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公文讲课提纲

《公文写作与处理》讲课提纲

龚武煌    

2005年9月

《公文写作与处理》课程结构

•一、绪言：

（一）公文写作需要哪些能力？

•       

（二）语体系统

•二、公文的含义及种类：

（一）公文含义    

（二）公文作用和特点      （三）公文种类

•三、公文的格式

•四、公文的书写

•五、公文制发程序

•六、公文的行文规则

•七、几种主要公文文体的写作

一、绪言：

（一）公文写作需要哪些能力？

 1、公文写作是一些相关能力的体现，基础是认识能力。

 2、公文写作实质也是思维能力的体现：

 逻辑思维能力        批判性思维能力          生成性思维能力

 3、公文写作的表达能力是多方面能力的综合：

 言语能力            结构能力                运用表达方式的能力

（二）语体系统

二、公文的含义及种类：

（一）公文含义：

   1、什么是公文？

两个依据－－

     《国家行政机关公文处理办法》（国务院办公厅   1987年发布，1993年修订）

    《中国共产党各级领导机关文件处理条例》（中共中央办公厅1989年颁发）

     公文是国家行政机关、企事业、团体组织等单位在处理公务的活动过程中，所制作和使用的各类文字材料。

除国务院和中共中央办公厅规定的公文，一些技术性的文件也属于公文，如电报、电传、文献图表等；国家与国际间交往的文件文献，也属于公文。

   2、公文与文书、文件辨析：

   3、通用文书、日用文书、专用文书辨析：

（二）公文作用和特点

1、公文的作用：

•

（1）传达发布的指导作用  

（2）贯彻执行的法规作用   （3）按章办事的凭据作用

•（4）传递信息的纽带作用  （5）据事说理的教育作用

•2、公文的特点：

•   

（1）鲜明的政策性和政治性是公文的灵魂；             

（2）严密的程序性是公文的基础

•   （3）法定的权威性和行政约束力是公文制作者坚强后盾   （4）求实明快是公文写作的总体风格

•   （5）作用范围的特定性体现在公文极强的时效性和范围性上

（三）公文种类

•       国家行政机关公文13种（国务院《国家行政机关公文处理办法》）：

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

•       党的机关公文14种（中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》）：

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

•       如果把党的机关公文和行政机关公文种类相比较，就会发现二者有9种相同，即：

决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要；有9种不同，行政机关公文多了命令、公告、通告、提案4种，党的机关公文多了决议、指示、公报、条例、规定5种。

•       党政公文的最大区别在于，国家行政机关公文是国家意志和权力的体现，是行政管理的措施和手段，是一种行政行为，其行为对象和指向是各级国家行政机关、企事业单位以及人民群众。

而党的公文是党的意志和权力的体现，公文的主要内容是传达贯彻党的路线、方针、政策，实施党的领导，行为对象和指向是各级党的组织和党员。

•一、通用公文：

国家行政机关公文13种，党的机关公文14种。

•二、日用公文：

调查报告、计划、总结、简报、讲话稿、演讲稿

•三、专用公文：

经济文书－－经济分析报告、市场调查报告、市场预测报告、经济合同、商品广告等

•             法律文书－－诉状、上诉状、申诉状、答辩状、辩护词等

四、新闻：

报道类－－消息、通讯等；评论类－－新闻评论等。

五、政论文：

三、公文的格式

   公文格式，包括公文文书文本（正文）及其以外的文件版式内容。

参照（国家质量技术监督局1999-12-27）《国家行政机关公文格式》国家标准（因其从2000年开始执行，简称°2000国标）执行。

   公文格式内容可以分为三部分：

一是公文的文面格式；二是公文的印刷、装订格式；三是公文的用纸格式。

这里只介绍文面格式。

   文面格式一般包括文头、正文、文尾三部分组成。

（一）文头部分

1、版头：

• “由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成。

   用套红大字居中印在公文首页上部。

约占a4型公文纸1/3或2/5。

    发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为25mm。

 上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

•  “函”的发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm，发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。

•  “命令（令）”的发文机关标识上边缘至版心上边缘为20mm。

•  发文机关标识原则上应使用小标宋体字和红色标识。

•  联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。

即使是联合行文机关较多，也必须保证公文首页显示正文。

 有两种版头形式：

一种是“文头”，如：

中共中央文件                  一种是“函头”，如：

中国共产党xxx市委员会（xx）

                 中发[2006]2号                                              X文[2006]3号

2、发文字号：

•      包括机关代字、年号、发文顺序号。

几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。

•      发文字号的年份、序号要用阿拉伯数字完整填写，不能把“1997”写成“97”，让人误解为“1097”或“2097”等；括号要用六角括号【】，而不是“（）”；

•      要注意机关代字、年号、发文顺序号的书写及其位置。

•      发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。

•3、公文份数序号：

• 指一份文件在该件总印数或总发行数中的次序号。

•  公文如需标识份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在文件左侧上角第1行的“No”后，采用红色号码机套印，如写为NO：

000001，即表明该份文件是总印数中的第1份。

公文份数序号

    标识份数序号，其主要作用是便利公文的登记、分发和检查。

（二）正文部分

4、公文标题：

• 应准确概括公文主要内容。

• 线下空2行，铅印要用大于正文两倍的字体。

可分一行或多行排布。

• 由“发文机关＋公文主要内容＋文种”三部分组成；也可采用省略办法，如：

“发文机关＋文种”或“事由＋文种”

• 位置在正文主体最前面、居中。

•公文标题中三种标点符号的使用

1、引号：

   分‘ ’、‘‘ ’’两种。

     公文中一般是在对某事物需要着重指出时使用。

某些非法规性文件在批转、转发时，该文件名称一般用引号而不用书名号。

例：

（1）《转发xx省xx厅”关于人文函大招生问题的通知“的通知》      

（2）《关于”渤海2号“钻井船翻沉事故的检讨报告》          （3）《关于”农转非“户口审批制度改革情况的报告》

2、括号：

多是针对文件内容予以说明。

例：

《中华人民共和国行政诉讼法（试行）》      xx省教委关于转发国家教委《高等学校学生行为准则》（试行）的通知

3、书名号：

主要用于批转、转发性公文。

•    《国家行政机关公文处理办法》规定：

除批转、转发法规性公文外，一般不加书名号。

•错例：

      批转xx县商业局《关于深化改革、振兴xx县商业实施意见的请示》的通知

－－对xx县商业局《关于深化改革、振兴xx县商业实施意见的请示》的批复

－－批转《xx县商业局”关于深化改革、振兴xx县商业实施意见的请示“》的通知

5、主送机关：

  行文的主要对象。

具体写法：

标题下空一行左顶格3号仿宋。

（1）      xx县委:

－－单称式     

（2）省委并省政府：

－－双称式

•（3）市委并转省委：

－－转称式 （4）各省、市、自治区人民政府：

－－联称式（5）各地、市、县委：

－－递降式

  位置：

• 主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，字体同正文。

• 回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

• 如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

•    向上级机关请示只写一个主送机关；     

•    向下级部分机关发送的公文；

•   如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用“各有关部门和单位”等办法概写。

6、正文：

•      内容大体分提出问题、分析问题、解决问题三部分。

内容较多时，分层序码的规范顺序是：

一、

（一）、1、

（1）。

•      格式主要有：

（1）一段体

（2）小标题式（3）条款式（4）表格式（5）文表结合式

•  位置在主送机关之后，另起一行空两格写。

•7、密级：

•      公文秘密等级。

一般分秘密、机密、绝密三级。

其中“绝密”、“机密”两个密级的公文应当标明份数序号。

•      要注意密级划分原则。

•     顶格标注于版头左上方、份号下面，用3号黑体字，并且标识密级的两字之间须空1个字；

8、缓急程度：

紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。

一般可分平件、急件、特急件、限时送达四种。

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版头左上方、密级之下，并且标识紧急程度的两字之间须空1个字。

9、落款：

•      为制作与发送公文的机关、组织或个人。

•      位置在正文右下方，落款的最后一个字比正文右边末字缩进四个格子。

•      如果正文恰满一页，公文落款等可在另一页空白公文纸上，但要在公文纸上说明（此页无正文）。

10、成文时间：

•  位置在正文末尾右下方公文发文机关名称之下，以占公文纸横幅的一半为宜。

具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定。

•   会议通过的文件应在标题之下、正文之前，注明会议名称和通过日期，以括号括起。

    “命令（令）”的成文时间标识在签发人签名章下一行右空2字处，“会议纪要”的成文时间居右顶格标识在红色反线之上右侧。

•   成文时间以负责人签发的时间为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。

•      公文成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。

11、印章：

•  

（1）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。

加盖印章应上距正文2ｍｍ～4ｍｍ，端正、居中下压成文时间。

即一般是“骑年盖月”。

•     正确的盖章方式有：

①下套方式。

当印章文字环行排列、下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；②中套方式。

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

（2）当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字。

主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。

要注意只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章互不相交或相切，相距不超过3mm。

  （3）当联合行文需加盖三个或三个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在成文时间和正文之间。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切。

在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（4）．特殊情况：

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识¡°此页无正文¡±的方法解决。

                                               （三）文尾部分

12、附注：

     一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明，比如“此件发至省、军级”、“此件发至县、团级”等。

写法：

（此件发至县、团级）。

•    公文如有附注，一般放在落款的成文时间落款印章左下方，空2字加圆括号标识，用3号仿宋体字。

•   公文附注不属于公文内容，按照《国家行政机关公文处理办法》规定，请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。

13、主题词：

     由反映文件内容规范化名词或名词性词组组成。

     顺序是先标类别词，再标类属词。

在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。

     每个主题词一般为2字，最多不超过4字。

如:

“国发【2002】19号”通知的标题为《国务院批转国家教委等部门关于深化公共鼓励教育科研卫生单位增加社会服务意见的通知》，           其主题词：

教育    科研   卫生   改革   通知

     主题词书写格式：

•     “主题词”3字用3号黑体字，全角冒号；

•      词目用3号小标宋体字。

•      每个词之间要空一个字的距离，不加任何符号。

•      使用主题词最少两个，一般不超过七个。

•   《国务院公文主题词表》（1988年）

•     位置：

            在公文落款之下、抄报抄送单位之前。

一般在末页后第一条横线上。

14、附件：

•   是随文送达的具体材料，也是正文的补充。

    形式如：

   附件：

《。

。

。

（附件名称）》xx件

•   位置：

   放在正文和落款之间的左侧，正文下一行左空2字用3号仿宋字标识¡°附件¡±，后用全角冒号。

后标附件名称。

如有序号用阿拉伯数码，附件名称后不用标点符号。

附件应与正文一起装订，并在左上角第一行顶格标识¡°附件¡±（和序号），序号和名称应前后一致。

15、抄送、抄报：

•      抄送机关是指与公文有关的平级或下级单位。

•      抄报机关是指送给与公文有关的上级机关，有时对下级机关可用“抄发”一词。

•      抄报排列顺序一般为：

上级机关单排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等合排一行，人大、政协、法院、检察院等合排一行，其他单位合排一行。

•      抄送、抄报机关位置：

•      在发文日期之后的公文纸末页、主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号；抄报抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄报抄送机关对齐；在最后一个抄报抄送机关后标句号。

16、印刷单位：

•      指该文制作机关，一般为发文机关的办公部门，其后标注印刷时间。

•      位置：

公文最后，用两条黑线相夹。

17、印刷份数：

•  指该文件印刷多少，写在制印机关黑线的右下方。

置于印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。

抄送、抄报、印刷单位、印刷份数格式如下：

18、公文印刷、装订格式

•

（1）公文的印刷要求：

•     双面印刷；页码应套正，两面误差不得超过2mm。

•     印品着墨要实而均匀，字面不花、不白、无断画，黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％、M80％。

（2）公文的装订要求：

•      左侧装订，不掉页。

•      包本公文的封面与书心不脱落，后背平整、不空。

•      两页页码之间误差不超过4mm。

•      骑马订或平订的订位为两钉钉锯订眼距书心上下各1／4处，允许误差±4mm。

•      平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

19、公文用纸：

•     张贴的公文用纸大小可根据实际需要来确定。

但应保持一定的纸型，如8开型、A4开型等，以便于折叠和装订。

•      公文的用纸格式，主要包括公文用纸的主要技术指标和公文用纸的幅面及版面尺寸两个基本方面。

•     《国家行政机关公文格式》规定：

“公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷或复印纸，纸张白度为85％～90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5—9.5。

”

•      国家机关公文用纸的幅面尺寸，《国家行政机关公文格式》规定：

“公文用纸采用GB／f148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mm×297mm。

”

•     当前党内系统公文仍然采用幅面为184mm×260mm的纸张，不够统一。

四、公文的书写与排版

•1、公文排版规格：

•《国家行政机关公文格式》规定，公文用纸采用a4型纸，幅面尺寸为：

210mm×297mm。

公文页边与版心尺寸：

　　公文用纸天头（上白边）为：

37mm±1mm

　　公文用纸订口（左白边）为：

28mm±1mm

　　版心尺寸为：

156mm×225mm（不含页码）

　　排版规格：

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行,每行排28个字。

2、行款格式：

（1）页码：

（2）标题：

   （3）作者署名：

   （4）正文：

   （5）序码：

 （6）时间、数字等的规范化写法：

五、公文制作程序

•1、草拟：

•  要求－－

• 

（1）符号法规；

• 

（2）情况属实、观点正确、条理清楚、篇幅简短；

• （3）名称、引文准确；

• （4）书写规范、格式正确；

•2、审核：

•   重点－－

•    行文需要，公文内容，文字表达，文种使用，格式等是否符合有关规定

3、签发：

•     原则－－   各级国家机关发出的公文由机关领导人签发，一般事务性公文由正职或主持日常工作的副职签发，有的公文可根据授权签发；联合行文要由所有联合发文的单位领导人会签。

4、缮印：

    已签发的定稿由秘书部门编号登记－－送排打字－－校对，打印的要在校对人确认无误后送监印人盖公章。

5、归档：

•    公文在盖章后为正本，制文机关要留一式二、三份，连同定稿和有价值的修改稿立卷存档。

•     注意：

此与收文单位办理后归档不是一回事。

六、公文的行文规则

•       公文的行文规则，是关于公文制发的基本原则和基本方法的概括和总结。

•1、行文原则：

•   有2条值得注意：

•

（1）“少而精”的原则。

《中国共产党机关公文处理条例》第11条明确规定：

“行文应当确有需要，注重实效，少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

”《国家行政机关公文处理办法》也有同样规定。

在具体联络协调工作中，也是提倡多人来人往，少文来文往。

（2）不以机关名义向领导个人报送公文原则。

•     《国家行政机关公文处理办法》第22条规定：

“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’”。

•    《中国共产党机关公文处理条例》也有相同规定。

直接向领导同志个人报送公文，有损领导机关的权威，违背公文流转办理程序，从报送者角度看可以提高效率，但对领导机关而言，则损害了效率。

、

•       就法院而言，领导同志批示、交办的案件比较多，对于交办案件，领导同志明确批示“望复”、“回告结果”等意思的，可以公文形式对领导同志个人报送，除此之外，一般不要向领导同志个人报送公文。

2、行文关系。

分为领导与被领导关系、指导与被指导关系、互不统属关系三类。

3、行文方式。

根据制发机关划分，可分为单独行文和联合行文；根据接收机关划分，可分为纵向行文（逐级行文、多级行文、越级行文、通行行文）和横向行文。

4、具体要求：

•

（1）恪守隶属关系，一般不越级行文。

•     《中国共产党机关公文处理条例》规定：

“党的机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。

……不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

”

•    《国家行政机关公文处理办法》有相同规定。

•     允许越级行文的情形：

•      发生严重紧急情况；直接上级机关的上级机关越级交办的事项，同时指令越级上报的；询问只有直接上级机关的上级机关才能答复的重要问题或事项，且这些问题和事项与直接上级机关没有任何联系的；数次向直接上级机关行文请求解决工作中急需解决的问题，但是直接上级机关长期不予解决，以致对工作或即将对工作产生严重的负面影响的；等等。

（2）明晰发文权限，向适宜的对象行文。

•      根据规定，党委和政府可以向各自的上一级或下一级党委和政府行文；

•      党委、政府办公厅（室）在得到党委、政府授权后，可以向下一级党委、政府正式行文；

•      党委、政府的其他下设部门，一般不得向下一级党委和政府正式行文；

•      行文对象，包括各自上一级或下一级党委、政府的对口部门，以及同级党委、政府的下设部门。

不相隶属的机关之间行文，适用“函”这一商洽性公文，不能采用指令性、指导性和规范性公文文种。

法院公文的行文对象要求是一样的。

（3）尊重机关职权，准确认定主送机关和抄送机关。

•      简单地说，谁是主管，那么主送就是谁。

公文的主送机关，一般只能是一个。

•    《国家行政机关公文处理办法》第21条规定：

“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

第20条规定：

向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第23条规定：

受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。

•     《中国共产党机关公文处理条例》规定相同。

值得注意的是，有的同志对一些重要公文忽视抄送，导致法院的一些重要工作部署和动态不能及时被上级和地方有关机关了解和掌握，一定程度上影响了工作的效果。

要准确确定抄送机关，需要全面把握公文内容和与之有工作联系的有关机关，才能做到既不漏送，又不枉送。

   （4）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

•  （5）需要联合行文时，作者应是同级机关。

《国家行政机关公文处理办法》第16条规定：

同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

联合行文应当确有必要，应当明确主办部门，应当严格控制联合行文单位数量。

（6）关于“请示”的具体规定。

“请示”应当一文一事；请示事项涉及其他机关职权范围的问题时，应与有关机关协商一致，如未能达成一致，需在请示中写明；请示问题应当提出明确的意见；请示一般只写一个主送机关；请示不得抄送其下级机关；“报告”不得夹带请示事项。

七、几种主要公文文体的写作

•

（一）命令（令）：

•1、含义：

•     简称令。

•     是国家权力机关、行政机关、国家领导人依照有关法律规定发布行政法规和规章；

•     宣布施行重大强制性行政措施；