兽医实验室样品的抽取和处置管理程序.doc

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兽医实验室样品的抽取和处置管理程序

1目的

检测样品的代表性、有效性和完整性将直接影响检测结果的准确度，因此，必须对样品的接收、流转、贮存、处置以及样品的识别等各个环节实施有效的质量控制。

并且根据客户要求做好样品的保密安全工作。

2适用范围

本程序适用于本实验室各类检测业务中检验样品的接收、流转、贮存、处置、识别等项的管理。

本程序不适用于标准样品的管理。

3职责

3.1办公室负责对检验样品的完整性和对应于检验要求的适应性进行验收，记录接收样品状态，建立样品唯一性识别标识，登记入库、留样贮存、退还样品，并负责将检测样品及其他技术资料传递到检验室。

3.2检验室负责验收检测样品的状态，检测样品制备、以及样品在检验、流转过程中的质量控制。

3.3抽样人员负责抽样样品的包装及发运。

并应严格遵守本程序的规定，对其抽样全过程负责。

4.抽样工作程序

4.1办公室组织对参加抽样人员的培训，内容包括法律、法规、抽样方案、抽样技术、工作纪律等。

4.2由办公室负责准备抽样所需的物品，包括：

办理抽样通知书、介绍信或上级计划任务书等正式文件；准备抽样用品如采样单、封条、标签、样品袋以及其他所需的一切用品等。

4.3根据各类检验的工作要求，由办公室负责拟定抽样方案，此方案内容一般包括：

样品类别、抽样地点、抽样人员、抽样方法、抽样数量、完成时间、封样及留样要求等。

4.4抽样人员到达被检单位后，先向被检单位提交抽样通知书或任务书以及抽样人员的工作证等有效证件，为保证抽样工作的质量和公正性，实施产品抽样过程中，不得事先告知被抽企业，一律采取突击抽样。

每个抽样小组不得少于2人。

4.5抽样人员到达现场后立即进行抽样工作，避免出现“特制样品”。

抽样过程中要仔细、认真填写抽样单，有特殊要求者，还应补记天气、环境、贮运、包装等情况。

4.6抽样应严格按照农业部规定的抽样程序或产品采样标准的规定进行抽样，以保证样品的随机性和代表性。

抽取带回检验样品的数量应严格按规定要求，以保证满足检验需要。

4.7在双方对样品的真实性，代表性和有效性认可后，抽样人员按照抽样方案要求抽取被检单位产品，并由抽样人员进行分样和封样。

抽样人员应在抽取的样品上作好密记，当场贴上封条或密记。

运送过程中应注意保存环境条件，以免造成质量变化。

4.8用本实验室的抽样专用封条封存，封条上必须盖上本实验室公章。

诊断样品按国家有关规定执行。

样品一般由抽样人员带回，也可被以妥善方式运回本实验室。

4.9抽样时如遇被检单位特殊制样、指定抽样、样品批量少于规定要求等可能影响样品真实性、代表性和公正性的情况，抽样人员应拒绝抽样，并详细记录有关情况。

4.10若被检企业停产或因其他原因无产品可抽时，经查看被检企业的成品仓库及其生产记录确认后，应由被检单位出具书面材料，由被检单位负责人签字并加盖公章。

以上材料由抽样人员带回存档或按有关要求上报有关部门。

4.11抽样人员应了解被检企业的生产、经营、管理以及质检工作情况，同时，应尽量帮助企业解决抽样工作中发现的管理和质检中存在的问题。

4.12样品到达实验室后，由接样室负责接收、编制样品信息、流转、保管等。

4.13仲裁检验的产品抽样，由实验室会同争执双方及双方的主管部门或共同承认的第三方（质量技术监督局、工商、法院等），按4.1～4.8的规定进行。

4.14抽样人员应严守秘密、坚持原则、不徇私情，否则受纪律处分。

5样品的接收与识别

5.1抽样人员抽回的样品及抽样单交办公室，接样人员应对样品的有效性及检验适宜性进行验收，并在任务书上对样品状态进行描述。

5.2客户送检样品，由客户填写《样品登记表》接待人员根据客户的检测需要，检查样品状态（包装、外观、数量、型号规格、等级等）清点样品，对样品的有效性及检验适宜性进行验收，并在任务书上样品状态进行描述。

5.3办公室在下达检验任务前，应对客户委托检验事项按合同评审程序进行评审。

5.4办公室接待人员出具编号唯一的流转卡，随同样品交样品管理员，样品管理员根据该流转卡编号，建立样品唯一识别性号码，相关信息录入计算机。

样品入库或流转至检验科。

5.5样品编号规定

a）编号格式：

领域代码+年代码+分类码+流水号

b）领域代码：

ZD—疾病诊断样品：

c）年代号：

用后两位数字表示。

如08表示2008年的样品。

e）样品流水号：

用四位阿拉伯数字表示。

5.6为保证检测工作的公正性，样品流转卡上，不得有受检单位或委托方的相关信息。

5.7检测样品不同试验状态用“待检”、和“检毕”标签加以识别，并同样品唯一性编号一起贴在样品上或样品包装上，也可以采用不同样品设置不同的放置区加以区别。

5.8检验中需对样品进行破坏性检验的，应在受理单中注明，客户签字认可。

5.9遇工作任务紧急时（如加急、特急检验），接待人员对样品编号后，样品可直

接由样品管理员交到检验室，经确认样品状态签字后，即可进行检测，相关材料随后补齐。

6样品的流转

6.1检验室在检验前领取样品时，要办理登记手续，确认样品状态并在流转卡上签字。

6.2检验室对领取的样品是否适合于检测有任何疑问，或对客户的检测要求不明确，或认为样品不符合有关规定，或样品有异常情况时，检验室应通知办公室样品管理员（或接待员）尽快与客户联系，取得进一步说明和认可后再进行检测。

6.3样品由一个检验室传递到另外一个检验室时，填写《样品流转卡》，但样品识别号不得改变。

6.4检测样品标签上，应清楚标明该样品所处状态，如待检、检测中、已检等。

规定如下：

标签上样品状态栏为：

待检√检测中□已检□，表示样品状态为待检；

标签上样品状态栏为：

待检√检测中√已检□，表示样品状态为检测中；

标签上样品状态栏为：

待检√检测中√已检√，表示样品状态为已检。

6.5样品在制备、测试、传递过程中应加以防护，应严格遵守有关样品的使用说明，避免受到非检验性损坏，并防止丢失。

样品如遇意外损坏或丢失，应向质量主管或技术管理者报告，必要时应立即与客户联系。

6.6样品的贮存

6.6.1留存样品由样品管理员专人负责，其他人员未经同意不得进入样品保管室。

检验室领取检测样品时，由样品管理员负责取放，检验后剩余的检测样品由检验科按相应的保存条件，妥善保存。

6.6.2样品应整洁、安全、无腐蚀。

为防止潮湿引起霉变，样品保管室要注意干燥和通风，为防止虫蛀，应定期施放防虫剂。

6.6.3对要求在特定环境下贮存样品，应严格控制环境条件，环境条件应定期加以记录。

6.7样品的处理

6.7.1诊断监测样品期限：

委托检验保留3个月，监督样品保留半年。

6.7.2客户提出要复验时，用留存样品复验测试。

若因样品性质不稳定或属消耗、破坏性检验的样品，无法留样而导致无留存样品，应向客户解释；若客户重新送样检测，不得以复验性质出具报告。

6.7.3留样到期后，留存样品由样品保管员填写《样品报废审批单》，报办公室负责人同意后方可处理。

检测剩余样品由样品制备人员填写《样品报废审批单》，报检验科负责人签字批准后方可处理。

6.7.4属消耗、破坏性检验的样品，一律不再保管或退样。

6.8无效样品的确认

6.8.1接样人员在接收样品时，对抽取的样品无正式抽样手续、样品与抽样不符（包括：

生产单位、商标、规格型号、数量等）、抽样单填写错误，抽样单签字后

改动，样品损坏或缺陷，视为无效样品，应退回抽样人员重新抽样。

6.8.2检验室对无唯一性编号和达不到检验要求的样品，应填写《不符合样品处理记录》并返回样品管理人员重新确认样品。

6.9样品的记录与安全

6.9.1本实验室严格按委托方的协议或有关规定进行样品检测、贮存与处置，对委托方的样品，有关信息资料负保密责任。

留样期内的样品不得以任何理由挪作它用。

6.9.2本实验室在样品的接收、流转、贮存以及随样资料的管理中，采用相应的安全措施，保护样品的安全和机密。

样品非检验损坏或遗失，由办公室汇同相关科室查明原因，追究责任人责任，负责对客户赔偿。

7相关质量记录

7.1样品采集登记表