报销单填写及黏贴规范.docx

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北京润宇环保工程有限公司财务报销填写及黏贴规范

财务报销填写及黏贴规范

为规范公司各类报销单据的填写和黏贴方法，保证财务单据的严谨性，财务凭证保管和查阅的方便，特对报销单据填写及黏贴的要求通知以下。

一、报销填写规范：

1、总体要求

（1）原则上，差旅费报销、支出报销、借款申请等所有费用报销均应走OA线上审批流程，报销单据必须等审批人员签批完成，转回经办人员时，才能打印报销单、支出单据，至财务部报销。

（2）费用报销单必须用蓝、黑钢笔、中性笔或签字笔书写，不可使用铅笔、圆珠笔等书写。

（3）填写报销单据需字迹清晰、工整，不得随意勾划、刮擦、涂改；凡涉及大小写金额尤其不得任何涂改；报销单据涉及相关内容均需填写完整、清晰。

 单据上有涂改单据，一律退回。

（4）原则上递交到财务部的全部费用报销单均应相关领导已签字审批完毕。

（5）当发票金额大于实际报销金额时，要按照实际报销金额填写报销金额，需在“备注”处注明实报金额。

2、差旅费报销规范

（1）差旅费报销，需要附送，需提前走出差审批单，由出差人或经办人逐一如实填写相关内容。

差旅费报销单及出差审批单一同交由财务部报销。

无出差审批单不给予报销。

（2）出差报销单上“项目名称”此处填写此处出差服务的项目名称及编码，项目编码按照公司定期公布的项目编码。

项目上的费用，除项目经理以外其他人员的费用要归属于这个项目，需要项目经理确认签字。

（3）“车船票机票费”、“住宿费”、“汽车费”均按实际支出取得的报销票据金额填写，“汽车费”指同城机场往返酒店、接送客户等的交通费，往返异地的客运大巴票计入“车船票机票费”，“汽车费”应为0，由“补助车补”部分一天50定额包干，如报“交通费”，需请示总经理，由总经理签批，方可报销。

（4）“其他”（纸制报销单为“杂费”）处填写出差期间发生的其他费用支出，如汽油费、行李托运费等，不包括招待费，出差期间发生的招待费单独报销。

如在此处填写金额，则需在“备注”处注明其他费用具体是何种费用。

由订机票发生的机票订票费、退票费及机票邮寄费可直接计入“车船票机票费”；

（5）“补助”项下“人”“天”按实际出差人数、天数据实填写（需扣除请假、休假天数），不掐头不去尾，如6月1日出发，6月19日回来，出差开数为19天。

“车补”“餐补”除公司高管外均各为50，“合计”处填写“补助”合计金额。

招待费每发生一次，抵扣餐补50，如有招待费，需在此处按抵扣餐补后的金额填写实际补助金额。

（“补助”项原为财务人员填写，现由出差人或经办人自行填写。

）

（6）“招待费”处选择“有”或“无”。

如有招待费，“抵消餐补”处填写次数，“抵消餐补金额”由OA系统自动计算填写。

招待费每发生一次，抵扣餐补50。

（7）如出差前有差旅费借款，则出差完毕报销时在“预借款”处填写差旅费借款金额；没有差旅费借款，则填写0。

（8）“备注”处可选择性填写其他需要说明的事项，如费用报销需分付给不同人不同金额或出差事由的补充说明等。

（9）OA系统上的“小写合计”“大写”“实际报销/退还金额”由OA系统自动计算填写，“实际报销/退还金额”为出差人最后实际报销金额。

纸面单据的“报销总额人民币（大写）”由经办人填写，为此张报销单合计报销金额。

（10）长期派驻在工地上的项目人员，无法提供完整出差来回票据的情况下，采取以下方式按3个月期限，报销出差补助：

A、将从总部出发至项目派驻地的车船费作为出差报销的启始报销，以3个自然月为报销期间，报销期间发生出差离开派驻地的出差票据，按照出差日期顺序填列，计算相应的补助和出差报销金额。

B、将上次报销单复印件和从总部出发的车船票作为下次报销依据，以3个自然月为报销期间，期间出差离开派驻地的出差票据，按照出差日期顺序填列，计算相应的补助和出差报销金额。

原先从派驻地出差不计算补助的规定改为按照出差顺序分别计算补助。

3、支出报销规范

（1）“项目名称”此处填写费用归属的完整项目名称及代码（详见附件1）。

项目编码按照公司定期公布的项目编码。

除项目经理以外其他人员的费用要归属于这个项目，需要项目经理确认签字。

（2）“摘要”处不能空白，简洁明了的填写费用发生的具体内容、支出费用的原因等。

（3）“报销内容”处分类、完整、清晰的填写费用发生的具体内容。

分类标准为：

A、市内交通费（含市内停车费、过路费、打车费、公交地铁）；B、外埠交通费（含市外停车费、过路费、打车费、公交地铁）；C、办公用品（笔记本、电脑耗材、纸张、笔）；D、招待费（含餐费、食品、烟酒、礼品等）；E快递费；F、汽油费；G、维修费；H、房租费；I、租车费；及项目上发生的各项费用等。

（4）项目部按照月度汇总报销，一个月的同类型单据放至一张报销单上，不能分拆报销。

（5）车辆管理费补助报销按照季度报销，每季初报销上一季度费用，12月份报销最后一季度费用。

（6）采购设备或提供咨询服务发票报销时，需要填写支出报销单，填写明确发票所属的项目名称及代码，对于设备类发票，需要附送提供设备入库单或项目部提供的收货确认单。

增值税专用发票的抵扣联不能粘贴在报销单上，需要用曲别针别在报销单后报送财务部。

4、借款申请单规范

（1）“借款理由”处填写借款的原因，借款用途等，不能空白。

（2）“项目名称”此处填写费用归属的完整项目名称或代码（详见附件1）。

不同项目的借款，需要分别填写不同的借款单。

（3）“备注”处可选择性填写其他需要说明的事项，如借款内容的补充说明等。

5、合同款项付款审批单规范

（1）“合同名称”处需要完整清晰的填写本次需付款的合同名称和项目名称。

（2）“合同编号”处填写本次需付款的合同编号，必填项，不得留白。

（3）“附件内容”处填写收据、预验收单、完工确认单等。

本项应填写与合同规定的付款条件相符的收款单位应提供的文件、票据、其他资料等，并将其作为附件黏贴在合同款项付款审批单后（增值税专用发票单据填写支出报销单上交财务部）。

二、财务报销单据黏贴规范：

1、报销单据粘贴总体：

原始票据不能直接粘贴在“报销单”后面，而需要粘贴在“粘贴单”（可自行用A4纸裁剪，一般为一半A4纸大小）上，粘贴单大于不得超过报销单，粘贴票据不得超过粘贴单边缘，力求达到“四边齐、表面平、无凹凸、书本型”的标准，即表面平整，左边和中间无凹凸现象，上下左右各成平面；票据内部分类清晰、位置到位、排列美观、数量易记。

（1）整齐、牢固、美观，报销单及票据粘贴单无撕裂、损坏现象，不得随意、无序粘贴；

（2）票据、附件统一用胶水粘贴，不得使用钉书针、回形针、燕尾夹装订夹别，以方便凭证打孔装订归档；

（3）原始票据粘贴后应保证能清晰看到每张票据的内容、金额，票据与票据间不得大量累压黏连，必须保证原始票据内容的清晰完整性；

（4）附件应贴在报销单的左上角与报销单上侧对齐，附件整体与报销单左侧留2-3CM距离；

（5）原始票据粘贴后应不超过报销单的范围，对超出报销单的票据、附件要折叠与报销单平齐；

（6）原始票据有比较多的小票或不好粘贴的发票一定要用单独的粘贴单粘贴，如火车票、过路过桥费等；

（7）对不符合本规范的报销单，予以退回，由经办人更正、补充、重新黏贴。

  2、报销单粘贴方法：

（1）差旅费报销单黏贴方法：

对所附票据较多，且票据大小不一致的差旅费，应按照票据发生的日期从前往后依次粘贴，不同类别的原始票据需分类别进行粘贴。

应按照类别:

机票、火车票、路桥费、油费、交通费、住宿费等，进行分类整理，同类单据应粘贴在一起。

出差期间因工作需要支出的招待费凭证需单独粘贴另行报销，不得混同于差旅费报销。

粘贴时，应先将票据粘贴在粘贴单上，然后将旅差费报销单粘贴在票据和粘贴单的上方，不得直接在旅差费报销单的背面粘贴报销票据。

差旅费报销时,单据粘贴排放顺序从上到下依次为：

差旅费报销单――机票、火车票黏贴单——住宿票粘贴单――交通费汽车票粘贴单――其他费用黏贴单。

（2）支出报销单黏贴方法

对各类原始票据进行分类（如：

电话费、办公费、交通费、业务招待费等）进行分类整理，同类单据应粘贴在一起；将原始票据正面朝上，按照从下至上、从右至左、先大后小、先长后短的顺序均匀有序，横向粘贴，以达到鱼鳞状排列的效果。

北京润宇环保工程有限公司

财务部

2016年6月16日

附件1、各类单据黏贴示范

附件1、各类单据黏贴示范：

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在方框范围内粘贴原始单据

保留装订空间