房友中介管理员手册VWord文档下载推荐.docx
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第9章房友交换（DBExchange）…………………………………………………………………………28
第10章常见问题…………………………………………………………………………………………..31
第1章系统概述
1.1操作流程
【说明】：
底色为白的是业务员操作功能，底色为灰的是管理员操作功能
1.2术语解释
◆3+3规范:
描述房源地址的规范，见《房友中介业务员手册》
◆楼盘字典:
记录整个楼盘的信息，见《房友中介业务员手册》
◆房源客源:
记录某个房间（客户）的信息，见《房友中介业务员手册》
◆公开房加密房:
房源根据其被查看的详细程度可分为公开房和加密房：
公开房--所有员工均可看到该房源的所有资料，包括业主和房号
加密房--授权员工才可看到该房源所有资料，未授权员工不能看业主和房号
下面表说明了加密房与员工权限的对应关系。
〇表示可看到业主和房号，╳表示看不到。
房源
部门
员工
加密
东区店A
看[跨部]加密
东区店B
看[本部]加密
东区店C
看[本人]加密
彩福大厦
A-05D
东区店
A
公开
〇
B-12B
B
彩天名苑
1-0601
西区店
D
……
…
A-0A2
╳
C
2-0812
5-1506
E
◆合同记录:
业务员促成业主和客户交易并签定合同，并登记到电脑中，称为“合同记录”。
◆收佣记录:
业务人员根据合同向业主或客户进行实际收佣，并登记到电脑中，称为“收佣记录”。
◆审核/反审核:
审核功能用来确认合同记录（或收佣记录）的内容正确无误。
合同记录在审核后不能再被修改，合同记录审核后才能进行收款操作。
用户必须有审核（反审核）的权限才能进行审核（反审核）操作。
◆业主应收:
当登记合同时，将向业主收取的佣金登记到[业主应收]栏目中，将向客户收取的佣金登记到[客户应收]栏目中，系统自动统计[合计应收]，产生财务上的应收佣项。
◆业主已收:
当登记收佣时，系统自动将收佣记录中的业主收佣金额统计到合同记录的[业主已收]栏目中，将客户收佣金额统计到合同记录的[客户已收]栏目中。
系统自动统计[合计已收]，产生财务上的已收佣项。
◆业主未收:
业主未收=业主应收-业主已收
客户未收=客户应收-客户已收
第2章业务设置
在安装好软件后，必须进行初始化设置，包括组织机构、城区片区、楼盘字典、物业参数、管理选项的设置。
注意在进行这些操作之前，您需要确认本软件已设置为您所在的城市，软件在初始安装时默认城市名称为“深圳”，如果要更改城市名称，请使用房友数据管理（DBAdmin）工具，参见第8章。
组织机构
在主菜单中选择〖业务设置组织机构〗（或按F11键），打开组织机构窗口，可以设置部门结构、设置职务级别、登记员工档案，以及设置每位员工的操作权限。
●组织机构窗口
下图为组织机构窗口的主操作界面。
包括四个区域：
（1）最上面是“工具栏”，使用其按钮可进行相应操作（鼠标停在按钮上会提示其用途）；
（2）左边为组织机构的部门层次结构，称为“部门树”；
（3）右上面显示当前选择部门的员工列表；
（4）右下面显示当前选择员工的操作权限。
【提示】：
部门树根据部门编号次序排列，员工列表根据员工编号次序排列。
●部门设置
在组织机构窗口的左面，是部门树，可以进行部门（门店）的设置操作。
部门可分为二个层次：
一级部门和二级部门。
鼠标选中部门树中的“所有部门”，然后点击工具栏中[新增部门]按钮，可新增一级部门；
鼠标选中部门树中某个一级部门，然后点击[新增部门]按钮，可在该一级部门下面新增二级部门。
房源/客源编号前缀，用于设置该部门登记的房源/客源的编号规则。
如“皇岗分行”，其前缀为“HG”，则其该部门的第1个房源的编号为HG000001，依此类推。
●部门权限
房友软件中的权限可分为“部门权限”和“员工权限”。
这里介绍部门权限的设置。
地产中介公司一般以连锁店的形式经营，当门店的数量比较多时，就需要进行部门（分店）的权限范围划分，比如指定某个店只能查看某些片区的房源，或者只能查看某些门店的房源，目的是使门店的工作更加专注，提高签单成功率。
这在管理上称为“精耕细作”。
用鼠标选中部门树中要设置权限的部门名称，点击[修改部门]按钮，打开部门窗口。
在部门权限[跨部]和[跨区]页面中设置相应权限，然后点击[保存]按钮。
查看本部门登记的房源不受区域限制。
使用工具栏上的“部门调整”按钮，用以公司调整部门结构时，可将部门进行级别调整。
例如可将某部门从1级调为2级、2级调为1级，或者该部门原来是隶属某1级部门的2级部门，现调整为隶属另1级部门的2级部门等。
●职务定义
职务，在房友旧版本称为“角色”，用于划分工作责任。
员工属于哪种职务，他就默认拥有该职务授予的相应权限。
点击工具栏上的[职务]按钮，打开职务窗口，可以对职务进行定义（下页图）。
职务可分为1-5五个级别，低级别用户即使可以新增员工，也不能增加职务级别比其高的员工。
例如设定{分行经理}为2级，{一般业务员}和{文员}是3级，{实习业务员}是4级；
张小姐是文员（3级），则她可以增加一般业务员、文员和实习业务员，但不能增加分行经理，依次类推。
●员工设置
要新增某部门的员工，用鼠标选中部门树中该部门名称，点击工具栏中的[新增员工]按钮，打开员工窗口，填写员工各项资料，然后点击[保存]按钮。
⏹做业务：
若不打勾，不能用此员工帐号登记房源或客源归属；
一般行政管理、财务、文员、客服人员不打此勾。
⏹员工状态：
员工目前的状态，若是“调动”或“离职”，将不能用此员工帐号登录系统，也不能登记房源或客源归属。
⏹员工职务：
指定新员工属于哪种职务。
新增员工默认拥有指定职务的权限。
⏹员工电话：
员工的联系电话。
若是业务员，此电话将在其房源或客源资料中显示出来，便于其他业务员及时与之联系。
⏹登录密码：
员工登录系统时所使用的密码。
员工本人登录后可在主菜单〖文件修改密码〗中自行更改个人的登录密码。
⏹上班时间：
员工规定上班时间。
在电子考勤功能中，用此时间判断员工是否迟到。
●员工权限
这里介绍员工权限的设置。
由于房友中介软件是一套综合性的业务管理软件，其使用者从属不同部门、不同职务（岗位），不仅有业务员、业务经理，还会有行政管理、财务、文员、客服人员等。
为保障系统的安全性和一致性，对使用者的操作权限的控制就比较严格。
在组织机构窗口的右下栏是权限区。
要设置某员工的权限，在员工列表中用鼠标选中该员工名称，权限区便会以打勾的形式显示该员工的权限。
员工的权限体系根据系统功能划分为七大类，分为七个权限页显示，每一大类下又有比较细分的权限项目。
系统管理员或拥有“员工权限”和“职务权限”的员工可以使用此功能进行权限的设置操作。
设置一级部门的权限将涵盖二级部门的权限。
例如加密房的查看，若给一级部门的员工设置了“加密房（本部）”的权限，则他不仅能查看自己部门的加密房，还能查看其属下二级部门的加密房。
如果要设置权限，只要在某一权限项目的左侧检查框打上勾，并用[保存权限到员工]按钮保存，则该员工具备相应的操作权限。
若用[保存权限到职务]按钮保存，则会将该员工所属职务的权限重新设置，并会刷新属于该职务的所有员工的权限。
当前用户不能授权超过自己权限的权限。
为便于操作，您可直接点击下面的[全部选中]或[全部清除]按钮，以选择或清除所有的权限项目。
新增员工默认拥有其所属职务的权限。
也可以特别设置其个人拥有某项指定权限。
若想将其权限设置为其所属职务的默认权限，可以点击[职务授权]按钮。
如果要测试某员工新设置的权限，可以用菜单〖文件重新登录〗以该员工的身份登录，然后测试其新设置的权限是否有效。
【部分权限说明】：
⏹加密房：
是否可以查看加密房记录中的业主资料和房号。
⏹全部修改：
是否可以修改房（客）源记录的所有栏目。
⏹部分修改：
是否可以修改房（客）源记录的业务栏目。
⏹禁止业务：
是否禁止查看和操作指定类型的房源。
⏹报表打印：
是否可以使用报表打印、导出到Excel等功能。
【注意】：
□权限能够智能选择，如可跨部查看房源信息时，本部及本人的查看权限自动选中，等等
□系统预设有“系统管理组”部门，不能删除该部门，不能修改其名称
□系统预设有“Manager”员工，不能删除该员工，不能修改其名称和编号，“Manager”一定有“员工权限设置”权限
城市片区
房友中介软件采用“3+3规范”登记房源地址信息。
关于“3+3规范”的概念解释请见《房友中介业务管理软件手册》。
城市和城区的划分已经在软件安装时预设好（若已录入楼盘字典，不可修改城市和城区；
若未录入楼盘字典，仍可以使用房友数据管理DBAdmin进行修改，参见第8章）。
用户可以自定义片区，在主菜单中选择〖业务设置城市片区〗进行片区的设置。
如果要新增片区，用鼠标选中左边其所在城区名称，然后点击工具栏的[新增片区]按钮，打开片区窗口，填写片区序号和名称，然后点击[保存]按钮。
如果某片区已经登记有房源或客源资料，该片区不能被删除。
如果做片区调整，需要将片区合并，可点击工具栏的[合并片区]按钮，选择好被合并的片区和合并目标片区，完成合并操作。
楼盘字典
关于“楼盘字典”的基本概念解释参见《房友中介业务管理软件手册》。
在主菜单中选择〖业务设置楼盘字典〗（或按F12键）进行楼盘字典的设置。
如果要新增楼盘字典，用鼠标选中所在城区名称，然后点击工具栏[新增楼盘字典]（+）按钮，打开楼盘字典窗口。
填写楼盘字典名称等栏目，其中拼音缩写栏目由系统自动填入，输入完点击[保存]按钮。
楼盘字典保存成功后，会提示是否继续添加其栋座资料。
若是，会显示[栋座]页面，可以使用[新增栋座]逐条加入栋座记录，也可以使用[批量生成栋座]按钮成批加入栋座记录，如一次性生成01栋至10栋。
使用[房源更改栋座]的按钮，可以将某楼盘字典的房源的栋座名称批量更改。
如果房源地址的栋座位置中含有“单元”，可以在其楼盘字典中预先设置该栋有几个单元，单元号是以数字表示还是字母表示。
例如：
单元=“002”表示该栋有2个单元（单元号以数字表示：
即1单元/2单元）
单元=“A03”表示该栋有3个单元（单元号以字母表示：
即A单元/B单元/C单元）
新的楼盘字典保存时，系统会检查是否存在同名的楼盘字典，若同一城区存在同名字典，则不予保存；
若不同城区存在同名楼盘字典，则提出警告。
在多门店联网的情况下，有时由于交换时间差的关系，偶尔会出现重复的楼盘字典的情况，这时可以使用工具栏[查重]按钮查出重名的楼盘字典，然后使用[合并]按钮将重名的楼盘字典合并。
若楼盘字典录错城区，可以使用工具栏[转区]按钮将楼盘字典转移到正确的城区中。
【栋座规则】：
规定在新增房源时，除了楼盘名称从楼盘字典中选取之外，栋座是否必须从现有栋座中选取，还是可以灵活输入。
某些地方（新城市）规划较好，希望全部使用规范的楼盘字典和栋座输入；
某些地方（旧城市）散盘较多，希望除了使用楼盘字典预定栋座的同时，可自行灵活输入栋座和位置资料。
【房号规则】：
每个楼盘字典都可以设置其各自的房号规则，包括2+1/2+2规则等。
新增相应房源时如何进行房号规则检查，取决于此选项。
房号例外是指房号规则以外的特殊情况。
物业参数
在主菜单中选择〖业务设置物业参数〗进行物业参数的设置。
物业参数将用于日常业务中的录房（客）和查房（客）操作，以及一些常用符号数值（如编号）的设置。
系统已设置好常用的物业参数，包括房源参数如房源用途（住宅、写字楼等）、类型（多层、高层等），交易参数如付佣方式（给佣、不给佣）等等。
管理选项
在主菜单中选择〖业务设置管理选项〗进行管理选项的设置。
⏹房（客）源编号可以手工输入：
新增房源时，是否可以手工输入房（客）源编号，还是让系统自动按次序生成。
⏹新增房源默认为加密房：
新增房源时，[加密房]检查框是否默认打勾。
⏹房源记录[交易]含有“租售”：
房源的交易方式只有“出租”和“出售”，不使用“租售”。
⏹新增房源保存前必须打印：
在保存新房源之前，先按招贴单规定的格式输出到打印机，确认打印成功后再保存到数据库。
⏹[加密房]与[特别房]屏蔽项目：
规定加密或特别房源中，除了业主资料（强制屏蔽）外，还有哪些项目被屏蔽，默认仅屏蔽“房号”。
⏹业务员查看业主资料需作登记：
业务员不能随意查看业主资料，需要点击“看业主”按钮才能看到业主资料，而且该动作立即被记录到操作日志中；
还可以限制每天点击“看业主”按钮的次数，避免因卧底的竞争对手或辞职前的员工大量抄房造成房源流失。
不受次数限制的员工可以设置其[不限看业主次数]权限。
⏹员工有[部分修改]权限可修改：
规定房源中的房型、状态、业主或备注的内容，仅拥有[部分修改]权限的员工是否可以修改。
⏹新增房源查重：
保存新房源时是否进行查重，设置查重的选项。
⏹最后跟进日超过N天以红色显示：
在房源列表中，以红色显示超期未跟进房源。
⏹租金单价单位：
规定在出租房源中，租金的单价以什么单位来计量。
⏹员工[N]改名：
房源可以归属为三个员工共有，这里可以定义这三个员工的归属性质，例如分为（获得）房源、（签）独家、（拿）钥匙。
⏹合同（收佣）记录编号前缀：
新增合同（收佣）记录时，自动填写的编号前缀。
⏹员工每天第一次登录时自动登记考勤：
启用电子考勤功能，自动记录其上班时间。
⏹照片尺寸最大不能超过100/200K：
照片太大会占用数据库空间，影响运行和交换速度。
有些用户硬件配置比较高，可以设为200K。
默认为100K。
若是多店联网，[物业参数]和[管理选项]只能在中心服务器统一设置！
第3章房源管理
跟进任务
经理给业务员安排跟进任务，盘活库存房源。
经理可在房源列表中选择要分配跟进任务的房源，指定执行任务的业务员、执行日期、任务说明等，批量（或单条）生成跟进任务。
业务员可以查阅自己的跟进任务安排，根据经理指示对业主进行跟进，登记跟进记录，并将已完成的任务转为[已完成]状态。
经理可以随时查阅业务员的任务完成情况。
●分配跟进任务
有两种方式可以分配房源跟进任务：
1.批量分配任务。
在房源列表窗口中有[√]列，选择要分配跟进任务的房源，在此列打勾；
或者双击[√]列标题以选定当前全部房源。
然后用工具栏上的
[选定列]按钮清除未选房源；
接着用工具栏的
[跟进任务]按钮批量分配跟进任务。
2.单条分配任务。
在房源详细窗口的[任务/广告]页面，点击[分配跟进任务]可以分配该房源的跟进任务记录。
●完成跟进任务
在主菜单中选择〖房源管理跟进任务〗，打开跟进任务列表窗口，默认显示当前用户的跟进任务记录。
跟进任务只能由任务执行人自己完成。
鼠标双击跟进任务记录，打开房源窗口，接着双击打开跟进任务窗口。
将“任务已完成”检查框打勾，系统自动填写任务完成人和完成日期，点击[保存]按钮。
广告管理
用户可在房源列表中选择要上广告的房源，批量或逐条地生成广告记录，登记其上广告发布日期、发布媒体、期号、广告词、广告价格等，通过设置其[已发布]标志记录其是否已经发布，还是待发布状态。
用户可以通过〖业务设置物业参数〗维护广告媒体的名称。
●安排广告计划
有两种方式可以安排房源广告计划：
1.批量广告安排。
在房源列表窗口中有[√]列，选择要安排广告计划的房源，在此列打勾；
[广告管理]按钮批量安排广告计划。
2.单条广告安排。
在房源详细窗口的[任务/广告]页面，点击[新增广告记录]可以添加广告记录。
●发布广告记录
在主菜单中选择〖房源管理广告管理〗，打开广告记录列表窗口，鼠标双击跟进任务记录，打开房源窗口，接着双击打开广告记录窗口。
将“已发布”检查框打勾，点击[保存]按钮。
合同记录
若房源已成交，业务员或经理登记合同记录，输入相应买家（租客）信息、佣金信息。
登记某房源的合同记录后，自动提醒将该房源转换为“已售”或“我售”、“已租”或“我租”状态。
●合同列表窗口
下图为合同列表窗口的主操作界面。
包括三个区域：
（2）工具栏下面是“查询条件区”。
在该区填写合同查询条件，用[查询]按钮执行查询，用[○]按钮清除查询条件；
（3）中间是“查询结果区”，显示根据条件查询出来的合同结果列表；
（4）最下面是“详细资料区”，显示选中合同的详细内容。
●登记合同记录
有两种方式登记合同记录：
（1）在房源列表窗口中，双击要登记合同记录的房源，打开房源详细窗口。
在房源详细窗口的[意向/合同]页面，点击[新增合同记录]可以添加该房源的合同记录。
采用这种方式系统会自动将房源的相关资料（交易、地址、面积、单价、楼层等）填写到合同记录中。
（2）在合同列表窗口中，按
按钮新增合同记录。
采用这种方式用户必须手工使用
按钮选择成交房源，选择后系统会将所选房源的相关资料填写到合同记录中。
⏹合同编号：
填写合同编号，编号前缀自动填入（前缀在〖业务设置管理选项〗中定义）。
⏹业主姓名：
系统自动从房源中取得并填入。
⏹客户姓名：
填写买家或租客的姓名和电话。
⏹成交金额：
填写该房源出售或出租的价格。
⏹业主佣金：
填写应向业主收取的佣金（手续费）金额。
⏹客户佣金：
填写应向买家或租客收取的佣金（手续费）金额。
⏹规定应收：
按公司正式规定应该收取的佣金金额。
⏹事前优惠：
签约前商定的佣金优惠（折扣）金额。
⏹事后优惠：
签约后商定的佣金优惠（折扣）金额。
⏹实际应收：
实际应收=规定应收–事前优惠–事后优惠
⏹已收金额：
已收金额=收佣记录金额之和
⏹未收金额：
未收金额=实际应收-已收金额
●收佣记录/业绩分成
合同详细窗口下面有[看业绩分成]按钮，可以切换看“业绩分成”还是“收佣记录”页面。
在“收佣记录”页面可以登记该合同的实际收佣情况。
注意：
若合同为未审核状态，则不可做收佣操作，收佣区域的[新增]/[修改]/[删除]按钮为无效状态。
在“业绩分成”页面可以选择多达六个分成人，填写分成比例和分成说明，并注明提成发放的情况。
该业绩分成结果将在〖业务动态业绩排行榜〗中体现出来，参见《房友中介业务管理软件手册》。
●审核合同记录
合同详细窗口下面有[审核]按钮，若合同为已审核状态，则为[反审核]按钮。
审核功能用来确认合同记录的内容正确无误。
合同记录在审核后不能再被修改，合同记录审核后才能进行收佣操作。
用户必须有“合同审核”的权限才能进行合同记录的审核操作。
若合同记录审核后发现内容有误，需要使用[反审核]按钮，将状态从“已审核”强制改为“未审核”，然后才能对内容作更改。
用户必须有“合同反审核”的权限才能进行合同记录的反审核操作。
收佣记录
若房源已成交，并已经过审核，财务人员便可收取业主或客户的佣金款并登记收佣记录。
在合同记录窗口的[收佣记录]页面，有收佣记录的[新增]/[修改]/[删除]操作
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