Sy-3培训4收银.doc

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中软酒店管理系统操作手册之收银

第四章前台收银

第一节概述及基本功能

一、概述

本模块主要是对住店客人以及永久帐户进行消费情况的统计和帐务的结算。

二、主要功能列表：

房间的操作:

.锁房查询

.可用房查询.

.当前状态.

.房间结帐.

.房间的显示.

.打印帐单.

帐户的操作:

.特殊付款.

.自动挂帐.

.封锁帐户.

.分类查询.

.显示帐户.

.帐户转帐.

.中间结帐.

帐单的操作:

.帐单付款.

.帐单转帐

交易的操作:

.挂帐.

.显示交易.

.作废交易.

.修改交易.

.移动交易.

其他操作:

.快速挂帐.

.帐务处理.

.团队挂帐.

.团队结帐.

.交易查询.

.交易审核.

.自动转帐.

.问询.

.

第二节重点功能

一、入住时的业务

1、收取押金

1）、现金押金

a、在“押金处理”中处理：

进入预收取押金的房间，点击屏幕上方的“账单”下拉菜单，选择“押金处理”，进入“押金处理”功能模块。

在该功能模块中，点击“增加”按钮，在弹出的界面中选择“收押金”的交易代码，输入参考号，输入客人所交押金的金额（注意，在cshis系统中，客人付给酒店的钱全部应为负数，所以，此时输入的金额也是一个负数），最后点击“确定”即完成了收取押金的操作。

b、在“帐单付款”中处理：

有两种方法可以进入“账单付款”，一种是如上所述：

在“账单”下拉菜单中选择“账单付款”，另外一种就是，点击屏幕左侧中间部分的“账单付款”按钮。

在“账单付款”的界面中，选择“收取押金”的交易代码，输入参考号，同样输入为负数的押金金额，点击确定即可。

这两种方法的区别在于，a方法是把押金记入F账单（押金账单），有专门的一张报表《押金报告》可以反映押金的收支情况，而b方法是把押金写入A账单（自付账单），优点是操作简便。

2）、信用卡授权为押金

首先，确定付款代码：

进入房间，用鼠标点击备注按钮，在付款方式中选择相应的信用卡付款方式。

选择付款代码，通过付款限额限制。

然后，在备注中填写与付款方式相对应的具体内容。

如，压什么卡，刷了多少金额的授权等等。

2、确定付款代码

付款代码是确定客人是按什么样的结算方式进行结算的，一般分两大类，一类是现付类，另一类是挂帐类。

根据具体的客人情况选择相应的付款代码。

具体操作是点击“备注”按纽，在其中的付款代码中选择相应的代码。

3、确定应收帐户：

点击“备注”按纽，在其中的应收账户中选择正确的帐户。

4、封锁帐户：

当不允许客人消费某些或全部酒店项目时，使用“封锁帐户”功能

用两种方法可以进入封锁账户的界面，一种是在收银的主界面中选择“账户”下拉菜单中的“封锁账户”，然后在弹出的查找窗体中输入相应的查询条件，找到预对其进行操作的账户后，用鼠标将其选中，点下确定按钮，即可进入“封锁帐户”的界面。

另一种方法是：

进入要进行封锁的房间，在房间中直接点击“封锁帐户”按钮进入该界面。

在“封锁帐户”的界面中显示了酒店可以被锁的项目名称，如果选择全部封锁的话，点下“确定”按钮，所有的销售点都会被封锁（项目名称前面的封锁标示位上会出现一个“是”字）。

如果选择部分封锁，点下“确定”按钮后，只有被选中的销售点才会被封锁。

取消封锁，顾名思义，会解除所有销售点的封锁。

在完成想要进行的操作后，点击“取消”按钮退出该界面

5、过房费：

系统的房费一般是通过夜审自动过的，但在某些情况下，如客人在当天夜审完成后凌晨4：

00入住，这时需手工过房费。

过房费的操作同样可以通过两种途径来实现。

一种是在收银的主界面中选择“账户”下拉菜单中的“过房费”，然后在弹出的查找窗体中输入相应的查询条件，找到预对其进行操作的账户后，用鼠标将其选中，点下确定按钮，即可完成过房费的操作。

另一种是在进入要过房费的房间，在这个房间的账户下拉菜单中选择“过房费”操作，执行后会显示如下对话框，“过房费功能将会对选择的帐户按此帐户的房税结构自动过房费，是否继续”，点“是”即可进行过房费的操作。

特别提示：

手工过房费和提前结帐的区别：

提前结账只能执行一次，它过了当天的房费后，当日晚上的夜审中不会对这个房间再过房费。

它用于提前一天将帐目结清的客人。

而手工过房费是可以反复的执行的，它不影响到当天夜审的继续执行。

二、住店时的业务

1、正常挂帐

操作方法：

可以在房间中的“交易”下拉菜单中选择“挂帐”，也可以直接点击“挂帐”按钮。

在挂帐的界面中输入交易代码、参考号和交易的金额（此时的金额，一般为正数）

2、调帐、冲帐

操作方法：

如果存在V账单（调帐账单）的话，可以把要调帐或冲账的交易直接用鼠标拖拽到V账单中。

如果没有V账单，可以用调整类的交易代码挂一笔负数进去，使两笔交易之和为零（在备注中注明此项操作的原因）。

3、中间结帐

操作方法：

想要进行中间结账的操作，就要先将要结算的交易全都转移到中间结账账单（M账单），然后选中“中间结账账单”（M账单），点击“账单付款”，在其中输入相应的交易代码、参考号和金额，然后点击屏幕左上访的“中间结账”按钮，即可完成中间结账的操作。

此时，中间结账账单中的账目都会转到暂存账单（T账单）中。

4、提前结帐

操作方法：

提前结账功能用于那些第二天就要离店而且现在就想结清费用的客人。

选中该客人的账户，用鼠标选择“账户”下拉菜单中的“提前结账”，然后会出现下面的对话框，选择“是”即可。

5、帐单转帐

“账单转账”功能可以把被选中的账单上的全部费用，转移到其他账户的账单中去。

具体的操作如下：

选中要进行转账的账单，点击账单转账，在账单转账的界面中输入相应的查询条件，点击“查找”，将会把所有符合条件的账户显示出来，用鼠标选择正确的账户和账单，按下“确定”即可。

a、全部和明细的区别

在“账单转账”的界面左上角，有“全部”和“明细”两个单选的按钮。

选择“全部”，源账户（费用发生帐户）中的费用会被累加起来，用“宾客/团队帐”这个交易代码以一笔总数转到目的帐户中去。

选择“明细”，所选账单中的每一笔费用都将详细的转到目的帐户中去，在源账户中会有“转账注释è”显示费用被转到了个账户。

b、按费用发生的房号和发生的帐号转帐

按费用发生的房号或账号转账是在一个账单的众多账目中把源账目是同一房号或账号的转出，而不会牵扯到该账单的其它账目的操作。

具体操作：

只需在“账单转账”的界面下方选择源账号或费用发生房号，其他同上。

三、结帐时的业务

1、结帐方式

a、现金或信用卡现付

进入房间，将客人的押金转出（点击“押金转出”按钮），根据实际情况选择“房间结账”或是“账户结账”，如果客人有“特殊付款”的话系统会弹出对话框让你选择是“转账”还是“忽略”，如果选择“转账”特殊付款会执行，如果选择“忽略”将不会执行，但两种选择都会进入“结账”的界面，在结账界面的下方中选择相应的“交易代码”（现金付款的话选择现金类型，如果用信用卡结账的话选择相应的形用卡类型），输入参考号（一般为给客人的账单号），点“付款”按钮，注意将每个存在“应付金额”的账单都进行“付款”操作，最后点“结账”按钮即可完成结账操作。

b、需要转到后台财务应收、

要转为后台应收帐，应该进入该客人的房间中，点击“备注”按钮在“应收帐户”一栏选择对应的应收账户。

然后转出押金后进入结账界面（方法同上），选中结账界面左下角的“强行结账”，点击结账按钮即可。

c、暂不现付，但也不转到后台应收转哑房、强行结帐或转永久帐户

如果要转到哑房或者永久账户，要进入客人的房间后，点击“账户转账按钮”，把该宾客发生的费用全部转到相应的哑房或永久账户（操作方法同账单转账），之后转出押金，进行“结账”操作即可。

2、团队、会议结帐

在收银的主界面中，点击“团队”下拉菜单，选择其中的“团队结帐”，通过弹出的查找对话框找到要结账的团队，然后点击“确定”进入“团队结账界”面，或直接点击“团队结帐”按钮进入“团队结账界”面。

此时，屏幕的左边是几个主要的功能按钮右边是团队各个宾客具体的费用发生状况。

点击屏幕左边的“快速结账”按钮，此时，团队宾客中所有账户余额为“0”的账户将被结算掉（状态变为“已结”），然后依次选中其他未结（状态为“在店”）的宾客，使他们的前面出现一个“*”，注意不要把该团队的付款账户（即哑房）选中，点“结账”按钮，这样就可以把选中的团队宾客依次结算（方法同现金结账）。

最后，把哑房选中，结算掉。

这样，团队结账就完成了。

3、加收半天、全天房费

在客人结帐时如果超过了酒店所规定的退房时间，酒店可以向客人收取半天或全天房费。

遇到这种情况，在点击了‘房间结帐’后系统会自动按照当前时间弹出‘离店收费项目’的界面，如下图所示：

选择要收取的项目，如‘01半日房费’，如果有多项可以用‘Ctrl+鼠标左键’组合选取。

点击确定后，费用自动挂入房间帐单。

如果该客人的房费是由另外的客人或帐户结算的话，就必须在点击‘房间结帐’之前，点击房间里的屏幕上方‘离店结构’按钮，先收取要收取的半天或全天房费，然后将房费转到该转的客人或帐户上，然后再点击‘房间结帐’，在弹出‘离店收费项目’的界面时不再选择屏幕中的项目，直接点击确定进入‘结帐’屏幕。

4、长包房结算

a、前台收银结算

如果是只结帐不结房间的话用中间结账的方法结算。

b、后台应收结算

同转应收的操作。

5、打印帐单

如果要给客人打印帐单，可以进入客人的房间，点击屏幕的右上角的‘打印帐单’按钮，这时弹出‘打印帐单（帐户）’的界面。

操作员可以根据不同情况打印出不同类型的帐单。

1.）标准帐单：

打印的是客人在酒店消费的所有明细内容（不包含暂存帐单中的帐目），按照费用发生的日期顺序打印。

2.）承前帐单：

打印的是所选择的‘承前日期’后所发生的帐目。

3.）汇总帐单：

按照客人在一天中发生的同一个交易代码的费用进行汇总打印,不打印明细,只打印该代码当天的汇总金额。

4.）交易选择：

按照所选择的交易分组、交易代码或费用类型进行打印。

可以分明细和汇总两种方式。

5.）费用分类：

是将帐单中的费用按费用分类汇总打印,客人住店期间发生的同一类的费用,不打印明细,只打印该费用分类的汇总金额。

6.）交易代码：

打印的是客人住店期间发生的同一个交易代码的费用,不打印明

细,只打印该代码的汇总金额。

7.）用户帐单：

操作员可以对此帐单中的所有交易数据进行修改，以满足某些客人的特殊要求。

注意，用户帐单修改的只是被打印出来的帐单中的内容，并不是对电脑中的实际数据进行任何改动，因此并不影响酒店自身的财务统计。

四、收银员交班时的业务

1、交易审核

交易审核的方法

<1>打印《挂帐日志》：

进入报表模块，在帐务一栏下选择“挂帐日志”，在出现的挂帐日志窗口中选择当天的日期，以及收款员的代码，并且在左侧选项中，“汇总交易”前打勾，点击下面的预览按钮，可以对挂帐日志报表进行预览。

表中付款类的交易金额的总计应该和收款员手中的现金一致，费用类的交易金额应该和收款员手中的单据一致。

如果不一致，可以关闭这张报表，把挂帐日志的窗口中“汇总交易”前面的勾取消掉，然后再次进行预览，此时操作员的操作的每一笔交易都会显示在报表中，根据这张表可以核对自己手中的单据，找到错误的出处。

找到错误后进入收银模块，根据报表中的信息找到出错的交易，察看交易的具体情况找到错误的原因，如果是电脑中漏输，需及时输入；如果是手工错误，需及时弥补或报告主管和领班及时进行处理。

<2>打印《宾客欠款明细》

进入报表模块，在帐务一栏下选择《宾客欠款明细》

五、结帐后的业务

1、已结帐户挂帐、付款

2、应收转帐

第三节重点报表

一、《挂帐日志》

“挂帐日志”这张报表在我们的系统中有着非常重要的作用。

通过这张报表可以看到整个酒店在打印日期这一天中产生的所有费用，发生的所有的付款。

这张报表具体的操作方法是：

进入报表模块，用鼠标双击“挂帐日志”，这时可以选择打印的具体内容。

例如：

在“交易代码”处选择“人民币收入”，再把“汇总交易”前面的勾取消，把“包括现金账户”前的勾选中，点击“预览”那么酒店中所有使用“人民币收入”这一交易代码的明细情况将被显示出来。

“包括现金账户”的含义就是包括所有的销售点。

同样的也可以分账户类型打印（在“账户类型”中选择相应的账户类型即可）。

如果进入“挂帐日志”后不做任何修改，只是把“汇总交易”和“包括现金账户”前面的勾都选中，点下“预览”按钮，那么就可以把酒店当日产生的费用和发生的付款的汇总情况显示出来，这是夜审时需要的一张重要的报表。

二、《宾客欠款明细报告》

“宾客欠款明细报告”也是非常重要的报表之一。

双击“宾客欠款明细报告”把除了“已结”的选项全部选中（“省纸方式”和“打印表格线”不要），点下预览按钮，在店的每个客人的消费情况（按费用分类显示）、押金情况和账户余额都会显示出来。

这也是夜审时要打的一张重要的报表。

第四节一般报表

一、《收款员收款报告》

这张报表可以打印出单独或全部收银员的付款类交易的汇总情况。

在操作员和日期输入框中选择，如果要打印所有的操作员的情况，操作员一栏为空即可。

二、《房价检查报告》

这张报表的作用是打印出全部或个别房间（当日来店、当日换房或当日修改房价）的房价，以便于酒店的管理人员进行核查。

三、《宾客欠款报告》

这张报表可以打印出挂帐金额超过酒店的限制的客人的详细情况，便于酒店进行催付。

可以在报表中选择离店日期、账户类型并且可以输入超现的金额（在余额输入框中输入）。

四、《交易汇总》

这张报表是把所选择的时间段中酒店发生的所有费用的金额汇总起来进行显示，同时可以进行月累计和年累计。

可以通过“起期”和“止期”输入框，来确定时间段。

五、《国籍分析报告》

这张报表可以按国籍分类打印出该国籍分类的客人在酒店中的总占房数，总人数和总房费以及它们所占的百分比。

在打印之前可以对报表的日期和国籍的分类进行选择。

六、《经理报告》

这张报表包括了四张不同的报表，他们分别是“占房统计”、“团队/商散分析”、“杂项统计”和“收入统计和分类账总计”。

进入经理报告的模块后，选中想要的打印的报表，按下“预览”即可。

七、《永久账户》

这张报表的作用是显示所有永久账户的余额情况。

可以选择永久账户的类型和楼区（如果不选，则默认为非虚拟楼区）。

八、《销售点现金报告》

这张报表可以显示单独或所有销售点的收入情况，可以分汇总或明细打印。

在日期输入框内可以选择报表的日期，在账户输入框内可以选择预打印的账户（如果不选，则为所有账户）。

九、《调帐报告》

这张报表可以打印所有冲账操作的操作纪录，以便酒店进行查寻、管理。

可以选择报表日期和操作员号。

十、《折扣房报告》

这张报表可以打印所有打折的房间的详细情况。

十一、《押金报告》

这张报表可以打印出酒店所选择的日期当天收取押金的情况，但前提必须是酒店用“押金处理”这一功能收取押金（即押金在f账单），否则此报表中没有数据。

-10- 中软好泰公司