可能确保待机状态。

●办公时间，除业务人员往来之外，企业内部提倡一般话。

●行政人员有权指出并纠正违反企业制度行为，并保留处理权。

2、职员关系

职员之间应以礼相待，互助合作及谅解，职员必需无条件服从直属上级指派人选，如遇疑难或不满，只能在工作后向上一级领导请示或反应问题。

3、投诉处理

如遇客人投诉，应按以下方法处理：

（1）仔细聆听客人意见，作好统计，并向客人致歉

（2）如在职权范围内，应在致歉同时立即采取补救方法，事后向部门主管汇报

（3）如超越本职权范围，应先向客人致歉并请客人稍等，立即汇报部门经理或总经理，立即采取补救方法

4、公事处理程序

为在最短时间内给职员处理工作上问题和困难，落实落实“垂直领导、分级管理、块块把关”管理标准，要求以下：

第一步：

职员若在工作上发生困难，应和主管商议，主管将立即处理困难，如有需要可向经理咨询

第二步：

主管未能处理困难，将其调查情况提议汇报部门经理，由部门经理负责处理

第三步：

若部门经理也未能处理困难，应急时向总经理汇报由总经理处理

各管理层次在其职权范围内工作，应尽力处理，无须向上级请示，相关职能部门在任何时候，应给予回复。

（1）职员申诉

职员如对工作不满，可直接向上司提出。

若对回复仍然不满或不愿由直属上司处理，可口头或书面向总经理提出，倘职员选择书面形式，应注明姓名及部门以示诚意。

全部申诉均保密处理。

申诉须在事发后二天提出。

（2）汇报程序

职员对工作如有任何疑难或意见，必需向直属上司汇报。

5、建议

企业欢迎各雇员尽可能提出相关其工作或企业政策上之宝贵意见，期望经过职员参与，更有效地改善企业之运作。

各雇员可经过书面形式向部门经理或总经理对企业现行政策、方法及对相关程序可行性进行商讨。

5.3制度实施

行政管理部门是企业制度和形象维护者，要发挥监察作用，确保制度或决议严厉性，严格落实。

具体表现为：

1．提醒、监督各部门相关制度实施情况。

2．随时检验职员行为规范。

3．工作中出现一切情况均根据制度要求实施。

4．对会议决议应立即回应。

5．发觉职员有违反任一企业制度或部门管理要求，有权阻止或上报处理。

6．依据实际发生问题，立即反馈修订管理制度；需紧急处理问题，能够先以通知方法下发临时处理方案。

在我们制订出一整套完整管理制度以后，也就碰到了最实质问题----实施，不一样地域、不一样加盟商、不一样管理体系对应会有不一样实施措施，在这里我们不做详尽介绍。

5.4行政事物工作指南

5.4.1办公环境管理

（1）写字楼：

功效：

各部门办公、开会、会客；

区域划分：

标准：

便于工作，互不干扰又利于沟通。

具体注意事项为：

a、总经理室和财务室要有封闭空间，其它为开敞式办公区；b 、市场和企划部常有客人来访，应靠近会客区；c、工程部来人比较繁杂，要便于疏导，