报销单据填写规范.doc

报销单据填写规范.doc

《报销单据填写规范.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《报销单据填写规范.doc（4页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

第一章费用报销单据填写及粘贴规范（试行）

针对公司员工日常报销中存在的问题，现对报销单据填写和粘贴规范如下：

一、费用报销单据分类：

报销单据

借支单

付款申请单

费用报销单

差旅费报销单

单据名称

使用说明

差旅费报销单

内部职员发生的出差费用（车、船、飞机票、住宿费、误餐费、补贴等）。

出差过程中的交际应酬费用应单独填写《费用报销单》。

费用报销单

内部职员发生的除差旅费以外的费用填写费用报销单（应酬费、电话费、零星采购等）。

付款申请单

付款申请单是申请对公司外部支付的单据（支付给供应商等）。

借支单

以个人名义借出的款项

二、单据的填写规范：

1、差旅费用报销单

（1）差旅费报销需按时间顺序逐次填写，并且按照交通、住宿、误餐费等分项填写，交通费用应注明起始地点，住宿费需注明几个晚上，一张单上如有不同的出差地点需注明所属区域。

（2）差旅费报销单各项目的填写：

报销部门以各部门名称为报销部门、填报日期以填写差旅费报销单日期为准、姓名为出差当事人、出差事由为出差需要办理的事项、出差起止日期为出差的开始日到结止日、单据张数为报销单后附贴单数、日期为实际出差日期、起讫地点为出发地及抵达地、天数为出差天数、机票费为坐飞机的费用、车船费为跨市发生的长途车费及船费、市内交通费为在市内坐公交车发生的费用、住宿费为出差住宿费用、其他为除以上项目以外的费用。

差旅费报销单如果行程比较多时可以用附表的形式填列，见附件《差旅费明细表》。

（3）住宿费及交通费未经领导批准如有超出公司标准报销范围外的请按标准数填单，如超出填单的单据财务部有权拒收。

（4）出差期间住宿费和交通费未能索取实际发票（请注明原因）如需找代票的请找其它交通费相关的发票,如加油费，过桥费，车票等；不能用餐费发票、食品发票、礼品发票、服装发票替代。

2、费用报销单

（1）报销时，报销单上应注明所办事由和用途，并附原始单据和发票。

（2）报销部门以各部门名称为报销部门、日期为填报日期、单据及附件为报销单附件张数、用途为业务内容性质、金额为实际发生的金额。

（3）费用报销单只适用于内部员工发生除差旅费以外的真实业务。

3、付款申请单

（1）付款申请单为公司对外付款的专用单据。

1、采购付款：

零星采购付款的由采购部填写付款申请单需收齐送货单、入库单、采购单、发票。

2、工程付款：

工程付款由工程跟进人根据验收单填写付款申请单并附合同交财务审核付款。

3、维修付款：

由各部门根据设备维修申请单、报价单及维修验收单填写付款申请单。

（2）申请单位全称为公司全称、制单人为申请付款人员、申请日期为填写填单日期、收款单位为结算中收款公司的全称。

付款事由简要填写付款内容、收款人及电话为收款联系人及电话、开户银行及账号需要填写、如有特殊情况需备注，以方便财务准确无误地付款。

4、借支单

（1）请款人员在任务完成之后要及时报销，原则是前账不清，后账不借；

（2）部门为各部门、姓名为借款人名字、借款用途为借款需要办理的事项、借款预计还款时间为还款日期、审核为部门负责人签字同意、借款人签字为收到财务的现金时当场签字确认。

（3）借款单要填写详细的借款用途、所借款项要根据及时报销的原则核销，超期未核销的从其工资中扣除。

三、单据填写要求

（一）票据的填写

必填内容包括：

日期、事由、大小写金额、报销人、审批人。

金额大小写前一档空白处应填写“￥”，大写中的0值要用零表示，金额小写前一档空白处应填写符号“￥”

报销单据的填写必须使用黑色钢笔或黑色签字笔，严禁使用圆珠笔填写或签名；填写时必须文字及金额正确、字迹工整、无涂改；有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；报销单后附原始单据采用粘贴方式，不得使用订书机等硬物装订。

正确的数字大写及货币单位：

壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、仟、万、亿、元、角、分、零、整。

（二）、票据的粘贴

取得报销票据后应妥善保存，勿搓揉污损。

票据的粘贴应做到整齐、均匀、规范。

票据应粘贴在粘贴单装订线右侧，并且不超出粘贴单的左边线。

如票据较大，将票据折叠成与粘贴单边线对齐，粘贴较多票据时，尽量使票据在粘贴单上均匀分布，使整张粘贴单厚薄均匀，票据过多时可以使用两张以上的粘贴单。

粘贴车票应按先后日期顺序依次排列粘贴，并注明行车路线（始发地点—到达地点）及乘车日期，出租车票需在背面注明起始地，无日期的注明日期，市内公交车、出租车、长途车票严禁有连号票。

报销单不能用订书机订，一定要粘贴。

不符合以上规则的单据，财务部有权拒收单据，直到符合为止。

（附报销单粘贴要求）

四、报销注意事项：

1.原始票据规定：

所有票据必须是合法的正式发票，不得以白条报账。

内容含详细的开具人全称、开票日期、收款人员名称、大小写金额一致、收款单位财务章，不能取得正式发票的，收据要求与发票一样，必要时留电话以便查询。

2.申请付款的单位应与合同签定单位、发票提供单位、供货单位保持一致，否则不予支付。

3.报销须由本人办理，不得跨公司跨部门报销费用，不得将别人发生的费用混入自己的费用中报销或代替别人报销。

如果一项费用涉及多人，由付款人集中报销，后附人员明细。

4.各部门费用由各部门自行申请，公司行政事务费用由行政部门申请，总经理事宜由总经办负责办理，生产与研发事宜由生产、研发部门负责办理，营销业务由营销部办理；不可假借他人之手，否则不予支付。

5.报销单据应由直属部门负责人审核。

原则上不得跨部门进行审核，但可证明。

6.不得自审自批自己的费用，经办人、部门审核、财务审核原则上不能同一人重复，一律报上一级核批。

7.凡是取得增值税专票的费用报销，取得发票第一时间交回公司财务部先进行扫描认证，否则后果由经办人承担。

8.公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。

9.紧急事件按急件即时处理。

各部门要预见自己经办的事情，提前申请，不可将常事当特殊情况，特殊紧急情况只能是偶然突发事件，否则无论领导是否特批将按常规程序进行，延误时机后果由经办人承担责任。

10.急件处理流程中经办人2天内（如遇分管副总出差，则以其回司时间而定）必须取得分管副总的签名确认，补交回所缺资料提交财务，否则财务下次不予受理。

11.务必用真实姓名填写单据，经办人及领款人。

五、交单及报销流程：

1、日常报销流程：

经办人部门负责人财务分管副总财务总监出纳

2、市场人员报销流程：

经办人部门负责人行政财务分管副总财务总监出纳

注：

市场人员必须由行政部门确认行程，财务方可受理。

3、急件处理流程：

经办人填单部门负责人电话申请分管副总电话确认财务财务总监出纳

注：

经办人填单，部门负责人确认，电话分管副总申请，分管副总电话通知财务同意，财务方可支付

凡属当月发生的费用原则上一定要当月报销，因公跨月出差的，出差人应于返回公司后一周内报销所发生的费用。

备注：

报销费用，有发票的和无发票的请分开填写报销单，分别报销。