SJJMCGLC003招标采购管理流程.docx
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SJJMCGLC003招标采购管理流程
招标采购管理流程
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审批人
1、目的
遵循公平、公正、公开的原则，对采购过程实施控制，选择符合公司业务要求的合格供应商。
2、适用范围
适用于开发项目的工程承包商与材料设备供货商的招标、议标采购。
3、术语和定义
评标小组
组长：
总经理
副组长：
总经理助理
组员：
工程技术分管领导、成本控制分管领导、成本控制部经理、招投标管理专员、工程技术部经理、项目管理部经理，投资研发部经理、营销管理部经理、审计监察部经理等，必要时可邀请外部专家。
备注：
工程技术部、投资研发部、营销管理部等部门专业人员视招标内容可列席。
4、涉及部门和职责
流程主导部门：
成本控制部
部门
流程中承担的职责
成本
控制部
1、负责编制招标计划；
2、负责组织实施招标采购；
3、负责组织收集供应商信息，并组织进行资格审查；
4、负责组织供应商现场考察，提交考察报告；
5、组织编写招标文件、议标文件、合同；
6、组织推荐招标入围单位以及现场勘查和勘查答疑；
7、负责发标和答疑；
8、组织合同签订及合同交底；
9、组织实施供应商履约评价。
工程
技术部
1、推荐供应商信息；
2、参与扩初、施工图、精装修、工程建设、材料设备等供应商资格审查与考察，以及入围供应商的推荐；
3、主导现场勘查和勘查答疑；
3、编制扩初、施工图、精装修、工程建设、材料设备等招标技术文件；
4、参与对供应商的履约评价。
项目
管理部
1、推荐供应商信息；
2、参与扩初、施工图、精装修、工程建设、材料设备等供应商资格审查与考察，以及入围供应商的推荐；
3、参与对供应商的履约评价。
投资
研发部
1、推荐供应商信息；
2、参与概设、方案设计等供应商资格审查与考察，以及入围供应商的推荐；
3、编制概设、方案设计等招标技术文件；
4、参与对供应商的履约评价。
营销
管理部
1、推荐供应商信息；
2、参与营销代理商资格审查与考察，以及入围供应商的推荐；
3、编制营销招标技术文件；
4、参与对供应商的履约评价。
审计
监察部
1、对招标活动进行跟踪审计；
2、列席招标、议标过程中的各种评审会议及合同谈判；
3、负责受理申诉；
4、负责招标资料备案审查。
评标小组
1、组织开标；
2、负责对投标单位进行评审并对比分析；
3、负责选择入围单位。
评标小组副组长
1、协助评标小组组长组织开标、评标工作，并推荐中标单位。
评标小组组长
1、组织开标、评标工作；
2、审核推荐的中标单位。
分管领导
1、按照《合同付款与审批权限表》
成本控制分管领导
1、推荐供应商信息；
2、参与供应商考察、评标；
3、审核入围单位、标书（商务标）、合同（商务条款）。
总经理
1、审批入围单位；审批招标文件和议标文件；
2、审核推荐的中标单位；
董事长
1、确定中标单位。
5、工作程序
活动
步骤及说明
责任部门/
责任人
输出
1、供应商信息收集
1.1招标工作启动：
1.1.1成本控制部应于每月25日前根据公司年度开发计划制订招标计划书，并经分管领导审批后，将下月招标计划书报审计监察部备案。
1.1.2成本控制部根据招标计划，启动招标工作，通过公司网站或其它方式发布招标信息。
招标信息应明确招标项目名称、招标范围、规模、资格审查截止日期、招标要求等信息。
1.2投标意向单位资料的收集：
成本控制部组织相关部门通过招标信息、市场查询等方式收集投标意向单位。
1.2.1收集渠道包括但不限于：
1）部门内部供应商信息库；
2）网上搜寻；
3）内部公告；
4）相关部门、部门分管领导等推荐；
4）供应商自行推荐；
5）同行推荐。
1.3参与招标的供应商，须提供以下资料的原件及复印件：
1）公司简介；
2）营业执照；
3）资质证书；
4）与招标业务相关的业绩资料；
5）税务登记证；
6）企业代码证；
7）代理证明文件（可选）；
8）项目管理证书（适用于工程招标）。
成本控制部
《供应商资格审查表》
2、资格审查
2.1成本控制部对供应商进行资格审查。
2.2资格审查内容：
●单位近3年来的营业额、注册资金、人力资源结构和状况；
●供应商工商营业执照、资质等级状况、安全生产许可证；
●近3年来财务资信状况；
●近3年相关项目的业绩状况。
并对其主要业绩和工程现场进行实际考察，必要时从供应商合作商了解供应商业绩情况（工程建设方面）；
●单位技术力量，资源配备状况等；
●单位在建工程、拟开工项目、目前剩余能力状况（工程建设方面）；
●项目负责人的资质状况、安全生产许可证（工程建设方面）；
●单位生产技术能力及设备状况说明（材料设备供应商）；
●行业主管部门颁发的生产许可证、产品鉴定证书和有关检测报告；（材料设备供应商）；
●其它事项等。
（营销与设计类应适当增加审查内容）
2.3资格审查后，由审查部门及分管领导确定审查意见及是否需要进行实地考察。
成本控制部
项目管理部
工程技术部
3、供应商考察
3.1如需对供应商进行实地考察，由成本控制部组织及相关部门参加供应商实地考察，相关分管领导视情况参加。
对于公司供应商信息库中在合格供应商名录下，及近两年已考察通过的供应商（包括一年内已考察通过但未合作过的供应商），不需要进行考察。
3.2考察成员按照《供应商实地考察评分表》的考察项目、权重进行评分，成本控制部做出综合评估后提交分管领导审批。
3.3成本控制部对推荐入围单位进行评估，确定入围单位名单及相关资料，填写《投标单位入围审批表》提交总经理审批后确定发标单位（即入围单位）：
●100万以上投标单位不少于五家；
●50万-100万投标单位不少于四家；
●50万以下投标单位不少于三家。
3.4因业务紧急，在发标前无法提前考察的供应商，由成本控制分管领导同意后可先行发标，在定标前，视回标情况决定是否组织考察。
3.5需要组织现场考察时，招标文件中应明确现场考察地点、日期及答疑时间，指出投标人应对哪些内容做详细的现场考察，对考察情况承担相应责任。
成本控制部
《供应商考察评价表》
4、招标文件内容编制和审核
4.1成本控制部在具备招标条件的情况下，启动招标文件编制工作，投资研发部提供材料设备选型定版清单。
4.2成本控制部负责编制商务标及合同中商务条款，相关部门负责编制技术标及合同中技术条款。
4.3招标文件编制原则：
●公正、合理地处理招标人与投标人的关系，保护双方的利益。
如果招标人在招标文件中不恰当地将过多风险转移给投标人一方，势必迫使投标人加大风险费用，提高投标报价，而最终还是招标人一方增加支出。
●招标文件应准确、详尽地反映项目的真实情况，为投标人参与投标提供可靠的信息保障，减少签约和履约中的争议。
●招标文件各部分的内容必须统一。
招标文件涉及投标人须知、合同条件、规范、工程量表等多项内容，如果文件各部分之间矛盾，容易给投标工作和履行合同的过程带来诸多争端，影响工程的顺利施工。
●招标的工程，从发放招标文件之日到投标截止日不得少于5天；土建总承包工程不得低少于15天，特大规模工程另行确定天数，以便投标人有足够的时间编制投标文件。
4.4工程建设类《招标文件》应包括但不局限于以下内容：
4.4.1工程概况
●设计图纸和技术说明书，目的在于使投标人了解工程的具体内容和技术要求，能据此拟订施工方案和进度计划。
施工图已具备时，则应提供全部施工图纸。
不具备施工图时，应提供总平面图、单体平面、立面、剖面图和主要结构图，以及装修、设备的说明。
●明确招标工程适用的施工验收技术规范，承包单位在保修期及保险期内应负的责任。
●明确承包单位应提供的其他服务，诸如：
安全保护措施；防止自然灾害的特别保护措施；对发包人为防止任何意外责任风险的措施给予支持；对发（承）包人提供的材料和构配件的进行检验；以及其他对发包人有利的工作等。
●有关特殊要求的工程或产品、有专门施工方法、指定材料产地或来源，以及等效用品的说明。
●有关施工机械设备、脚手架、防护棚、临时设施、文明施工措施、现场清理及其他特殊要求的说明。
●明确工程规模、结构、层数。
●明确承包范围、承包内容。
●明确工程（或材料、产品、设备）的质量（注：
材料、产品、设备必须明确品牌、生产厂家、型号、规格、功率、功能等；如果有特殊要求者还应说明特殊要求）。
●明确总工期、节点工期、封顶工期、预验收日期、竣工综合验收时间（注：
材料、产品、设备应明确交货时间、地点）。
4.4.2对投标人的资格要求
●成本控制部不得任意提高对投标人的资质或其项目经理资格等级的要求，并且尽量减少和避免投标人难以接受的附加条件，鼓励合格投标人积极参与投标。
4.4.3投标报价的具体计价方式
●成本控制部应掌握行业中实施的先进计价方式，并结合自身情况尤其是工程具体情况，优选包干方式（根据图纸的完备程度，能够提供完备的图纸且时间充裕时应采取总价包干，其他情况可采用综合单价包干或材料单价包干），以达到合理降低工程成本，提高工程效率的目的。
4.4.4设置投标最高报价限制
●成本控制部可参考已签定的同期类似工程计价依据，或材料价格指数相近的同类工程合同价相对定额计价的下浮比例，设置投标最高报价限制或单方总价包干（含风险费等）。
4.4.5投标保证金
●投保证金应按照估计合同总价2-5%的比例收取投标保证金，最低不能低于2万元，以防止投标人围标、串标，并增加其围标难度和违规风险。
●投标保证金的交付。
投标保证金必须以现金、现金支票或转帐支票的形式交付，开标时以财务部门出具的收据为有效。
●投标保证金的没收。
投标人在投标过程中采用弄虚作假、串通结盟、抬标、压标、围标、串标或以其他任何方式损害招标的公正性和竞争性，影响其他投标人参与投标的。
招标人有权部分或全部没收其投标保证金。
●投标保证金的退还。
评标小组在确定1、2、3中标侯选人后，其他未进入中标侯选人的投标人所交付的投标保证金在7个工作日以内（不计利息）退还给投标人。
对已中标的投标人，则将其投标保证金转为工程施工履约保证金。
第2、3名中标侯选人的投标保证金，在第一中标侯选人与发包人签订合同或协议后7个工作日以内无息退还给投标人。
●笫一中标侯选人在规定时间内不与发包人签订合同或协议，视为放弃中标，其投标保证金被没收，由第二中标人侯选人以第一中标价与发包人签订施工合同或协议。
4.4.6开标的时间、地点。
4.4.7投标文件的修改与撤回的规定。
4.4.8评标的标准及程序。
4.4.9其他需要说明的事项。
4.4.10合同主要条款
●工程内容
●承包方式（包工包料、包工不包料，总价合同、单价合同或约定的其他价格确定方式的合同等）。
●材料供应及价款结算办法。
●工程价款结算办法。
●工程质量及验收标准。
●工程变更。
●停工及窝工损失的处理办法。
●提前竣工奖励及拖延工期罚款。
●竣工验收与最终结算
●质量保修范围和质量保修期。
●争端的处理。
●投标文件的密封
其他材料设备、设计、营销招标文件可参照执行。
4.5工程建设类投标人的所有投标函和拟派项目机构的项目经理、技术负责人及五大员的证件复印件，资质证、安全生产许可证（或生产许可证）、营业执照复印件等资料均应加盖投标人公章，装入投标袋中另用封口纸封口，在封口纸上加盖封口章。
4.6投标文件的提交截止时间要明确，所有的投标文件必须交给评标小组指定的专人保管，没到开标时间不得开封。
4.7招标文件的签发
●成本控制部应对所有合格入围的投标人发放一套完整的招标文件及图纸资料，可收取一定的押金及适当的招标文件工本费。
在收到退回的完整的招标图纸资料后，应及时退还其图纸押金。
●成本控制部不得向他人透露已获取招标文件的投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招投标的其他情况，违者公司将视其情节轻重和后果给予经济处罚或除名处理。
●招标文件内容中必须写明公司审计监察部投诉电话。
●招标文件编制完成后，成本控制部负责填写《招标文件审批表》，提交工程技术部、成本控制部、工程管理、成本控制分管领导、行政管理部法务审核，总经理审批后发放。
●在报批过程中涉及到对《招标文件》有修改的意见时，由成本控制部组织相关部门修改，修改后重新审批。
工程技术部
成本控制部
营销管理部
投资研发部
招标书
5、发标与答疑
5.1成本控制部负责对入围单位进行发标，并组织招标答疑会：
●如需要，成本控制部负责办理收取招标图纸押金及投标保证金手续。
●发标、答疑与供应商考察过程中或招标文件发出后需要变更的，成本控制部汇总各方意见，在答疑会后由成本控制部组织编制《答疑会记录》，经相关答疑人会签、成本控制部分管领导审核，成本控制部分管领导审批后发放给相关投标单位签收，答疑文件将作为招标文件的补充文件。
5.2工程类招标项目要求提供投标保证金的，由财务管理部收取，具体金额在招标文件中进行确定。
●开标后未中标单位的投标保证金，由成本控制部三天内通知财务管理部免息退还；
●中标单位在合同签订后5天内，由成本控制部通知财务管理部将投标保证金自动转为履约保证金或免息退还（中标单位在中标后不接受中标承诺主要条件的，不退还投标保证金，取消中标资格）。
5.3成本控制部收取标书时，应检查标书是否有效密封，标书送达时间是否符合招标文件截标时间要求，并填写签收表。
成本控制部
财务管理部
《答疑会记录》
6、开标前准备
6.1工程材料设备的供应商投标文件技术标采用暗标法投标，技术标内容及封面不得有投标单位名称和任何暗示性标识，否则作废标处理。
6.2成本控制部在开标前对投标单位报送的技术标书进行编号，并作好记录。
成本控制部
7、开标和评标
7.1评标小组负责开标及评标工作，开评标应尽量缩小参加人员范围，同时提前二天通知审计监察部列席，审计监察部视情况参加决定是否参加列席。
7.2开标：
●开标参加人员：
评标小组组长和成员必须参加；根据招标项目实际情况，由评标小组组长决定其他参加人员；
●开标时，评标小组负责组织进行比较分析、审查。
7.2.1开标会议应有会议签到表，会议流程为：
●评标小组组长介绍投标人及评标小组主要成员；
●介绍招标概况；
●宣布本次开评标纪律；
●介绍开评标程序及评分标准；
●开标。
7.3评标、定标方法
公司根据不同的招标项目，采用以下评标、定标方法，按照最优中标原则进行定标：
●最低价法：
该办法适用于同品牌、规格、型号的材料和设备采购项目。
该类项目根据谈判结果，最低价格者为中标单位；
●合理低价法：
该办法适用于功能、性能相近，品牌不同的材料和设备采购项目；工程技术含量低、施工难度小、工艺简单、总造价低的工程类施工项目；
●综合评价法：
该办法适用于工程类设备较多、施工复杂的建筑、安装、大型装修、监理及其它特殊需要的项目。
综合评价越高越符合中标条件。
7.4在评标过程中，评标小组若发现某投标单位的报价明显低于其它投标单位的报价，使得其报价可能低于其成本的，应要求该投标单位提供能够达到招标文件要求的工期、质量和技术标准的书面证明。
投标单位无法合理说明或不能提供相关证明材料的，该单位标书应作废标处理，评标报告中应明确写出废标原因。
7.5下列人员不得进入评标小组：
●投标人或者投标人主要负责人的近亲属。
●项目主管部门或者行政监督部门的人员。
●与投标人有经济利益关系，可能影响对投标公正评审的。
●曾因在招标、评标以及其他与招标投标有关活动中从事违法行为而受过行政处罚或刑事处罚的。
7.6评标工作小组成员守则：
●不得收受利害关系人的财物或者其他好处。
●不得向他人透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐以及与评标有关的其他情况。
●必须客观公正履行职责。
●无正当理由，不得拒绝参加评标活动。
●投标人实际资格不符合招标条件的投标作废；投标人弄虚作假、串通结盟、抬标、压标、围标、串标或其他弄虚作假方式违规的投标作废。
7.7投标文件未对招标文件提出的重要条款全部做出实质性响应，投标人又不能给予说明及补正的投标作废。
7.8评标小组的评审人员按照招标文件中约定的评标规则，对进入有效标范围的投标报价进行评分，具体招标工程的评标规则以该工程的招标文件说明为准。
成本控制部（评标小组）
审计监察部
8、商务及技术、合同谈判
8.1开标后，需要进一步谈判的招标项目，招评标小组确定谈判入围单位，评标小组组长负责组织对供应商技术标，对供应商商务报价中价格的合理性进行分析，是否有不合理报价、是否有不平衡报价及存在的其它问题，并组织会议谈判。
8.2谈判过程中，评标小组组织谈判，相关部门主导谈判，相关人员予以配合。
8.3谈判过程中应形成《合同谈判记录》，参加谈判人员签字确认。
8.4评标小组根据招标项目及谈判情况，决定是否组织进行后续谈判。
成本控制部（评标小组）
《合同谈判记录》
9、定标
9.1评标小组根据谈判结果，填写《招标结果审批表》和《投标情况对比分析表》（作为招标采购的附件）提交董事长最终审批中标单位。
成本控制部（评标小组）
《招标结果审批表》
《投标情况对比分析表》
10、签发中标通知书
10.1定标后，评标小组在定标后5个工作日内向中标单位发放《中标通知书》，同时通知未中标单位。
10.2定标后必须向所有投标人公布评标结果和中标人，并发出书面评标结果书和中标通知书。
如果排名居前的中标人放弃中标、或因不可抗力提出不能履行合同、或中标人不能在规定的期限内提交履约保证金、或不能按照招标文件的规定和投标文件的承诺与招标人达成协议等，评标小组有权废除中标资格而选择投标得分排名其次的中标候选人为替补中标人，依此类推。
10.3所有公开招标完成后，评标小组在发出中标通知书后5个工作日内将相关招标的资料报审计监察部备案。
成本控制部
《招标工作会议纪要》
11、议标采购
11.1议标采购时供应商信息收集、考察供应商和推荐入围单位与招标采购要求相同，由投资研发部、工程技术部、项目管理部参与入围单位选择，成本控制部及分管领导审核后报总经理审批。
11.1.1工程类议标入围单位，议标单位不少于三家（规定的所属行业垄断的供应商，如市政设计与工程公司，候选供应商可少于三家）。
11.2成本控制部分管领导组织编制议标文件、合同，项目管理部编写技术部分的议标文件、合同（可参考招标文件内容模式）；议标文件须向议标单位提供明确的技术、质量和报价要求。
议标文件编制完成后需报总经理审批。
11.3评标小组组长组织工程技术部、项目管理部及相关部门与入围单位进行议标谈判，议标谈判须形成《合同谈判记录》并经参与人员会签。
11.4议标谈判后由谈判部门共同推荐中标单位，并会签《招标结果审批表》，由董事长最终审批最终中标单位。
12、合同签订及交底
12.1成本控制部按【合同管理流程】规定与供应商签订合同。
12.2合同签订完毕后，按【合同交底作业指引】进行合同交底。
成本控制部
6、主要文档
7、附件
7.1SJJM-CG-LC003-BD001材料设备与施工单位进场计划表
7.5SJJM-CG-LC003-BD004投标单位入围审批表
7.6SJJM-CG-LC003-BD005招标文件（模板）
7.7SJJM-CG-LC003-BD006招标文件审批表
7.8SJJM-CG-LC003-BD007答疑会记录
7.9SJJM-CG-LC003-BD008合同谈判记录
7.10SJJM-CG-LC003-BD009投标情况对比分析表
7.11SJJM-CG-LC003-BD010招标结果审批表
7.12SJJM-CG-LC003-BD011中标通知书
7.14SJJM-CG-LC003-BD013招标计划书
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