车辆加油管理制度.docx
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车辆加油管理制度
车辆加油管理制度
1目的
为了规范各类车辆加油流程，准确核算及有效控制各类车辆加油费用，节约运营成本，经研究决定，特制定本管理制度。
2适用范围
本制度适用于华泰峰桦汽车销售有限公司及管辖的各直营公司的车辆加油管理。
3油卡管理
3.1根据公司车辆的主要业务内容，按用途可分为公务车、私车公用车辆、租用车辆、巡展车、商品车、试驾车、维修车辆等。
行政部应按此办理各类车辆油卡，实行专卡专用，并设置密码。
3.2公司所有油卡的业务开通、充值、分配、报销、核算均由行政部统一管理。
3.3每张油卡专设《加油记录本》，加油人应认真、如实填写表格所列事项，完毕后及时交回行政部。
4.油卡使用要求
4.1公务车由用车人直接根据行政部指定数量加油。
4.2私车公用车辆实际所有人应先与公司签订《征用员工车辆协议》才具有外出办公加油资格，每次驾车外出前应详细填写《加油申请单》，并由直管领导和行政部进行审批，外出及返回时按照实际情况拍取行驶里程表图片，并上报至行政部，行政部据此并与网络地图所搜取的公里数相结合判定外出行车里程数，另根据《征用员工车辆协议》所述要求进行核定加油数额。
若路途较远，需事先加油，则以网络地图所搜取的公里数为准。
4.3租用车辆油卡领用人须先与公司签署《租用车辆安全驾驶须知书》，凭《出差申请单》领取油卡，行政部将根据GPS记录信息核对车辆使用是否与工作有关。
4.4巡展车辆、商品车、试驾车、维修车辆加油前应详细填写《加油申请单》，由直管领导进行审批，行政部根据提报需求及网络搜取里程核定加油数量。
5.1本制度由华泰峰桦汽车销售有限公司行政部负责解释及修订。
5.2本制度自下发之日起统一执行。
5.3附件为《加油记录本》、《公司征用员工车辆协议书》、《加油申请单》、《租用车辆安全驾驶须知书》、《出差申请单》、《租用车辆行驶、加油记录表》。
管理制度名称
华泰峰桦汽车销售有限公司车辆加油管理制度
管理制度编号
HTFH-XZ-002-2015
管理制度编制部门
人力行政部
版次
1.0
签发人
张宏亮
有效期限
2年
批准人
张宏亮
密级
秘密
编制单位负责人
郭振鸿
批准日期
2015年01月01日
编制部门负责人
王立艳
实施日期
2015年01月01日
编制人
王立艳
华泰峰桦汽车销售有限公司
车辆加油记录本（专卡专用）
油卡名称：
管理部门：
行政部
记录日期：
____年__月__日至____年__月__日
车辆加油记录表
车牌号/车驾号
加油日期
加油金额（元）
卡内余额（元）
用途
加油人
公司征用员工车辆协议书
甲方：
______________________________________
乙方：
______________________________________
乙方为甲方员工，因办理甲方业务，偶尔需使用乙方汽车一辆（私），经双方协商一致，达成协议如下：
1.甲方权利与义务：
1.1甲方以车辆外出/返回时拍取的行驶里程表图片与网络地图所搜取的公里数相结合的方式作为外出行车里程数的判定依据。
1.2耗油量补助费用计算公式：
耗油量补助金额=每公里耗油*行驶里程*汽油单价（四舍五入，凑整去零）。
1.3各排量车辆油耗判定标准
排量（L）
1.5及以下
1.6
1.8
2.0
2.3
2.5及以上
耗油（L/100km）
8
9
10
12
13
14
1.4相关流程：
甲方有权对未履行该流程的情况不予加油。
驾驶人详细填写《车辆加油申请单》直管领导签字行政部核定拍取出发/返回时里程表数据出示里程照片核定数额领取油卡。
1.5甲方只承担使用乙方汽车里程数相应的汽油费，不承担车辆的维护维修费、违章罚款扣分、交通事故责任及经济处罚等。
1.6当征用乙方车辆期间出现交通事故时，甲方应积极配合协助乙方处理相关事宜。
1.7甲方应尽快将审批完毕、严格履行流程的油款以油卡加油的形式补给乙方。
2.乙方权利与义务：
2.1乙方因个人特殊情况有权拒绝甲方提出的用车需求。
2.2乙方应严格履行相关流程所述内容。
2.3乙方在被征用其车时间内应严格遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通法律法规。
如出现任何酒驾、违规、事故及肇事行为，乙方应承担由此产生的全部责任及损失。
且甲方不承担该期间引发的第三者责任。
甲方：
乙方：
日期：
身份证号：
车牌号：
车辆品牌、型号、排量：
日期：
加油申请单
□公车□私车
申请部门
使用人/驾驶员
车牌（驾）号
申请日期
车辆品牌及排量
综合油耗（L/100km）
外出事由
①
②
外出路线
预计公里数
所需数额
部门经理签字
行政部签字
总经理签字
加油申请单
□公车□私车
申请部门
使用人/驾驶员
车牌（驾）号
申请日期
车辆品牌及排量
综合油耗（L/100km）
外出事由
①
②
外出路线
预计公里数
所需数额
部门经理签字
行政部签字
总经理签字
加油申请单
□公车□私车
申请部门
使用人/驾驶员
车牌（驾）号
申请日期
车辆品牌及排量
综合油耗（L/100km）
外出事由
①
②
外出路线
预计公里数
所需数额
部门经理签字
行政部签字
总经理签字
租用车辆安全驾驶须知书
为保证租用车辆的安全使用，确保正常运行中的人身安全，驾驶员（员工）必须熟知本安全须知书，并承诺按此须知书的内容贯彻执行。
1.车辆管理
1.1外出时驾驶人应认真、如实填写《租用、加油记录本》，按照要求规范安装GPS仪器，保证其始终工作正常，出差结束后及时将记录本、油卡、GPS交回。
1.2行政人员应及时根据GPS记录信息核对车辆使用路线、里程等情况是否与工作有关，否则将取消驾驶人使用租用车辆资格。
2.遵纪守法
2.1驾驶人员应遵守交通法规、遵守安全操作规程、遵守本公司及汽车租赁公司的相关规章制度。
2.2本着对车辆负责、对驾驶人及随行人员安全负责，驾驶车辆出行时，必须时刻保持清醒头脑，不超速、不抢行、不闯红灯、不酒后开车、不超载人和货、不擅自将车交给他人驾驶，对乘车人进行安全宣传，严禁违禁物品上车，并随时注意车辆附属设施和行车物品的稳固，防止发生意外事故。
2.3如工作需要长途行车或晚间行车更应注意安全。
3.违章与事故处理
3.1租用车辆驾驶人须持有效驾照且驾驶技术较熟练才具有驾车资格，使用期间不得将租用车辆私自给本单位不具驾驶资格的人员使用，若此期间遇违章或交通事故，其责任和经济处罚等发生的费用由车辆申请人承担。
3.2任何租用车辆领用人不得私自将车辆借给外单位人员使用或将车辆挪作私用，若此期间遇违章或交通事故，其责任和经济处罚等发生的费用由车辆领用人承担，公司将取消领用人使用租用车辆资格。
3.3违反交通规则（闯红灯、超速、尾号限行、应急车道行驶、违章停车等等），其罚款和扣分由驾驶人负担。
3.4租赁车辆发生事故时，驾驶人应立即报警进行责任认定、及时拨打汽车租赁公司的紧急救援热线并遵照其指示行事。
3.5驾驶人应立即通知汽车租赁公司，由汽车租赁公司向保险公司报案，且应遵照其指示，配合保险公司处理有关定损、理赔等事宜，为保证维修质量，驾驶人应在汽车租赁公司指定的维修点进行维修及定损事宜。
3.6驾驶人应自行垫付拖车施救费、维修费、医药费、交通费等全部相关费用，并应在定损和维修完毕之后及时将全部相关文件（包括但不限于事故证明、事故责任认定书、事故调解书、判决书、损失清单、费用单据等）递交给汽车租赁公司。
3.7汽车租赁公司收到上述材料后将向保险公司申请理赔，并根据保险公司的理赔金额和实际发生金额（需有符合要求的发票等证明文件）与本公司及驾驶人进行结算。
3.8如事故由租用车辆质量问题引起，汽车租赁公司应承担相关责任；如事故非因租用车辆质量问题造成，本公司与驾驶人按50%的比例分别承担保险公司理赔范围以外的损失。
如单次租车单辆车维修费用在人民币1500元保险绝对免赔范围内的，本公司与驾驶人分别承担维修费用的50%。
3.9若因驾驶人在事故发生后未及时按上述程序进行处理或提交完整的相关文件而导致保险公司拒赔或不足额理赔的，驾驶人应当承担由此给汽车租赁公司造成的全部经济损失。
3.10如单辆车辆定损总额超过人民币5000元的（含车辆报废在内），除上述约定外，本公司与驾驶人分别按定损总额10%的比例向汽车租赁公司赔偿车辆贬值损失。
3.11如车辆租期届满，租赁车辆仍在维修中的，则租期相应延长直至驾驶人将合理使用后的车辆完好返还并将齐全的证件交还乙方之日终止，其间费用由本公司与驾驶人分别承担50%。
3.12如租赁车辆在租赁期间报废的，本公司与驾驶人应分别承担50%责任向汽车租赁公司正常支付租金直至乙方获得保险公司赔款。
3.13租赁车辆被盗抢时，驾驶人应在24小时内向公安部门报案并通知汽车租赁公司，并协助汽车租赁公司办理相关手续。
3.14如因驾驶人未能及时报案、通知汽车租赁公司或未提供必要的相关证明，导致保险公司拒赔或不足额理赔的，驾驶人应承担保险公司拒赔或不足额赔付部分的损失。
3.15在驾驶人承租车辆期间，如车辆被盗抢，驾驶人应向汽车租赁公司支付正常租金直至向驾驶人提供公安部门出具的立案证明之日。
3.16如驾驶人涉嫌参与盗抢或报假案等违法活动，汽车租赁公司有权立即终止本协议、收回全部租赁车辆，并由驾驶人赔偿汽车租赁公司全部直接和间接的经济损失。
驾驶人签字确认：
日期：
____年__月__日
出差申请单
申请时间：
年月日时分
申请人信息栏
姓名
部门
职位
性别
身份证号
联系电话
实际驾龄
出差事项栏
出差事由
出差路线
前往
出发时间
月日时分
到达地点
交通方式
□飞机□火车
□长途汽车□自驾
到达
住宿
□是□否
推荐酒店
与同事同住
□是□否
租车
□是□否
建议车型
使用时间
月日时分至月日时分
中转1
出发时间
月日时分
到达地点
交通方式
□飞机□火车
□长途汽车□自驾
住宿
□是□否
推荐酒店
与同事同住
□是□否
租车
□是□否
建议车型
使用时间
月日时分至月日时分
中转2
出发时间
月日时分
到达地点
交通方式
□飞机□火车
□长途汽车□自驾
住宿
□是□否
推荐酒店
与同事同住
□是□否
租车
□是□否
建议车型
使用时间
月日时分至月日时分
返回
出发时间
月日时分
交通方式
□飞机□火车□长途汽车□自驾
其他物品配备
□油卡□GPS□其他工具_______________________________________
审批栏
部门经理意见
行政部审核
副总经理审批
总经理审批
注意事项及要求
1、行政部只负责飞机、酒店、租车事宜预订,其他需求自行解决。
2、请认真填写表格所列事项，到达地点栏写至地级市或县级行政区,由部门经理签字后，提前24小时将此单交至行政部。
3、租用车辆驾驶人必须持有驾照且驾驶技术熟练、并与公司签订《安全驾驶须知书》后，才具备租车申请资格。
4、中转次数超出2次时，可在该表后另附一张新表，将第二次以后的中转信息填入中转栏内，第一张表中的出差路线需包含附表中的中转地点。
无中转或地级市间（如淄博至济南）中转不允许租车，若县级行政区间（如济南市槐荫区至济南市市中区）中转需要租车并异地还车可在中转栏内的交通方式中勾选自驾用以显示；
5、审批栏签字顺序：
部门经理--行政部--副总经理--总经理。
6、申请人应严格按照行政部预订信息执行，如出差过程中因工作需要或其他特殊情况，需调整时，申请人应于3小时前将原因及调整需求告知直属领导与行政部，行政部确认后进行调整。
否则产生的费用由申请人承担。
7、申请人应对所领取的配备物品珍惜爱护，并保证在返回后第一时间将其交回，若出现人为损坏或丢失，申请人赔偿其费用。
华泰峰桦汽车销售有限公司
租用车辆行驶、加油记录本
编号：
管理部门：
行政部
记录日期：
____年__月__日至____年__月__日
租用车辆行驶、加油记录表
序号
驾驶员
外出日期
外出时间
初始公里数（km）
外出路线
外出事由
返回日期
返回时间
返回公里数（km）
加油金额
卡内余额
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
金额单位：
元
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