干部人事档案管理办法.docx

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关于印发干部人事档案管理办法的通知

各部室、单位：

为适应XXX公司发展及管理要求，进一步加强和改进公司干部人事档案管理工作，促进干部人事档案管理的科学化、标准化、规范化，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作服务。

根据中央组织部和国家档案局《干部档案工作条例》、《干部人事档案目标管理暂行办法》和《干部人事档案材料收集归档规定》等相关规定，结合公司实际，特制订《xxx公司干部人事档案管理办法》，现将其印发给你们，请严格遵照执行。

此通知

附件：

xxx公司干部人事档案管理办法

xxx公司

2016年7月6日

附件：

xxx公司

干部人事档案管理办法

第一章总则

第一条为适应xxx公司（以下简称“公司”）发展及管理要求，进一步加强和改进公司干部人事档案管理工作，促进干部人事档案管理的科学化、标准化、规范化，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作服务。

根据中央组织部和国家档案局《干部档案工作条例》、《干部人事档案目标管理暂行办法》和《干部人事档案材料收集归档规定》等相关规定，结合公司实际，特制订本办法。

第二条干部人事档案管理工作，必须严格贯彻执行国家有关档案、保密的法律、法规和制度，确保人事档案的完整和安全。

第三条本办法适用于公司管理范围内的干部人事档案管理。

公司员工人事档案的管理可参照本办法进行档案收集、归档和保管。

第四条除特别说明外，本办法所称干部均指公司中层管理人员及后备管理人员。

第二章干部人事档案内容和分类

第五条公司党委工作与人力资源部对所管理的干部都要建立干部人事档案。

干部人事档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。

第六条构成干部人事档案正本的材料应历史地、全面地反映干部情况。

其内容及分类：

第一类：

履历材料。

第二类：

自传材料。

第三类：

考察、考核、鉴定材料。

第四类：

学历学位、职业（任职）资格考试材料、评（聘）专业技术职务（职称）材料、反映个人科研学术水平的材料、培训等材料。

主要是记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。

第五类：

政审材料。

更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党、入团时间、参加工作时间等材料。

第六类：

党、团组织建设工作中形成的材料。

第七类：

表彰奖励材料。

第八类：

处分、涉纪涉法材料。

第九类：

工资、任免、出国（境）、会议代表材料。

第十类：

其他可供参考的材料。

第七条干部人事档案副本。

副本的内容由干部人事档案正本主要材料的复制件（或重复材料）构成。

内容及其分类：

第一类的近期履历材料；

第三类的主要鉴定、干部考核材料；

第四类的学历学位材料；职业（任职）资格考试材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；

第五类的政治历史情况的审查结论材料；

第七类的奖励材料；

第八类的处分决定的材料；

第九类的招录、聘用材料；任免、调动材料；

其他类别有重复的材料也可归入副本。

第三章干部人事档案管理范围

第八条公司干部人事正、副本均由公司党委工作与人力资源部保管（上级管理的干部除外）。

第九条纳入公司管理范围的干部，其人事档案均由公司党委工作与人力资源部保管。

第十条干部辞职、退职、自动离职的，被辞退（解聘）后，其档案随其本人一并按规定程序转出。

第十一条干部被开除公职以后，未另行就业的，其档案仍由公司代为保管，待其另行就业后按规定程序转出。

凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

第十二条干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案仍由公司代为保管，刑满释放和解除劳动教养以后，重新安排工作的，其档案转到新单位管理。

凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

第十三条干部出国（境）不归或失踪、逃亡以后，其档案由原工作单位保管。

第十四条对“无头档案”要进行清理，编写出名册，并查找下落，查到线索的，经核对无误后，将档案材料转出。

经多方查找仍无下落的，移交本单位档案部门保存。

第四章干部人事档案材料的收集、审核与归档

第十五条档案材料的收集归档，必须严格按照中组部发《干部人事档案归档规定》（中组发〔2009〕12号）认真执行。

第十六条形成干部人事档案管理的部门，必须按照有关规定制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料归档工作制度，在材料形成之日起一个月内按要求送交公司党委工作与人力资源部归档并履行移交手续。

第十七条公司党委工作与人力资源部要与形成干部人事档案材料的有关部门（工会、纪检、审计）建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。

第十八条公司党委工作与人力资源部必须严格审核归档材料，重点审核：

（一）归档材料是否对象明确、齐全完整。

归档材料必须对象明确，来源清楚，办理完毕，材料齐全。

成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。

对不属于《干部人事档案材料收集归档规定》所列归档范围或重复多余的材料，应进行清理。

对头尾不清，来源不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档。

对清理出来的有保存价值的材料，可转有关部门保存；组织不需要保存的，可退给本人；不宜退回本人的，应进行登记，经主管领导审批后销毁。

（二）归档材料是否文字清晰、真实准确。

归档材料必须字迹清楚，易于辨认，内容真实，客观准确。

填写制作材料时因笔误造成的更改或经组织批准对档案内容进行的更改，应加盖组织审核确认章或相应的组织说明。

归档材料上的姓名、出生年月、参加工作时间和入党时间等自然情况应当与档案记载一致，与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的干部（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。

（三）归档材料是否填写规范，手续完备。

归档材料一般应当为原件，证书、证件等特殊情况需要复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位党委工作与人力资源部公章。

审（复）查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字，本人见面后未签字的应由组织注明。

干部任免审批表、考察材料、录用、聘用审批表等归档材料必须注明批准机关名称、时间和文号，然后方能归入档案。

不符合归档要求的，应退回材料形成单位整改后再归档。

第十九条干部人事档案材料的裁体统一使用16开型（长260毫米，宽184毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护的要求

第二十条符合归档要求的材料，必须在接收之日起五个工作日内审核登记完毕，一个月内归入本人档案，一年内整理归档。

第五章干部人事档案材料的整理

第二十一条干部人事档案整理工作，应严格按照中组部《干部人事档案整理工作细则》的规定进行。

干部人事档案整理工作的基本任务是将收集起来的每个干部的档案材料，进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上不断对档案内容进行补充。

档案整理工作的要求是：

严格审核、准确分类、排列有序、目录清楚、装订整齐。

第二十二条每类干部人事档案材料，都要根据材料之间的内在联系或材料的形成时间排列顺序。

每类档案材料排序后，应用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页数。

凡有图文的页面，每面计算为一页，有封面的材料从封面开始计算。

空白纸和托裱用的衬页纸不计页数。

第二十三条档案材料排序的基本方式：

（一）按档案材料形成时间排序的：

第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类材料。

第四类、第九类材料可根据具体情况，按时间顺序排序，或先按材料性质相对集中后，再按时间顺序排列。

按材料性质相对集中排序的方法是：

第四类为：

①学历学位材料；②职业（任职）资格考试材料和评（聘）专业技术职务（职称）材料；③反映个人科研学术水平的材料；④培训材料等。

第九类为：

①工资情况的材料；②任免材料；③出国（境）材料；④参加会议代表登记表等其他材料。

（二）按档案材料内容的主次关系进行排序的：

第五类、第六类、第八类。

其中第五类、第八类材料的排列顺序为：

上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。

第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前，入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按先后依次排序。

第二十四条每卷干部人事档案，必须有详细的档案材料目录。

目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。

具体要求：

（一）档案材料应按照排列顺序，逐份逐项地进行编目，做到目录清楚，填写准确。

书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料。

档案目录不能粘贴涂改，要求统一使用EXCEL表格或者其他软件制作档案目录（新版档案目录格式见附件一）

（二）每类目录之前应注明材料类号和类别名称。

（三）“序号”填写材料类号和排列顺序号。

材料类号用大写的“一”至“十”，二级分类的类号用

（一）至（四），序号用阿拉伯数字。

（四）“材料名称”根据材料标题填写。

没有标题或标题不规范的，应另拟标题。

并在备注栏中简要说明。

（五）“材料形成时间”，一般采用材料落款时间。

复制的档案材料，采用原材料形成时间。

（六）“页数”填写材料页数。

（七）“备注”填写需要说明的情况，包括附有考察材料的干部任免审批表、复制件等情况说明。

（八）每类目录之后应留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。

第二十五条对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。

（一）对纸张破损或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。

复制件应附在原件后，与原件作为一件。

（二）幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。

折叠后的档案材料要保持平整、文字、照片不得损坏，便于展开阅读。

剪裁时不得损坏档案材料内容，不要对档案进行过度裁剪。

（三）幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订内有文字材料应加边。

（四）拆除档案材料上的订书针、曲别针、大头针等金属装订物。

（五）每份档案材料在整理时必须保证各自独立，严禁将许多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

第二十六条每个干部档案材料，必须装订成卷。

档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。

档案材料应左边、下边、右边对齐，在材料左侧竖直打上统一的三个装订眼，眼距8.3厘米，眼中心距左侧边沿1.2厘米，上、下眼中心距上、下边沿4.7厘米。

做到结实、整齐、美观、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、方便阅读。

干部人事档案材料超过3.5厘米，可以分成两卷装订。

分卷装订时，必须保证同一类材料必须在同一卷中。

第二十七条档案卷夹材质应符合档案保护要求（要求统一使用中组部推荐的档案盒，档案卷夹规格：

长28，宽20.5，厚3.5厘米），卷夹背脊应附边签，用于书写干部的姓名、籍贯（单位）、档案编号等。

书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。

第六章干部人事档案安全、保护、保密工作

第二十八条为保证干部人事档案的安全，档案管理部门必须做到：

（一）档案库房、阅览室、档案人员办公室应三室分开。

凡保存500卷以上干部人事档案的单位，要设立独立库房，面积为每千卷档案20平方米左右。

（二）档案库房要坚固，必须具备防火、防潮、防盗、通风、明亮等条件，要配置铁质档案柜及空调、去湿、灭火器等设备，并经常检查，保持库房内的清洁卫生和适宜温、湿度（注：

温度为14-24℃，相对湿度45-65%）。

第二十九条保管干部人事档案，应建立登记和统计制度。

每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。

第三十条档案管理人员要认真贯彻和执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部人事档案工作有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密，不准将归档范围之外的材料归入档案，不准擅自携带干部人事档案材料外出，不准擅自公布干部人事档案材料，不准私自或者允许他人涂改、伪造、撤换、增添或销毁档案材料。

对违反档案工作法律和纪律，要视情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。

第七章干部人事档案查阅、借阅

第三十一条干部人事档案的查阅、借阅事由。

（一）在办理干部任免、考察、调动、工资、福利待遇，政治历史、学历、参加工作时间、年龄的审查，入党、入团、组织处理、离休、退休、治丧等事项时，可查阅、借阅档案。

（二）编写党史、撰写人物传记、地方志，需要了解干部的有关情况时，一般不得查阅干部人事档案。

（三）国家安全、公、检、法机关和保卫部门因工作业务需要了解干部情况，可提供档案，只能查阅有关部分。

第三十二条因工作需要查阅和借用干部人事档案，须遵守下列规定：

（一）因工作需要，查阅公司管理的干部人事档案，要提前预约，并在约定的时间内，由中共党员干部2人持《干部人事档案查借阅审批表》（附件二）办理。

“审批表”由各单位干部（人事）分管领导签字、加盖公章，并经公司党委工作与人力资源部负责人签字同意。

（二）公司各部室、单位查阅公司管理的干部人事档案，由中共党员干部持《查阅干部人事档案审批表》办理。

“审批表”由部门负责人及其分管领导签字、加盖公章，经公司党委工作与人力资源部负责人签字同意。

（三）国家安全、公、检、法机关和保卫部门，以及地方、军队等单位，因工作需要，查阅公司管理的干部人事档案，必须持县、团以上的单位组织、人事部门出具的查阅干部人事档案介绍信，经公司分管领导同意，并办理审批手续后，方可查阅。

（四）档案一般不外借。

如有特殊情况，必须借出使用时，要说明理由，经公司分管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

（五）未经批准，任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案，不得查阅同级和上级干部的档案。

（六）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，要爱护档案，严禁涂改、圈划、抽取撤换、拆散、损坏档案材料。

查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

（七）借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄、复制档案内容。

因工作需要从档案中取证的，必须请示干部人事档案主管部门，经批准后才能复制（拍摄）。

（八）不得凭借外调证明材料介绍信查阅干部人事档案，外调人员不能查阅干部人事档案，所需了解情况由干部所在单位的党组织负责提供。

（九）查档人员应在档案工作人员指定的地点查阅档案。

第八章干部人事档案的转递

第三十三条干部人事档案转递工作是指干部所在单位或主管部门发生变化后，公司党委工作与人力资源部将其档案转给新的主管单位的一项工作。

转递工作应当符合以下要求：

（一）干部（人事）部门应及时将办完的调动通知和职务变动任免通知存入档案。

（二）转出和接收的档案必须做到信息准确、材料齐全、手续完备、整理规范；转出单位在转递前要对档案进行严格审核，对不符合要求的档案进行认真整改，在干部调动或职务变动后2个月内完成档案转出工作；接收单位对接收的档案严格审查，在收到档案半个月内完成档案审核工作，并将审出的问题反馈转出单位；转出单位要在接到反馈问题通知之日起1个月整改完毕，并将整改后的档案或补充材料按规定要求转给接收单位；接收单位复查符合标准的，在干部转递单的回执上签名盖章并退回原单位。

（三）有干部任免权的，干部（人事）部门可直接转递档案。

因干部职务晋升需将其档案材料转出时，干部协管单位档案管理部门应根据规定制作干部档案副本。

（四）转出的档案必须按统一规定的“干部人事档案材料转递单”（附件三）的项目详细登记，严密包封，通过机要交通转递或派党员干部取送，严禁邮寄或交本人自带。

第三十四条公司党委工作与人力资源部须严格执行档案转递制度，避免产生“无头档案”。

第九章附则

第三十五条本办法由公司党委工作与人力资源部负责解释。

附件：

1.干部档案目录（2012版）

2.干部人事档案查借阅审批表

3.干部人事档案材料转递单

附件1：

干部档案目录

类号

材料名称

材料形成时间

份数

页数

备注

年

月

日

附件2：

干部人事档案查借阅审批表

内容

项目

姓名

单位

职务

政治

面貌

查档对象

查档人员

查档事由

查档内容

（如需复制，须明确提出复制要求并列出材料明细）

查档单位意见

查档单位负责人签字：

（公章）

年月日

主管部门意见

年月日

分管领导意见

年月日

公司主要领导意见

年月日

附件3：

干部人事档案材料转递单

字第号

：

兹将等名同志的档案材料转去，请按档案目录清点查收，并将回执及时退回。

发件人签名：

发件机关盖章

年月日

姓名

单位及职务

转递原因

正本

（卷）

副本

（卷）

备档案材料

（份）

-----------------------------------------------------------

回

执

：

你处于年月日转来字第号等名同志的档案正本卷，副本卷，材料共份，已全部收到，现将回执退回。

收件人签名：

收件机关盖章

年月日

18