统计与数学学院行政管理岗位职责.docx

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统计与数学学院行政管理岗位职责

统计与数学学院行政管理岗位职责

为了落实“浙江工商大学关于开展机关效能建设的若干意见”文件精神，改进院级行政管理工作作风，树立敬业爱岗和“管理育人”思想，明确岗位职责，加强分工协作，讲求工作效率，提高学院行政管理水平，更好地为师生服务，创建更多更好的教学、科研和人才培养业绩，特制定本岗位职责。

学院办公室主任岗位职责

一、在学院党政领导下，全面负责学院办公室工作，坚决执行学校和学院的决议、指导和各种规章制度，组织领导办公室人员完成教学科研日常工作以及安全、保卫、行政和后勤保障工作，当好院长和党总支的参谋和助手。

二、负责办公室的思想建设、组织建设和制度建设，不断提高办公室人员的政治觉悟和业务水平，倡导敬业爱岗和团队合作精神，树立“管理育人，服务育人”思想，全心全意为师生服务，明确分工，提高工作效率，创造优良的工作环境和工作秩序。

三、按照学院领导或院务会意见，起草学院的工作计划、管理制度、奖惩条例、工作总结及有关申请报告。

四、按照学校统一规定和学院领导意见，组织安排学院各类会议和参加学校有关会议做好会议记录和后勤工作，做好会议资料的整理归档和会议纪要的编写工作。

五、助院长抓好院内各类人员的业务考核、奖惩工作，配合总支、工会等方面做好各类先进集体、先进个人的评选工作和宣传工作。

六、、配合院长做好学院创收工作，具体负责组织落实时间、地点、参加人员或任课教师、教材和其他教学设备等，草拟招生简章和教学计划等，参与与协作单位的联系和谈判及其他公关活动。

负责各类培训教学班的组织与管理。

经院长审批同意后负责各类活动成本费用的开支和发放。

七、负责学院对外宣传工作，与校网、校报及学校其他相关宣传机构和部门保持良好交流，编印宣传资料，参与学院门户网站的管理。

八、负责学院印章、介绍信的使用和管理。

九、协助院长做好与院内外有关部门之间的协调和联系工作，配合学院领导做好来访接待和对外交流工作，在符合有关规定和领导许可的情况下，合理确定接待规格和礼品标准等，负责活动或纪念礼品的购买、发放及领用登记。

十、做好行政人员的考勤工作和各类人员的请假记录；配合院长和党总支及时参与处理各类突发事件，配合学办做好学生的管理工作，维护全院师生正常的学习、工作和生活秩序。

十一、负责学院领导及有关教师的用车、用场所、用设备的联系和落实，保障师生课外教学科研活动的正常开展。

十二、协助院长做好安全保卫工作，定期组织安全检查，建立环境卫生保障制度，定期组织打扫卫生并组织检查评比。

十三、熟悉学校行政事务办理程序及相关规定，配合、指导学院各方人员办理相关事务。

十四、完成学院领导及学校有关部门交办的其他工作任务。

学院教学秘书岗位职责

一、在学院领导和办公室主任领导下，负责学院教学管理的日常工作，及时高效完成教务处和学院领导交办的各项教学管理工作。

树立“管理育人、服务育人”思想，全心全意为广大师生服务。

二、把教学工作二级管理职能落到实处，与教务处教材科、教学质量管理科、实践教学科等部门等必须保持一周不少于两次的当面联系，及时了解学校教学管理及教学改革动态，向学院领导及师生传递相关信息。

对校院二级管理提出合理化建议，起草有关通知、报告、总结等。

二、参与学院各专业教学计划、实验计划、实习计划等方案的制订工作，并负责督促和收交工作；配合系主任落实每学期教学任务安排表，在教务系统中的录入与核对以及教材的征订；按教务处要求下发和收交听课记录本、教研活动记录本等；协助分管院长做好院级督导组的组织、任务安排和检查验收工作。

三、做好开学准备和课堂教学管理工作。

通知并督办任课教师完成教学大纲和授课计划的上传及其他准备工作，统计任课教师的教学任务和工作量等，核算各种与教学有关的酬金及劳务费。

四、按教务处统一布置，做好期中教学检查工作。

（一）收交检查所需各种材料；

（二）对教务处抽查的材料进行认真细致的预查；（三）组织好学生的期中教学检查座谈会，配合系主任召开教师期中教学检查座谈会；（四）迎接配合教务处指派人员来院的检查工作，做好必要的汇报、说明和记录工作；（五）整理上交各种期中教学检查材料，起草期中教学检查总结，交分管院长审阅后交教务处，并将检查中发现的问题通过适当的方式转达给有关部门和个人。

五、做好本院学生报考（录取）研究生和公开发表论文的统计上报工作；检查毕业实习的安排落实情况；收交各系毕业论文选题及导师安排表。

六、协助系主任或有关教师做好学生毕业实习材料的收交工作，安排毕业实习交流会并通知有关参加人员；协助分管院长和系主任做好毕业论文（毕业设计）答辩的安排，并负责通知学生；做好毕业论文（毕业设计）的验收保管工作和优秀毕业论文的收存和上交工作。

七、负责期中、期末考试及补考、重学考试的试卷收集、整理、送印、发放和归档工作。

八、申报、核对教务处所需学院、学院教师及其各类教学工作量信息、下沙交通补贴、自驾车补助等，配合教师做好调课、更好监考老师等工作。

九、试卷分析表的回收归档，补考改卷费的核算和发放，监考费发放，统计前一学期教师的教优评估分，分类整理并确定评估等级，同时核算教优工作量。

十、学生重学辅导任务的落实和确定。

实践周任务上报、工作量计算等。

每学期教师教学业绩等级考核工作。

十一、完成学院领导和办公室主任及有关部门交办的其他工作，及时处理学院师生委办的紧急事务。

学院教务秘书岗位职责

一、在学院领导和办公室主任领导下，负责学院教务管理的日常工作，及时高效完成教务处和学院领导交办的各项工作。

树立“管理育人、服务育人”思想，全心全意为广大师生服务。

二、把教务工作二级管理职能落到实处，与教务处教务科、学籍科、综合科等部门必须保持一周不少于两次的当面联系，及时了解学校教学管理及教学改革动态，向学院领导及师生传递相关信息。

对校院二级管理提出合理化建议，起草有关通知、报告、总结等。

三、做好开学准备和课堂教学管理工作。

提前发放教师及学生班级课表，并通知到人或班级，发放学生点名册和平时成绩登记表；负责本院学生返校情况统计和上报工作，负责学生注册及相关事项的处理工作。

四、负责学生学籍管理工作，组织学生转专业、留级、淘汰警告、退学的申请、审核及上报工作。

五、负责办理学生重学、重考、辅修、补修、提前修读、替代学分、创新学分、双专业双学位报名、审查、收费等，帮助办理查卷手续并反馈查卷结果。

六、负责学生校内各类等级考试和各类选拔考试的报名、收费、成绩单及证书发放；负责学生重学及各类补考的安排。

七、协助教务处和任课教师做好统一安排考试的时间、地点、监考人员等期中和期末考试安排工作，分发监考人员安排表，提醒班主任或辅导员对学生做好考场纪律宣传教育工作。

配合学办做好课堂教学或考试中出现的学生违纪事件的处理工作协助学办做好学生参加任课教师教学质量评估工作。

八、学生期末考试和补考试卷和成绩单的回收、整理、归档；学生教学信息、专业选修课及双向选择课程的通知、回收、调整并输入教务系统。

学生补考成绩、重学成绩在教务系统内录入；打印、寄发学生成绩报告单和补考通知单；打印贷款学生、出国学生成绩单。

九、做好学生毕业资格审查工作，整理无资格学生名单；负责处理结业学生和无学位学生返校考试有关事项，及时办理补发证书手续；负责毕业生电子注册收费和信息校对工作，配合学办做好电子注册摄像工作。

十、期末教学管理量化考核中有关学生考研、获奖、考证等材料的收集和整理。

配合学办做好各类学生评优和违纪处理工作，学生网上评估的通知和督促，及时提供学办所需学生成绩档案等材料，齐心协力关心学生、帮助学生、管理学生。

十一、协助章乃器学院做好章乃器学院分流到我院学生的教务处理工作。

做好出国交流学生和海外到我校留学学生的教务处理工作。

十二、完成学院领导和办公室主任及有关部门交办的其他工作，及时处理学院师生委办的紧急事务。

学院研究生秘书岗位职责

一、在分管院长领导下，负责本院硕士点、博士点研究生的教学管理和导师的服务工作，确保研究生教学的顺利进行，完成研究生部布置的各项任务。

树立“管理育人、服务育人”思想，全心全意为广大师生服务。

二、配合分管院长和学位点负责人完成研究生的招生、考试、录取工作。

组织落实招生宣传材料、专业培养方案的编写和招生命题工作；负责招生咨询和学位点的日常宣传工作；配合分管院长和学位点负责人完成招生的复试工作，负责向复试小组提供考生的有关信息，负责复试的考务工作和汇总提交考生的复试成绩。

三、负责研究生的报到、注册和学籍管理工作；配合学位点负责人完成新生导师的双向选择工作，负责向研究生部和师生提供双向选择的有关信息，辅助导师和学生完成个人培养方案。

四、按照培养方案组织落实各学期的教学任务，负责核实教学计划的执行情况；负责核算并及时报送教师每学期的教学工作量，负责办理日常调课等教务工作，向师生及时发布教学管理通知。

五、按照研究生部的统一要求组织进行各学期的课程考试，负责实践考核和中期考核的考务工作，负责考试（考核）相关文档的收集、核实和存档工作。

六、按照学院的计划安排组织完成研究生学位论文的开题、预答辩和正式答辩工作。

配合学位点负责人组织落实师生答辩小组、答辩时间和地点，组织导师和研究生填写相关表格；负责学生正式答辩前的资格审查、学位论文的外审和评审结果统计，负责向答辩组提供相关信息材料和表格，组织答辩表格的填写和统计工作，协助答辩组长起草答辩决议，负责答辩费的准备和发放。

七、负责组织落实毕业生学位申请和相关材料的准备工作。

八、负责研究生教学培养系统的信息录入、更新和统计工作，负责学院研究生培养过程中相关数据库的建设工作。

九、负责研究生培养过程中相关档案资料的搜集、整理和归档工作。

包括学校规定的各类教学文档、学生在校期间各阶段档案材料、学生公开发表的重要学术论文等纸质和电子文档资料，并在规定的时间内及时提交给学校和学院档案室。

十、负责研究生参加的学术讲座和博士论坛的相关组织工作，负责研究生认可教师与学术的沟通与信息反馈，掌握研究生教学动态。

十一、负责研究生校外教学科研基地的教学组织工作，关心研究生就业问题，配合学院和导师向用人单位介绍研究生情况，注意收集和提供研究生实习、就业信息

十二、在分管院长领导下，配合学科带头人做好重点学科、学位点的申报、迎评迎查工作；组织落实学位委员会的有关工作。

十三、完成学院领导和办公室主任及研究生部交办的其他工作。

学院科研秘书岗位职责

一、在学院领导和办公室主任领导下，负责学院科研管理的日常工作，及时高效完成科研处和学院领导交办的各项工作；充分认识到学院科研工作的重要性，全心全意为广大教师服务。

二、在分管院长的领导下，参与学院科研规划的制定，加强与学校科技处等部门的联系；通知或组织有关人员参加校内外科技活动。

三、及时了解课题、奖项申报信息并通知相关有关人员，配合学院领导和教师做好科研项目申报工作，检查并掌握学院教师科研任务的完成情况。

四、做好各级各类科研文件资料的保管归档工作，建立学院科研成果数据库，负责有关成果的对外宣传工作。

搜集保管好科研文件、考核办法和其他科研资料，为教师提供咨询服务。

五、负责学院教师科研成果年终统计及分析工作，每年年中（6月底）进行一次学院科研情况进度调查并向分管院长汇报。

六、在分管院长领导下，配合系主任或学科带头人做好重点学科、重点专业、精品课程及硕士点和博士点等申报、迎评迎查工作。

七、完成学院领导和办公室主任及科研处、研究生部交办的其他工作。

学院行政秘书岗位职责

一、在分管院长和办公室主任的领导下，树立“管理育人、服务育人”思想，全心全意为广大师生服务。

做好各类行政文件、信函、材料及报刊的收发、立卷、归档工作；及时将有关材料提交学院领导审阅签字，并送交有关部门。

二、协助学院领导和办公室主任做好校内外的接待工作，负责学院会议室的管理和使用安排，参与各类会议的会务工作。

三、负责学院教学用品、办公用品的保管、领用和分发工作；负责工会福利物品的收发工作，并做好登记、核实工作，妥善保管记录凭证和名单等。

四、帮助办公室主任和教学秘书收发各种劳务费、并做好登记签名工作；参与学院创收活动。

五、负责与办公楼物业、后勤总务部门的联系工作；定期检查学院各办公室的卫生和安全，负责联系检修工作。

六、负责学校或学院会议、事务及紧急事情用短信、电话通知教师的工作；及时编制、更新学院教师名单、教职工联系电话表和教职工基本情况表。

七、负责学院环境卫生和计划生育工作，负责安排勤工助学学生定期不定期打扫各办公室、会议室；负责办公用房的防盗、防火工作。

八、完成学院领导和办公室主任及学校有关部门交办的其他工作。

学院图书资料管理员岗位职责

一、在分管院长和办公室主任的领导下，负责学院各类资料的征订、收发、整理、保管、登记等工作；主动、热心为教学科研服务，不断丰富文献资料的收藏，积极开展情报服务工作。

二、与图书馆、科技处、研究生部和教务处等有关部门保持密切联系，及收录、登记各类书刊及本院师生发表的科研成果和获奖成果，为迎接检查或申报项目准备相关基本材料。

三、根据学校下拨的年度图书资料费额度，安排制定图书采购计划，做好报纸、期刊等的订阅工作；配合教学系和硕士点、博士点做好专业杂志和年鉴等资料的征订工作，负责办理借还手续，经常整理书刊资料，检查分类和缺少情况，处理旧损资料。

四、负责学院图书资料的借阅、登记、归还以及资料室其他日常管理工作；负责教师自购书刊的验收和发票签字、登记工作，记录每位教师图书资料费使用情况。

五、负责与校内外有关单位和部门的联系和资料交流，订购工作，配合专业教师做好教材等资料的发行和零售工作。

六、完成学院领导和办公室主任及学校图书馆交办的其他任务。

学院档案管理员岗位职责

一、在分管院长领导和学校综合档案室的指导下，做好学院的各项档案工作。

系统整理反映学院发展中所发生的各类重要事件和活动资料；系统整理反映学院所取得的各种成绩的资料；系统整理学院教师取得的各类教学科研成果、获得的各类学术和荣誉奖励资料；系统整理学院学生招生就业及校友的有关资料、学生所取得的各种荣誉和成绩、学生有影响的活动资料等等，形成文本、图片等实物档案库，同时对应文本、图片档案形成电子版检索档案。

二、积极参加档案业务部门召开的会议和业务活动，及时为有关部门提供本院的档案材料。

负责报送学校需要的档案资料

三、负责学院收到的各级各类资料的收发、登记和保管工作，文件材料要分类存放、方便利用，并有固定的存放地方和袋具。

四、工作勤快，钻研业务，不断提高工作效率和档案业务水平，为全体师生提供优质服务。

五、完成学院领导和办公室主任及学校档案室交办的其他任务。

学院人事秘书岗位职责

一、在分管院长领导下，协助办公室主任起草人事相关的政策、制度、规章等，协助分管院长监督各项政策、制度、规章的贯彻执行。

二、充分理解学校人事政策及相关规章制度，熟悉相关办事程序，为教师提供咨询。

及时掌握学校人才引进政策的变化，分析对本院人才引进可能产生的影响，提示分管院长关注相关信息。

三、负责校内外各类培训、进修、出国深造事项的通知和组织报名工作；配合分管院长做好各类人才、专家、先进人物的选拔、考核工作，负责办理相关手续，整理保管相关资料并移交档案管理员。

四、及时掌握学校职称晋升、岗位聘任等政策的变化，分析对本院教师可能产生的影响，并提示教师关注相关信息，为教师提供服务

五、收集整理与本院发展相关的人才信息，及时提交给分管院长、各系主任、各学科方向负责人，并根据需要落实联络、面试等后续组织工作

六、完成学院领导和办公室主任及学校人事处交办的其他工作。

学院外事秘书岗位职责

一、在分管院长领导下，负责处理学院外事工作事务。

二、充分理解、把握学校外事相关的各项制度、规章和政策，为分管院长及全体教师提供咨询；保持与学校外事处的经常联系。

三、参与学院各项外事活动和联络、接待工作，负责向校内外有关部门办理各项外事手续。

四、在分管院长指导下起草学院外事规章制度，编印学院外事工作所需资料。

五、协助分管院长做好进出留学生、交流生的联络工作，参与留学生的管理、咨询工作

六、完成学院领导和办公室主任及学校外事处交办的其他工作。

学院实验室管理员岗位职责

一、在分管院长的领导下，配合实验室和设备管理处做好学院实验室和教学设备的管理工作；参与制定学院实验室建设的发展规划。

负责编报实验室有关统计报表。

二、负责制订实验室各项规章制度，并做好检查整理工作；负责教学实验的日常管理，安排值班师生，检查设备运行情况，配合教师事先做好各项上机准备工作。

三、提出实验室年度经费预算，负责实验室设备的维修及其经费的审核管理，负责学院教学科研设备的增添、更新和出借、报废等事项的审定工作。

四、负责学院实验室仪器设备、教学科研设备和办公设备、办公用具的记帐核实工作。

经常检查使用状况，清点数目，发现问题及时向学院领导和有关部门反映。

经常组织学生打扫卫生，保持实验室环境整洁和仪器设备的清洁。

五、按照实验室管理和使用要求，保证实验教学的正常进行，为教师上实验课提供优质服务，并做好向学生开放的各项管理工作。

六、负责实验室和教学设备的安全工作。

七、配合修建部门做好实验室的装修、改建、安装等工作；负责与设备维修科或供贷单位联系安装、维修事宜。

八、工作主动积极，不断钻研业务，帮助学院师生解决实验或使用设备过程中遇到的问题。

九、积极参与实验室的迎评工作，在分管院长领导下准备各种检查所需材料，十、接受现场检查并作必要汇报，保证顺利通过检查并取得较好成绩。

十一、完成学校有关部门和学院领导交办的其他工作。

学院设备（家具）资产管理员岗位职责

一、在分管院长领导和设备处指导下，负责学院的资产管理工作，熟悉并执行有关固定资产管理的法律、法规和学校有关制度。

二、负责办理学院设备（家具）资产的申购、验收、领用、调拨、借用、维修、报废等手续；掌握学院设备（家具）资产的存量及增减变动情况。

三、负责学院设备（家具）资产的账、卡、物的管理，按使（领）用人建立固定资产卡片；对本部门设备（家具）资产的使用方向、使用人、使用单位、现状、存放地点等发生变化的，定期进行“固定资产变动”处理，打印“固定资产变动报告单”，报设备管理处审批及调整帐目。

四、制定学院设备（家具）的操作规程和保养制度，监督使（领）用人按要求使用、检修、养护设备（家具）资产，并做好使用情况和检修保养情况记录，确保设备（家具）资产的寿命和使用效率，有权拒绝不遵守操作规程者使用设备（家具）。

五、协助学院设备（家具）资产负责人合理配置与调配本学院设备（家具）资产，提高利用率，避免资源浪费。

负责设备（家具）资产安全防护工作，做好防火、防潮、防尘、防爆、防锈、防蛀、防盗等工作。

六、协助设备管理处对学院设备（家具）资产进行清查、登记、统计、汇总及日常监督检查工作，做到账账、账卡、账物相符；每学期末对所管设备（家具）资产进行一次检查，检查情况汇报给设备管理处；每年配合设备管理处对资产进行一次清查。

七、遇学院撤销、分立、合并时，按规定程序办理设备（家具）资产的变动手续；对闲置和待报废设备（家具）资产向设备管理处提出申请报告，以便调出和报废；对在设备（家具）资产使用、管理过程中存在的问题，应及时与设备管理处取得联系。

八、资产管理员调离、退休时必须办理移交手续，并报设备管理处备案。

九、完成学院领导、办公室主任和设备处交办的其他任务。

学院财务管理员岗位职责

一、在分管院长领导下，负责起草学院财务制度及管理使用办法等，协助分管院长监督各项财务政策、制度、规章的执行。

二、充分理解学校相关财务政策和制度，为分管院长及全体教师提供咨询。

三、及时掌握学校相关财务政策和制度的变化，分析对本院教学科研工作运行和教师切身利益可能产生的影响，提示分管院长及教师关注相关信息。

四、根据学院相关财务规章，监督学院财务包干经费的合理使用，每两个月向分管院长提交经费使用情况说明。

五、负责学院各专项经费领取、使用等联络工作，协助各专项经费负责人监督经费按相关规定使用。

六、根据行政秘书、教学秘书、科研秘书等相关岗位人员提交的各类津贴发放清单，与财务处联系落实发放工作

七、每年7月、1月起草半年和全年全院财务报告，协助分管院长完成财务公开相关工作

八、完成学院领导和办公室主任和学校财务处交办的其他工作

学院专项建设秘书岗位职责

一、在分管院长和专项负责人领导下，负责专项建设事务工作；与研究生部、教务处和科研处保持密切联系，收集相关信息，提出相关建议。

二、参与专项建设规划的制定，了解专项建设任务及其进度，做好检查、催办工作。

三、协助分管院长和专项负责人做好专项建设活动的组织安排、会议筹备和会务工作，负责专项建设活动资料和研究成果的整理、汇总、归档及建档工作。

四、参与学院博士点、硕士点的申报、建设和迎评备查工作，主要是相关资料的收集、整理和起草自查报告。

五、参与统计学科建设和专业建设，收集相关信息和资料，为学院教学改革和学科建设提出建议。

六、参与各级各类重点（专项）建设项目、教学、科研、创新团队和各种荣誉称号申报工作，协助负责人填写申报表，准备相关资料和附件资料。

七、参与学院学科建设对外交流的联络工作。

八、完成学院领导、基地（学科）负责人和学校有关部门交办的其他工作。

学院行政人员分工：

叶晓兰：

办公室副主任，主持办公室工作，兼学院教务秘书。

陈英：

办公室副主任，分管行政，兼学院行政秘书、财务秘书。

裘春晗：

学院教学秘书。

骆珊：

学院人事外事秘书、档案管理员、图书资料管理员。

李华：

学院研究生教学秘书。

蒋剑辉：

学院科研秘书、专项建设秘书。

王莉：

学院实验室管理员、网站管理员。

蒋丽：

学院实验室管理员、设备资产管理员。