房地产开发(国有企业)公司档案管理制度.doc

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附件：

规章制度控制表

制度

名称

xxxxx公司档案管理制度

制度

编号

xxxx（YW）-12-2015-02

版本

生效

日期

下次评

估时间

起草人

部门

审核

分管领导

审核

签发人

是否

修订

2015

2015.5

2016.4.

否

此

次

修

订

的

主

要

内

容

本次为新制订。

解释

部门

Xxxxx公司档案室

实施

及完

善执

行人

Xxxxx公司档案室室

备注

xxxxxx公司

档案管理制度

第一条总则

为进一步加强公司档案管理，建立、健全公司档案管理体系，全面提升档案管理水平，确保公司档案的完整、准确、系统、安全和有效性，充分发挥档案在公司项目建设、经营管理以及发展等工作中的重要作用。

根据《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《档案法实施办法》和《电子文件归档与电子档案管理办法》等法律法规，特制订本管理制度。

第二条档案的立卷归档

一、立卷归档范围

公司在从事项目建设、经营管理及发展等工作中形成的具有保存价值的文件材料、声像资料和所获得的荣誉资料及象征荣誉的实物档案，任何个人不得将公司的档案材料据为己有或拒绝归档。

二、归档的时间

（一）工程建设项目，在工程竣工后将要归档的文件、资料组成保管单位，由项目负责人审定后，向公司档案室管理人员进行移交；对活动周期较长的项目或时间连续性强的项目活动中形成的文件材料，可视具体情况按年度分批归档；对于机密性强的，重要的外来材料（如外购设备的随机图纸和文字说明材料等）须在工作完成后及时归档。

（二）公司党、政、工、团的电子文件归档，应在公文管理中公文流程处理完毕后立即送档案室，实体文件在次年的第二季度前向公司档案室移交。

（三）会计档案由公司财务部兼职档案管理员按照档案管理的要求整理归档，负责完成当年档案的数据录入、分类、立卷、编目等工作。

凭证、报表、工资册可按月归档；帐簿可按年归档。

归档后的会计档案可暂由本部门保管三年，届时向公司档案室移交。

而当年形成的各类档案目录在次年移交档案室。

（四）审计合同类资料的移交时间按每年移交档案室。

（五）因公外出学习、培训及出国人员带回的资料，应在回公司一周内向公司档案室移交，否则，不予签字报销。

三、归档要求

（一）归档的材料必须收集完整后并拟写清单由相关部门指定工作人员移交档案室。

（二）归档的文件材料、图表必须齐全完整，照片（包括底片）、录音、录像带、光盘等必须同其详细的文字说明材料一起归档。

（三）归档的文件材料必须准确地反映公司各项管理活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系。

（四）归档的文件必须是原件（定稿），具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿。

发文须在发文稿签发栏加印。

（五）归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的笔进行书写、绘制，禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。

（六）为确保案卷质量，除保证文件材料齐全完整外、还须分类及保管期限划分准确、组卷合理、排列有序（数据录入、文件材料、案卷等）、装订和编目符合要求、备考说明清楚、案卷封面及脊背填写完全和正确、标题拟写简明扼要并与内容一致。

会计档案在整理前，首先要符合会计管理的要求，然后按照以上档案管理的要求归档。

（七）科技档案按一式两份归档，分别为正本和副本；文书档案及其他门类档案按一式一份归档。

（八）所有归档的案卷符合《科学技术管理案卷构成的一般要求》、《文书档案案卷格式》、《技术用图折叠方法》的要求，纸张幅面为国际通用的A4标准。

第三条档案的保管

一、接收档案必须认真进行验收，并办理接交手续。

二、存放档案必须有专用的库房、柜、架，并应按规定编号。

柜与墙面距离不少于10cm，垂直于有窗的墙壁摆设，以便通风。

三、电子档案在保管过程中应进行抽样检查，发现问题应及时采取恢复措施；定期进行档案的清理核对工作，做到帐物相符。

对破损和载体变质的档案，要及时进行修复和复制。

库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要注明原因，保存依据。

同时设备更新时应确认原载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转化工作，原载体的保留至少不低于3年。

定期检验结果应填入电子档案管理登记表。

四、底图除修改、送晒外，不得外借。

修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充等情况。

底图的存放以平放为宜。

五、缩微胶片、照片、磁带等的保管：

（一）存放胶片、照片、磁带等要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排放在胶片柜或防火柜内。

缩微母片和拷贝片应分别进行存放。

（二）胶片柜应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有毒有害气体的环境，空气调节设施、温湿度应符合规定的要求。

六、保存档案必须有良好的卫生环境和具有防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害气体和防污染等安全措施。

七、定期记录库房温湿度。

声像档案库房温度应控制在10--20℃之间；相对湿度在40％--60％之间；防磁档案柜的摆放应同时远离磁场；纸质档案库房的温度应控制在14--24℃（±2℃），相对湿度在45--60％（±5%）。

八、做好库房的“九防”工作（防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防蛀、防光、防灰、防有毒有害气体），库房室内照明采用白炽灯，定期通风透气检查，对虫霉等档案及时处理。

九、档案管理人员负责本辖区的库房管理。

未经同意，其他人一律不得随意进出入库房。

确因工作需要，可履行有关手续，同意后方可进入。

第四条档案借阅

一、文件资料的借阅

（一）归档的文件、技术资料原则上不得借出档案室。

借阅及查阅任何保密档案和机密文件应严格履行审批手续，不允许私自抄录和带出。

因工作需要须借阅或查阅的，须经分管领导批准方可调卷，并做好借阅记录，限期归还。

（二）外单位来查阅或抄录档案时，原则上不得调卷。

若因工作需要，则要经分管领导批准后，方能调卷，且只能查阅，不能借出。

二、工程图纸的借阅

工程图纸必须归档2套（其中1套永久保存，1套供查阅），原则上不得借出档案室，若因工作需要借出，则须经分管领导批准后方可借出，并做好借阅记录，限期归还。

三、科技图书、杂志的借阅

（一）科技图书存档只有1本的，不得借出。

有多本的，借阅期限为1月，且1次只能借阅1本，待归还后方可续借。

（二）杂志借阅期限为半月。

且1次只能借阅2本，待归还后方可续借。

第五条档案的开发利用

一、公司档案信息资源开发的重点应服务、服从于公司的改革、发展，公司档案室应把档案信息的开发利用，作为发展、巩固档案工作的一项重要内容。

二、档案信息资源的开发利用主要采用：

（一）及时了解利用者的需要，对档案进行加工整理，编制通用性专题（工程项目）汇编。

（二）对档案进行深层次加工整理，汇编专题资料、科研成果、数据手册、图表手册、市场信息、国内外同行业经营情况介绍等。

（三）编制、提供档案各类检索目录。

（四）计算机检索准确、迅速的调阅实体文件、图纸以及电子件。

（五）在公司内部实行有范围的档案开架阅览。

（六）电话调卷。

（七）提供档案的复制件。

三、档案的开发和利用是为了公司的发展，满足公司项目建设、经营管理等需要，在档案的利用过程中，必须严格实行保密制度，确保档案使用的安全。

第六条档案的鉴定与销毁

一、根据国家有关规定，制定本公司的保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

二、档案鉴定工作，应在公司分管档案工作负责人的领导下，由档案室负责人、各专业技术人员、档案室人员共同组成鉴定小组。

三、档案的鉴定工作应由档案管理人员提出档案鉴定报告，经鉴定小组成员采取逐份鉴定的办法审定后，由鉴定小组负责人签名，注明鉴定日期。

四、档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

五、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经公司总经理批准后，由至少两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

未经批准同意，任何部门和个人都不能任意处置和销毁公司的档案，否则，将追究法律责任。

决定销毁的档案，最好另行保留一段时间再处理。

第七条档案管理体制

一、公司的档案是指公司在各个历史时期的项目建设、经营管理活动中形成的全部档案，包括纸质档案、电子档案、图样、声像档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等，它们都是公司档案的有机组成部分，根据各门类档案的自身特点，按照特定的分类法，对其进行系统、规范、统一的管理。

二、公司的档案管理工作是在公司主管档案工作的领导及档案室主任的领导下，实行对公司各部门的档案集中统一管理。

三、为加强公司档案管理，应成立档案管理机构，并配备和调整专职和兼职档案员。

四、根据国家档案管理规定公司档案管理目标需达一级管理水平的要求，公司需将档案管理工作纳入公司发展规划和年度工作计划，纳入到公司领导办公会议、工作议事日程，纳入到公司员工的经济责任制、岗位责任制（三纳入）。

五、设备开箱、工程的竣工验收、创新成果鉴定必须有档案室专（兼）职档案管理人员参加。

六、由档案室建立、健全公司档案管理的各项制度、网络体系及制定年度归档计划，使档案管理工作制度化、规范化、程序化。

第八条档案管理人员的岗位职责

一、热爱本岗位工作，严格执行国家的有关档案法规。

二、负责管辖范围档案的接收、整理、归档及上架工作。

三、负责管辖范围的档案信息资源的开发利用工作。

四、负责所辖范围档案的借阅、保密工作。

五、负责所辖范围档案管理的现代化管理工作。

第九条公司兼职档案员职责

一、在公司档案室和本部门的直接领导下，负责做好本部门在经营管理、项目建设等活动中文件材料的形成、积累、整理、归档等工作。

二、积极开展档案的利用工作，更好地为经营管理、项目建设及发展等工作服务。

三、督促本部门严格贯彻执行档案归档、保密等制度。

四、负责公司党、政、工、团文件的移交；负责项目工程竣工资料的移交工作。

五、负责档案的保管和利用安全。

六、有权向本部门或个人索取应归档的科技档案材料。

七、有权参加设备开箱，并收集资料。

八、熟悉本部门的工作性质及业务。

九、了解档案工作的基本要求和重要性，并结合本部门工作性质和内容，具有识别有价值文件材料的能力。

十、熟练运用现代化管理设备对收集的文件材料进行编目。

十一、产生专门档案的职能部门，应由兼职档案员按照档案的要求做好档案的立卷工作，做到分类清晰、数据录入顺序正确、组卷合理、页数和密级划分准确、装订规范、编目与案卷排架一致、填写案卷题名简明扼要、脊背宽度合适。

在暂存保管期间做好专门档案的利用、登记工作，保证之后档案能规范、完整地移交到公司档案室。

十二、对各类文件材料的保管，做到目录与实体一致。

第十条档案的保密

一、严格贯彻执行国家关于档案工作的保密政策和保密制度，加强管理，维护档案的完整和安全。

保守公司机密，爱护公司财产，防止丢失和泄密事故的发生。

二、档案是公司的宝贵财富，档案是机密文件的汇集，档案工作人员要严格保证公司机密档案的绝对安全。

三、凡查阅机密档案，原则上必须在档案室查阅，领导同意借出的要办理登记手续，并按期收回。

四、个人使用的一切机密文件、材料、笔记本、报表、图纸等，在下班前要收藏好，以防丢失和泄密。

五、不准在非保密本上记录和摘录档案机密事项。

六、保密档案的管理和利用，密级划分变更和解密必须按照国家有关保密制度和规定办理。

七、档案工作人员要互相监督，发现有失密和泄密的情况要保护好现场，并及时汇报相关领导。

八、档案管理人员的法律责任

（一）档案工作人员有下列行为之一的，由纪律监察部门及有关主管部门提请公司对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：

1．损毁、丢失属于公司所有的档案的；

2．擅自提供、抄录、公布、销毁属于公司所有的档案资源的；

3．涂改、伪造档案的；

4．违反规定擅自出卖或转让档案的；

5．倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给境外组织或个人的；

6．不按规定归档或者不按期移交档案的；

7．明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

8．玩忽职守造成档案损失、泄密的。

（二）对违反档案管理规定损害企业或他人的民事权利的，应依法承担民事责任。

九、对违反上述有关规定的工作人员，按照国家有关规定视其情节轻重给予经济处罚。

第十一条档案经济责任制

一、为保证公司的合法利益，实行档案经济责任考核制度，对在档案移交、归档、利用过程中不认真履行公司档案管理有关规定的部门和个人进行考核，并进行通报。

二、档案管理的考核办法（见下页）

序号

考　　核　　内　　容

考核情况

审查部门

1

工程项目竣工档案应完整、准确、系统，否则每项

考核责任部门200元

档案室

2

工程项目竣工档案资料应经档案室验收合格，否则每项

考核责任部门200元

档案室

3

技术设备档案，按归档范围归档齐全，否则每缺一项

考核责任部门200元

档案室

4

外出学习、参加会议带回的文件材料、技术资料未经档案室签字的财务不得报销，否则

考核责任部门200元

档案室

5

设备开箱时应通知工程档案管理人员参加，（并清点合格证、图纸、说明书、产品质量证明书、测试说明书、装箱说明书等齐全）

未通知，一次

无故不参加者，一次

考核责任部门100元

考核个人100元

档案室

6

收到与公司有关的文件材料、技术资料未及时交档案室，擅自保存，按照每一份

考核责任部门200元

档案室

7

本公司的行文（电子和纸质文件），底稿和正文要完整、齐备，并加盖公章，且与发文登记相符，每漏一项

收文的处理按照公文流程处理完毕后（纸质和电子文件）要一并及时归档，且与收文登记相符，每丢失一份文件

考核责任人100元

档案室

8

请示与批文要一并存放，对无批复的请示文需在登记簿里注明，否则

考核责任人100元

档案室

9

存档和移交的档案、文件材料必须是原件（特殊情况应注明）；否则，按每件

考核责任人100元

档案室

10

签阅、归档文件字迹清楚，按规定用钢笔（碳素、篮黑墨水）书写，否则

考核责任部门100元

档案室

11

各类档案归档时间按每年归档计划规定执行，每拖延1日

考核责任部门50元／日

档案室

12

专门档案（审计合同、会计档案）的立卷必须符合专门档案的整理要求，保证案卷质量（包括案卷排列、封面、卷内、签章、书写、粘贴等），否则，按每处

考核责任部门100元

档案室

13

暂存在职能部门的专门档案，要保证在保存期间档案无字迹褪色；否则按每卷

且移交时档案目录和各类档案要完整、齐全，不得少类、少量，否则，按缺失每卷

考核责任人100元

考核责任人200元

档案室

14

丢失档案的，应立即报案，并启动档案工作突发事件应急处置预案，造成泄密事件将追究相关责任人和责任部门的法律责任

考核责任部门2000元

档案室

15

图书的丢失除按书原价的5倍赔偿，图纸按每张50元罚款，同时

考核责任人200元

档案室

16

重要档案的复印须经领导批准同意；需对外办理的，事后要将复印件交回档案室，如有特殊使用情况需着重说明（如办理单位有存档要求等），否则

考核责任人200元

档案室

17

借阅档案、图书只能限于公司员工本人，不能转借；因工作需提供给合作单位使用，须经领导同意并履行有关档案借阅手续，不得擅自借出；任何人在使用期间不得抽页、涂改、损坏、批注，否则

考核责任人500元

档案室

18

经同意可以借出的档案不得带出公司，发现此类情况

考核责任人100元

档案室

19

档案借阅的时间为两周，重要档案不能超过七天，有事离开公司要及时办理归还手续；图书的借阅时间为一年，否则，每超一天

考核责任人50元

档案室

20

调离、辞职人员必须归还所借档案、图书资料，并由档案室主任签字，否则

考核责任部门200元

档案室

15

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