商务书信模板及详解.docx

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商务书信模板及详解

商务书信综述

商务书信（包括当今常用的电子邮件的形式）是公司之间往来的信函，间接代表着一个公司的形象，所以使用一种良好的体裁或形式是非常必要的。

下面我们就详细谈谈书信的形式。

1.商务书信的构成要素

2.商务书信的结构

3.商务书信的形式

商务书信的构成要素

（1）Letterhead信纸的信头（指信纸上端所印的寄信人的姓名、地址或电话等文字）

（2）ReferenceNumber参考号码

（3）Date日期（写上发信的日期）

（4）InsideAddress收件人姓名、地址

（5）Attention收件人的姓名

（6）Salutation称呼

（7）Subject主题（能令对方一目了然的内容主题）

（8）MainBody信的正文（信函之主体）

（9）ComplimentaryClosing结尾语（结尾的致候）

（10）Signature签名（可写上发信者的姓名、职称）

（11）IdentificationMarks识别记号（写上书信者与打字员姓名的头一个字母）

（12）Enclosure附件，简写为Encl.或Enc.（若有附寄物须告知）

（13）CarbonCopy副本（要寄送同一内容给其它公司时，要填写其它公司名）

（14）Postscript（略作P.S.）附笔（补充说明内容）

商务书信的结构

（Letterheadortypedheading）

GuangzhouMeiShengCompany

No.100XianLieZhongRoad

Guangzhou510070

PhoneorFax（020）3421-0312

October15,2002（dates）

Mr.JohnSmith

ChiefExecutiveOfficer

WestCoastStationery,Inc.

333CaselliAve.

SanFrancisco,CA94114（insideaddress）

DearMr.Smith,（salutation）

　　Thisisthefirstlineofthefirstparagraph.Itshouldstatethepurposeoftheletterorthereasonforwriting.Thisshouldbebriefandclear.

　　Thisisthesecondparagraph.Mostlettershavemorethanoneparagraph.Thisparagraphcanbethemostimportantpartoftheletter.Writewhatyouwanttotellthereceiver.

　　Athirdparagraphcanbeusedtoexpressanotherthingthatyouwantthereceivertoknow.

　　I’mclosingthisletternowsothatIcandemonstratethefinalelementsofaletter.

　　Thankyouforconsideringthesesuggestions.（bodytext）

Sincerely,

（complimentaryclosing）

ThomasLeng

（signature）

ThomasLeng

（typedname）

SalesManager

Enclosure:

Catalogandpricelist（enclosure）

CC:

EasternStationery,Inc.（carboncopy）

商务书信基本上有以下三种形式：

◆BlockStyle（齐头式）

　　除了Letterhead（信纸头衔）已印制于公司专用信纸的中央顶端，其它各项则集中于信纸的左端。

◆Semi-blockStyle（alsocalledModifiedBlockStylewithIndentedParagraphs）（混合式）

　　混合式把date（日期）和references（参照号码）的位置固定在右边，以便归档、检索；complimentaryclosing（结尾语）、signature（签名）及typedname（打印的名字、职位）同Letterhead（信纸的信头）一起放中间，其余部分放在信纸左端。

◆IntendedStyle（缩行式）

　　缩行式可以选择以上两者任意一个形式，只有MainBody部分（文中的各段落）起头处向内缩五、六个空格。

　　下面我就将这三种形式微观生动地表现出来。

（1）齐头式

（2）混合式（3）缩进式

索取资料与交涉

　　索取资料是申请贸易交涉的第一步，也是进一步了解对方的过程。

在索取资料时先要介绍自己，并告知对方你是从什么地方得知他们公司的。

一般情况下，索取对方的宣传册和价目表都是免费的，有时连少量的样品也是免费的，对方通常也很乐意提供这些。

毕竟商家都希望和有潜力的客户打好交道。

Stage1

（买方）首先要写明获悉对方的过程

（卖方）谢谢贵方对本公司有兴趣，并告知产品目录册、价目表已经寄送，请查收

Stage2（以下几点根据需要可以任意选择）

1）.可以自我介绍本公司，申请交易。

详述我方经营品种、范围及经营状况，然后提出交易

2）.——附寄本公司的产品宣传册、价目表，以及简单的交易条件

——要求对方免费寄送产品目录册、价目表，并说明其用意

3）.真诚希望能与贵方建立良好的合作关系

Stage3

1）.详述恳求及时答复的心情

2）.如有什么问题的话，请随时与我方联系

索取宣传册

LadiesandGentlemen:

　　Iamintrigued1）byyouradvertisementintheMayissueofPersonnelInternationalconcerningyourfreebrochure.Pleasesendmethreecopiesofyourfreebrochure,“Premium2）Products”.Iplantokeepacopyandsendtheremainingtwotoourregionalmanagers3）.

　　Thankyou!

简要翻译

　　我对贵公司在五月份《国际人事》刊登的免费宣传册很感兴趣。

请将你们“优惠产品”的免费宣传册寄三份给我。

我打算自己留一份，剩下的两份寄给我们的区域经理们。

UsefulSentences

1.Wewouldappreciateitifyoucould4）sendusalistofyourmerchandiseandapricelist.

如果你们能寄给我们一份你们的产品目录和价目表，我们将不甚感激。

2.Wewouldliketoaskyoutokindlysendustherelatedinformation.

我们希望你们能将相关资料寄给我们。

3.Itwouldbeveryhelpfulifyoucould5）sendusstatistics6）onyoursales.

如果你们能将你们的销售统计资料寄给我们，那可就太有帮助了。

4.Pleasesendusyourcatalogueandbesttermsforthisnewproduct.

请把贵公司的新产品目录和优惠条件寄给我们。

5.Pleasesupplyuswiththefollowinginformationbytheendofthismonth,atthelatest.

最迟请在这个月末之前把以下资料寄给我们。

UsefulWords&Expressions

1.beintrigued出于好奇;被迷住了；感兴趣

2.premiumn.优惠（让价）;附赠礼品

3.regionalmanager分管某区域业务的经理,区域经理

4.Wewouldappreciateitifyoucould如果你们能……，我们将不甚感激。

5.Itwouldbeveryhelpfulifyoucould

6.statisticsn.统计,统计资料

回复宣传册索取

DearMissZeng:

　　Inaseparatefirst-classmailing1）,Iamsendingyouthreecopiesofourcatalogasrequested2）.Iamverypleasedthatyouwantacopyforeachofyourregionalmanagers.

　　Sincethecatalog“includesalmosteverythingexpandon3）thegiftsinthisletter.Idowanttosay,however,thatforquantitiesof50ormoregiftsweofferaveryattractiveprice.

　　Pleasefeelfreetocontactmeifyouhaveanyquestions.

简要翻译

　　如你所要求的，我已将三份我们的产品目录册用特快专递分开寄给你们。

我很高兴你要求给你们的区域经理每人一份。

　　目录册上已有详细说明，我就不再在信中详细介绍这些礼品。

但是有一点我想说的是，礼品的数量达到50或者50以上，我们将提供一个非常优惠的价格。

　　如有什么问题的话，请随时与我联系。

UsefulSentences

1.Ifyouareinterestedinourlineofbusiness4）,wewouldbehappytosendyouourcompanycatalog.

如果你们对我们的经营品种感兴趣，我们将会很乐意将我们的公司目录册寄给你们。

2.Welearnedof5）yourcompanythroughtheChamberofCommerceandIndustryinBeijing.

我们是从北京的工商业联合会得知你们公司的。

3.Couldyoupleasesendusyourcompanybrochureandyourlatestannualreport?

恳请你们将你们公司的宣传册和你们最近的年度报告寄给我们。

4.OurcompanyisoneofthelargestsalesagentsforCanonCamerasinChinaandwehaveobtained6）informationaboutyournewproducts.

我们公司在中国是最大的佳能照相机的代销商之一，关于你们的新产品我们已略知一二。

5.Weareexportersdealingmainlyin7）silkgoodsinHangzhouandwouldliketoknowifwemayhavetransactionswith8）you.

本公司是以经营杭州的丝绸为主的出口商，希望得知能否与贵公司交易。

UsefulWords&Expressions

1.first-classmailing优先投递邮件

2.asrequested

3.expandonph.详述

4.lineofbusiness经营品种

★productline产品品种

5.learnof得知，获悉

6.obtainvt.得到，获得

★obtainapatent获得专利

7.dealin经营

8.havetransactionswith与……有交易

邮寄宣传册

DearMr.Liu,

　ThankyouforyourletterdatedApril20th,2001inquiringaboutourcompanyandourproducts.Enclosedareourlatestbrochureslistingallthetypesofyachtswemanufactureaswellasourfinancialstatementfortheyearending31stDecember2000.

　　WehavenotsoldourproductsintheChinesemarketinthepast,andwewouldbedelightedtodobusinesswithyourcompany.Pleasegothroughtheenclosures.Wewouldbehappytoansweranyquestionsthatmayarise.

　　Welookforwardtohearingfromyou.

简要翻译

　　谢谢你们2001年4月20日垂询我公司和产品的来信。

随函附上我们最近的小册子，上列有我们生产的各种类型的游艇以及我们2000年底前的财务报表。

　　以前我们的产品从未在中国市场上销售过，所以能和贵公司一起合作我们很高兴。

请仔细查看附函。

我们很乐意回答任何可能出现的问题。

　　期盼你们的回音。

UsefulSentences

1.Asrequested,weareenclosingourcompanybrochure.

如你们所要求的，我们附上了我们公司的小册子。

2.Wehavebeeninthisbusinessforthepast15yearsandweareproudto1）haveestablishedanexcellentreputation.

我们经营这种生意已经有十五年了，能享有这么大的声誉我们很自豪。

3.WehaverecentlyexpandedourmarketintoCanada.

我们最近已将市场打入了加拿大。

4.Wehopeyouwillgetsomeideaofourcompany’sstructure.

我们希望贵公司能对我们公司的结构有所了解。

5.Ifyouneedfurtherinformation,pleasedonothesitatetocontactusatanytime.

如果你们需要进一步了解情况，请随时与我们联系。

UsefulWords&Expressions

1.beproudto自豪地，得意地

beproudof+名词短语/beproud+that从句

Weareproudofournewtechnology.

（我们为我们的新科技感到自豪。

）

2.Pleasedonothesitateto

Pleasefeelfreeto

询问产品详情

DearMr.Morgan,

　　Werefertoyourcompany’sbrochuredatedthe2ndofOctober2001.

　　WeareveryinterestedinlearningingreaterdetailaboutyourproductNo.1080asshownonpage15ofthesaidbrochure.Couldyoupleasesupplyuswiththespecifications,price,deliveryandotherrelevantinformationsothatwecouldfurtherevaluatethisproduct?

　　Sinceweintendtoholdaninternalmeetingonthe25thofOctobertodeterminewhichcompany’sproductwemightpurchase,wewouldliketohaveyourreplybythe11th.Thankyouforyourimmediateattentiontothismatter.

　Yourssincerely,

简要翻译

　　我们参照了贵公司2001年10月2日的小册子。

　　我们对第15页的第1080号产品很感兴趣，并想得到进一步地了解。

你能给我们提供规格、价格、交货以及相关情况，以便我们能进一步评价此产品吗？

　　由于我们打算在10月25日举行一个内部会议来决定我们有可能购买哪家公司的产品，所以希望你们在11号之前能给予答复。

谢谢你们及时给予回复。

UsefulSentences

1.ItwouldbehelpfulifyoucouldgiveusthefulldetailsofyournewlydevelopedVideoCassetteRecorderM83.

如果你们能给我们提供你们最新开发的卡式录音机M83的全部详细资料，那将会很有帮助。

2.Pleaseprovideuswithtechnicalmanuals3）thatdescribethestructureofthemachine.

请给我们提供描述机器结构的技术说明书。

3.Weareparticularlyinterestedinthepossiblepurchaseoflaptopcomputers.

我们对购买手提电脑特别感兴趣。

4.Yourearlyreplywouldbeverymuchappreciated.

若贵方能尽早作答复，则不胜感激。

5.WewouldliketoreceiveadditionalinformationaboutyourAutumnCollection.

我们想索取你们秋装系列的进一步资料。

UsefulWords&Expressions

1.referto提到，基于，参照

2.supplyvt.供应，提供

supplyAwithB为A提供B

Yourlastreportprovideduswithenoughinformationtostartdiscussions.

（你们最后的报告为我们开始讨论提供了充分的资料。

）

3.manualn.手册,便览,简介

回复产品询问

DearMr.Li,

　　ThankyouforyourletterofOctober5,2001requestingdetailsaboutourproductNo.1080.

　　Whilethespecifications1）oftheproductareenclosed,ourcommercialtermsincludingpriceandshippingareasfollows2）:

（1）Quantity:

100units.

（2）Price（CIFNewYork）:

US$100.00perunit.

（3）PaymentTerms:

L/Ctobeestablishedwithinoneweekafterorder.

（4）Shipment:

WithinonemonthafterreceiptofL/C.

　　Wehopetheabove3）isofinteresttoyouandwelookforwardtohearingafavorablereplyfromyouinduecourse.

　Yourssincerely,

简要翻译

　　谢谢你们2001年10月5日来信询问我们第1080号产品的详细资料。

　　在附寄产品明细单的同时，关于价格和装船的商业用语，我们具体列于如下：

（1）数量：

100组

（2）价格：

（纽约到岸价）：

每组100美金

　　（3）付款方式：

下订单的一个星期内办好信用证

　　（4）装船：

在收到信用证的一个月之内

　　希望上述条件能引起你们的兴趣，我们期待在合理时间内能听到你们肯定的答复。

Useful　Sentences

1.ThankyouforyourletterconcerningourAutumnCollection.

谢谢你们关注我们秋季系列的来信。

2.Iamsendingthecopyunderseparatecover.（在另函中）

我会另外寄送副本。

3.Wearepleasedtosendacataloginwhichournewitemsarelisted.

我们很乐意将我们最近产品的目录寄给你们。

4.Wearesorrythatwecannotgiveyouthepertinentinformationyourequested.

我们很遗憾不能给你们提供你们所要求的相关资料。

5.Themanualsarenotavailableatthemomentandwemustaskyoutowaitanotherweekbeforetheyreachyou.简介手册暂时还未准备好，所以请你们再等一个星期。

UsefulWords&Expressions

1.specificationn.规格；详细计划书；（产品等的）说明书

★specifyvt.明确说明，具体指定

◆Pleasespecifywhatyoureallywanttosay.

（你想说什么，请详细说明。

）

2.asfollows如下

3.theabove如上所述，上面提到的

★theabove-mentionedproduct上面提到的产品

邮寄签署文件