工作流使用管理办法.doc

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湖北XXXXXXXXXX产业集团

关于修订印发《工作流使用管理办法》的通知

各单位/部门：

为减少工作流使用不当的情况发生，从而提高工作流审批效率及企业信息化实施水平，我部门制定了《工作流使用管理办法》。

根据该办法前期执行的实际情况，经征求各方面意见后，我部门对部分条款进行了修改和完善。

现将修订后的《工作流使用管理办法》（见附件）印发，请各单位认真组织学习。

修订后的《工作流使用管理办法》自2012年8月20日实施，望各单位/部门遵照执行。

特此通知！

信息中心

二〇一二年八月十九日

工作流使用管理办法

第一章　总　则

第一条　为推进企业信息化建设的顺利实施，规范OA系统工作流的管理，明确公司工作流使用的要求，达到提高工作及管理效率的目的，特制定本办法。

第二条 本办法适用于湖北XX建筑装饰工程有限公司（以下简称集团公司）及子公司所有员工。

第二章 工作流的定义

第三条工作流：

OA内置的流程子系统，可实现各类工作的申请、审批、会签、登记、查询等环节的管理，可将协同工作的过程进行记录，便于日后审核与查询；并实现业务数据的规范化录入、查询、统计和存档；OA的工作流系统由表单和流程两个重要元素构成。

第四条表单：

是与工作相关的数据的载体，相当于现实工作中的纸质工作单，工作单上的手写数据通过表单上的各类控件得以体现；除表单以外，我们还可以通过公共附件或会签区传递一些数据和信息，以便更好的完成工作流程。

第五条流程：

是工作过程和环节的描述，流程由工作的多个步骤组成，每一步由指定的经办人填写指定的表单控件。

第三章 工作流的发起

第六条为节约办公耗材，提高工作效率，实现信息化的有效推广，经集团公司审核通过的工作流禁止采用纸质操作。

第七条各员工需认真学习各工作流的作用及适用范围，在发起流程时，需选择与该工作相对应的工作流。

第八条对于明确指定了对应发起人的流程（IT类、盖章类、物业服务类等），当其他人员需要申请该工作流时，需和具有相应申请权限的人员进行对接，委托该人员进行流程的申请。

第九条工作流的表单需严格按照规定格式填写完整，因表单内容填写不完整、不规范或填写错误所造成的一切后果由本人承担。

第十条 当某项工作的工作流还在办理中时，不得发起多条工作流重复进行办理。

第十一条当申请人新建工作流后，需在3天内将流程转交至下一步经主办人或删除掉，不得将新建的工作流滞留而占用系统资源。

第四章工作流的转交和办理

第十二条工作流在进行转交时，只允许选择一个经办人，且经办人必须选择正确。

第十三条流程转交时可选择OA内部短信、手机短信、邮件等方式提醒下一步骤经办人、发起人或全部经办人，流程的办理人需根据实际情况选择相应的提醒方式，无特殊原因不得提醒全部经办人。

第十四条流程转交时可以在“更多操作”中选择“公告通知”、“内部邮件”的方式将流程信息进行传阅，但不允许将流程信息传阅给与该工作无关的人员。

第十五条当流程经办人收到被转交的流程后，需及时将流程进行办理，可以将流程结束或转交至下一步经办人，但不得长期滞留；普通流程的办理时间不得滞留超过3天，需提供相关纸质文档方可办理的流程不得滞留超过5天。

第十六条凡享有集团公司手机补贴的人员在办理流程时，必须在严格规定的期限内办理完工作流，因工作流滞留而导致的一切后果由本人负责。

第十七条各单位信息化小组成员需对本单位人员办理的工作流进行时刻的清查与督促办理，因信息化小组成员督办不当或未进行督办而导致的工作流办理滞后，则信息化小组成员也需要承担部分责任。

第十八条主办人在办理流程时需仔细查看表单内容、会签区意见及附件信息，因主办人疏忽而导致的一切后果由主办人承担。

第十九条当主办人办理工作流需将流程回退时，需在表单上写明回退原因。

第二十条有下列情形之一的，主办人可直接结束流程：

（一）违反本办法第七条、第九条、第十二条规定的；

（二）需提供相关纸质资料方可办理的工作流，经该步骤主办人提醒后超过4天仍不提交相关资料或资料提交有误的；

（三）该步骤主办人审核不通过且注明了原因的。

第五章工作流的废弃删除

第二十一条需废弃删除的工作流可在IT类工作流中发起“废弃工作流删除申请”流程，让系统管理员进行删除。

第二十二条在工作流执行中，有本办法第九条、第十二条的情形且主办人无权结束流程时，主办人可申请废弃该工作流；

第二十三条因实际工作变更而未通知系统管理员更改工作流导致无法继续执行的流程，主办人可申请废弃该工作流。

第六章监督与考核

第二十四条信息中心负责集团公司及子公司工作流使用管理办法实施的监督管理。

第二十五条各单位/部门或者个人对违反本办法的行为都有权举报，经信息中心核查属实，对举报人员给予20—100元奖励。

第二十六条明文规定必须使用工作流系统操作的工作仍使用纸质操作的，给予工作发起人50元以上罚款；若该纸质操作的工作被接收并办理，则给予所有工作接收人30元以上罚款；

第二十七条选择错误流程办理工作的，给予流程发起人50元以上罚款，并给予流程办理中所有审核通过的经办人30元以上罚款；

第二十八条不按规定格式填写表单信息，以及信息填写错误或不完整的工作流，未造成经济损失的给予流程发起人30元以上罚款，并给予流程办理中所有审核通过的经办人20元罚款；造成经济损失的由集团公司领导根据实际情况给予相应处罚；

第二十九条同一工作发起多条流程同时执行办理的给予流程发起人30元以上处罚；

第三十条申请人申请流程后，3天之内未进行转交或删除该工作流，经系统管理员核查属实的给予流程发起人20元/条的罚款。

第三十一条对于工作流办理滞后的情况，若该步骤的经办人无手机补助权限则予以20元/条的罚款，若经办人有手机补助权限则予以40元/条的罚款。

第三十二条因信息化小组成员未能进行有效督促导致的工作流滞后，则予以信息化小组成员10元/条的罚款。

第三十三条因经办人未认真审查表单内容、会签意见、附件信息而导致流程办理错误，视情节严重程度给予流程经办人20—100元罚款。

第三十四条流程回退时，经办人未告知对方且未在表单上写明回退原因导致工作办理受阻时，予以流程经办人20元以上罚款。

第三十五条违反本办法第十二条、第十三条、第十四条规定，有人提出投诉且经查属实的给予流程经办人20—50元罚款。

第七章附则

第三十六条本办法由信息中心制定，并负责解释，后期将根据实际情况予以修订完善。

第三十七条各单位/部门根据本单位/部门工作流实际使用情况制定内部工作流使用管理办法，应当先报送信息中心审核备案。

第三十八条有关工作流使用的规定与本办法不一致的，以本办法为准。

第三十九条本办法自2012年8月20日起实施。

信息中心

二〇一二年八月十九日

IT通知（2012）015号