人事档案管理规定规则.docx

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人事档案管理规定规则

人事档案管理规定规则

人事档案管理规定规则

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

现在，就来看看以下关于人事档案管理制度的文章吧!

人事档案管理工作制度一

（一）人事档案材料鉴别、归档制度

1.严格按照中组部《人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，认真做好人事档案材料的收集与补充工作;

2.档案工作人员要积极主动地与人事档案材料形成部门取得联系，及时掌握形成人事档案材料的信息，主动地索要应归档的人事档案材料;

3.人事档案材料的形成部门，应在形成正式材料后的一个月内，将材料送交校档案馆人事档案室归档;

4.档案工作人员对收集的人事档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，及时催要，对不符合归档要求的材料，要及时通知形成档案材料部门补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定认真办理;

5.对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。

（二）人事档案材料鉴别、归档制度

1.严格把好人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核;

2.归档材料必须是办理完毕的正式材料;

3.归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期;需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案;

4.残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档;

5.人事档案材料应统一使用16开纸（19_____26.5厘米），材料左边应留出2;2.5厘米的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名____;

6.凡属于应归入档案的材料，应按照中组部《档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。

（三）人事档案查（借）阅制度

1.查（借）阅人事档案必须是中共党员，并填写《查阅档案审批表》，由查阅单位负责人签字，档案馆领导审批后，方可查（借）阅;

2.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案;

3.查（借）阅档案时，档案工作人员应根据规定，确定是否提供或是确定提供材料的范围，凡与查阅内容无关的材料，不得翻阅，并对提供查阅的档案进行登记;

4.查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容;

5.查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容;

6.查阅人员必须爱护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案;违反者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分;假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理;

7.档案一般不外借，特殊情况须借用时，要说明理由，经档案馆领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过15天，并不准擅自复制、抄录及转借他人;不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。

（四）人事档案转递制度

1.转递人事档案必须做到及时、准确、安全;

2.因工作调动或职务变动档案转出，档案工作人员在接到调档函后，经人事处签章及档案馆领导审批后，一个星期内将档案转给新的主管单位;

3.转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的检查、整理装订，不得扣留材料或分批转出;

4.转递档案必须按统一规定的《档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封;

5.档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带;

6.转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话询问，以防丢失;

7.收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名____盖章退回发档单位。

（五）人事档案检查核对统计制度

1.建立档案工作台帐登记制度，做到勤检查、勤核对，每年全面检查核对统计一次档案，发现问题及时解决;

2.提供利用后的人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库;

3.档案转出或转入时，要认真对照目录检查核对，防止张冠李戴放错卷或缺少材料;

4.整理好的人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。

（六）人事档案的保管、保密制度

1.严格遵守党和国家的保密法规，认真履行职责，严格照章办事，做好人事档案的保管保密工作;

2.非档案工作人员一律不得进入库房;

3.档案工作人员要严格执行查（借）阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人：

4.认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;

5.严禁吸烟，保持库房的清洁和库内适宜的温湿度（温度14℃;24℃、相对湿度为45%;65%）;

6.坚持库房检查制度，每周检查一次，防止不安全因素发生，发现异常情况，应及时采取措施，确保档案安全;

7.坚持值班制度，下班前档案要入库，关好门窗，切断电源;

8.严禁个人私自保存任何人的档案材料;

9.档案工作人员调动时，必须严格履行交接手续;

10.对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。

（七）人事档案管理人员职责

1.热爱本职工作，忠于职守，认真负责保管好教职工人事档案，为国家积累档案史料;

2.建立人事档案台帐，及时收集、鉴别、整理档案材料，及时报送省管档案材料;

3.严格执行档案管理规章制度，认真办理人事档案的查（借）阅和转递;

4.及时登记教职工职务、工资变动情况;

5.为学校及有关部门提供教职工情况;

6.维护人事档案的完整与安全，做好人事档案的保密保护工作;

7.调查研究全校人事档案工作情况，制定和修订规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导;

8.完成领导交办的其他事项。

人事档案管理制度二

为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《档案工作条例》，特制定本制度。

一、保密制度

1.认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的保密工作。

2.加强组织纪律，坚守工作岗位。

3.人事档案管理部门应设立专用档案库房（室），配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。

4.人事档案库房（室）必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。

安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。

5.人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。

管理人员变动时，必须办理好交接手续。

6.无关人员一律不得进入档案库房（室）。

7.严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。

8.对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。

9.人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。

10.人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。

11.人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。

12.属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。

13.严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。

14.发现泄密事件，认真处理。

二、归档制度

1.按照《人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集工作调配、任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。

相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作;材料归档范围具体见附件。

2.校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1-2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。

3.每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情况而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。

4.收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。

需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。

5.不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。

凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。

6.人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

7.每年引进人员要填写履历表或补充表，充实人事内容。

8.对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。

三、鉴别制度

1.收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。

2.鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。

3.鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。

4.归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备;对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

5.人事档案材料应按照《档案整理工作细则》进行整理立卷。

四、整理制度

1.整理人事档案，要先对缺少的人事档案材料进行补充，并备齐卷皮（盒）、目录纸、衬纸、切纸打孔机（缝纫机）等必备的物品和设备。

2.整理要做到：

人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。

3.整档人员必须熟悉党的工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。

4.必须认真执行《档案法》、《保密法》、《档案工作条例》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。

5.人事档案按新《条例》和《档案整理工作细则》规范地整理，零材料及时装订入卷。

6.不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。

按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。

7.整档过程中，要切实做好防火安全保密工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。

五、借阅制度

1.查（借）阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处或二级单位书记、主任，必须是中共正式党员。

2.查（借）阅人应在借阅前认真填写《人事档案查（借）阅登记表》。

3.复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。

校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查（借）阅。

4.查（借）阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。

查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。

属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。

5.查阅档案的单位或个人，不得擅自-拍摄复制档案内容。

因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）。

6.档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

六、转递制度

1.递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

2.人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情况下，不准公开邮寄或交本人自带。

如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。

3.递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处

有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。

有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。

档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。

4.使人事档案能够随着我校的人事变动，职务变动而及时调整，人事处及组织部应将人事变动情况、调动单位和任免通知及时通知人事档案室。

因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

5.职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。

自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下，方可转出。

6.校各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作。

7.不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。

8.是转出的人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写《人事档案转出登记表》。

七、核查制度

1.事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

2.提供利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

3.理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。

4.出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

5.收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否符合归档要求，是否手续完备。