学校档案管理制度.docx

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学校档案管理制度

档案管理实施细则

1.总则

1.1为了加强学校档案工作业务建设，不断提高档案管理水平，根据国家、省、市档案部门有关档案管理的规定，制定本细则。

1.2档案工作是学校工作的重要组成部分，是提高学校工作效率和工作质量的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。

1.3学校在重要工作活动中形成的全部档案均由学校档案室集中统一管理。

2.             档案管理体制

2.1学校必须建立档案工作，成立综合档案室，负责组织、协调、管理学校档案工作，配备专职档案人员，负责综合档案室的日常工作和各项具体的档案工作事项。

2.2档案人员必须忠于职守，严格遵守保密纪律，具有档案专业知识。

2.3档案室由学校领导分管，并纳入主管领导的目标和岗位职责。

2.4各科室应确定兼职档案人员，负责本科室文件材料的积累、整理，并按时向档案室移交。

3.             文件材料的形成与归档

3.1学校在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党组、行政、工会、团委、妇委会以及人事、财会、设备等工作中形成的文件材料）都必须向档案室移交。

归档的具体范围、时间和要求按归档制度的规定执行。

3.2根据学校档案的种类、数量，制定归档制度，明确归档范围、时间和要求。

3.3文件材料的形成和移交必须纳入各职能部门的工作计划和有关人员的职责范围。

4.             档案的管理

4.1档案的分类。

学校档案分为党群工作类、行政管理类、教育教学类、设备仪器类、基本建设类、总务档案类、教师业务档案七种门类。

4.2档案编目。

学校档案室应编制室藏全部档案的案卷目录、卷内文件目录。

4.3档案鉴定。

根据上级档案部门的有关规定，编制档案保管期限表。

档案保管期限分为永久、长期、短期三种，会计档案保管期限为永久和定期两种。

档案鉴定工作分两次进行：

归档前对文件材料价值进行鉴定；归档后对保管期满的档案进行鉴定，及时销毁失去保存价值的档案。

4.4档案统计。

建立档案统计工作，编制档案基本情况统计表，对档案数量、档案借阅人次、档案利用效果、档案编研情况进行统计。

统计数据以原始记录为依据，做到准确无误。

4.5档案库房管理。

配备专门库房，做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等防护工作。

4.5.1档案存放应有铁制箱柜，排列有序，并编制档案存放示意图。

4.5.2对照片、胶片、磁带等特殊载体的档案必须配备特制的防光防磁设备进行管理。

4.5.3定期对档案保管状况进行检查、清理、核对，做到帐物相符；对破损档案及时进行修补和复制。

4.6建立全宗卷，以积累存储学校的立卷说明，分类方案，交接凭证，检查记录和全宗指南等。

4.7档案管理现代化应纳入学校办公自动化系统，同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。

5、开发档案信息

5.1在学校内部可实行档案开架阅览。

5.2学校档案室应根据需要编辑文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案利用工作。

5.3在档案信息开发与提供利用中，必须严格遵守保密制度。

归档制度

为了完整系统地保存学校在工作中形成的各种门类载体的档案，提高归档文件的质量，更好地为学校各项工作服务，特制定本制度。

1、文件材料的归档范围

1.1凡是反映学校工作活动、具有参考价值的文件材料，声像材料均属归档范围（具体归档范围按学校制定的《文件材料归档范围》执行）。

1.2与学校业务工作有关的资料。

2、文件材料的归档要求

2.1应归档的文件材料必须齐全完整。

2.2应归档的文件材料必须字迹清楚，工整，纸张及文件格式符合国家要求。

严禁使用圆珠笔，铅笔，纯蓝及红墨水等书写材料。

2.3归档的文件材料必须是原件。

2.4归档的文件必须保持其文件之间的历史联系，区分不同价值，并进行科学的分类、立卷、编目。

2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容。

2.6文件材料归档必须办理移交手续。

3、文件材料的归档时间

3.11—3大类档案在第二年五月底前归档。

3.2会计档案在会计年度终了后，由财会部门整理立卷，保管一年后移交档案部门。

3.3设备档案在设备开箱时必须会同档案人员进行技术资料核对登记，与安装调试记录等文件材料一并整理归档。

4、文件材料的归档份数

4.1各类文件材料一般归档一式两份。

4.2重要的和利用频繁的文件材料可适当增加其归档份数。

5、学校档案室应对文件材料的形成，积累，整理和归档工作进行指导，监督和检查。

档案保管制度

为了保护好学校的档案，维护档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定本制度。

1.         接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

2. 存放档案必须有专用柜架。

在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，从左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。

3. 存放照片、光盘需用特制的密封盒和专用的卷盒，按编号顺序排列在专用柜内。

4. 定期清理核对库藏档案，检查保管质量，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案进行修复，发现问题及时处理。

5. 档案库房是集中保管档案的基地，必须有铁门铁窗铁柜等防护设施。

6. 档案库房要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯。

7. 库房内要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。

8. 应保持档案库房整齐干净，档案入库前必须严格检查、消毒，档案柜内应放置防霉、防虫药物。

9.  档案对接收、移出、校内外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

档案库房管理制度

1.档案库房是机要重地，为确保安全，防止泄密，非档案人员不得入内。

2.档案库房是存放学校档案资料的专用库房，库内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。

3.库房内必须清洁卫生，要有防光、防盗、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，及时更换驱虫药物，定期检查电器设备、消防器材等设施，保证安全可靠实用。

4.库房里柜橱要按类、按序编号排列整齐，便于通风顺畅。

5.  档案人员每天对库房温湿度进行检查、记录并采取措施，使库房温湿度控制在规定的范围之内。

6.  对库房里的档案资料做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。

档案借阅制度

为了维护档案的完整与安全，服务于学校的各项工作，特制定本制度。

1、学校所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

2、学校人员查阅档案必须办理登记手续。

3、在借阅档案时，应做到以下几点：

（1）按规定办理借阅登记手续，定期归还；

（2）应该爱护档案，不得遗失；

（3）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁随意更改和涂写；

4、借阅和归还档案时，应办理清点手续，由档案人员与借阅者当面核对清楚。

5、档案如丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

6、借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

7、调离学校的工作人员必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

8、外单位人员借阅学校档案，须学校领导签字批准。

档案统计、鉴定和销毁制度

为了对库藏档案的收进、移出能够做到心中有数和保证档案质量，保护好有价值的档案，结合学校的实际情况，特制定本制度。

1.         档案统计

1.1对档案的收进、移出、保管和利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理学校报送档案工作基本情况统计表。

1.2统计工作应认真、求实、准确、及时。

2.         档案鉴定

2.1档案鉴定工作由鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作的领导，档案员和有关业务管理人员组成。

2.2鉴定小组的任务：

负责制定学校档案档案保管期限表，对到期档案提出存、毁意见。

3.         确定档案保管期限的原则

3.1对学校有长远利用价值并能反映学校职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

3.2凡是在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

3.3凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

4.         鉴定工作应定期进行。

5. 档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改补充。

6. 销毁档案程序

6.1鉴定小组应列出销毁档案的清册和撰写销毁档案报告并报学校主管领导审批。

销毁清册及报告的档案应保存。

6.2销毁档案时，由单位派二人以上进行监销，在销毁过程中主观失密或对学校造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。

档案员岗位责任制度

1.    热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，钻研业务。

2. 及时认真贯彻执行国家、省、市档案部门制定的关于档案工作的各项方针、政策和业务规范。

3. 制订学校档案工作计划和长远规划。

4. 制定各项档案管理制度。

5. 负责学校文件材料的收集、分类、整理和立卷归档工作，编制档案检索工具。

6. 参与学校设备开箱验收工作，确保归档文件材料的齐全完整。

7. 做好档案统计工作，对档案收进、移出进行登记。

8. 认真开展档案利用工作，编写适应工作需要的档案参考资料。

9. 做好档案的统计鉴定工作。

10.           加强对档案库房的管理，定期对库房档案进行检查。

11.           对学校内部科室档案工作进行培训、监督和指导。

12.           加强档案保密工作，严格遵守保密制度。

档案员职责

一、认真学习贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》，并对学校形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理。

二、努力学习档案理论，不断提高专业水平和工作能力，主动向领导请示汇报，争取领导和各职能部门的支持。

三、归档材料要做到准确、完整齐全，分类组卷合理，保证案卷质量符合要求。

四、充分发挥档案的作用，认真编制、完善检索工具，做到查阅迅速准确。

五、做好档案统计工作，对库存案卷心中有数，出入有据。

六、定期进行档案鉴定工作，严格遵守档案销毁制度，对超过保管期限和重复文件要销毁的应造清册，经学校领导批准后，签字见证，方可销毁。

七、严格遵守保密制度，确保档案的安全，不擅自扩大档案的利用范围。

八、坚持做好库房的“八防”工作，措施落实，发现问题及时汇报处理。

档案工作分管领导职责

一、组织贯彻执行档案法律法规和上级有关档案工作的规定、要求。

二、组织制定本单位档案工作的长期和短期目标、任务，并加以贯彻落实。

三、组织召开本单位档案工作会议，听取汇报，研究部署工作，及时帮助解决存在的问题，同时向主要负责人汇报并提出建议。

四、组织档案管理人员开展业务学习，提高本单位档案管理水平。

五、组织开展对本系统和所属单位的档案工作的监督和指导。

六、积极主动地与档案行政管理部门联系，解决本单位档案工作中存在的业务问题。

商河县职专中等职业学校

2012年9月