Excel常用技巧100招.docx

Excel常用技巧100招.docx

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Excel常用技巧100招

Excel2007常用技巧100招

牛人的超强总结

97个最常用Excel函数讲解，数组公式深入应用，56集高清视频教程（讲师：

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常用Excel2007技巧100招

1.快速启动Excel

（1）按键盘上的“windowd+R”快捷键，打开“运行”对话框，在对话框的文本框中输入命令“Excel”。

（2）单击“确定”按钮，此时就可以快速启动Excel2007。

2.最小化功能区

为了使软件窗口中显示更多的文档内容，我们可以将功能区最小化，具体操作步骤如下：

（1）用鼠标右键单击选项卡区，弹出一个下拉菜单。

（2）在弹出的菜单中选择“功能区最小化”命令。

此时功能区将被隐藏起来。

若想重新显示功能区，可以再次用鼠标右键单击选项卡区，执行“功能区最小化”命令。

3.使用快捷键

使用快捷键可以大大提高操作效率，操作方法如下：

（1）打开或创建数据表格文件后，按一下键盘上的“Alt”键，在功能区的各个选项卡上会显示对应的快捷键。

（2）显示出快捷键后，再按一次“Alt”快捷键，可取消快捷键的显示。

4.添加命令按钮到快速工具栏

在Excel中，可以将一些常用的功能按钮添加到快速工具栏上，具体操作如下：

（1）单击快速工具栏右侧的下三角按钮，在弹出的菜单中选择“其他命令”选项。

（2）在弹出的对话框中选择要添加的命令，然后单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮。

5.显示和隐藏标尺、网格线

标尺、网格线是编辑表格过程中经常会用到的元素，

用户可以根据编辑表格时的实际需要来选择显示或隐藏这些元素，操作方法如下：

选择“视图”选项卡，在“显示/隐藏”区域选中相应的复选框。

6.更改工作簿默认字体的样式和字号大小

用户可以自定义工作簿的默认字体的样式和大小，具体操作如下：

（1）打开“Excel选项”对话框。

（2）在对话框中选择“常用”标签，在“新建工作簿时”区域中单击“使用的字体”下拉菜单选择要使用的样式，如“仿宋”，在“字号”下拉菜单中选择字号的大小，设置完毕后单击“确定”按钮。

7.快速获得帮助

按键盘上的F1键，可以快速打开“Excel帮助”窗口，选择相应的项可查看详细帮助信息。

8.快速缩放数据表格

快速缩放的具体操作步骤如下：

（1）按住键盘上的“Ctrl”键，滚动鼠标中间的滚轮，即可缩放数据表格。

（2）还可以经过设置，让“滚动鼠标滚轮”来直接缩放数据表格。

单击“Office按钮”file:

///C:

/DOCUME~1/ADMINI~1/LOCALS~1/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image002.gif，在弹出的菜单中单击“Excel选项”按钮，打开“Excel选项”对话框，在对话框的左侧选择“高级”项，在“编辑选项”中选中“用智能鼠标缩放”项。

9.全屏显示数据表格

当要浏览的表格比较膨大，浏览数据不方便时，可以采用全屏幕模式。

具体操作步骤如下：

（1）切换到“视图”选项卡，在“工作簿视图”选项组中单击“全屏显示”按钮。

（2）此时，工作表将全屏幕显示，按键盘上的“Esc”键，可回到正常显示模式。

10.自定义状态栏

当在工作表中选中某些单元格时，状态栏中会显示与所选项目相关的一些信息。

例如，当前选中的单元格数目、所选数据中的最大值与平均值等。

用鼠标右键单击状态栏，打开“自定义状态栏”菜单，从中可以选择状态栏中要显示或隐藏的项目。

11.快速在已有工作簿的基础上建立新的工作簿

如果要新建一个与原有工作簿一样的工作簿，最快的方法是在原有工作簿文件上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“新建”命令，即可建立与原文件一模一样的文件。

12.保存为网页格式

当需要将工作表上传导网上的时候，可以将工作表保存为网页格式。

具体操作步骤如下：

（1）打开一个已经制作好的工作簿文档文件。

（2）选择“另存为”命令，弹出“另存为”对话框。

（3）选择“保存类型”为“网页”，输入文件名，单击“保存”按钮。

13.保存为底版本的格式

Excel2007的工作簿格式为.xlsx，但是旧版本的Excel并不支持该文件格式，为了避免兼容问题，用户可以将文档保存成Excel97-2003所支持的.xls格式。

操作方法如下：

（1）打开“另存为”对话框。

（2）在对话框的“保存类型”中选择“Excel97-2003工作簿”项，然后对文件进行保存。

14.让旧版Excel可以编辑Excel2007的工作簿文件

为了能够让早期的Excel版本能编辑Excel2007生成的.xlsx文件，前面介绍了将Excel2007的文件转换为Excel97-2003格式的方法，但采用这种方法时，在转换过程中可能会出现信息丢失的情况。

为了解决这个问题，微软为旧版本的Office提供了XLSX与XLSM格式支持补丁，用户下载并安装该补丁文件之后，就可以在早期版本Excel中直接打开Excel2007的文件了。

补丁下载网址为：

...p;DisplayLang=zh-cn

15.设置文件的默认保存格式

如果想要将默认保存的格式设置为Excel97-2003通用的.xls格式，可进行如下操作：

（1）打开“Excel选项”对话框。

（2）在对话框中选择“保存”项，在“保存工作簿”区域中，选择“将文件保存为此格式”为“Excel97-2003工作簿”，单击“确定”按钮。

16.修改工作簿的用户名

在Excel中新建一个工作簿后，默认情况下显示的用户名称是安装Excel过程中输入的用户名，修改这个用户名的具体操作步骤如下：

（1）打开“Excel选项”对话框。

（2）在对话框的左侧选择“常用”项，在“用户名”文本框中输入新的用户名称。

17.设置最近使用的文档数据

当不想让其他用户知道自己编辑过哪些文档，可以进行如下操作：

（1）打开“Excel选项”对话框。

（2）在对话框的左侧选择“高级”项，在右侧的“显示”区中，设置“显示此数目的‘最近使用的文档’”值，可设置Office菜单中显示最近编辑过的项目数据，设置此值为0，即可将所有最近打开过的文档均不显示在菜单中。

18.打开文件的“副本”

打开副本文件的操作步骤如下：

（1）打开“打开”对话框。

（2）选择需要打开的文件，单击“打开”按钮旁边的下拉菜单，再从下拉菜单中选择“以副本方式打开”项，可将所选文件以副本方式打开。

19.快速关闭所有工作簿

当用Excel打开了许多工作簿，可以使用快捷键来快速关闭它们。

（1）切换Excel为当前窗口。

（2）按键盘上的“Alt+F4”快捷键，系统会自动快速关闭工作簿，当遇到没有保存的工作文件时，系统会自动弹出保存对话框。

20.修复被破坏的文件

对于无法打开的工作簿文件，可以尝试用修复的方法来打开。

（1）打开“打开”对话框。

（2）选择要打开的文件，然后单击“打开”按钮右边的下拉箭头，选择“打开并修复”项。

21.常用工作簿操作的快捷键

按快捷键Ctrl+N，可快速创建出一个空白工作簿；

按快捷键Ctrl+S，可以保存当前工作簿文件；

按快捷键F12，可以执行“另存为”命令；

按快捷键Ctrl+O，可以打开“打开”对话框；

按快捷键Alt+Tab，可快速地在打开的多个工作簿文件之间进行切换；

每按一下快捷键Ctrl+W或Ctrl+F4，系统会关闭当前工作簿。

22.隐藏和显式工作簿

对于打开了多个工作簿的情况，为了查看或处理的方便，可以将暂时用不到的工作簿隐藏起来。

（1）将要隐藏的工作簿切换到当前工作簿。

（2）选择“视图”选项卡，在“窗口”中单击“隐藏”按钮。

（3）当要显示隐藏的工作簿时，只要单击“取消隐藏”按钮即可。

23.快速在多个工作间进行切换

按快捷键Ctrl+PageUp和Ctrl+PageDown，可以在多个工作表之间进行切换。

24.选择多个工作表

选择多张不连续的工作表：

按住键盘上的“Ctrl”键，同时用鼠标依次单击需要选中的工作表标签。

选择多张连续的工作表：

首先选中第一个工作表标签，然后按住“Shift”键，再单击需要选择的最后一个工作表标签。

25.快速选择整个工作表内容

在工作表中，单击任意单元格，按快捷键Ctrl+A，即可全选工作表。

26.自定义新建工作簿包含工作表的个数

默认情况下，每个新建的工作簿都会提供三个工作表，但为了满足不同用户的需求，Excel允许自定义新建工作簿中包含工作表的个数，具体的操作方法如下：

（1）打开“Excel选项”对话框。

（2）在对话框中选择“常用”项，在“新建工作簿时”中，设置“包含的工作表数”数值。

27.快速新建工作表副本

如果要以某个工作表为模板，新建一个与它一模一样的副本，操作如下：

（1）选中工作表。

（2）然后按住Ctrl键，将其拖动到工作表标签的空白处，释放鼠标，即可生成新的副本。

28.用键盘编辑单元格内容

对于习惯用键盘操作的用户来说，在编辑单元格中的数据时，可以选中单元格，然后按快捷F2，可使单元格内容处于编辑状态，此时就可以修改内容了。

29.利用快捷键输入数据

（1）选择要复制的内容，然后按快捷键Ctrl+C进行复制。

（2）选择目标位置，然后按快捷键Ctrl+Shift+=，在弹出的“插入粘贴”对话框中选择活动单元格移动方式，单击“确定”按钮。

30.更改单元格文字的排列方向

在默认的情况下，向表格中输入的内容都是以横向方式排列的，当要使用其他的排列方式时，可以选择“开始”选项卡，在“对齐方式”中单击“方向”按钮，选择相应的文字排列方式。

31.复制单元格中的数值、公式或格式

（1）选择要复制的单元格，然后按“Ctrl+C”快捷键。

（2）在目标单元格上单击鼠标右键，选择“选择性粘贴”命令，弹出“选择性粘贴”对话框，从中选择要粘贴的项目，如选择“公式”项，单击“确定”按钮。

32.输入12小时制的时间

在Excel中默认系统使用的是24小时制，要使用12小时制，则可以在时间的后面加上AM或PM。

如输入上午10:

20，则可以输入“10:

20AM”，需要注意的是，在时间和AM或PM之间要加上一个空格。

33.快速输入当前日期和时间

输入系统当时的日期，可以使用快捷键Ctrl+;，

输入当前系统的时间可以使用快捷键Ctrl+Shift+;

34.快速输入身份证号

如果要在单元格中输入身份证号，可以先输入英文状态下的“'”，接着输入号码。

如果要在多个单元格中输入身份证号，嫌每次都要输入“'”比较麻烦，那么可以选中需要输入编号的单元格，然后打开“设置单元格格式”对话框，切换到“数字”选项卡，在“分类”中选择“文本”项，单击“确定”按钮。

35.快速输入人民币符号

如果要在数据表格的单元格中快速添加人民币符号，那么可以按住快捷键Alt，然后输入“0165”。

36.自动添加数据的单位

当要为单元格中的数据添加统一的单位，可以进行如下操作：

（1）选中需要添加单位的单元格，打开“设置单元格格式”对话框。

（2）选择“字定义”项，如要为数据添加单位“元”，那么可以在“类型”下方的文本框中输入“0.00"元"”，注意数字格式与“"元"”要保留一个空格。

37.快速自动换行

在输入数据的时候，按快捷键Alt＋Enter，可以在单元格中强制换行。

38.用填充柄快速复制单元格

在使用填充柄过程中，如果不想填充为序列，只想复制单元格，那么可以单击“自动填充选项”按钮，在弹出的菜单中选择“复制单元格”项。

39.填充等差序列中差值为1的序列

如果等差序列中的差值为1，那么可以只选择序列初始值的单元格，然后按住Ctrl键，再拖动填充柄则可以快速填充等差序列。

40.快速移动单元格

用鼠标拖动的方式可以实现单元格的快速移动，操作如下：

（1）选中要移动的单元格，把鼠标移动到单元格黑色的边框线上，使鼠标指针由形变成形。

（2）按住鼠标左键，当鼠标指针变为形时拖动，鼠标将出现一个虚线框，虚线框到达目标位置后，松开鼠标就完成了单元格的移动。

41.用鼠标快速复制单元格

在移动单元格的过程中，如果按住Ctrl键，则会在鼠标指针的右上角显示“＋”号，到达目标位置之后，先松开鼠标再松开Ctrl键就可以实现单元格的复制。

42.为隐藏的数据设置密码

对隐藏的数据可以对其设置密码，具体操作如下：

（1）首先用隐藏数据的方法，将指定单元格中的数据进行隐藏。

（2）保持选中隐藏数据的单元格，打开“设置单元格格式”对话框，切换到“保护”选项卡，选择“隐藏”项，设置完后单击“确定”按钮。

（3）在Excel窗口中切换到“审阅”选项卡，在“更改”中单击“保护工作表”按钮。

（4）弹出“保护工作表”对话框，输入密码，单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，重新输入密码确认，单击“确定”按钮完成设置。

43.取消隐藏的数据

当想显示隐藏的数据时，具体操作如下：

（1）切换到“审阅”选项卡，在“更改”选项组中单击“撤消工作表保护”按钮。

（2）弹出“撤消工作表保护”对话框，输入设置的密码，单击“确定”按钮。

（3）用鼠标右键单击隐藏数据的单元格式，选择“设置单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框，切换到“保护”选项卡，取消对“隐藏”项的选择，再切换到“数字”选项卡，删除“;;;”符号。

44.让工作簿同时滚动显示

在处理多个工作簿的时候，有时需要将一些工作簿进行对比，Excel为了方便用户进行工作簿之间的对比，提供了工作簿并排并同时滚动显示的功能。

（1）打开要并排显示并且同时滚动显示的工作簿，在其中一个工作簿中选择“视图”选项卡，在“窗口”中单击“并排查看”按钮。

（2）工作簿被并排之后，在“窗口”区域单击“同步滚动”按钮。

45.精确调整单元格的大小

（1）选择要调整大小的单元格。

（2）选择“开始”选项卡，在“单元格”中单击“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“行高”项。

（3）弹出“行高”对话框，输入行高的数值，单击“确定”按钮。

（4）同样的，选择“列宽”项，可以设置列宽值。

46.设置分数自动以百分之几方式显示

为了满足计算的需要，可能需要让输入的分数转换成分母为100的形式。

设置方法如下：

（1）选中数据单元格，打开“设置单元格格式”对话框。

（2）在“分类”中选择“分数”项，然后选择“百分之几”项，单击“确定”按钮。

47.轻松删除重复数据

在使用Excel处理大量数据时，经常会遇到数据重复录入的现象，尽管我们一遍遍地仔细核对，但出现这样的失误还是难以避免的。

解决的方法如下：

（1）选中需要检查并删除重复项的单元格区域，选择“数据”选项卡。

（2）在“数据工具”选项组中单击“删除重复项”按钮。

（3）此时打开“删除重复项”对话框，选择需要对哪些列进行重复值检查。

（4）设置完成后单击“确定”按钮，Excel将对选中的列进行重复值检查，并给出处理结果的提示信息。

48.创建Excel表格以便始终看到表格标题

为了在阅读长篇幅数据表格时更加方便，可以设置在浏览表格数据时始终显示标题。

（1）选择要转换为表格的数据区域，选择“插入”选项卡。

（2）在“表”选项组中，单击“表”按钮，打开“创建表”对话框，选中“表包含标题”复选框，单击“确定”按钮。

49.启动迭代计算

如果要在表格中进行迭代运算，那么首先需要启动它，具体操作如下：

（1）打开“Excel选项”对话框。

（2）在对话框中选择“公式”项，在“计算选项”区域中选中“启用迭代计算”复选框，单击“确定”按钮，即可启动迭代计算。

50.在单元格中显示公式的详细内容

如果要在单元格中显示公式的详细内容，可以通过以下方法来实现。

选择要显示公式的单元格，按快捷键Ctrl+‘。

51.快速应用公式到其他表格

对于相同的运算，用户不需要在每一个单元格中都输入相同的公式，而是可以通过选择性粘贴或拖动的方法将公式应用到其他单元格中，具体操作如下：

方法一：

在首个单元格输入运算的公式，然后按快捷键Ctrl+C复制该公式；选中要使用相同公式的其他单元格，然后按快捷键Ctrl+V将公式应用到其他单元格。

方法二：

在首个单元格输入运算的公式，然后将光标放置至单元格右下角的填充柄上，当光标变成黑色十字形状时，拖动鼠标至要使用相同公式的单元格或是单元格区域即可。

52.在公式与运算结果之间进行切换

默认情况下，用户将公式输入完成之后，Excel将会自动显示运算的结果，如果用户想要再次查看公式，可以按快捷键Ctrl+~来实现。

53.选中计算公式中特定范围的数值

在一个复杂的公式中，如果用户只想知道公式中某一部分的运算结果，可以通过以下的方法来实现。

用鼠标选中公式栏中要查看计算结果的部分，按F9键，即可在公式栏中计算出选中部分的结果。

54.隐藏和查看工作表中的所有公式

在单元格中输入公式之后，Excel在该单元格显示的对象是公式的计算结果，而非公式的具体内容，用户可以根据需要，改变这一设置。

（1）打开“Excel选项”对话框。

（2）切换到“高级”项，在“此工作表的显示选项”区域中选中“在单元格中显示公式而非其计算公式结果”复选框，单击“确定”按钮，这样则会在单元格中直接显示公式而非计算结果，若取消选中该复选框，则显示计算的结果。

55.自定义公式的名称

用户可以给自己创建的公式定义名称，这样以后就可以通过名称来引用公式。

（1）选择“公式”选项卡，在“定义的名称”中单击“定义名称”按钮，在其下拉菜单中选择“定义名称”选项，打开“新建名称”对话框。

（2）在“名称”文本框中输入公式的名称，在“备注”区域输入公式的备注，在“引用位置”文本框中输入公式值或公式所在的单元格，单击“确定”按钮，完成公式名称定义。

56.快速选择某个公式所引用的单元格

如果想要知道某个公式中有哪些单元格的数据参与了计算，可以使用如下方法来实现。

方法一：

选中保存公式的单元格，在公式栏中按住鼠标左键不放拖动选择公式栏中的公式，即可在工作表中显示该公式所引用的所有单元格。

方法二：

选中保存公式的单元格，按快捷键Ctrl+”，即可显示该公式所引用的单元格。

57.快速显示表格中所有的公式

如果需要显示工作表中的所有公式，可以按照下面的方法来快速完成。

选择“公式”选项卡，在“公式审核”中单击“显示公式”按钮。

58.巧妙利用快捷键求和

选择运算结果存放的单元格，按快捷键Alt+=，然后用鼠标拖动选择要进行计算的数据源，按回车键即可求出累加和。

59.设置公式不能被修改

（1）在工作表中任意一个单元格上单击鼠标右键，打开“设置单元格格式”对话框，切换到“保护”选项卡，取消选中“锁定”复选框，单击“确定”按钮。

（2）选中表格中所有保存有公式的单元格，再次打开“设置单元格格式”对话框，选中“锁定”复选框，单击“确定”按钮。

（3）切换到“审阅”选项卡，在“更改”中单击“保护工作表”按钮，在弹出的“保护工作表”对话框中输入保护工作表的密码，单击“确定”按钮，然后在随后弹出的对话框中确认密码。

60.利用公式求值来验证公式的正确性

使用公式运算数据时，当出现了错误提示时，可以借助“公式求值”的功能来对公式的每一个步骤进行检查。

（1）选择保存公式的单元格，单击“公式”选项卡，在“公式审核”区域中单击“公式求值”按钮，弹出“公式求值”对话框。

（2）在“公式求值”对话框中有“步入”和“步出”两个按钮，其中单击“步入”按钮之后，公式将读取运算数值，单击“步出”按钮，将数值输入到公式中，单击“求值”按钮计算出每一步骤的值，通过反复地计算每个步骤的值，就可以知道公式中的错误所在。

61.利用错误检查功能来检测公式

当输入公式时，如果出现公式错误的提示，可以通过“公式审核”选项卡中的错误检查功能来快速查找公式中存在的错误。

（1）选择错误公式的单元格，单击“公式”选项卡，在“公式审核”中单击“错误检查”按钮，打开“错误检查”对话框。

（2）在“错误检查”对话框中给出了错误造成的原因，单击“下一个”按钮来检查公式中存在的其他错误，也可以单击“在编辑栏中编辑”按钮，进入公式编辑栏来更改公式中存在的错误。

62.运算结果出现“#####”的解决方法

在使用函数或公式运算过程中，若没有得出预期的结果，而是显示“#####”。

导致这样错误出现的原因有：

原因一：

运算结果的长度超过了默认单元格的宽度。

解决的方法是调整单元格至适合的宽度。

原因二：

某些特殊运算产生了负值，如时间或是日期的运算结果出现了负值，即会出现“#####”。

这主要是时间公式引用了不正确的参数所致。

解决的方法为：

切换到“公式”选项卡，在“公式审核”中单击“审查错误”按钮，进入检查程序，检查公式中的错误。

63.无法创建组合图表的原因

在Excel中，可以为同一个图表内的各个系列指定不同的图表类型，以显示图表中多种类型的信息，这就是组合图表，例如可以创建一个折线图与柱形图的组合图表。

但有时在创建组合图表时，会弹出提示框，表示组合图表无法创建。

产生这个错误提示的原因主要有以下几个：

1．二维和三维图表不能组合。

2．不同类型的三维图表之间（如三维条形图和三维柱形图之间）不能组合。

3．气泡图不能和其他类型的图表组合。

因此，要正确的创建组合图表，必须要符合以上的三个原则。

64.将水平分类坐标轴反转

生成的图表中，水平分类轴中的项目是按照单元格的排列顺序自动生成的，有时我们希望将其按照相反的顺序排列。

（1）选中图表，执行“图表工具”→“坐标轴”→“主要横坐标轴”→“其他主要横坐标轴选项”命令。

（2）打开“设置坐标轴格式”对话框，选中“逆序类别”复选项，单击“关闭”按钮，可将水平分类坐标轴反转。

65.让折线图变平滑

创建的折线图中，其折点处默认为角点，将折线图角点设置为平滑效果的步骤如下：

（1）选中折线图中的数据系列。

（2）单击鼠标右键，选择“设置数据系列格式”命令。

（3）弹出“设置数据系列格式”对话框，选中左侧列表中的“线型”，在右侧选中“平滑线”复选框。

（4）单击“关闭”按钮。

66.避免三维图表中不同系列的数据标志相互遮掩

在三维图表中，尤其是系列比较多的时候，不同系列的数据标志由于位于图表中的深度不同，常常发生相互遮掩的现象，如三维柱形图中，前排较高的数据标志就容易遮掩后排较低的数据标志。

改变三维图表的视图可以解决这个问题，具体操作如下：

（1）选中三维图表，执行“图表工具”→“布局”→“三维旋转”命令。

（2）弹出“设置图表区格式”对话框，在这里可以设置具体的旋转和透视效果，以便可以让图表中显示尽量多的数据标志。

67.用图片填充图表系列

（1）事先准备好需要使用的图片。

（2）选中数据系列，执行“图表工具”→“布局”→“设置所选内容格式”命令。

（3）弹出“设置数据系列格式”对话框，在左侧选中“填充”项，在右侧选中“图片或纹理填充”项，单击“文件”按钮。

（4）弹出“插入图片”对话框，选中事先准备好的图片，单击“插入”按钮。

（5）返回“设置数据系列格式”对话框，选中“层叠”项，表示将图片堆积填充在所选系列中。

（6）单击“关闭”按钮。

68.解决折线图的显示问题

引起此类问题的原因是图表类型使用不当。

（1）选中折线图。

（2）执行“图表工具”→“设计”→“更改图表类型”命令。

（2）弹出“更改图表类型”对话框，选中“带数据标记的折线图”，单击“确定”按钮。

69.将图表输出到Word中

有时，我们需要将制作的图表输出Word中