最新档案管理实施细则资料.docx
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最新档案管理实施细则资料
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The鍗曞厓Mei呭嵏石家庄良村2×300MW热电工程
档案管理实施细则
前言
为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《中国电力投资集团公司重大建设项目档案验收管理规定》，结合我公司基本建设工作的具体情况，编制《档案管理实施细则》。
本细则主要规定的内容有：
归档范围、归档时间、归档份数、声像档案归档范围、竣工图编制、资料编码规则、资料用表管理规定、基建工程档案归档范围及责任划分、竣工资料的编制要求、竣工档案审查、移交和考核、火电机组新建工程档案归档范围、分类及保管期限一览表。
本细则自实施之日起，各参建单位及公司各部室应认真组织学习，管理好基本建设项目的档案资料，确保档案资料的完整、准确、齐全和有效利用。
今后随着档案管理工作的不断深化开展，涵盖公司各部门的档案资料管理将不断补充、提高、完善，纳入本细则管理规定。
二00九年十一月十八日
1档案资料管理基本规定………………………………………………………………1
1.1归档范围…………………………………………………………………………1
1.2归档时间…………………………………………………………………………1
1.3归档份数…………………………………………………………………………1
1.4图纸发放…………………………………………………………………………1
1.5结算工程款时实行档案部门会签制度…………………………………………1
1.6设备开箱…………………………………………………………………………2
1.7声像档案收集范围……………………………………………………………2
2资料编码规则…………………………………………………………………………4
2.1目的和范围…………………………………………………………………………4
2.2工程文件工作程序…………………………………………………………………4
2.3工程文件的审批…………………………………………………………………4
2.4编码规则…………………………………………………………………………4
3资料用表管理规定…………………………………………………………………………8
3.1承包商（设计、施工、调试）向业主、项目监理部报送的表式…………………8
3.2项目监理部向建设单位（含所属相关单位）及承包商发送的表式………………56
3.3施工质量验收及评定用表规定………………………………………………………62
3.4隐蔽工程质量验收及施工记录用表规定…………………………………………64
4竣工档案管理实施细则………………………………………………………………72
4.1工程竣工资料管理体制……………………………………………………………72
4.2基建工程档案归档范围及责任划分…………………………………………………72
4.3工程竣工资料的编制范围及责任单位…………………………………………73
4.4竣工资料按阶段分成以下四大部分……………………………………………74
4.5竣工资料的编制要求………………………………………………………………81
4.6竣工档案审查、移交和考核…………………………………………………………85
5火电机组新建工程档案归档范围、分类及保管期限一览表……………………………98
1档案资料管理基本规定
建设工程档案由立项、可研、审批核准、招投标、勘察设计、施工、监理、调试、竣工验收及竣工投产等工作中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体的全部文件材料组成。
是建设项目的真实纪录，是对建设项目进行检查、验收、交付使用以及维护改造的重要依据。
为了确保项目档案的完整、准确、系统，根据《中国电力投资集团公司重大建设项目档案验收管理规定》制定档案管理实施细则。
1.1归档范围与案卷编号分类
归档范围包括前期管理性文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、设备文件、全套竣工图及具有查考利用价值的各种载体文件。
分类编号见竣工档案管理实施细则《火电机组工程档案归档范围及分类一览表》
1.2归档时间
1）一般性文件资料及合同协议在文书处理完毕和合同协议履行完毕后即可归档。
2）初步设计阶段形成的资料，在初设审查批复后即可归档。
3）设计、监理、施工、设备招投标文件，一般在决标后即可归档。
4）设备开箱技术文件及图纸，现场开箱后即可归档。
5）各参建单位形成的竣工档案在机组投产后1.5个月内移交业主归档。
1.3归档份数
各承包商向业主移交的竣工资料，纸质原件3套，电子版光盘2套。
施工单位向监理报验的资料，纸质原件1套（安全资料3套），电子版光盘1套。
1.4图纸发放
施工期间所有的图纸、变更单由资料员负责发放。
资料员领到图纸后即可登记上帐，建立《收图登记》、《设计变更登记》台帐。
把设计院或设备厂家提供的图纸清册根据需要录入计算机，对需要分发的图纸选择不同的专工签发，申请签发后，按合同约定发放给各参建单位，要求参建单位有专人负责按时接收，妥善保管，同时在《图纸资料发放表》上签字。
1.5结算工程款时实行档案部门会签制度
各参建单位形成的竣工档案在机组投产后1.5个月内向档案室移交经过监理验收的档案资料，移交的档案资料经综合部资料员验收合格后，交、接双方分别在《档案资料交接证书》上签字，《档案资料交接证书》一式两份，交、接双方各留一份备案。
参建单位凭《档案资料交接证书》方可到财务结算工程款。
1.6设备开箱
设备开箱验收由设备的代保管单位（河北电建二公司物资部门）组织实施，业主资料员负责收集设备图纸、说明书、商检报告、材质证件、产品合格证、装箱清单、备品备件交接清单等资料；如果资料员不在场，由专工代收随机文件。
填写《设备开箱资料登记表》，此表一式两份，专工与资料员各执一份，以备查考。
在验收时，发现缺少必需的随机文件时要做好记载，设备购置部门负责向厂家或供货方追缴、索取，确保随机文件齐全、完整、准确、系统。
1.7声像档案收集范围
凡反映本公司主要职能活动的照片、录像带、录音带均为本公司声像档案的归档范围。
具体分为以下几个部分：
1）反应施工工艺、施工质量类：
保温（汽机本体、压力容器、管道）、反映工艺水平的小管道排列、阀门布置等照片（锅炉、汽机、热工等）、大模板施工效果、反映施工工艺的混凝土表面处理、外墙面砖粘贴效果、内墙装饰效果、吊顶、地面砖效果等、柜内接线工艺、电缆敷设情况（垂直段、水平段、弯头段）、电缆桥架（汽机房、锅炉房、电缆夹层）、管型母线、架空线、热工仪表管道（不锈钢管、紫铜管）、就地执行机构（气动、电动）、气源分配器布置、反应施工质量的焊缝（钢结构、受热面密排管、管道、铝母线自动焊、钛管）、接地扁铁、接地网施工、电缆封堵工艺、反应工艺水平的平台、扶梯、栏杆的照片等。
2）反应安全文明施工、环境保护类：
成品保护措施（如现场仪表的保护、地坪采用地毯、墙面采用薄膜保护等）施工临时中断的标识及保护（如管道敞口的临时封闭等）、施工设施布置、设备堆放场景（如汽机平台上工具房、料架、定置化堆放的设备等）、挂牌施工（各专业）、安全警示牌等、安全文明、环保设施（如移动式厕所、垃圾通道、安全围栏、孔洞盖板、安全网、消防设备的布置、废铁堆放区等）、搭设好的脚手架及挂牌等。
3）反应重大施工方案类：
炉汽包吊装、锅炉吊装机具布置、干煤棚机械化施工、烟囱基础大体积混凝土施工、汽轮发电机基础施工、主厂房大开挖、深基坑支护等、烟囱筒身滑模施工、沉井、顶管施工、发电机定子吊装就位（机具及吊装过程）、发电机穿转子、凝汽器就位、除氧器就位（吊装、拖运、机具布置等）、汽机油循环（包括大流量装置、临时管道等）、变压器拖运、吊装、封闭母线吊装就位、汽机房行车吊装就位等。
4）反应施工范围类：
已竣工工程厂区全景、锅炉安装结束后整体照片、汽机平台、集控大厅建筑效果、
主厂房、干煤棚、煤桥、升压站构架等整体效果、施工生活区、施工生产区全景等、控制室全景、BTG盘全景、DCS机柜外观、已竣工的循泵房设备全景、机组继电保护柜全景、中低压开关室全景、通讯设备安装场景、已建成的化水室全景及室内设备全景、变电站施工场景、已竣工的变电站全景、已竣工的管道（高压、中低压、垂直段、水平段、弯头段等）、已建成的机组全景（包括小机）、高压管道组合（组合场全景、坡口机等设备、工作场景）、高压管道焊接工作场景、代表施工能力的新设备（如热工试验仪器、焊接及热处理设备、主要施工机械等）。
5）反应施工节点、施工过程类：
主厂房第一罐混凝土（工程正式开工）、主厂房基础出零米、主厂房楼面结构及屋面封闭、集控楼交付安装、锅炉钢架吊装开始、锅炉大板梁就位、验收、锅炉水压试验完成、锅炉风压试验完成、锅炉酸洗完成、锅炉吹管完成、汽机台板就位、汽机扣盖完成、汽机油循环开始、机组DCS受电、机组厂用电受电完成、机组脱硫系统开工、机组脱硫系统具备投运条件、化学出合格水、启动锅炉投用、燃油系统投用、烟囱外筒到顶、烟囱内筒施工结束、烟囱内筒防腐结束、输煤系统具备上煤条件、除灰系统具备投用条件、机组整套启动开始、机组首次并网完成、机组168小时试运完成。
6）反应设备缺陷、工程事故类：
设备缺陷记录（如锈蚀、裂纹、损坏等）、重要设备消缺过程中的照片、重要设备消缺后的照片（包括已消除的及不能消除的）、施工质量事故记录、安全事故现场照片。
2资料编码规则
2.1目的和范围
为了规范石家庄良村2X300MW热电工程项目技术文件和资料管理，加强工程文件管理的科学化和信息化，提高工程技术文件和资料管理的效率，协调参建各方在技术文件和资料方面的控制，实现工程技术文件和资料的文件包化管理，特制定本规则。
本规则适用于石家庄良村2X300MW热电工程项目各承包商向业主提交的工程技术文件和资料。
凡石家庄良村2X300MW热电工程项目各承包商，以及业主工程师（包括设计和监理等）提供的工程技术文件、图纸、资料，以及工程实施过程中相关各方产生的技术文件和记录，均应按此程序进行文件标识，文件资料的载体可以是各种介质。
同时，承包商自身的文件编码并行使用，否则提交的文件、资料视为不合格，并将被拒收。
2.2工程文件工作程序
石家庄良村2X300MW热电工程项目建设过程中形成的工程文件均应统一编号，保持连续，便于核查。
所报资料相关人员签名必须有各方代表亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖公章，书写件不得使用复印件和不合格书写材料（如红笔、圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水笔、复写等），所有工程文件资料除签署意见及签名可手写外，其余字体一律采用打印。
2.3工程文件的审批
工程文件审批运转要求：
各单位的资料室对本单位形成的待审批文件的运转负责。
各参建单位应指定专门的资料管理人员及主管领导，并报业主、监理资料室，如发生人员变动应在人员变动前一周内通知业主、监理资料室；传阅文件的收、转过程必须严格登记，以免在文件运转过程中丢失；各有关单位在签批文件后应及时送至下一运转环节，各部门批转文件时间不得超过一个工作日，急办文件应在文件右上角标注“急”字，批转时间不得超过2小时，部门负责人不在时，应委托他人办理签批，以确保文件运转及时、顺畅。
各单位资料部门负责督促本单位各签批部门在运转时限内完成签批。
2.4编码规则
工程技术文件和资料（标识）编码用于将文件按单位、专业、机组、系统、类别等进行分类筛选和实行工程技术文件、资料的文件包化管理。
2.4.1基本编码规则如下：
2.4.1．1工程期代码：
石家庄良村2×300MW热电工程一期—LC01
2.4.1．2系统分类码：
序号
系统及子工程分类码
说明
1
00
#1、#2机组公用的系统和子工程
2
01
属于#1机组的系统和子工程
3
02
属于#2机组的系统和子工程
2.4.1．3参建单位代码：
序号
单位名称
单位代码
1
石家庄良村热电有限公司
SLTE
2
北京国电德胜工程监理有限公司
NCPEDS
3
河北电建二公司
EPTC
4
河北电建一公司
HEPCC1
5
山西电建三公司
SX105
为各公司英文代码。
2.4.1．4专业代码：
用于将文件系统按专业进行分类筛选或查询。
专业代码如下：
序号
专业代码
说明
1
T
土建工程（含水工、消防、暖通、铁路、外围等）
2
G
锅炉（含除灰、脱硝）
3
Q
汽机
4
D
电气（含电气一次、二次、系统通讯等）
5
K
热控
6
H
化水
7
M
输煤
8
S
调试
9
P
管道
10
L
脱硫
11
A
安全
12
X
消防
13
J
焊接
14
W
其他
2.4.1.5单位工程代码：
单位工程代码具体参阅《电力建设施工质量验收及评定规程》中的单位工程代码。
各专业参照各专业篇章的《电力建设施工质量验收及评定规程》单位工程代码，如未涉及到单位工程的或涉及多个单位工程的用000代替。
设计图纸中单位工程名称和《电力建设施工质量验收及评定规程》中名称不一致或没有的，由监理负责派号，原则是从《电力建设施工质量验收及评定规程》中最后一个单位工程编号向后延续，单位工程代码要求是三位数。
流水号：
用于顺序标识同类文件，文件顺序号编号从001——999。
顺序号前面任何一个代码变化都要重新起号。
2.4.2会议纪要、工作联系单编号规则如下：
监理例会和工程协调会：
ZLH-001（001-999）；
专题会议纪要：
和单位工程或多个单位工程有直接关系的（质量、进度、投资、安全等）专题会议纪要按基本编码规则编号，按单位工程归档；
专题工作安排的专题会议：
主持单位代码-001（001-999）；
工程联系单：
和单位工程或多个单位工程有直接关系的（质量、进度、投资、安全等）工程联系单要按基本编码规则编号，按单位工程归档。
日常联系业务的工作联系单：
发出单位代码-001（001-999）
2.4.3《检验批、分项、分部质量验收记录》和《隐蔽工程验收记录》以及各施工记录表里的编号，应和《电力建设施工质量验收及评定规程》里的质量验收及评定范围表里的工程编号一致。
3资料用表管理规定
3.1承包商（设计、施工、调试）向业主、项目监理部报送的表式
3.1.1本工程采用电力工程建设项目典型表式（2001版），表格序号为DJH-A-01～DJH-A-37，原《焊接及试验人员统计报表》改为《人员资质统计报表》，表格样表详见附录1。
根据工程需要增加以下用表：
《施工图会检记录》、《单位工程竣工预验收报验表》、《单位工程竣工验收报验表》、《承包商资质报审表》、《隐蔽工程报验申请表》、《工程变更单》，表格序号为DJH-A-38～43，表格样表详见附录2，如需增加其它表格，由监理、业主共同商定。
3.1.2在以上报审表外根据工程需要，增加《混凝土浇灌申请单》、《设计变更、变更设计执行记录》、《设计交底记录》，表格样表详见附录3。
3.1.3《工程联系单》为多方公用表，对主送单位和相关单位视具体情况酌情增减。
3.1.4以上用表的表格字体和边距严格按以下样表执行，严禁私自更改；所有报审表后附正文内容同样执行以下字体和页边距要求。
题目：
宋体小二号字，加粗；
编号：
宋体五号字；
正文：
宋体小四号字；
页边距：
上2.5cm；下2cm；左3cm；右2cm；
详见如下样表：
调试方案报审表（宋体小二号字，加粗）
（页边距：
上2.5cm；下2cm；左3cm；右2cm）表号：
DJH-A-09（2001版）
编号：
（宋体五号字）
工程名称
石家庄良村2X300MW热电工程
合同编号
（正文用宋体小四号字）
致项目监理部：
现报上调试方案，请审核。
附件：
承包商（章）
负责人：
年月日
项目监理部审核意见：
项目监理部（章）：
总监理师：
年月日监理工程师：
年月日
项目法人：
项目法人（章）
代表：
年月日
本表一式三份，由承包商填报，项目法人、项目监理部、承包商各存一份。
附录1
工程项目设计计划报审表
表号：
DJH-A-01（2001版）
编号：
工程名称
石家庄良村2X300MW热电工程
合同编号
致项目监理部：
现报上工程阶段项目设计计划（即设计技术组织措施），请审查。
附件：
承包商（章）
设计总工程师：
年月日
项目监理部审查意见：
项目监理部（章）：
总监理师：
年月日监理工程师：
年月日
项目法人：
项目法人（章）
代表：
年月日
本表一式三份，由承包商填报，项目法人、项目监理部、承包商各存一份。
施工图交付进度计划报审表
表号：
DJH-A-02（2001版）
编号：
工程名称
石家庄良村2X300MW热电工程
合同编号
致项目监理部：
现报上工程施工图交付进度计划。
请审查。
附件：
承包商（章）
设计总工程师：
年月日
项目监理部审查意见：
项目监理部（章）：
总监理师：
年月日监理工程师：
年月日
项目法人：
项目法人（章）
代表：
年月日
本表一式三份，由承包商填报，项目法人、项目监理部、承包商各存一份。
工程项目设计图纸报审表
表号：
DJH-A-03（2001版）
编号：
工程名称
石家庄良村2X300MW热电工程
合同编号
致项目监理部：
现报上工程阶段设计图纸，请审查。
附件：
承包商（章）
设计总工程师：
年月日
项目监理部审查意见：
项目监理部（章）：
总监理师：
年月日监理工程师：
年月日
项目法人：
项目法人（章）
代表：
年月日
本表一式三份，由承包商填报，项目法人、项目监理部、承包商各存一份。
设计修改通知单报审表
表号：
DJH-A-04（2001版）
编号：
工程名称
石家庄良村2X300MW热电工程
合同编号
致项目监理部：
现报上工程设计修改通知单，请审查。
附件：
承包商（章）
设计修改签发人：
年月日
项目监理部审查意见：
项目监理部（章）：
总监理师：
年月日监理工程师：
年月日
项目法人：
项目法人（章）
代表：
年月日
本表一式三份，由承包商填报，项目法人、项目监理部、承包商各存一份。
分包商资质报审表
表号：
DJH-A-05（2001版）
编号：
工程名称
石家庄良村2X300MW热电工程
合同编号
致项目监理部：
根据工程需要，经我单位审查，分包商法人代表具备承包的资格，能承担下述工程的任务，能保证履行合同文件的全部条款。
分包后，我单位仍负责总承包责任，请予审批。
附件：
1．分包单位营业文件份张。
2．分包单位企业介绍份张。
⑴营业执照（复印件）；⑴企业介绍；
⑵企业资质证书（复印件）；⑵历年承包的主要工程介绍；
⑶有关许可证（复印件）；⑶本项目负责人和企业主要人员履历介绍。
承包商（章）
法人代表：
年月日
项目监理部审查意见：
项目监理部（章）：
总监理师：
年月日监理工程师：
年月日
项目法人：
项目法人（章）
代表：
年月日
本表一式四份，由承包商填报，项目法人、项目监理部、承包商、分承包商各存一份。
施工组织设计报审表
表号：
DJH-A-06（2001版）
编号：
工程名称
石家庄良村2X300MW热电工程
合同编号
致项目监理部：
施工组织设计已经我单位审定，现报上，请予审批。
附：
《施工组织设计》及说明书
承包商（章）
负责人：
年月日
项目监理部意见：
项目监理部（章）：
总监理师：
年月日监理工程师：
年月日
项目法人:
项目法人（章）
代表：
年月日
本表一式三份，由承包商填报，项目法人、项目监理部、承包商各存一份。
专业施工组织设计/重大施工技术方案报审表
表号：
DJH-A-07（2001版）
编号：
工程名称
石家庄良村2X300MW热电工程
合同编号
致项目监理部：
现提出专业施工组织设计/重大施工技术方案，请予审批。
附件：
承包商（章）
技术负责人：
年月日
项目监理部审查意见：
项目监理部（章）：
总监理师：
年月日监理工程师：
年月日
项目法人：
项目法人（章）
代表：
年月日
本表一式三份，由承包商填报，项目法人、项目监理部、承包商各存一份。
调试方案报审表
表号：
DJH-A-08（2001版）
编号：
工程名称
石家庄良村2X300MW热电工程
合同编号
致项目监理部：
现报上调试方案，请审核。
附件：
承包商（章）
负责人：
年月日
项目监理部审核意见：
项目监理部（章）：
总监理师：
年月日监理工程师：
年月日
项目法人：
项目法人（章）
代表：
年月日
本表一式三份，由承包商填报，项目法人、项目监理部、承包商各存一份。
重要工程开工报审表
表号：
DJH-A-09（2001版）
编号：
工程名称
石家庄良村2X300MW热电工程
合同编号
致项目监理部：
我单位承建的项目的施工准备工作已完成，具备开工条件，计划与年月日开工，请予审批。
1.施工组织设计，专业施工组织设计、施工技术方案已批准；
2.劳动力已按计划进场；
3.机械设备已进场，并布置就绪；
4.管理人员已全部到位；
5.开工所需的施工图纸已到，并已会审、交底；
6.开工所需的材料、设备已进场；
7.开工前的各种手续已办妥（见附件）。
根据以上条件，可以满足连续施工要求。
附件：
（复印件）
承包商（章）
项目负责人：
年月日
项目监理部核查意见：
项目监理部（章）：
总监理师：
年月日监理工程师：
年月日
项目法人：
项目法人（章）
代表：
年月日
本表一式三份，由承包商填报，项目法人、项目监理部、承包商各存一份。
保温工程施工申请单
表号：
DJH-A-10（2001版）
编号：
工程名称
石家庄良村2X300M
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