零星采购工作指南.doc

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零星采购员（兼收发货）

第一节岗位介绍

基本情况

岗位名称

采购员

所属部门

供应服务部

职位类别

采购类

定员

1名

履行职责

职能概要：

负责产品生产的相关辅助材料采购、各部门申报的零星物资采购、发票的催交、不合格物资的退换、计划询价。

职责描述

1、负责编制采购合同，进行物资采购。

2、物资到货后，报检入库。

3、负责采购发票的催交。

4、负责对采购的不合格物资进行退换。

7、整理供方资料，编制价格月报。

8、填写供方办款申请报批。

9、完成上级领导交办的其它任务。

工作权限

填写供方办款申请报批

工作关系

直接上级

供应服务部主管

平级岗位

/

直接下属

无

间接下属

无

内部主要沟通关系

质检部、仓管部、技术部、开发部、生产部、财务部

外部主要沟通关系

供方

任职资格条件

最佳学历

大专以上

最低学历

中专（或高中）

专业要求

暂无

基本能力要求

领导决策能力□分析判断能力√组织协调能力□

统筹规划能力√沟通协调能力√语言表达能力√

文字表达能力√理解执行能力√学习成长能力√

开拓创新能力□社会活动能力√数字处理能力√

空间理解能力□动手操作能力□其它能力：

必备专业知识

了解公司所经营产品基础知识

其它相关知识

暂无

必备技能

计算机

掌握基本办公软件和财务软件的运用

外语

暂无

其他

暂无

工作经验（指年限）

1年以上一般工作经验；其中要求1年以上本行业工作经验

必备资格证书

暂无

必要的培训项目

岗前培训

1、《员工手册》、《云川光电考勤管理规定》、《云川光电人事管理制度》、《云川光电非常事件管理制度》等公司行政管理文件

2、《供应服务部部门工作指南》、《供应服务部绩效考核实施办法》等相关部门文件

3、《云川光电物资采购管理办法》、《供应服务部日常重要工作处理时间基本要求》、《云川光电仓管部管理制度》、《云川光电供方费用代扣通知单》等工作相关文件

岗中培训

管理课程培训、采购课程培训

职位倾向

研究型□艺术型□社会型√开拓型□

生理条件

年龄区间

20-40岁

性别

男女不限

体能要求

身体健康，精力充沛

形象要求

五官端正

职位禁忌

因涉及公司机密，要求家庭成员背景单纯（家属未从事同行业工作）

其他特殊要求

暂无

档案管理

本岗位必须建立的档案名称

更新时间要求

采购合同档案

随时

发票登记本

随时

台帐

随时

检验反馈单

随时

岗位变动时需交接的内容

1、原岗位工作事项：

内容包括须紧急处理事项和正在办理之中的重要事项、日常主要职责及工作流程说明、本岗位对外联络主要部门、联系人、联系电话等

2、个人经管的所有该岗位资料（含电脑资料），如《部门工作指南》、报告报表、图书、图纸资料、档案等

3、个人经管的所有该岗位物品，如设备、工具、家具、文具、图章、该岗位的相关钥匙等

4、电脑密码

5、离职时还应上交《员工手册》、宿舍物品、工作服、工卡（牌）、应由公司回收的其它钥匙等

工作条件

使用工具/设备

计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）及通讯设备

工作地点

办公室√车间□

经常出差□较经常出差√偶尔出差□从不出差□

职位待遇与职位发展

职位等级

采购6级－采购特1级

福利待遇

公司普遍福利计划√其它特殊福利计划：

《关于对员工自用轿车发放燃油补贴的规定》

其他待遇

暂无

可轮换职位

其它部门文员

第二节岗位工作流程及方法

一、负责编制采购合同，进行物资采购。

1、接到采购计划单后，先挑出需询价的器件，联系各相应供方进行询价。

（一般情况，每种物资均有三家以上的供方。

）

2、根据各供方提供的报价，进行比价，确定最终价格。

对金额较大，需报部门经理审查，副总经理审批，确认最终价格。

汇报信息包括：

货期、付款方式、价格等。

3、在询价过程中，若确定供方为新供方，则需填写供方和价格补充，并在月报中汇总上报。

4、采购金额较大，数量较多的需根据采购计划和询价，起草采购合同，传真给供方。

并进行合同审批。

5、供方盖章确认回传后，根据采购管理办法进行合同审批。

6、采购合同审批完毕，方可正式盖采购合同章后传真给供方，并电话通知供方查收。

7、若价格较低（单价不足50元）、用量较少（使用物资总价值不足1000元）、不需要重复采购、确定无法签定合同的“零星物资采购”，可无合同采购。

8、对于金额较大的零星采购，必须经经营副总或总经理同意后，再付款购买。

【注意】

1、合同审批程序按照《物资采购管理办法》要求执行。

2、在与供方沟通中若发现交货期不能满足我方要求的，一定要与供方确定最快的交期，并上报延误给部门主管。

3、采购合同未经审批，不得盖采购合同单传给供方。

4、合同订出后，在到货前采购员必须根据《采购催货规范要求》进行合同货物催交，在催交过程中发现的异常要第一时间上报部门主管。

二、物资到货后，报检入库。

1、物资到货后，采购员确认到货物资，采购员凭申购单报检，及有关技术协议分发给原材料检验员检验，若紧急需在报检单上注明“紧急”字样。

有合同的材料须凭报检单，到仓库办理入库手续。

2、对报检的材料，需检验员检验完成签字，一联检验员留存，另一联交由收料员，收料员将报检单和合同附在一起将合格物品交由仓库入库，不合格物品给供应商进行退换。

3、无合同的物资，需附《零星物资申购单》一起到仓库办理入库手续。

4、仓管对合格物资办理入库手续后，报检单和合同及入库单返回采购员处，由采购员签字确认后交由仓库，仓库最后将手续办完后的入库单、报检单与采购合同再返还给采购员，采购员登记台帐后将合同和报检单附一起存在采购合同档案中，入库单按供方整理存放。

三、负责采购发票的催交。

1、票货同行的，在物资入库后，采购员立即核对入库单和发票是否一致（供方名称、单价、总价、税率、数量、规格型号）。

2、款到发货的，要求在货到十天内发票要上交到财务；货到月付的，要求货到二十天内欠票金额不能大于欠款金额30%的；对于不能够及时到的发票，要及时打电话催用户开发票，确保发票的及时到位。

3、收到发票的三日内采购经办人完成发票的审验工作，核对一致的发票确认签收；采购经办人将已审验的发票附入库单一起在个人发票登记本上登记，并在KIS系统“采购发票”模块中将本次发票和入库单核消之后交财务部，由财务部成本核算会计签收。

4、采购经办人对及时全额收回所采购物资的发票负全责，若发生发票缺失、毁损，采购经办人应负责赔偿。

四、负责对采购的不合格物资进行退换。

1、市内采购的物资在进行入库检验时发现的不合格品（未办理入库），直接通知供方，由供方拉回退换或返修。

五、负责采购台帐的登记。

采购员每天在台帐登记表上记录当天入库的元器件明细（供方名称、入库金额、入库单号）、所到发票（供方名称、到票日期、到票金额、发票号）、付款金额（付款日期、付款金额）、订出合同的录入、到货情况。

六、整理供方资料，编制价格月报。

2、适时填报《零星物资价格一览表（补充）》和《零星物资供方一览表》，经产品产品制造中心总经理、经营副总和总经理审核批准后下发给相关部门。

3、每月依据上月《零星物资价格一览表（补充）》和本月下发的《零星物资一览表》编制、更新《零星物资价格现行一览表》,全面反映公司所用零星材料的最新价格，经供应服务部经理审核、报总经理批准后，抄送仓管、财务等部门。

七、填写供方办款申请报批。

1、本地办款一月一次，为25日。

由采购经办人填写《付款申请单》报部门主管、经理审核、副总复核，总经理确认办款供应商和金额，签字确认后，交财务部核对后，安排付款。

2、外地办款分货到月付供方和款到发货的，货到月付供方每月25日办款，款到发货的供方每周一和周四办款。

所有需办款的供方由采购员书面申请，财务成本会计核对总欠款和总欠票后，由物资部经理复核，报总经理批准后交由财务部出纳办款。

八、负责收发货台账的登记

1、对每日到货的材料做好提货计划。

当天到达的材料，需提前半天通知确认，以便安排其他工作事项。

对于急需的到货材料，即时安排提货。

并对每日提货的数量在《收发货一览表》中登记。

2、负责每日和快递和物流联系，协调上门提货。

不能上门提货的小件货物，安排合理的运输方式送到物流所在地。

并在《收发货记录一览表》中登记。

3、对样品、器件或设备等物资，联系快递或物流发货，并在《收发货记录一览表》中登记。

4、负责和快递、物流公司对账，负责快递、物流公司发票的催交。

核对无误后，负责填写《付款申请单》，报部门主管、经理申请，经副总经理和总经理审核签字，由总经理批准付款金额和日期后，交财务部出纳办款。

九、完成上级领导交办的其它任务。