湖南省中等职业学校学生资助档案管理规范.doc
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关于印发《湖南省中等职业学校学生
资助档案管理规范》的通知
各市州教育局，有关中等职业学校：
现将《湖南省中等职业学校学生资助档案管理规范》印发给你们，请遵照执行。
湖南省教育厅
二○一一年十月日
湖南省中等职业学校学生资助
档案管理规范
第一条为规范我省中等职业学校学生资助档案（以下简称中职学生资助档案）管理工作，提高工作水平，有效防范风险，根据《湖南省中等职业学校国家助学金管理办法》（湘财教〔2007〕62号）和《湖南省中等职业学校免学费补助资金管理办法》（湘财教〔2011〕42号）有关要求，制定本规范。
第二条 中职学生资助档案是中等职业学校学生资助工作过程中形成的各种原始材料和历史记录的总称，是学校落实国家助学金、免学费等各项资助政策的重要凭证。
各中等职业学校要高度重视中职学生资助档案建设工作，实行校长负责制，校长对学校资助档案管理负主要责任。
第三条中职学生资助档案须分学期、按项目整理归档。
中等职业学校的资助项目主要有国家助学金、免学费和校内资助。
第四条中职学生资助档案的归档材料主要包括以下几类：
1、工作文件
（1）国家、省、市、县（市、区）相关文件及有关材料。
（2）学校学生资助组织机构文件和制定的有关学生资助管理文件；
（3）学校学生资助管理机构人员分工及职责；
（4）学校学生资助工作计划、工作总结、资助工作会议记录等资料。
2、国家助学金材料
（1）学生学籍花名册；
（2）《湖南省中等职业学校国家助学金申请表》（附件1）；
（3）学生身份证或户籍复印件和家庭经济困难证明（分贴于《湖南省中等职业学校国家助学金申请表》后）；
（4）《湖南省中等职业学校国家助学金受助学生汇总表》（附件2）；
（5）国家助学金受助学生公示名单及公示照片；
（6）学生本人签字的《中等职业学校学生资助卡发放名册》（附件3）；
（7）《中等职业学校学生异动情况表（增加/减少）》（附件4）；
（8）《中等职业学校学生资助卡丢卡补卡登记表》（附件5）
（9）国家助学金发放凭证（如学生签名册、打卡发放的银行对账单复印件等）；
3、免学费材料
（1）《湖南省中等职业学校家庭经济困难学生免学费申请审批表》（附件6）
（2）学生身份证或户籍复印件及家庭经济困难证明（分贴于《湖南省中等职业学校家庭经济困难学生免学费申请审批表》后）；
（3）《中等职业学校免学费汇总花名册》（附件7），其中涉农专业学生、农村家庭经济困难学生、城市家庭经济困难学生和顶岗实习困难专业学生须分类汇总；
（4）免学费学生公示名单及公示照片；
（5）学生本人签字的《中等职业学校免学费学生学费退还名册》（附件8）
（6）其他免学费或退学费凭证；
（7）物价部门批准的学校分专业收费标准文件。
4、校内资助档案（根据学校要求整理）
5、中职学生资助学期统计报表（从全国中等职业学校学生管理信息系统打印，并加盖学校公章或法人代表签字）。
第五条中职学生资助档案所有归档材料要求真实、完整。
属归档范围，但因特殊原因确实无法收集到的文件，经办人应在备考表中陈述，并由经办人、资助中心负责人审批签字后，存档备查。
第六条中职学生资助档案须按学期、项目、班级排序装订，并按档案管理有关规定编制页码和册内文件目录。
第七条中职学生资助档案要分卷填好备考表（附件9）并装订于册尾。
备考表主要注明册内文件情况说明、建册人、检查人、立卷时间组成等。
第八条各校中职学生资助档案应采用统一规格的档案盒保存。
学校对档案盒有统一规定的，按学校规定执行。
无统一规定的，采用长宽为31×22cm的无酸纸档案盒。
第九条中职学生资助档案盒应统一封面设计，在正面和脊面注明该册档案文件名称，包括学校、学期、项目、册号等（如××学校××年××学期国家助学金第×册）。
第十条中职学生资助档案须实行专人专柜管理。
第十一条各级学生资助管理机构要加强对各中等职业学校学生资助档案建设工作的指导，并定期进行检查，将资助档案管理工作作为学校学生资助工作的重要考核内容。
第十二条本规范自颁发之日起执行。
9
附件1：
湖南省中等职业学校国家助学金申请表
学校名称：
学生
姓名
性
别
出生
年月
民族
专业
年级
班级
入学
时间
家庭
成员
情况
姓名
年龄
与本人关系
工作或学习单位
家庭
经济
状况
户籍性质
口农村（含县镇）
口城市
主要收入来源
家庭住址
邮编
联系电话
家庭人口总数
家庭年收入
人均年收入
申请
助学
金的
主要
理由
申请人签名：
家长签名：
年月日
班级
审核
意见
班主任：
签字
学校
审核
意见
及公
示结
果
负责人：
公章
附件2：
湖南省中等职业学校国家助学金受助学生汇总表
学校名称：
（签章）填表日期：
年月日
姓名
性别
民族
出生
年月
户籍
性质
身份证号码
资助
金额
银行卡号码
年级
学生生源地
是否人口在
10万人以下
的民族
备注
东
部
中
部
西
部
合计
――
――
――
――
――
――
――
×××
×××
备注：
1、“学生生源地”和“是否人口在10万人以下民族”以“1”来填写，以便合计；
2、本表按一、二年级分别填报。
附件3：
中等职业学校学生资助卡发放名册
序号
姓名
身份证号码
班级
卡号
学生领取签名
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
附件4：
湖南省中等职业学校学生异动情况表（增加/减少）
学校名称（盖章）：
填报人：
填报时间：
年月日
学生
姓名
身份证号码
入学
时间
所在
班级
家庭住址
联系电话
异动原因
备注：
异动原因中
增加原因：
1、招生（含春季入学）；2、转学入；3、复学；4、其它
减少原因：
1、转学出；2、开除或退学；3、休学；4、实习；5、其它
附件5：
中等职业学校学生资助卡丢卡补卡登记表
序号
姓名
身份证号码
专业班级
原卡号
新卡号
补办日期
备注
附件6：
中等职业学校家庭经济困难学生免学费申请审批表
学校名称：
学生基本情况
姓名
性别
出生年月
民族
身份证号
电子注册学籍号
年级
级
学制
年
专业
家庭详细住址
班级
在校联系方式
学生申请理由
（简述家庭情况及经济状况）
学生签字：
年月日
民主评议
经班级民主评议，该同学确属家庭经济困难学生。
同意推荐作为至学年度免学费对象。
班长签字：
班主任签字：
年月日年月日
审核认定
学校学生资助管理机构意见
经班级民主评议推荐、班主任审核，拟同意认定为免学费对象。
资助机构负责人签字：
年月日
（加盖机构公章）
学校学生资助工作领导小组意见
根据学生资助管理机构认定意见和校内公示结果，经领导小组研究，同意认定为免学费对象。
领导小组负责人签字：
年月日
（加盖学校公章）
1、学生所有信息应与其学籍信息保持一致；2、“年级”应填写年份，如“2008”；3、学生申请需附村（居委会）、乡镇（街道）两级民政部门或政府证明材料。
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附件7：
中等职业学校免学费汇总花名册
填报单位：
（盖章）年学期填报时间：
年月日
序号
姓名
性别
电子注册学籍号
身份证号
户籍性质
专业
学制
入学
年份
年学费
标准
免费
金额
资金来源
家庭详细住址
联系方式
备注
注：
1、户籍性质为“农村”、“县镇非农”、“城市”或“居民家庭户口”。
2、年学费标准和免费金额单位均为“元”，免费金额为1个学期的实际免费金额；
3、资金来源为“财政补贴”和“学校自筹”两种形式；
4、联系方式可以是学生本人的，也可以是学生家长的，但不得统一填写学校的联系方式。
5、备注栏根据学生免学费类型填写，可填“涉农”、“残疾”、“农村家庭经济困难”、“城市家庭经济困难”、“顶岗实习困难”等。
附件8：
中等职业学校免学费学生学费退还名册
学校名称：
（盖章）年学期
序号
姓名
身份证号
专业班级
退还金额
学生签名
附件9：
备考表
文件情况说明（该卷档案文件材料齐全、完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）：
立卷人：
检查人：
立卷时间：
年月日
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