办公自动化培训讲义.docx

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办公自动化培训讲义

办公自动化培训讲义

第一部分基本操作

1、开机（WindowsXP操作系统）

先按显示器电源开关——>后按主机电源开关——>出现WindowsXP按回车

2、关机

开始--〉关闭系统-—〉关闭计算机-—〉是-->待主机灯灭后按显示器电源开关。

3、桌面、开始菜单、级联菜单

Windows桌面

开机进入windows系统之后,我们所看到的就是windows的桌面，桌面由桌面图标和任务栏两部分组成。

桌面图标分为两部分――系统图标和应用程序图标，“我的电脑“我的文档"“网上邻居”“浏览器”属于系统图标其余的都属于应用程序图标。

任务栏包括开始菜单，工具按钮，状态图标,窗口按钮等。

4、键盘及鼠标操作

1）键盘的使用

先来认识一下键盘，现在我们所常见的键盘,上面有105个按键，俗称为105键盘,键盘是电脑的主要输入设备，它由主键盘区，功能键区，编辑键区,小键盘区（辅助键盘）,状态指示区组成，

常用按键的意义

在主键盘区中，常用键的用法及意义

回车键:

用于确认并执行一条命令。

在文本编辑中，可以用来换行

退出键:

通常用于退出一个操作

换档键：

按住shift键，同时按住键盘上的双字符键，如12345，这时候在屏幕上输出的是双字符键中上面的字符，譬如在文本编辑中，按住shift不放，再按下3键，再屏幕上输入的则是＃

空格键：

按下空格键，产生一个空格，

制表键tab：

用来向右移动光标，一般一次性移动8个空格。

大小写字母转换键：

开机时，系统处于小写字母输入状态，这时候我们在进行文本输入的时候，输入的都是小写字母,按下此键后，状态指示区的caplock灯变亮，此时系统处于大写字母输入状态，如果在按下，capclock灯熄灭，又回到小写输入状态。

退格键（后退键）：

按下退格键，可删除光标前的一个字符

控制键ctrl及alt键，具有特殊用途，通常要组合使用

功能键区键的用法及意义

从F1－F12为功能键，具体功能根据不同软件各有不同，如在office办公软件中,F1是显示帮助信息，F5是查找替换等.

编辑键区键的用法及意义

常用键pageup及pagedown，用来使屏幕向后翻屏。

上下左右键，用来上下左右移动光标而不删除任何字符。

小键盘区常用键

在状态指示灯num亮的时候，小键盘上的数字键及加减乘除键可用，否则需要按下numlock，使得状态指示灯num变亮。

键盘指法

基准键位

基准键位在键盘中部，有八个键，指法分区,如图

2）鼠标的使用

鼠标上通常有两个键，左键和右键.

鼠标操作：

单击、双击、右击、拖动等

单击：

按下一次鼠标左键

双击:

快速按下两次鼠标左键，通常用来打开文件或程序

右击：

按下一次鼠标右键

拖动：

指向要拖动的对象，按下左键，拖动到目的地之后，松开左键

鼠标的操作是windows应用的基础，希望熟练掌握

5、Word窗口

①单击（开始——〉程序——>Word）

②标题栏、菜单栏、工具栏、格式栏、任务栏

③关闭按钮、最大/还原按钮、最小化按钮（单击后隐藏在任务栏）

6、输入法转换

①单击键盘图标，单击智能ABC输入法

②单击任务栏的一枝笔按钮输入法打开/关闭按钮单击显示输入法单击关闭输入法

7、输入法状态框的使用

①汉字/英文转换全拼输入法汉字状态全拼输入法英文大写状态A

②中/英文标点转换中文标点英文标点

句号按。

键顿号按\键省略号按Shift+∧键

③软键盘打开/关闭

练习：

输入常用符号@#%\/+〈〉.输入中文标点：

!

（）、：

;‘’“”？

……-—>

8、智能ABC输入法的技巧（任意造词）

练习

9、移动键盘使用技巧（13种移动键盘）

用单位符号输入:

壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾

右击输入法状态框的软键盘-—>单位符号——>SHIFT+Q—->零—-〉右击软键盘

练习：

输入○零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾

第二部分Windows的文件管理

a）打开双击要打开的文件

b）新建文件夹（转换智能ABC输入法）

在资源管理器的左窗格单击D：

-—〉文件—->新建—->文件夹——>输入你的姓名——〉在空白处单击

c）选定

选定一个文件单击这个文件

选定连续文件单击第一个文件-—>按住SHIFT不放，再单击最后一个文件

选定不连续文件（只对文件夹有效）按住CTRL不放，再单击每一个文件

d）复制

选定文件（文字）——〉复制（常用工具栏）—->选定目标-—>粘贴（常用工具栏）

e）移动

选定文件（文字）-->剪切（常用工具栏）——>选定目标-->粘贴（常用工具栏）

f）保存

①关闭Word窗口——〉问是否保存文件——〉单击是保存（单击否是不保存）

②单击工具栏软盘图标—保存框▼-D：

——>保存

g）重命名

右击文件-->重命名——〉输入要改的文件名——>回车

h）删除

选定文件-—>删除--〉是-—>右击回收站—->清空回收站

i）恢复被删除的文件

j）建立文件快捷方式

快捷方式是用于快速打开文件的方法，

k）查找文件或文件夹

l）控制面板

控制面板在在windows中是非常重要的，用户可以通过控制面板对电脑进行一些自定义的设置。

以桌面背景为例，调整显示属性。

。

。

。

。

。

。

...。

。

调整日期。

...。

。

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.。

。

。

。

。

。

自定义鼠标。

。

。

。

。

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。

。

.。

。

。

.

c．windows的一些应用应用程序

画图工具。

。

。

。

...。

。

当然，这个画图工具是最简单的一种图像处理软件，如果专业绘图人员还需要功能更强大的软件，如aotocad等等

记事本。

。

。

。

。

。

。

。

游戏

计算器

操作题：

在D：

建立一个文件夹名是自己的姓名,并建立一个名为“我爱学电脑”的WORD文件,先保存到“我的文档”，然后复制到以上文件夹里。

（我爱学电脑的拼音是WOAIXUEDIANNAO）

答案：

1、转换智能ABC输入法

2、在资源管理器的左窗格单击D：

-->文件—->新建——〉文件夹——〉输入你的姓名-—>在空白处单击

3、开始--〉程序-->Word—->输入“我爱学电脑”

4、单击工具栏软盘图标—->保存框▼-—〉我的文档--〉保存

5、在资源管理器的左窗格单击我的文档-->我爱学电脑—-〉复制-—>左窗格单击D：

下的你的姓名文件夹-—〉粘贴

第三部分　Word的使用

第一节　Word文档的基本编辑

一、Word的启动

方法1：

用鼠标双击桌面上的Word图标。

方法2：

开始→程序→单击Word图标.

二、选择输入法

1.单击任务栏上的输入法图标。

2.使用键盘：

Ctrl+空格：

中英文输入切换；

　　　　　　Shift+空格：

全角与半角切换。

　　　　　　Shift+Ctrl:

输入法切换；

三、选择字符的技巧:

注:

在Word的文档进行编辑时，必须“先选后做”

1.任意选取

单击要选取的开始处，拖动鼠标左键拖动直到选取的最后一个字符放开即可，选区呈黑底白字。

2.整行选取：

鼠标单击行左边选取栏。

3.选取一段:

鼠标双击段左边选取栏。

4.选取整篇：

在左边选取栏上，三击鼠标或Ctrl+A。

5.选取一句:

按Ctrl+鼠标单击句子任意处.

6.选取一列：

按Alt+鼠标拖动。

技巧:

按Shift键＋鼠标单击。

四、新建文档

方法1:

文件→新建→空文档→确定.

方法2：

用工具栏的“新建”按钮.

五、编辑修改

1.添加字符：

在要添加文字的地方单击鼠标，输入文字。

2.删除字符：

Ａ.选择字符后直接输入新字符

　　　　　Ｂ.将光标移至字符后按“←”键

　　　　　Ｃ。

将光标移至字符前按“Delete”键

3.移动字符：

选取要移动的字符后按鼠标拖动

4.对齐方式：

工具栏中的“左对齐、居中、右对齐”按钮。

5.复制字符:

Ａ.选好复制字符→编辑→复制→将光标移到要粘贴的地方→编辑→粘贴

Ｂ.使用键盘：

Ctrl+C（复制）　Ctrl+V（粘帖）

六、文件管理

1.保存文件

方法一：

用菜单“文件”→“保存"/“另存为”。

方法二：

用工具栏的‘保存'按钮。

第二节　文档的排版

一.设置文字的字体、大小及颜色

1.格式化工具栏中“字体”、“字号”、“字体颜色”等按钮。

2。

选取文字→单击Mouse右键→字体

3.选取文字→格式→字体

二.设置粗体、斜体及文字下划线

1.选取文字→直接单击工具栏的B粗体、I斜体、U下划线按钮（撤消时只需再次单击即可）

2。

选取文字→格式→字体

三.字符缩放的设置

1。

选取文字→直接单击格式化工具栏上的“缩放"按钮

2.选取文字→格式→字体→“字符间距"标签→缩放

四.动态效果的设置

选取文字→格式→字体→“动态效果”标签

五.特殊效果的设置

方法:

格式→字体→效果区

设置上下标（例：

H2O，M2）、设置删除线、双删除线、阴影、空心、阴文、阳文、大型／全部大写字母、隐藏文字

六.文字边框和底纹的设置

方法：

格式→边框和底纹

“边框”标签:

设置文字和段落的各种边框

“底纹”标签：

设置文字和段落的各种底纹（注意应用范围）

“页面边框”标签：

在“艺术型"项可设置各种页面边框

七.着重号的设置：

1。

其它格式工具栏中的“着重号”按钮

2。

格式→字体→着重号

八.突出显示的设置

其它格式工具栏中的“突出显示”按钮

九.自动添加段落边框

A.工具→自动更正→自动功能（在Word2000中选择“键入时自动套用格式”标签）→勾选“边框”复选框

B.在空白处连续输入三个或多个连字符（例：

=、＃、＊、~）后按Enter即可.

十.设置段落的对齐方式

１。

用格式工具栏的‘对齐’按钮。

２.格式→段落→“缩进和间距”标签→对齐方式。

３.用键盘：

左对齐Ctrl+L、右对齐Ctrl+R、居中Ctrl+E、　　

　　　　　两端对齐Ctrl+J、分散对齐Ctrl+Shift+D.

十一.设置文字缩进

１。

用标尺来设置缩进文字

２.格式→段落→“缩进和间距”标签→“特殊格式”项

第三节　应用项目符号和编号

一、编辑版面

注:

对页面进行设置切换到页面视图中

纸张大小和页面方向:

文件→页面设置→“纸张大小”标签

页边距的设置：

文件→页面设置→“页边距”标签

快捷方法：

在标尺上按Alt+Mouse拖动

3、垂直对齐页面上的文本：

文件→页面设置→“版面"标签→垂直对齐

4、创建页眉/页脚:

视图→页眉/页脚“在页眉和页脚间切换”按扭

注:

单击“关闭按钮"或双击主文档通退出“页眉／页脚编辑”状态，返回到正文编辑状态。

5、分页

将光标置于要插入分页符处→插入→分隔符→选中分页符→确定

6、分栏

选取要进行分栏的文字→格式→分栏

设置栏间距:

格式→分栏→设置宽度和间距编辑区中的“间距”

**＊改变栏宽及栏间距的快捷方法:

在标尺上按Alt+Mouse拖动

二、建立项目符号和编号

（一）项目符号

1、格式化工具栏中的“项目符号”按钮

2、格式→项目符号和编号→“项目符号”标签

注:

“自定义"按钮．“项目符号”按钮

（二）编号

1、格式化工具栏中的“编号”按钮

2、格式→项目符号和编号→“编号”标签

注：

“自定义”按钮、编号样式

3、多级编号

格式→项目符号和编号→“多级符号”标签

注意：

级别、编号样式、编号格式

使用:

“增中缩进量”按钮（降级）

“减少缩进量”按钮（升级）

第四节　表格处理与打印文档

一、创建表格

１、表格→插入表格→输入列数、行数→确定

２、工具栏中的“插入表格”按钮

二、选取单元格

１、任意选取：

Mouse拖动

２、选择一个单元格：

Mouse单击单元格左边内侧

３、选择一行：

单击行左边

４、选择一列:

单击列顶部

５、选择整个表格：

Mouse单首单元格＋按住Shift键+Mouse单击末单元格

三、编辑表格

１、调整行高

（１）将Mouse放在表格线上拖动

（２）表格→单元格高度和宽度→“行”标签

２、调整列宽

（１）用Mouse拖动标尺

（２）将Mouse放在表格线上拖动

３、平均分布各列：

表格→平均分布各列

４、改变文字方向：

格式→文字方向

５、加斜线：

格式→边框和底纹→“边框”标签

６、插入行：

将光标放在单元格内→Mouse右键→插入行

技巧：

将光标放入表格末单元格中，按“Tab键”可在表格尾增加一行

７、删除行

（１）将光标放入要删除的行中→表格→删除单元格→选择“整行删除”→确定

（２）将光标放入单元格中→Mouse右键→删除单元格→选择“整行删除”→确定

８、插入一列

（１）选择一列→表格→插入列

（２）选择一列→Mouse右键→插入列

９、删除一列：

选取一列→Mouse右键→删除列

四、编辑特殊表格

１、合并单元格

（1）先取要合并的单元格→Mouse右键→合并单元格

（2）选取要合并的单元格→表格→合并单元格

２、拆分单元格：

选取单元格→表格→拆分单元格

３、绘制表格

工具栏中的“表格和边框”按钮→“绘制表格"按钮→拖动Mouse绘制

４、拆分表格：

将光标放入单元格→表格→拆分表格

五、修饰表格

１、修改线型和颜色：

格式→边框和底纹

２、修改线宽：

将光标放入单元格→Mouse右键→边框和底纹

六、表格与文本之间的切换

１、将表格转换成文本：

选取整个表格→表格→将表格转换成文字→制表符

２、将文本转换成表格

选取文本→表格→将文字转换成表格

七、打印预览:

文件→打印预览

八、打印文档:

文件→打印

第五节　图片、文本框

一、插入图片

方法１、插入→图片→剪贴画

方法２、插入→图片→来自文件

注：

来自文件调出电脑中已有的图片文件（D：

\PIC）插入文本中。

１、改变图片大小和位置

大小：

选择图片后,将Mouse放在“控点"拖动Mouse

位置：

选择图片后,将Mouse放在图片内部拖动Mouse

２、在“来自文件”的图片上添加文字：

双击图片进入图片编辑状态→输入文字→进行文字格式化。

３、设置叠放次序

Ａ、单击Mouse右键→叠放次序

Ｂ、绘图工具栏上的“绘图”按钮→叠放次序

４、设置文字环绕

Ａ、图片Mouse右键→设置图片格式→“环绕”标签

Ｂ、图片工具栏中的“文字环绕”按钮

５、改变图片对比度和亮度

Ａ、图片工具栏中的“增加对比度”、“降低对比度"、“增加亮度”、“降低亮度”等按钮。

Ｂ、图片工具栏中“设置图片”按钮→“图片"标签→图像控制

Ｃ、选择图片→Mouse右键→设置图片格式→“图片”标签

６、裁剪图片:

选择图片→图片工具栏中的“裁剪”按钮

７、设置图片水印效果：

选取图片→图片工具栏中的“图像控制”按钮→水印

８、剪贴画组合和取消组合

组合：

选取剪贴画→Mouse右键→组合→组合

取消组合:

选取剪贴画→Mouse右键→组合→取消组合

９、改变剪贴画的颜色

注：

改变剪贴画内部颜色前必需取消组合

Ａ、选择剪贴画→Mouse右键→设置对象格式→“颜色和线条”标签→填充

Ｂ、图片工具栏中的“设置对象格式”按钮

Ｃ、绘图工具栏中的“填充色”按钮

10、选取多个对象

A、Shift+Mouse单击

B、Mouse单击绘图工具栏中的“选择对象”按钮→拖拽出虚框将需选取的对象框住。

11、旋转图片

A、绘图工具栏中“自由旋转”按钮

B、绘图工具栏中“绘图"按钮→旋转或翻转→自由旋转

12、插入自选图形

A、插入→图片→自选图形

B、绘图工具栏中的“自选图形”按钮

*＊*设置自选图形的格式＊＊＊

A、选择自选图形→Mouse右键→“颜色和线条”标签

B、绘图工具栏中的“填充”和“线条”按钮

＊**给自选图形添加文字＊*＊

选择自选图形→Mouse右键→添加文字

二、插入文本框

A、插入→文本框

B、绘图工具栏中的“文本框”按钮

*＊*设置文本框格式＊＊＊

选择文本框→双击Mouse→“颜色和线条”标签→填充、线条等→“环绕”标签中设置环绕方式

第六节　有效使用Word

一、格式刷的使用

格式工具栏中的“格式刷”按钮（作用：

复制格式）

单击：

只能使用一次

双击:

可重复使用，直到按“ESC”键或用Mouse单击“格式刷"按钮.

二、首字下沉的设置

格式→首字下沉

三、插入符号

插入→符号

四、查找和替换的设置

１、编辑→查找

２、编辑→替换

五、插入艺术字

1、绘图工具栏中“插入艺术字"按钮

2、插入→图片→艺术字

艺术字竖排文字：

艺术字工具栏中的“艺术字竖排文字按扭”

六、设置艺术字格式

（1）颜色：

艺术字工具栏中“设置艺术字格式"按钮→“颜色和线条”标签→填充和线条颜色

（2）阴影：

绘图工具栏中的“阴影”按扭

（3）设置艺术字形状:

艺术字工具栏中的“艺术字形状”按钮

（4）编辑艺术字内容：

艺术字工具栏中“编辑文字”按钮

（5）三维效果：

绘图工具栏中的“三维效果"按钮

注：

在三维设置工具栏中可编辑三维效果

第四部分Excel的使用

第一节表格的基本建立

一、Excel的启动

方法1：

用鼠标双击桌面上的Excel图标

方法2：

单击任务栏“开始”→程序→单击Excel图标

二、建立表格

输入数据的技巧：

1、将数字转为文字输入：

输入数字前加［']号例:

‘8844134

2、输入数值时：

用［，］号作千分位分隔

在数字前输入［+]号被忽略；

给数字加上小括号或在数字前输入［-]表示负数。

3、同时对多个单元格输入相同的数据：

选择要输入数据的单元格→输入数据→按Ctrl＋Enter结束输入

五、编辑表格

A、调整行高、列宽：

方法一：

拖动行号下边框线、列标右边框线

方法二:

选定行号、列标单击右键，选择“行高"、“列宽”。

**均匀分布各行、列的技巧：

选定多行、多列，拖动其中的一行或一列，所有被选中行或列将均匀分布.

B、单元格对齐：

单击工具栏的“左对齐、居中、右对齐、合并及居中"按钮

C、修改数据

1、重新输入：

直接输入数据覆盖错误的数据。

2、在单元格内修改数据:

双击所需要修改的单元格

D、行/列的插入与删除

插入行/列：

选定需插入行/列处→单击右键→插入

删除行/列:

选定需删除的行/列→单击右键→删除

六、文件管理

1、保存文件:

文件→另存为/保存或单击工具栏的“保存"按钮

第二节编辑工作表

一、添加和删除数据

１、添加数据

1）插入→单元格→输入数据。

2）先在工作表中输入要添加的数据→按Shift键＋Mouse拖动将数据插入到表格中。

２、删除的数据

用“编辑→查找”命令查找到要删除的数据→选取要删除的单元格范围→“编辑”→“删除”

二、工作表的使用

１、工作表的选取

a.选取单一工作表：

Mouse单击.

b.选取连续工作表：

Shift键+Mouse单击.

c.选取不连续工作表：

Ctrl键+Mouse单击.

2、插入或删除工作表

（1）插入工作表：

插入→工作表

（2）删除工作表:

编辑→删除工作表

小技巧：

选中多张工作表可同时插入或删除多张工作表。

３、移动和复制工作表

移动：

用Mouse拖动工作表标签

复制:

按Ctrl键＋Mouse拖动工作表标签

使用命令：

编辑→移动或复制工作

4、重命名工作表

a.双击Mouse工作表标签→输入新名

b.单击Mouse右键→重命名

三、数据的使用和奖金的限制。

1.复制数据

单击工具栏中的“复制"按钮→单击工具栏中的“粘贴”按钮.

2。

奖金的限制:

使用“数据”菜单中的“有效数据"命令

a.设置选项卡→设置有效条件为整数，数值介于（0-100）之间

b。

输入信息选项卡→输入提示信息

c.错误警告选项卡→输入错误警告信息

第三节格式化工作表

一、创建自定义文字序列

工具→选项→“自定义序列"标签→新序列→在输入序列框中输入所需文字条目→“添加"按钮→确定

注意：

每项应为一行

二、强制换行：

Alt+Enter

三、设置标题跨列居中（“合并及居中”功能的使用）

1、选定需要跨列的单元格范围

2、单击格式工具栏的“合并及居中"按钮

撤消跨列居中的方法：

格式→单元格→“对齐”标签→“合并单元格”复选框

四、设置字体格式

１、格式→单元格→“字体"标签

２、格式化工具栏

五、给表格加图案：

工具栏中的“填充色"按钮

六、设置文本方向：

格式→单元格→“对齐"标签

七、设置数值格式

１、工具栏中的：

“千分位样式”、“增加小数位数”、“减少小数位数”、“百分比样式”、“货币样式”等按钮

２、格式→单元格→“数字”标签

八、设置条件格式

方法：

选择范围→格式→条件格式→输入新条件→单击“格式”按钮可设置单元格格式,单击“添加”按钮可增加新条件。

例:

精装金威的数量（箱）

〈60淡蓝色

〉80黄色

十一、调整表格的对齐方式：

1、格式工具栏的对齐按钮

2、格式→单元格→“对齐"标签

十二、设置单元格的边框

格式→单元格→“边框”标签

第四节公式与函数

一、输入公式

所有的公式必须以等号开头。

二、公式中的运算符号

1、算术运算符：

+　—　*　/　^　%

2、文本运算符：

&

3、比较运算符：

>　〈　=　〉=　<=　〈>

4、引用运算符:

冒号（:

）或逗号（，）

三、移动和复制公式

移动公式：

用Mouse拖动单元格

复制公式:

１。

用Mouse拖动填充柄

　　　　　２。

常用工具栏上的“复制”、“粘贴”按钮

四、公式位置的引用

引用类型：

相对地址引用、绝对地址引用

注：

用F4可转换相对地址和绝对地址

五、常用函数

1、SUM求和函数

格式：

＝SUM（单元格范围）

2、AVERAGE求平均函数

格式：

＝AVERAGE（单元格范围）

3、MAX最大值函数

格式：

＝MAX（单元格范围）

4、MIN求最小值函数

格式:

＝MIN（单元格范围）

5、IF条件函数

格式：

＝IF（条件，值１，值２）

注：

当条件成立时,结果为值１，否则为值２。

第五节创建图表

一、创建图表

方法：

1。

工具栏上“图表向导”按扭

2.插入→图表

二、格式化图表:

图表→图表选项

a.添加标题

b.显示/隐藏图例

c。

添加数据标志

格式化图表的技巧：

用Mouse双击需要格式化的地方，则在弹出的对话框中直接设置即可。

第六节数据管理

一.

二.

三.

一.自动筛选（前十项）：

可筛选出最大项和最小项

方法：

数据→筛选→自动筛选→前十项（利用此方法）

二。

自定义筛选：

数据→筛选→自动筛选→单击筛选按钮→选择“自定义”

例：

2500〈基本工资<1500

基本工资〉2000或基本工资〈1000

注：

条件“与”：

指两个条件都必须满足

条件“或”:

指只须满足其中一个条件即可

三。

排序

方法1：

常用工具栏上“升序”、“降序”按钮

方法2：

数据→排序

四。

分类汇总

例：

算出每个部门实发工资总和

方法：

数据→分类汇总

＊*＊在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮可删除分类汇总操作.

五、保护数据

1。

全选工作表→

格式→单元格→保护→取消锁定

2.选择保护范围→

格式→单元格→保护→勾选“锁定"复选框

3

.工具→保护→保护工作表→输入密码→确定

六、保护文件

在Excel97中：

文件→另存为→“选项”按钮

在Excel2000中：

文件→另存为→工

Excel课堂练习

练习一：

1、增加或减少工具栏的显示，最后还原

2、新建工