《采购管理》教案.docx

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《采购管理》教案

徐州建筑职业技术学院授课教案

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主要内容

教学设计

第八章采购谈判与合同管理

§8-1采购谈判技巧

一、采购谈判的含义及适用条件

1、采购谈判的含义

——是指企业在采购时与供应商所进行的贸易谈判。

2、采购谈判的目的与特点

（1）采购谈判的目的

1）希望获得供应商质量好、价格低的产品

2）希望获得供应商比较好的服务

3）希望在发生物资差错、事故、损失时获得合适的赔偿

4）当发生纠纷时，能够妥善解决，不影响双方关系。

（2）采购谈判的特点

1）为了最终获取本单位或部门的所需物资，保障本单位或部门及时持续的外部供应

2）采购谈判讲求经济效益。

对采购方来讲，是希望以最低的价格或最经济的价格获得所需商品

3）采购谈判是一个买卖双方通过不断调整各自的需要和利益而相互接近，最终争取在某些方面达成共识的过程

4）采购谈判蕴涵了买卖双方“合作”与“对立”的对立统一关系。

双方都希望最终能够达成协议，这是合作的一面；但各方同时又希望通过协议能够获得尽可能多的利益。

5）在采购谈判中，最终达成的协议所体现的利益主要取决于买卖双方的实力和当时的客观形势。

同时谈判结果还在一定程度上受主观条件的制约。

6）采购谈判是一门科学，又是一门艺术。

掌握谈判的基本知识和一些常用策略技巧，能使谈判者有效驾驭谈判的全过程，为己方赢得最大的利益。

3、采购谈判的适用条件

（1）结构复杂、技术要求严格的成套机器设备的采购，在设计、制造、安装、试验、成本价格等方面需要通过谈判，进行详细的商讨和比较；

（2）多家供货厂商互相竞争时，通过采购谈判，使愿意成交的个别供货厂商在价格方面做出较大让步；

（3）采购的商品供货厂商不多，但企业可以自制或向国外采购，或可用其他替代商品，通过谈判，可帮助做出有利的选择

（4）需要的商品经公开招标，但开标结果在规格、价格、交货日期、付款条件等方面无一供货厂商能满足要求时，可通过谈判再做决定。

但在招标时应明确说明；

（5）需用的商品，原采购合同期满、市场行情有变化并且采购金额较大时，应通过谈判提高采购质量。

二、采购谈判的基本内容和作用

1、采购谈判的分类

（1）初始采购谈判：

在初选供应商时，对于质量、价格、交货和服务等有关条款的具体内容进行协商并签订一系列子合同的过程。

（2）持续采购谈判：

企业在合格供应商持续交货过程中所进行的定期洽谈，提出变更某些交易条款，并最终达成协议。

2、采购谈判的基本内容（表8-1）

3、采购谈判的作用

（1）质量。

采购谈判使企业和供应商之间明确了材料的质量要求，并得到双方的认同，从而保障了企业获得质量稳定而且可靠的材料供生产经营所需，同时为企业自己生产出合格的产品供应给客户打下了坚实的基础；

（2）供应。

采购谈判使企业和供应商就交货要求达成了协议，同时使本企业更清楚地了解供应商的物流操作，从而保障了企业将获得持续稳定的材料供应，使企业避免了可能因材料短缺而导致的停产风险；

（3）价格。

采购谈判使企业和供应商就材料价格等直接影响成本高低的商业性内容取得一致，使企业获得了满意的支付价格，从而保证了企业产品成本结构的合理性；企业产品在市场上的价格竞争力将得到大幅度的提高。

三、采购优劣势技术分析（表8-2）

——采购方必须评估企业与供应商的谈判力量，分析优势与劣势，知己知彼，做到避己之短，扬己之长。

四、采购谈判技巧中的“规划”

——采购经理的主要工作之一，就是降低成本，是通过谈判取得的。

因此成功的谈判必须有详尽的规划（PLAN）。

1、预测（Predict）

（1）对价格的变化要未雨绸缪，需要充分的准备时间；

（2）“4个伙伴”理论，即过去、现在、最近、未来都要统筹考虑；

（3）尽早得到供应商协助；

（4）使用量预测，汇集过去使用量的资料，有助于谈判时得到较大的折扣

（5）掌握特殊重大事件，在谈判桌上居于优势；

（6）注意价格趋势。

1）过去供应商有多少产品项目价格上涨

2）比较供应商价格上涨模式与该产业模式。

2、学习（Learn）

（1）容易得到的信息

1）谈判模式及价格的历史资料

2）产品与服务的历史资料

3）稽核效果

4）最高指导原则：

借助企业政策、政府法令和过去发生的先例以增强谈判能力。

5）供应商的运营状况

6）价格的决定权

7）掌握关键原料或关键技术因素

8）利用供应商的情报网络

（2）不易得到的信息

1、寻求更多的供应来源

2、有用的成本、价格资料与分析

3、供应商的采价系统

4、限制供应商的谈判能力

5、了解供应商的利润目标及价格底线。

3、分析（Analyze）

（1）如何还价。

利用专业人员从事成本分析，建立议价的底线。

（2）如何比价

1）价格分析，相同成分或规格比较其价格或服务

2）成本分析，将总成本分为细项，经过讨价还价达成协议。

（3）找出决定价格的主要因素

（4）价格上涨如何影响供应商的边际利润

（5）实际与合理的价格是多少

（6）对付价格上涨的最好对策。

4、谈判（Negotiate）

（1）涨价时让销售人员当面提出

（2）双重退避

（3）不要马上谈到正题

（4）声东击西

（5）不要第一次轻易给卖方很大的好处

五、采购谈判的策略和技巧

——谈判策略是指谈判人员通过何种方法达到预期的谈判目标；谈判技巧是指谈判人员采用什么具体行动执行策略。

1、采购谈判的策略

（1）投石问路策略

——就是在采购谈判中，当买方对卖方的商业习惯或有关产品成本、价格等方面不太了解时，买方主动提出各种问题，并引导对方做比较全面的问答，然后从中获得有用的信息。

（2）避免争论策略

——在开谈之前，在思路上做必要的准备，尽量创造融洽、活跃的谈判气氛。

双方保持冷静的态度，防止感情冲动，尽可能避免争论。

1）冷静地倾听对方的意见

2）婉转地提出不同的意见

3）分歧发生后，谈判无法进行下去，应立即休会。

（3）情感沟通策略

——满足人的感情和欲望是人的一种基本需要，在谈判中利用感情因素去影响对方是一种可取的策略。

（4）避实就虚策略

——为了达到某种目的和需要，有意识地将洽谈的议题引导到无关紧要的问题上，转移对方的注意力，以求实现自己的谈判目标。

（5）先苦后甜策略

——谈判中处于主动地位的一方，在讨价还价过程中，适当做出一些“让步”以促成谈判的顺利进展。

（6）最后期限策略

——当谈判双方各持己见、争执不下时，处于主动地位的谈判者利用对方希望谈判成功达成协议的心理，提出解决问题的最后期限和解决条件，促使对方尽快做出决定。

2、采购谈判的技巧

（1）报价的技巧

1）报价要果断

——报价应该坚定、明确、完整，且不加任何解释和说明。

开盘价的报价更要果断，不留任何余地，而且豪不犹豫。

2）“低开”策略

——是指采购方先提出一个低于自己实际要求的谈判起点，试图首先击败对手，然后再与其进行真正的谈判，迫使对方让步，达到自己的目的。

1要求对方预付定金

2在洽谈未达成正式协议前，不要拒绝其他谈判方

3要求速战速决

4先草签协议，把实质性问题定好

5如果对方执迷于实施“低开策略”，则可提前点破他

3）影子报价

——是一方说谎或有意误导对方的一种策略。

若对方没有反应，就意味着自己的这种策略失效。

4）探知临界价格

——双方在谈判中，了解对方最低出让价和最高接受价，即为临界价格。

1以假设试探

2低姿态试探

3派别人试探

4规模购买试探

5低价购买试探

6可怜试探

7威胁试探

8让步试探

9合买试探

（2）还价的技巧

1）还价要有弹性

——在谈判中既不要漫天还价，也不要一开始就还出了最低价。

2）化整为零

——在还价时将价格化整为零，这样可以在供应商心理上造成相对的价格昂贵感，以收到比用小数目进行报价更好的交易。

3）过关斩将

——谈判过程中，可以搬出上级参与谈判，提高谈判规格，引起对方受到敬重的感觉，达到谈判的目标。

4）压迫降价

——利用卖方产品滞销，或竞争激烈，产品急于脱手的情况，迫使供应商降价。

但这种方法有可能使供需关系难于维持良久。

5）敲山震虎

——在价格谈判中，巧妙地暗示对方存在的危机，可以迫使对方降价。

§8-2采购合同与合同管理

——采购合同是指供需双方在进行正式交易前为保证双方的利益，对供需双方均有法律约束的正式协议，有时也称为采购协议。

一、采购合同的特性及分类

1、采购合同的特征

（1）采购合同是转移标的物所有权或经营权的合同。

（2）采购合同的主体比较广泛。

（3）采购合同与流通过程密切相关。

2、采购合同的分类

（1）以买卖双方的亲疏关系分类

1）现货合同

——是一种没有后续业务，每次采购分别订立一个的独立合同。

是采购中最常使用的合同。

2）定期采购合同

——是一种没有合同期限的，从一个或几个供应商处反复进行的现货合同。

3）无定额合同

——是买卖双方订立的一种协议，在某段时间内这份协议对买卖双方都有效。

4）定额合同

——买卖双方订立的一种合同，约定在一定时间内对双方都有效。

5）合伙合同

——所有合伙人以出资比例分担经营业务的职责，分享利润的关系，而建立的合同。

6）合资合同

——为一个特定的项目而设立的合资企业，基于这种关系所建立的合同。

（2）以成立方式分类

1）口头形式

——是买卖双方仅以口头方式，而不是以书面文字表达内容的合同形式。

2）书面形式

——是买卖双方以合同书或电报、电传、电子邮件等数据电文等各种可以有形地表达内容的合同形式。

（3）以销售方式分类

1）销售合同

——多以生产或供应货品的厂商要求条件而成立的以销售为主要内容的合约。

2）承揽合同

——多为业务推广，以中介地位促进双方交易而从中取得佣金的合同。

3）代理合同

——多为代理报价签约等服务性工作，促进买卖双方交易并从某一方取得佣金的合同。

二、采购合同的构成及条款

1、采购合同的构成（表8-3）

2、采购合同的条款

（1）数量条款

1）数量：

是指采用一定的度量方式对物料进行量化。

2）内容：

交料数量；单位；计量方式。

（2）价格条款

1）价格：

是指交易物料每一计量单位的货币数值。

2）内容

1计量单位的价格金额

2货币类型

3交货地点

4物品定价方式

5国际贸易术语

（3）质量条款

1）质量：

是指物料所具有的内在质量和外观形态的综合，包括各种性能指标和外观造型

2）内容：

技术规范；质量标准；规格；品牌等

3）方式

1用图纸或技术文件界定物料的质量标准

2哟感国际标准、国家标准和行业标准来界定物料的质量标准

3用样品来界定物料的质量标准

（4）支付条款

1）支付：

是指采用一定手段，在指定的时间、地点，使用确定的方式支付货款

2）支付手段：

货币或汇票

3）付款方式：

银行信用证；银行代理

4）支付时间：

预付款；即期付款；延期付款

5）支付地点：

付款人或指定银行所在地。

（5）检验条款

1）检验：

根据货物的生产类型、产品性能、技术条件，采购方对购入的货物进行的检验工作。

2）方法：

感官检验；理化检验；破坏性检验等

（6）包装条款

1）包装：

是为了有效地保护物料在运输过程中的质量和数量要求，并利于分栋和环保，把物料装进适当容器的操作。

2）内容

1包装材料

2包装方法

3包装标志

4包装质量

5包装材料要求

6环保要求

7规格

8成本

9分栋运输成本等

（7）装运条款

1）装运：

是指将物料装上运载工具并运到交料地点。

2）内容

1运输方式

2装运时间

3装运地与目的地

4装运方式

5装运通知

（8）保险条款

1）保险：

为买卖双方的利益而向保险公司的投保行为。

2）内容：

确定保险类别及保险金额；指明投保人并支付保险费。

（9）仲裁条款

1）仲裁：

是指买卖双方自愿将其争议事项提交第三方进行裁决。

2）内容：

仲裁机构；仲裁程序；适用地点；裁决效力等。

（10）不可抗力条款

1）不可抗力：

是指在合同执行过程中发生的、不可预见的、人力难以控制的意外事故。

2）内容：

不可抗力的含义；适用范围；法律后果；双方权利和义务等。

三、采购合同管理的内容

1、采购合同的监控

（1）在合同监控过程中，要注意供应商的质量、货期的变化情况

（2）注意把采购合同、各种经验数据的分类保存工作做好

（3）供应商的历史表现数据对采购合同的下达及跟踪起到重要的参考价值，因此采购人员应注意利用供应商的历史情况决定对其实施的过程方法。

2、采购合同的修改

（1）国内采购合同的修改

1）供应商因受不可抗力影响而无法按时交货，经企业同意延期交货；

2）在生产过程中，供货的组成部分需增加或修改；或数量有变化，可协调修改合同价格；

3）由于工资及物料价格上涨，供应商无法履行交货义务，可协调修订合同价格。

（2）国外采购合同的修改（表8-4）

3、采购合同的取消（表8-5）

4、采购合同的终止

（1）合同因期间届满而终止

（2）合同因解除条件的具备、法定解除权的行使或约定解除权的行使而终止

四、采购合同管理范围及环节

1、采购合同管理的范围

（1）时间进度

——建立计划和控制图表，同时规定各个里程碑式的工作完成的最后时间。

（2）预算分配

——为每项活动做预算，确保留出一定的储备，以应对不可避免的变化和无法预料的问题。

（3）合同变化

——建立一套紧密的管理体系来控制合同变化，及时发现变化，并恰当地反馈信息。

（4）数据管理系统

——必须跟踪数据的传送和配置，管理大量的数据需要利用转折点和一个好的报告系统。

（5）质量

——保证质量是管理合同的重要方面，注意来自质量部门的报告，必须认真加以管理，防止对其他经营领域产生负面影响。

2、采购合同管理的环节

（1）计划审查：

审查采购计划是否在规定的时间内转化为订单合同；

（2）合同审批：

审查合同号、数量、单位、单价、供应商、到货日期等；

（3）合同跟踪：

检查采购合同的执行情况，对未按期到货的合同研究对策，加强监督；

（4）缺料预测：

根据生产需求情况，推测可能产生缺料的物料供应合同，研究对策并实施；

（5）合同变更：

根据采购情况，妥善处理合同的变更、合同的提前终止、合同纠纷等。

合同纠纷的解决方法：

1）买卖双方协商解决

2）第三方调解解决

3）仲裁机构仲裁解决

4）司法机关组织的诉讼解决

五、争议与索赔的处理

1、争议和索赔概念

（1）争议：

在采购过程中，买卖双方因彼此之间的责任和权利发生不同意见，或违约引起争论；

（2）索赔：

买卖双方中的一方因违约而造成另一方经济损失，因而向违约一方提出补偿要求的行为。

2、违反合同的责任区分

（1）违反采购合同的责任（表8-6）

（2）违反货物运输合同的责任（表8-7）

（3）已投财产保险时，保险方的责任

3、索赔和理赔的注意事项

（1）索赔的期限

——是指争取索赔一方向违约一方提出索赔要求的期限。

（2）索赔的依据

——提出索赔时，必须出具因对方违约而造成需方损失的证据，当争议条款为商品的质量条款或数量条款时，该证明要与合同中的检验条款相一致，同时出示检验的出证机构。

（3）索赔额及赔偿办法

——有关当事人双方应根据合同规定和违约事实，本着平等互利和实事求是的精神，合理确定索赔额和赔偿方法。

4、仲裁

——是指经济合同的双方发生争议时，如通过协商不能解决，当事人一方或双方自愿将有关争议提交给双方同意的第三者依照专门的裁决规则进行裁决，裁决的结果对双方都有约束力，双方必须遵照执行。