供货商评价选择.docx
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供货商评价选择
物资采购管理讲义
一、供应商选择与评价
（一）、合格供货厂商必须具备的条件：
1、在有效期限内的：
营业执照、税务登记证、组织机构代码证、代理委托书。
对于国家有要求的物资还应包括：
生产制造许可证、国家强制产品认证（3C认证）等。
（二）、必要时合格供货厂商应具备的条件
1、生产能力、交付能力及交付后服务的支持能力较强；
2、产品的质量满足要求
3、价格合理；
4、产品是检验与试验能力满足要求；
5、财务状况良好；
6、资信情况良好；
7、在本行业的销售业绩良好；
8、质量管理体系的质量保证能力较强；
9、有与本企业协作的意图良好；
10、供货厂商对公司提出的付款要求的响应程度；
11、获得QHSE管理体系认证；
12、组织运输能力、报关、清关能力等。
采办部门在选择供货商时应首先审核供货商提供的材料是否条件
（一），在条件
（一）满足后，可根据所采购物资的重要程度、价格、顾客要求等审核条件
（二）。
（三）、对于焊条、焊丝等物资的供货厂商除按以上标准进行评价外还需要对其提供的样品经性进行测试及小批量试用，测试、试用合格才能选用。
（四）对于物资运输商、报关、清关商等公司的分包商等也应按上述要求进行评价和再评价。
评价合格后方可与其签订分包合同。
（五）、供货厂商的再评价
对评价合格供方的定期再评价，原则上每年进行一次，需要时，可即时进行，评价合格的方可继续保持其合格供方资格。
评价内容包括：
1、评价期内发生过业务往来的厂商：
（1）、交付产品质量情况（含备品、备件、图纸技术资料的交付情况）；
（2）、交付能力及交付后服务的支持能力；
（3）、订单变更的响应能力
（4）、价格情况；
（5）、与本企业继续合作的意图；
（6）、顾客或业主的反应情况；
（7）、到场人员素质；
2、评价期内未发生过业务往来的厂商：
（1）、供货厂商提供的资质性材料是否仍在有效期内；
（2）、生产经营情况；
（3）、增资、减资情况；
（4）、获得新资质情况。
（六）、业主指定供方的评价
（三）、在处理“业主指定厂商”时应注意的问题
1、业主指定厂商不代表物流公司可以减少评商定厂的环节
业主指定厂商一般出于以下几方面的考虑：
一是对厂商已经进行了事先评定，所指定的厂商是经过筛选过的；二是厂商以前是业主的长期客户或协作单位，业主对其比较放心；三是厂商事先与业主进行了“沟通”业主对其有承诺；四是设计单位在为业主设计时采用了厂商提供的技术数据，业主别无选择；五是出于其他方面的原因。
当然，这里不排除业主的一些人员出于个人私利方面的考虑。
评商定厂的目的是为了在众多的厂商中确定信誉好、交货及时、售后服务优良、产品质量满足设计要求的厂。
业主指定厂商不代表物流公司可以减少评商定厂的环节。
这是因为业主虽然指定了厂商，但是要求物流公司采办的确是各方面都符合要求的产品。
从为业主考虑和降低采购风险、维护物流公司的信誉出发，物流公司必须对业主指定的厂商进行评定。
2、业主指定厂商并不能免除采购方应负的责任
这是因为：
（1）、与业主签订物资采办服务合同的是物流公司，供货厂商不能及时交货或提供的产品有问题或服务不能满足合同的规定，业主就会因此要求物流公司按服务协议规定的内容承担责任。
业主虽然指定了厂商，但是他要求物流公司采办的确是符合要求的物资。
业主的行为从法律角度讲并不能构成需要承担主要责任的要件，并且他也会找出各种理由为自己的行为进行推脱。
（2）、物流公司和供货厂商是采购合同签订的当事人，是合同的具体执行者，合同无论是在签订过程中还是在履行过程中出现问题，都需要供需双方当事人或协商或仲裁或通过法院进行解决。
因此，物流公司是采购风险的直接承担者、是直接责任人。
而业主虽然指定了厂商，但他并不具体签订合同。
因此，他只负次要责任。
（3）、对于需要由物流公司事先垫付采办资金的采办项目，合同出现问题，业主不但不会支付货款还可能因此中断服务协议。
使物流公司遭受巨大的损失。
（四）、“业主指定厂商”时的对策
1、在与业主签订委托采购服务协议的同时把自己的合格厂商名录提供给业主，请其在其中选择。
这样物流公司即可以向业主显示自己组织货源的能力，也可以避免业主指定一些可能带来采购风险的厂商。
2、在委托采购服务协议中规定因业主指定厂商所产生的采购风险的免责问题。
对于尚在开发之中的物流项目或正在商谈之中的物流项目，物流公司应充分考虑“业主指定厂商”这一问题，力争在委托采购服务协议中规定因业主指定厂商所产生的采购风险的免责问题。
与业主签订“业主指定厂商风险备忘录”，列出在对业主指定的厂商进行采购时各种可能出现的情况以及因此业主与物流公司各自所承担的责任。
这样业主在指定厂商问题上就会有所考虑，对一些产品质量不好或信誉不好的厂商就会不再指定或少指定。
从而达到降低物流公司采购风险和服务风险的目的。
3、认真评商定厂，对于重要物资的供货商进行实地考察
“评商定厂”是物流公司在签订供货合同之前必须进行的环节之一，
是确保选择到最优或合格的供货厂商的关键环节。
评定的内容包括：
（1）、产品制造/销售资格或专利技术；
（2）、装备能力、资产负债情况；（3）、产品价格、地理位置及运输能力；（4）、主要产品的名称和规格系列范围是否符合采购要求，产品年产量等；（5）、有无完善的质量管理体系；（6）产品的主要用户和产品的使用情况及售后服务等；（7）、近三年的销售情况；（8）、人员组成情况等。
对于业主指定的重要物资的供货商在必要时应进行实地考察，以确保万无一失。
4、根据业主指定厂商数量的不同，采取不同的应变措施
（1）、如果指定采购同一物资的厂商多于三家，就可以直接对这些厂商进行评审，选择其中比较优秀的厂商或认为合适的厂商让业主选择并填写《厂商选择业主确认单》，请业主确认。
这样，既实现了评商定厂的目的，有可在一定程度上减轻了物流公司的责任。
同时做到了“尊重业主”。
（2）、如果指定采购同一物资的厂商少于三家，物流公司应在自己的网络中选择一些厂商与其一起评定，将评定结果填写《自选厂商与指定厂商评价对比表》，请业主选择、确定。
这样，实现了评商定厂的目的，又做到了“尊重业主”。
同时，还可以在一定程度上减轻了物流公司的责任。
（3）、如果指定的采购同一物资的厂商只有一、两家，业主又不允许物流公司在自己的网络中选择，则首先要通过评定确定这些厂商是否满足要求。
满足则可已安排谈判、签订合同；不满足则要提出指定厂商存在的采购风险，若业主还坚持要求采办他们的产品，则物流公司应让业主签署《风险确认单》。
同时在与这些厂商谈判、签订合同时坚持邀请业主派代表全过程参加，并要求其代表在《谈判总结上签字》。
这样，就可以减轻物流公司应负的责任。
《风险确认单》的格式如下：
总之，通过评商定厂就可以降低采购风险；提前预防、与业主主动沟通，就可以使物流公司的采办行为进一步规范；根据业主指定的厂商情况的不同，采取不同的处理方式就可以在采购风险出现时减少物流公司应负的责任，限制业主不指定厂商或少指定厂商，使物流公司在确定合格厂商时有更大的选择空间。
二、采购过程监督
（一）、物资订货依据监督
采办前，采办单位和经办人必须填制“物资采办方案审批表”经采办监督审查签字后方可进入下一工作程序。
（二）、供货厂商资质、业绩、信誉监督
1、经评价或再评价确定为合格供方的厂商可以不要求其提供资质、业绩资料，但具体采购人员要提供“供方评定记录表”；
2、新发生业务关系的厂商，采购人员都必须对供货厂商的资质、业绩、信誉等情况进行调查，索取相关资料和证件的原件或复印件，填制“供方评定记录表”经公司监督办审核合格后方可进行具体采购操作。
（三）对商务、技术对比评审情况进行监督
物资采购应采用竞争机制，必须有三家及以上厂商参与竞争，询价单须经专业公司（项目部）经理签字，询价单与报价单必须一一对应，严防弄虚作假。
对于国内厂商的报价应采用特快邮寄的方式进行，并在截止日期同时开启；国外厂商报价单允许以传真形式进行。
采购单位必须填报“供方报价对比评审表”和“供方技术对比评审表”，经主管领导审批后签字，并作为合同的附件一并交合同审核员审核存档。
对于单项采办金额在壹佰万元人民币或拾万美元以上的订单，附表要经采办总监签字，在采办总监不在时要有采办监督领导小组人员的签字。
（四）、进出口公司设兼职外贸合同复审员，在审核进出口物资海关、商检（转口贸易合同除外）等手续是否完备的基础上，对承办人起草的对外贸易合同进行复审，重点是中、英（俄）文合同对照是否一致、准确、完整，合同主要条款、内容与物资采办方案审批表是否一致，并列出商务或技术偏离表。
对于使用地在国内或业主有中文要求的外贸合同除审核上述内容外，还应审核厂商的商务报价文件和技术文件中，中、英（俄）文的准确性、一致性和完整性。
（五）、因不可预见原因，供货厂商或报价厂商不足三家，构不成竞争性物资采办，应填写“特例合同审批表”提交相关部门或人员审核、批准后方可进行下步采办活动。
（六）、为降低采购风险，采购物资的合同金额原则上不得超过供货厂商营业执照标明上注明的注册资金的50%。
特殊情况应相关人员批准后方可与其签订合同。
三、采购过程控制
（一）、公司的采购质量控制点：
1、采购信息收集整理以及与业主沟通的过程；
2、选择采购方式；
3、合格供方选择与评价；
4、物资招标和评标过程；
5、询价谈判和签约、审批过程；
6、采购合同的管理过程；
7、采购物资的催交催运过程；
8、到货物资验证、售后服务过程；
9、合同存档过程。
（二）、质量控制点的控制措施
1、采购信息收集整理以及与业主沟通的过程
采购信息必须明确、清晰，具备可操作性。
当达不到要求时，采购部门应及时与信息发出部门进行沟通、确认。
并记录沟通的开始、结束时间、地点、内容、结果、人员等。
采购信息由各采购部门保存与管理，并接受主管部门的审查。
同时要认真做好顾客要求的识别、评审和沟通工作。
负责采购的单位要正确识别顾客对采购物资的要求与期望，包括根据调研情况和以往的经验判断技术文件的清楚、是否缺项、是否符合公司制定的有关技术条款的标准格式等明示的、隐含的、法律法规的以及公司自己附加的要求。
依据对已识别的顾客要求和公司确定的附加要求对采购委托文件进行评审。
评审内容包括：
包括
（1）、工程物资采购供应类服务要求是否得到规定；
（2）、顾客没有以文件形式提供要求在接受前是否得到顾客确认；
（3）、顾客提出的技术要求是否满足采购要求；
（4）、与以前表述不一致的要求是否得到解决；
（5）、公司是否有能力满足规定的要求。
评审方式采取审批评审或会议评审的方式进行。
对于单项采购的物资，采购部门部在接到顾客要求时，组织相关部门，按《工程物资采购服务要求审批评审表》或《工程物资销售类服务要求审批评审表》规定的内容格式进行审批评审。
对于重大合同由经营副总经理主持或其授权人主持，组织有关部门，按《招标书评审表》和《工程物资采购服务合同会议评审表》规定的内容格式进行评审。
2、选择采购方式
采购部门选择采购方式，根据《管道局物资采购管理办法》第三章第九条规定进行凡采办金额在一百万元人民币（含一百万元）或十万美元（含十万美元）以上应采取招标方式采购，一百万元人民币或十万美元以下的可采取竞争性谈判采购，采购人员根据情况如实填写《物资采购方案审批表》报采购监督审批。
当出现不能满足规定的采购方式时要求采购人员根据情况如实填写《特例合同审批表》，报采购监督审批。
同时写清具体情况，报顾客批准。
3、合格供方选择与评价
合格供方选择与评价按本规定“一”执行
4、物资招标和评标过程
为了规范物资采购招标行为，保护国家利益、社会公共利益和招标投标活动当事人的合法权益，公司规定物资招标和评标过程必须按照《招投标法》《管道局物资采购招标实施细则》等法律法规的要求去确定招标程序、编制招投标文件、进行评标活动，并要求工作人员要，不断总结物资招标投标活动中的经验与教训。
以不断提高物资采购招标投标活动从业人员的综合素质和业务技能水平。
5、询价谈判和签约、审批过程
采购部门在与供方进行谈判时应本着公正、公平、互利互惠的原则进行。
采购人员与供货厂商沟通的最终资料（询、报价单、厂商承诺、交货地点、交货期等）应以书面形式进行。
对于供货厂商的最终反馈资料，采购人员应逐项核对。
发现偏离的应立即要求供货厂商以书面形式更正。
谈判前应准备好谈判资料，在谈判时应将所采购物资的技术和商务要求详细说明。
在签订采购合同时应明确品名、规格、数量、单价、金额、技术标准、质量要求、交货时间、交货地点、验收方法、付款方式、违约责任等内容，对于相关部门出具的技术规格书等技术资料可作为合同附件。
所有材料齐全后按照公司《采购过程控制程序文件》和公司《采办监督管理条例》的规定进行逐级审批。
6、采购合同的管理过程
采购合同的管理过程评价按本规定“五”执行
7、采购物资的催交催运
采购合同签订后采购人员要随时与供方进行沟通，及时掌握供方生产（备货）情，定期向供方索取生产（备货）情况汇报，填写《生产情况周/日报表》及时向市场部和顾客汇报，当发现供方的生产（备货）情况不能满足合同要求时，要督促供方按合同规定的生产（备货）、时间进行生产（备货）。
并及时索取货物运输及保险计划，以确保将采购物资按照合同规定时间运至顾客指定地点。
8、到货物资验证、售后服务过程
对于公司所采购的物资，必须按照合同规定的验证方式进行验证，由负责验证的单位填写《检验报告》并将《检验报告》作为合同存档资料一起归档保存。
由于顾客原因造成货物不能及时验证的，采购部门应要求顾客出具书面文件说明。
同时规定由顾客组织的验证不能免除公司提供合格物资的责任。
按照合同规定需要现场单台调试、联合调试的物资由负责调试和试运行的单位负责出具《调试报告》，在合同规定时间内再出具《最终验收报告》。
合同规定需要厂商售后服务时，要求厂商在规定时间内到指定地点进行售后服务。
9、合同存档过程
我们规定合同存档需要提交的资料是：
各种采办依据、审批材料、询、报价材料、厂商资质材料、商务、技术合同原件、附件、付款证明（单据）、《检验报告》、《最终验收报告》等，经公司档案管理人员依据《档案管理办法》和《技术档案存档规定》进行审查，合格后统一归档保存。
四、采购合同的签订
（一）在物资采购活动中，所采购的物资除标的额较小的（5000元以下）或采用先交货验收合格后再付款或能够即时清结的采办项目外，均须签订书面采购合同。
但是对于批量、交易额较大，或当时难以监测产品内在质量和技术性能及容易引起纠纷的采办活动，随能采用先交货验收合格后再付款的方式采购或即时清结的方式采购，采办人员也应与供货厂商签订书面采购合同。
（二）、凡以中油管道物资装备总公司名义进行采购行为或以中油管道物资装备总公司名义签订的采购合同的谈判、签约等过程必须有两人以上同时参加，严禁一人单独谈判、签约。
（三）、合同谈判应由具有合同谈判经验并具有相应技术、经济和法律知识的人员负责；重大合同或法律关系复杂的合同应组成谈判小组。
合同起草原则上由专业公司或项目部的采办人员或谈判小组负责。
采办人员或谈判小组的人员应严格遵守法律、法规和有关规章制度，做到标的明确、平等互利、内容齐全、条款完备、责任明确、用语规范严密；一般情况下，力求合同管辖地在对公司有利的地点。
如属对方起草，我方谈判人员或谈判小组应按上述要求进行审查和修改。
（四）、采办人员不得接收供货厂商的任何贿赂。
公司一旦发现采办人员接收供货厂商的贿赂，将按照国家、中石油集团公司、管道局和管道物装公司的有关规定严肃处理。
五、采购合同的管理
（一）、凡以公司名义签订的所有物资采办合同，一律要经过公司经营计划部法律事务组的审核，盖章，正本存档。
外贸合同在法律事务组审核后在存档的正、副本两份合同上加盖“已审核”条形章后存档。
（二）、用中文签订的采购合同在申请盖章之前，采办人员应向合同管理部门提供“供方评价记录表”及相应的评价资料：
（三）、合同管理部门确定采办人员所提供的资料完备、内容真实之后方可进行合同条文审核
（四）中文采购合同条文审核的内容包括：
1、产品的名称、型号、数量、交货时间、交货地点是否明确，是否与订货通知或用户的委托的是否相符；
2、公司所采购的物资是否在供货厂商提供的营业执照规定的经营范围之内。
3、产品的执行标准、质量要求、厂商对产品质量负责的条件和期限是否写明；
4、交货地点、交货方式是否明确；
5、是否对货物运输方式、运输费用等做了规定；
6、出现预付款、定金的是否有主管领导的审批；
7、对货物是否提出了包装要求，标准如何；
8、条款中是否写明开具增值税发票或专用发票；
9、是否对随机的备品、备件等提出了要求；
10、要求厂商提供的产品资料（合格证、使用说明书、出厂检验证明、商检证明等）是否齐备；
11、是规定了售后服务的条款；
12、是否有违约条款，违约条款是否公平合理；
13、解决合同争议的方式、起诉地点；
14、合同金额大小写是否一致；
15、签字人签字位置是否正确；
16、对方盖的是公章还是合同章等；
（六）对于公司所属专业公司或项目部采用外文签订的采购合同，先由采办监督进行审核，采办人员将合同正副本各一套交公司合同管理部门审核。
合同管理部门审核无误后在合同正副本的首页或末页上加盖“已审核”的长型或三角行章，作为已审核的标识。
外文合同的内容包括：
1、物资名称、规格、型号、技术参数与采办委托书是否相一致；
2、控制金额与采办委托书是否相一致；
3、交货时间、交货地点、交货人、运输方式与采办委托书是否相一致；
4、合同是否符合相关的法律法规的要求；
5、合同是否符合相关的商业惯例；
6、合同条款是否完备；
7、合同有无歧视性条款；
8、合同是否在维护公司的利益的基础上体现公平、公正的原则。
（七）、合同审核人员应保持合同审核的相关记录。
（包括暂不与盖章的原因记录）。
五、采购合同的履行
（一）、对依法签订生效的采购合同，必须全面履行，不得擅自单方面变更、自行修改、解除或终止。
经双方协商变更部分内容的采购合同，应双方签订书面协议，按正常合同办理手续，协议作为原合同的附件与原合同未变更的部分具有同样的法律效力。
（二）、采购合同虽已签订，但发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益的应及时与对方协商变更或解除合同，并立即采取合法有效的措施，制止危害行为的继续发生，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤消。
（三）、采购合同签订部门负责组织、协调采购合同规定的我方义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的履行。
合同承办人应将合同履行的有关情况及时向部门、单位领导汇报。
（四）、对应验收的标的物，应由有关部门验收后签署验收证明。
对验收不合格或与合同规定不符的标的物，应由采购合同签订部门在即日提出书面意见，按国家规定或合同约定的时间向对方提出异议，尽快采取适当措施解决。
（五）、采购合同签订部门应建立简便有效的合同履行督促检查制度，定期对到期合同的履行情况进行检查。
问题较大的应书面上报有关领导。
（六）、在采购合同执行过程中采办人员与所有与供货厂商、业主、接货人等随时联系，所有往来传真、电话记录等采办人员应保持。
报关单、商检报告、验收报告等应与采购合同一起保存。
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