房友中介管理员手册.docx
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房友中介管理员手册
第1章系统概述………………………………………………………………………………………......01
1.1业务流程…………………………………………………………………………………………...01
1.2术语解释…………………………………………………………………………………………...02
第2章业务设置………………………………………………………………………………………......03
2.1组织机构…………………………………………………………………………………………..03
2.2城市片区…………………………………………………………………………………………..06
2.3楼盘字典…………………………………………………………………………………………..07
2.4物业参数…………………………………………………………………………………………..08
2.5管理选项…………………………………………………………………………………………..08
第3章房源管理………………………………………………………………………………………......10
3.1跟进任务…………………………………………………………………………………………..10
3.2广告管理…………………………………………………………………………………………..10
3.3合同记录…………………………………………………………………………………………..11
3.4收佣记录…………………………………………………………………………………………..13
第4章实用工具…………………………………………………………………………………………..14
4.1加密房转公开房…………………………………………………………………………………..14
4.2业务员转移房源…………………………………………………………………………………..14
第5章合同财务…………………………………………………………………………………………..14
5.1流程定义…………………………………………………………………………………………..15
5.2流程处理…………………………………………………………………………………………..16
5.3财务模型…………………………………………………………………………………………..16
5.4收付汇总…………………………………………………………………………………………..17
5.5收付明细…………………………………………………………………………………………..17
第6章其他功能…………………………………………………………………………………………..18
6.1操作日志…………………………………………………………………………………………..18
6.2回收站…………………………………………………………………………………………..18
6.3报表打印…………………………………………………………………………………………..18
第7章安装指南…………………………………………………………………………………………..20
7.1网络结构图………………………………………………………………………………………..20
7.2软件组成表………………………………………………………………………………………..20
7.3软件安装步骤………………………………………………………………………………………21
7.4安装常见问题……………………………………………………………………………………..23
第8章房友管理（DBAdmin）……………………………………………………………………………..25
第9章房友交换（DBExchange）…………………………………………………………………………28
第10章常见问题…………………………………………………………………………………………..31
第1章系统概述
1.1操作流程
【说明】：
底色为白的是业务员操作功能，底色为灰的是管理员操作功能
1.2术语解释
◆3+3规范:
描述房源地址的规范，见《房友中介业务员手册》
◆楼盘字典:
记录整个楼盘的信息，见《房友中介业务员手册》
◆房源客源:
记录某个房间（客户）的信息，见《房友中介业务员手册》
◆公开房加密房:
房源根据其被查看的详细程度可分为公开房和加密房：
公开房--所有员工均可看到该房源的所有资料，包括业主和房号
加密房--授权员工才可看到该房源所有资料，未授权员工不能看业主和房号
下面表说明了加密房与员工权限的对应关系。
〇表示可看到业主和房号，╳表示看不到。
房源
部门
员工
加密
东区店A
看[跨部]加密
东区店B
看[本部]加密
东区店C
看[本人]加密
彩福大厦
A-05D
东区店
A
公开
〇
〇
〇
彩福大厦
B-12B
东区店
B
公开
〇
〇
〇
彩天名苑
1-0601
西区店
D
公开
〇
〇
〇
……
…
公开
〇
〇
〇
彩福大厦
A-0A2
东区店
A
加密
〇
〇
╳
彩福大厦
A-0A2
东区店
B
加密
〇
〇
╳
彩天名苑
1-0601
东区店
C
加密
〇
〇
〇
彩天名苑
2-0812
西区店
D
加密
〇
╳
╳
彩天名苑
5-1506
西区店
E
加密
〇
╳
╳
……
……
……
…
…
……
……
……
◆合同记录:
业务员促成业主和客户交易并签定合同，并登记到电脑中，称为“合同记录”。
◆收佣记录:
业务人员根据合同向业主或客户进行实际收佣，并登记到电脑中，称为“收佣记录”。
◆审核/反审核:
审核功能用来确认合同记录（或收佣记录）的内容正确无误。
合同记录在审核后不能再被修改，合同记录审核后才能进行收款操作。
用户必须有审核（反审核）的权限才能进行审核（反审核）操作。
◆业主应收:
当登记合同时，将向业主收取的佣金登记到[业主应收]栏目中，将向客户收取的佣金登记到[客户应收]栏目中，系统自动统计[合计应收]，产生财务上的应收佣项。
◆业主已收:
当登记收佣时，系统自动将收佣记录中的业主收佣金额统计到合同记录的[业主已收]栏目中，将客户收佣金额统计到合同记录的[客户已收]栏目中。
系统自动统计[合计已收]，产生财务上的已收佣项。
◆业主未收:
业主未收=业主应收-业主已收
客户未收=客户应收-客户已收
第2章业务设置
在安装好软件后，必须进行初始化设置，包括组织机构、城区片区、楼盘字典、物业参数、管理选项的设置。
注意在进行这些操作之前，您需要确认本软件已设置为您所在的城市，软件在初始安装时默认城市名称为“深圳”，如果要更改城市名称，请使用房友数据管理（DBAdmin）工具，参见第8章。
2.1组织机构
在主菜单中选择〖业务设置组织机构〗（或按F11键），打开组织机构窗口，可以设置部门结构、设置职务级别、登记员工档案，以及设置每位员工的操作权限。
●组织机构窗口
下图为组织机构窗口的主操作界面。
包括四个区域：
（1）最上面是“工具栏”，使用其按钮可进行相应操作（鼠标停在按钮上会提示其用途）；
（2）左边为组织机构的部门层次结构，称为“部门树”；
（3）右上面显示当前选择部门的员工列表；
（4）右下面显示当前选择员工的操作权限。
【提示】：
部门树根据部门编号次序排列，员工列表根据员工编号次序排列。
●部门设置
在组织机构窗口的左面，是部门树，可以进行部门（门店）的设置操作。
部门可分为二个层次：
一级部门和二级部门。
鼠标选中部门树中的“所有部门”，然后点击工具栏中[新增部门]按钮，可新增一级部门；鼠标选中部门树中某个一级部门，然后点击[新增部门]按钮，可在该一级部门下面新增二级部门。
【说明】：
房源/客源编号前缀，用于设置该部门登记的房源/客源的编号规则。
如“皇岗分行”，其前缀为“HG”，则其该部门的第1个房源的编号为HG000001，依此类推。
●部门权限
房友软件中的权限可分为“部门权限”和“员工权限”。
这里介绍部门权限的设置。
地产中介公司一般以连锁店的形式经营，当门店的数量比较多时，就需要进行部门（分店）的权限范围划分，比如指定某个店只能查看某些片区的房源，或者只能查看某些门店的房源，目的是使门店的工作更加专注，提高签单成功率。
这在管理上称为“精耕细作”。
用鼠标选中部门树中要设置权限的部门名称，点击[修改部门]按钮，打开部门窗口。
在部门权限[跨部]和[跨区]页面中设置相应权限，然后点击[保存]按钮。
查看本部门登记的房源不受区域限制。
使用工具栏上的“部门调整”按钮，用以公司调整部门结构时，可将部门进行级别调整。
例如可将某部门从1级调为2级、2级调为1级，或者该部门原来是隶属某1级部门的2级部门，现调整为隶属另1级部门的2级部门等。
●职务定义
职务，在房友旧版本称为“角色”，用于划分工作责任。
员工属于哪种职务，他就默认拥有该职务授予的相应权限。
点击工具栏上的[职务]按钮，打开职务窗口，可以对职务进行定义（下页图）。
职务可分为1-5五个级别，低级别用户即使可以新增员工，也不能增加职务级别比其高的员工。
例如设定{分行经理}为2级，{一般业务员}和{文员}是3级，{实习业务员}是4级；小姐是文员（3级），则她可以增加一般业务员、文员和实习业务员，但不能增加分行经理，依次类推。
●员工设置
要新增某部门的员工，用鼠标选中部门树中该部门名称，点击工具栏中的[新增员工]按钮，打开员工窗口，填写员工各项资料，然后点击[保存]按钮。
⏹做业务：
若不打勾，不能用此员工帐号登记房源或客源归属；一般行政管理、财务、文员、客服人员不打此勾。
⏹员工状态：
员工目前的状态，若是“调动”或“离职”，将不能用此员工帐号登录系统，也不能登记房源或客源归属。
⏹员工职务：
指定新员工属于哪种职务。
新增员工默认拥有指定职务的权限。
⏹员工电话：
员工的XX。
若是业务员，此电话将在其房源或客源资料中显示出来，便于其他业务员及时与之联系。
⏹登录密码：
员工登录系统时所使用的密码。
员工本人登录后可在主菜单〖文件修改密码〗中自行更改个人的登录密码。
⏹上班时间：
员工规定上班时间。
在电子考勤功能中，用此时间判断员工是否迟到。
●员工权限
房友软件中的权限可分为“部门权限”和“员工权限”。
这里介绍员工权限的设置。
由于房友中介软件是一套综合性的业务管理软件，其使用者从属不同部门、不同职务（岗位），不仅有业务员、业务经理，还会有行政管理、财务、文员、客服人员等。
为保障系统的安全性和一致性，对使用者的操作权限的控制就比较严格。
在组织机构窗口的右下栏是权限区。
要设置某员工的权限，在员工列表中用鼠标选中该员工名称，权限区便会以打勾的形式显示该员工的权限。
员工的权限体系根据系统功能划分为七大类，分为七个权限页显示，每一大类下又有比较细分的权限项目。
系统管理员或拥有“员工权限”和“职务权限”的员工可以使用此功能进行权限的设置操作。
设置一级部门的权限将涵盖二级部门的权限。
例如加密房的查看，若给一级部门的员工设置了“加密房（本部）”的权限，则他不仅能查看自己部门的加密房，还能查看其属下二级部门的加密房。
如果要设置权限，只要在某一权限项目的左侧检查框打上勾，并用[保存权限到员工]按钮保存，则该员工具备相应的操作权限。
若用[保存权限到职务]按钮保存，则会将该员工所属职务的权限重新设置，并会刷新属于该职务的所有员工的权限。
当前用户不能授权超过自己权限的权限。
为便于操作，您可直接点击下面的[全部选中]或[全部清除]按钮，以选择或清除所有的权限项目。
新增员工默认拥有其所属职务的权限。
也可以特别设置其个人拥有某项指定权限。
若想将其权限设置为其所属职务的默认权限，可以点击[职务授权]按钮。
如果要测试某员工新设置的权限，可以用菜单〖文件重新登录〗以该员工的身份登录，然后测试其新设置的权限是否有效。
【部分权限说明】：
⏹加密房：
是否可以查看加密房记录中的业主资料和房号。
⏹全部修改：
是否可以修改房（客）源记录的所有栏目。
⏹部分修改：
是否可以修改房（客）源记录的业务栏目。
⏹禁止业务：
是否禁止查看和操作指定类型的房源。
⏹报表打印：
是否可以使用报表打印、导出到Excel等功能。
【注意】：
□权限能够智能选择，如可跨部查看房源信息时，本部及本人的查看权限自动选中，等等
□系统预设有“系统管理组”部门，不能删除该部门，不能修改其名称
□系统预设有“Manager”员工，不能删除该员工，不能修改其名称和编号，“Manager”一定有“员工权限设置”权限
2.2城市片区
房友中介软件采用“3+3规范”登记房源地址信息。
关于“3+3规范”的概念解释请见《房友中介业务管理软件手册》。
城市和城区的划分已经在软件安装时预设好（若已录入楼盘字典，不可修改城市和城区；若未录入楼盘字典，仍可以使用房友数据管理DBAdmin进行修改，参见第8章）。
用户可以自定义片区，在主菜单中选择〖业务设置城市片区〗进行片区的设置。
如果要新增片区，用鼠标选中左边其所在城区名称，然后点击工具栏的[新增片区]按钮，打开片区窗口，填写片区序号和名称，然后点击[保存]按钮。
如果某片区已经登记有房源或客源资料，该片区不能被删除。
如果做片区调整，需要将片区合并，可点击工具栏的[合并片区]按钮，选择好被合并的片区和合并目标片区，完成合并操作。
2.3楼盘字典
关于“楼盘字典”的基本概念解释参见《房友中介业务管理软件手册》。
在主菜单中选择〖业务设置楼盘字典〗（或按F12键）进行楼盘字典的设置。
如果要新增楼盘字典，用鼠标选中所在城区名称，然后点击工具栏[新增楼盘字典]（+）按钮，打开楼盘字典窗口。
填写楼盘字典名称等栏目，其中拼音缩写栏目由系统自动填入，输入完点击[保存]按钮。
楼盘字典保存成功后，会提示是否继续添加其栋座资料。
若是，会显示[栋座]页面，可以使用[新增栋座]逐条加入栋座记录，也可以使用[批量生成栋座]按钮成批加入栋座记录，如一次性生成01栋至10栋。
使用[房源更改栋座]的按钮，可以将某楼盘字典的房源的栋座名称批量更改。
如果房源地址的栋座位置中含有“单元”，可以在其楼盘字典中预先设置该栋有几个单元，单元号是以数字表示还是字母表示。
例如：
单元=“002”表示该栋有2个单元（单元号以数字表示：
即1单元/2单元）
单元=“A03”表示该栋有3个单元（单元号以字母表示：
即A单元/B单元/C单元）
新的楼盘字典保存时，系统会检查是否存在同名的楼盘字典，若同一城区存在同名字典，则不予保存；若不同城区存在同名楼盘字典，则提出警告。
在多门店联网的情况下，有时由于交换时间差的关系，偶尔会出现重复的楼盘字典的情况，这时可以使用工具栏[查重]按钮查出重名的楼盘字典，然后使用[合并]按钮将重名的楼盘字典合并。
若楼盘字典录错城区，可以使用工具栏[转区]按钮将楼盘字典转移到正确的城区中。
【栋座规则】：
规定在新增房源时，除了楼盘名称从楼盘字典中选取之外，栋座是否必须从现有栋座中选取，还是可以灵活输入。
某些地方（新城市）规划较好，希望全部使用规范的楼盘字典和栋座输入；某些地方（旧城市）散盘较多，希望除了使用楼盘字典预定栋座的同时，可自行灵活输入栋座和位置资料。
【房号规则】：
每个楼盘字典都可以设置其各自的房号规则，包括2+1/2+2规则等。
新增相应房源时如何进行房号规则检查，取决于此选项。
房号例外是指房号规则以外的特殊情况。
2.4物业参数
在主菜单中选择〖业务设置物业参数〗进行物业参数的设置。
物业参数将用于日常业务中的录房（客）和查房（客）操作，以及一些常用符号数值（如编号）的设置。
系统已设置好常用的物业参数，包括房源参数如房源用途（住宅、写字楼等）、类型（多层、高层等），交易参数如付佣方式（给佣、不给佣）等等。
2.5管理选项
在主菜单中选择〖业务设置管理选项〗进行管理选项的设置。
⏹房（客）源编号可以手工输入：
新增房源时，是否可以手工输入房（客）源编号，还是让系统自动按次序生成。
⏹新增房源默认为加密房：
新增房源时，[加密房]检查框是否默认打勾。
⏹房源记录[交易]含有“租售”：
房源的交易方式只有“出租”和“出售”，不使用“租售”。
⏹新增房源保存前必须打印：
在保存新房源之前，先按招贴单规定的格式输出到打印机，确认打印成功后再保存到数据库。
⏹[加密房]与[特别房]屏蔽项目：
规定加密或特别房源中，除了业主资料（强制屏蔽）外，还有哪些项目被屏蔽，默认仅屏蔽“房号”。
⏹业务员查看业主资料需作登记：
业务员不能随意查看业主资料，需要点击“看业主”按钮才能看到业主资料，而且该动作立即被记录到操作日志中；还可以限制每天点击“看业主”按钮的次数，避免因卧底的竞争对手或辞职前的员工大量抄房造成房源流失。
不受次数限制的员工可以设置其[不限看业主次数]权限。
⏹员工有[部分修改]权限可修改：
规定房源中的房型、状态、业主或备注的内容，仅拥有[部分修改]权限的员工是否可以修改。
⏹新增房源查重：
保存新房源时是否进行查重，设置查重的选项。
⏹最后跟进日超过N天以红色显示：
在房源列表中，以红色显示超期未跟进房源。
⏹租金单价单位：
规定在出租房源中，租金的单价以什么单位来计量。
⏹员工[N]改名：
房源可以归属为三个员工共有，这里可以定义这三个员工的归属性质，例如分为（获得）房源、（签）独家、（拿）钥匙。
⏹合同（收佣）记录编号前缀：
新增合同（收佣）记录时，自动填写的编号前缀。
⏹员工每天第一次登录时自动登记考勤：
启用电子考勤功能，自动记录其上班时间。
⏹照片尺寸最大不能超过100/200K：
照片太大会占用数据库空间，影响运行和交换速度。
有些用户硬件配置比较高，可以设为200K。
默认为100K。
【注意】：
若是多店联网，[物业参数]和[管理选项]只能在中心服务器统一设置！
第3章房源管理
3.1跟进任务
经理给业务员安排跟进任务，盘活库存房源。
经理可在房源列表中选择要分配跟进任务的房源，指定执行任务的业务员、执行日期、任务说明等，批量（或单条）生成跟进任务。
业务员可以查阅自己的跟进任务安排，根据经理指示对业主进行跟进，登记跟进记录，并将已完成的任务转为[已完成]状态。
经理可以随时查阅业务员的任务完成情况。
●分配跟进任务
有两种方式可以分配房源跟进任务：
1.批量分配任务。
在房源列表窗口中有[√]列，选择要分配跟进任务的房源，在此列打勾；或者双击[√]列标题以选定当前全部房源。
然后用工具栏上的[选定列]按钮清除未选房源；接着用工具栏的[跟进任务]按钮批量分配跟进任务。
2.单条分配任务。
在房源详细窗口的[任务/广告]页面，点击[分配跟进任务]可以分配该房源的跟进任务记录。
●完成跟进任务
在主菜单中选择〖房源管理跟进任务〗，打开跟进任务列表窗口，默认显示当前用户的跟进任务记录。
跟进任务只能由任务执行人自己完成。
鼠标双击跟进任务记录，打开房源窗口，接着双击打开跟进任务窗口。
将“任务已完成”检查框打勾，系统自动填写任务完成人和完成日期，点击[保存]按钮。
3.2广告管理
用户可在房源列表中选择要上广告的房源，批量或逐条地生成广告记录，登记其上广告发布日期、发布媒体、期号、广告词、广告价格等，通过设置其[已发布]标志记录其是否已经发布，还是待发布状态。
用户可以通过〖业务设置物业参数〗维护广告媒体的名称。
●安排广告计划
有两种方式可以安排房源广告计划：
1.批量广告安排。
在房源列表窗口中有[√]列，选择要安排广告计划的房源，在此列打勾；或者双击[√]列标题以选定当前全部房源。
然后用工具栏上的[选定列]按钮清除未选房源；接着用工具栏的[广告管理]按钮批量安排广告计划。
2.单条广告安排。
在房源详细窗口的[任务/广告]页面，点击[新增广告记录]可以添加广告记录。
●发布广告记录
在主菜单中选择〖房源管理广告管理〗，打开广告记录列表窗口，鼠标双击跟进任务记录，打开房源窗口，接着双击打开广告记录窗口。
将“已发布”检查框打勾，点击[保存]按钮。
3.3合同记录
若房源已成交，业务员或经理登记合同记录，输入相应买家（租客）信息、佣金信息。
登记某房源的合同记录后，自动提醒将该房源转换为“已售”或“我售”、“已租”或“我租”状态。
●合同列表窗口
下图为合同列表窗口的主操作界面。
包括三个区域：
（1）最上面是“工具栏”，使用其按钮可进行相应操作（鼠标停在按钮上会提示其用途）；
（2）工具栏下面是“查询条件区”。
在该区填写合同查询条件，用[查询]按钮执行查询，用[○]按钮清除查询条件；
（3）中间是“查询结果区”，显示根据条件查询出来的合同结果列表；
（4）最下面是“详细资料区”，显示选中合同的详细内容。
●登记合同记录
有两种方式登记合同记录：
（1）在房源列表窗口中，双击要登记合同记录的房源，打开房源详细窗口。
在房源详细窗口的[意向/合同]页面，点击[新增合同记录]可以添加该房源的合同记录。
采用这种方式系统会自动将房源的相关资料（交易、地址、面积、单价、楼层等）填写到合同记录中。
（2）在合同列表窗口中，按按钮新增合同记录。
采用这种方式用户必须手工使用按钮选择成交房源，选择后系统会将所选房源的相关资料填写到合同记录中。
⏹合同编号：
填写合同编号，编号前缀自动填入（前缀在〖业务设置管理选项〗中定义）。
⏹业主姓名：
系统自动从房源中取得并填入。
⏹客户姓名：
填写买家或租客的姓名和电话。
⏹成交金额：
填写该房源出售或出租的价格。
⏹业主佣金：
填写应向业主收取的佣金（手续费）金额。
⏹客户佣金：
填写应向买家或租客收取的佣金（手续费）金额。
⏹规定应收：
按公司正式规定应该收取的佣金金额。
⏹事前优惠：
签约前商定的佣金优惠（折扣）金额。
⏹事后优惠：
签约后商定的佣金优惠（折扣）金额。
⏹实际应收：
实际应收=规定应收–事前优惠–事后优惠
⏹已收金额：
已收金额=收佣记录金额之和
⏹未收金额：
未收金额=实际应收-已收金额
●收佣记录/业绩分成
合同详细窗口下面有[看业绩分成]按钮，可以切换看“业绩分成”还是“收佣记录”页面。
在“收佣记录”页面可以登记该合同的实际收佣情况。
注意：
若合同为未审核状态，则不可做收佣操作，收佣区域的[新增]/[修改]/[删除]按钮为无效状态。
在“业绩分成”页面可以选择多达六个分成人，填写分成比例和分成说明，并注明提成发放的情况。
该业绩分成结果将在〖业务动态业绩排行榜〗中体现出来，参见《房友中介业务管理软件手册》。
●审核合同记录
合同详细窗口下面有[审核]按钮，若合同为已审核状态，则为[反审核]按钮。
审核功能用来确认合同记录的内容正确无误。
合同记录在审核后不能再被修改，合同记录审核后才能进行收佣操作。
用户必须有“合同审核”的权限才能进行合同记录的审核操作。
若合同记录审核后发现内容有误，需要使用[反审核]按钮，将状态从“已审核”强制改为“未审核”，然后才能对内容作更改。
用户必须有“合同反审核”的权限才能进行合同记录的反审核操作。
3.4收佣记录
若房源已成交，并已经过审核，财务人员便可收取业主或客户的佣金款并登记收佣记录。
在合同记录窗口的[收
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