福建工程学院毕业生档案整理转递暂行办法.doc

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福建工程学院学生工作处

闽工院〔2006〕学6号

福建工程学院毕业生档案整理转递暂行办法

为适应毕业生就业制度改革的需要，确保我校毕业生档案的完整性，实现档案转递的标准化、规范化、科学化，根据毕业生档案整理和转递的相关规定，结合我校实际情况，制定本办法。

一、毕业班学生档案情况分类

正常毕业的毕业生档案应按相关的规定进行整理和办理转递手续，有接收单位的按就业审批表和就业协议书上所规定的地址和单位填写，未落实就业单位的将其档案转回生源所在地的毕业生就业主管部门，接收单位按生源所在地就业主管部门的有关规定填写。

休学或留级的毕业班学生档案留存系里妥善保管，待其接收班级确定后将其档案移交给接收班级的档案负责人，并做好情况登记。

离校待考的毕业生档案按就业指导中心指定的档案接收单位办理。

二、毕业生材料进档

（一）材料进档注意事项

1、各系应及时将《福建工程学院毕业生登记表》交由学生工作处盖章后进档。

2、党团材料进档要求如下：

（1）学生党员入党材料应包括入党申请书、思想汇报、入党积极分子考察表、入党志愿书、外调及政审材料等。

（2）其他学生的入党申请相关材料。

（3）学生团员材料。

3、各系应及时将毕业生的学习成绩表打印并交教务处审定盖章后进档。

4、报到证领取后，请及时将毕业生就业通知书（报到证白联单）进档。

5、在校期间校系以上奖惩材料指综合考评表、获奖审批表等。

6、有发生学籍变动的毕业生请将相关文件入档。

（二）材料核对

毕业生档案整理后请核对材料是否齐全：

大学录取前的初、高中材料；《福建工程学院毕业生登记表》；党团材料；在校期间校系以上奖惩材料；学籍变动文件；福建工程学院学生成绩表；就业通知书存根（报到证白联单）；毕业生的论文报告单或设计成绩报告单等须归档的相关材料。

逐一清查无误后，如实填写档案封面目录栏。

若有学生材料缺失仍未补齐的请学生亲笔书写《缺档说明》（须注所缺材料名称及原因），一式两份，一份入档一份留系备查。

三、毕业生档案封装

（1）到学生工作处领取福建工程学院学生档案袋信封、密封条等相关材料。

（2）将核查过的毕业生档案袋用胶水粘贴密封，并于接封口处粘密封条加盖密封章。

密封条须裁成长约23厘米宽约3厘米的长方条，一般盖2个盖密封章印，须覆盖住档案袋封口处，封装期间切记机要袋边角要粘紧，不留缝隙且不得破损。

四、按照就业指导中心提供的毕业生档案去向将相同档案去向进行归类。

五、档案转递材料的填写与封装

（一）规范填写《学生档案转递通知单》（具体填写要求请参考附件），于第一联与第二联的虚线处盖系部公章，将第二联与第三联撕下装入档案袋信封。

《学生档案转递通知单》的第一联：

学生档案转递通知单存根，留校保存备查；第二联学生档案转递通知单连同第三联学生档案转递回执单，装入档案信封内，收件单位收到后填写学生档案转递回执单盖章寄回学校留存。

（二）机要号的编排

机要编号是学生以后查询档案的凭证之一，可将同一档案去向的一名或数名学生编入同一机要号，机要号共7位，如0601001，其中06为年份，01为系代码（与教务处系代码一致），001为学生的档案流水号。

以2006年为例，各系的机要号的起始号为：

机电系机要编号从0601001开始，电子系0602001，计算机系0603001，经管系0605001，现代传媒.法学系0610001，土木系0606001，工管系0607001，建筑系0608001，设备系0609001。

（三）封装档案袋

将同一机要号的一个或数个档案及相应的《档案转弟通知书》连同《回执单》（即二、三联）装入档案袋信封（装入信封的档案数目视档案袋容量大小而定），参照附件2规范填写信封，最后用胶水粘贴密封，并于接封口处粘密封条加盖密封章。

（四）参照附件3填写《机要文件交寄单》（一式二份，可用蓝色复写纸复写），须注意机要号须与档案转递通知单上编号一致。

六、毕业生档案的交寄

档案交寄工作由学生工作处统筹安排，学工处负责邮寄。

（一）请各系认真核对《机要文件交寄单》上的档案顺序和数量后，连同《机要文件交寄单》（一式二份）在指定时间送交学工处。

（二）对福州地区一个单位中转递数量较大的，如福建建筑人才服务中心、中国海峡人才市场、福建青年人才服务中心的档案，不必填写《档案转递通知单》、机要信封和机要交寄单，只要归类填写《╳╳届毕业生档案交寄登记表》在指定时间送交学工处。

（三）毕业生档案转递工作结束后，学生工作处负责做好《档案转递通知单存根》、《机要文件交寄单》和相关档案回执的整理工作，同时各系也须向学生工作处报送两份电子文档备案，一份是毕业生档案去向清单（各系可直接在就业中心提供的档案去向表中填写机写号），另一份是机要文件交寄单的电子文档。

七、档案转递材料的书写规范

1、须用黑色水笔正楷书写

2、不使用非正式的简化字，不得涂改

3、字迹清楚，书写工整，内容准确，格式规范

附件：

1．《学生档案转递通知单》样表

2．《机要文件交寄单》样表

3．档案信封样表

4．《福建工程学院毕业生档案交寄登记表》样表

5．毕业生档案整理转递流程图

　　　　　　　　　　　　　　　　学生工作处

二ＯＯ六年六月二十日

主题词：

学生档案转递　办法

抄送:

校分管领导，常办、院办、

福建工程学院学生工作处　　　2006年6月20日

附件1：

《学生档案转递通知单》样表

档案转递通知单存根

第0601001号

已将张╳╳李╳╳赵╳╳黄╳╳王╳╳等伍同志的档案材料共伍册转往╳人事局。

╳╳年╳月╳日

此处盖公章

档案转递通知单

第0601001号

╳╳╳人事局：

兹将张╳╳等伍位同志的档案材料转去，请按档案内所列目录清点查收，并将回执退回。

╳╳年╳月╳日

姓名

原在何部任何职

档案正，副本数目

备注

正本

副本

张╳╳

福建工程学院

壹册

册

李╳╳

福建工程学院

壹册

册

赵╳╳

福建工程学院

壹册

册

（空白处划斜线）

黄╳╳

福建工程学院

壹册

册

（以示无记录）

王╳╳

福建工程学院

壹册

册

回

执

你处　年　月　日转来的第　　　　　　号档案转弟通知单中所开列的　　　　等　　　　同志的档案材料共　　册，我处已于　　年　月　　日收到，经清点无误，现将回执清点退回，查收。

收件人　　　　　　　　　　　　　　收件机关盖章　　　　　　年　月　日

附件2：

《机要文件交寄单》样表

附件3：

档案信封的书写要求

附件4

福建工程学院2006届毕业生档案交寄登记表

接收单位：

中国海峡人才市场　　共份（）号～（）号

序号

姓名

班级

机要号

时间

1

张三

机电031

0601001

06.7.10

2

李四

材料0201

0601001

06.7.10

3

王五

模具031

0601001

06.7.10

系整理送档人：

时间：

学工处接档人：

时间：

人才市场档案接收人：

　　　　　　时间：

（说明：

1、本表一式三份与毕业生档案一起送交学工处。

2、表格空白部分用斜线划上，以示无记录）

附件5

材料入档，粘密封条加盖密封章

按学生档案去向归类

填写档案转递通知单，编机要号

将档案装入档案袋信封

档案袋信封上写明地址、机要号，粘密封条盖密封章

填写机要交寄单

与学工处作档案交接

学工处负责到机要局邮寄档案

毕业生档案整理转递流程图

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