合同采购招标流程.docx
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合同采购招标流程
合同采购招标流程
采购招标流程及管理制度
（暂行）
第一章总则
第一条为规范采购管理工作，保证物资采购质量，降低采购成本和费用，增加物资采购的透明度，依据《中华人民__招标投标法》、《中华人民__合同法》，结合公司实际情况制定本办法。
第二章适用范围
第二条本制度适用于具备招标条件的、公司实际需要的工程材料、机电设备、生产物资、办公用品等物资采购。
１、专项物资一次性订货超过50万元的，实行专项招标。
２、同类型或单品种物资半年用量采购值超过30万元的采取半年招标一次。
３、机械设备价值5万元以上、办公用品一次性采购2万元以上的实行招标。
４、其它需要实施招标采购的物资。
第三章招标采购原则
第三条遵循公开、公平、公正原则。
第四条竞争原则。
参加投标供应商必须有三家及三家以上有实力、信誉和服务良好的供应商。
第五条遵循同质低价、同价质优的选择标准。
第六条遵循及时、适用、合理、节约原则。
由各物资需求部门，提供物资采购计划，提供拟采购物资的具体明细和质量技术要求、供货时间等。
第四章组织实施
第七条物资采购招标工作由采购部及集团招标委员会联合组织实施。
第八条在实施招标前，由招标组织部门根据各部门提供计划、要求，拟草有关招标文件，其计划、方案上报公司领导，经批准后组织实施。
第九条采购部门负责采集供应商信息资源，相关部门也可提供供应商信息资源，以形成竞价机制，确保招标工作的实施。
第十条供应商信息资源必须认真筛选，拟选参与竞标的供应商，必须具备一定生产规模，质保体系完善，招标人认同的厂家。
对多次参加投标，报价持续偏高的厂家，逐步由新的符合条件的供应商取代参与投标竞价。
第十一条组建物资采购评标小组，由公司相关领导、财务负责人及所需物资部门的负责人参与评标工作。
第五章招标采购形式
第十一条物资招标采购可根据所需物资的品种、数量、使用时间、资金保证等情况，采取公开招标，邀请招标等形式。
第十二条不具备前二种形式招标的，需报请公司董事会或相关使用部门的主管副总批准，可实施商务洽谈。
_合同采购招标流程。
第十三条商务洽谈采购，必须实行多方询价，填写询价对比过程、结果及拟订供应商，以书面材料形式，报使用部门负责人审批后方可进行采购。
第六章招标采购的工作程序
第十四条招标准备工作
１、采购部门根据物资需求部门计划并依据本制度，确定是否需要招标采购，凡在招标采购范围的，由采购部向集团招标委员会提出招标采购申请。
２、采购部联合招标委员会制定招标实施计划，明确招标采购的具体形式。
３、招标委员会联合采购部编制招标文件（或招标说明）及拟定评标办法，相关物资需求部门参与招标文件（或招标说明）的编制。
第十四条：
招标实施工作
1、采用公开招标、邀请招标形式采购。
1）由采购部发布招标公告，对有意前来投标报名的供应商进行资格预审，
拟定投标人。
2）对拟邀请参加投标的单位进行资格预审，按物资采购程序对其进行前期调研、评价，评价合格的供应商才具有投标资格，以书面形式（邮寄或传真）邀请其投标。
3）向接受邀请的单位发放标书（或招标说明）并负责答疑。
4）接受并筛选投标文件，并按招标文件约定方式开标。
5）按拟定的评标办法，筛选合格的投标书。
6）按评标办法中的定标方式定标，或与经评标合格的投标单位协商、谈判、确定中标供货单位。
2、采用商务洽谈形式采购
1）对供应商按物资采购程序进行前期调研评价，进行资格预审，确定合格供应商，以邀请函的形式邀请合格供应商参加洽谈。
2）按拟定的评标标准结合所需物资质量供货期、付款等要求，从最低的报价依次进行评估、分析，按照统一标准，择优前三名合格供应商进行答疑，通过供需双方进一步磋商，最终确定中标供货单位。
第十五条：
合同前评审
1、为避免评标过程中对投标方了解不够细致和签约时对合同条款研究不够透彻等造成的风险，由采购部会同财务部门进行签约前的合同评审。
2、根据评审结果并报公司领导批准后，方可向中标单位发出中标通知书，同时应将中标结果通知所有未中标的投标方（根据招标文件或招标说明中约定的方式通知）。
第十六条：
合同的签约。
合同评审通过后，须严格执行合同审批程序，最后由企业法人代表授权的委托代理人依据《中华人民__合同法》与中标单位签订物资购销合同，必要时可申请公证。
第七章资料、样品存档及验收
第十七条：
对物资招标采购过程中的有关文件、记录资料由采购部门建档案保存。
同时，对中标单位投标时提供的样品要做好妥善保管，以便为今后解决一些可能发生的问题提供依据。
同时，供货验收过程中要检查所供产品与样品的符合性，要周期性进行抽查。
第八章监察与处罚
第十八条为保证招标采购取得预期目标，审计监察部门应在招标前及招标过程中加强监督，避免造成损失的事后监督。
对于招标采购过程中人为设置障碍的相关部门及人员，将责令其改正或建议调离其工作岗位，造成重大经济损失的将依法处理。
第十九条：
负责招标部门必须认真执行本办法，不得走过场或作虚假记录，搞明招暗定，违者从重处罚。
第九章附则
第二十条：
本办法自颁布之日起实行。
附：
物资招标采购实施办法。
集团采购部
xx年12月12日
招标采购项目合同验收流程
一、初验准备内容
1、技术指标验收
?
按照招投标文件及合同要求，甲方检查各项指标是否满足合同要求。
?
乙方提供《技术指标确认报告》，甲方人员签字。
2、资产验收
?
甲方合同承办部门会同我校总务处资产管理办公室进行设备清点。
?
乙方提供《设备清单验收表》，甲方人员（合同部门人员、资产人员）
签字。
?
无设备可省略此项。
3、用户培训确认：
?
乙方按照招投标文件及合同要求完成培训。
?
乙方提供《用户培训情况报告》，甲方人员签字。
4、档案检查
?
乙方完成项目文档编制，文档编制需符合档案室要求。
?
合同承办部门编制《文档列表》及项目文档（含招投标文件如果有系
统重要密码，需要按档案室要求密封存档）。
5、形成初验报告
合同承办部门填写附表1《招标采购项目初验结果及合同情况汇总表》,附初验内容，部门负责人签字后提交招标投标管理办公室。
二、验收及后续工作
招标采购项目合同验收由国科大招标投标管理办公室负责组织，并完成《招标采购项目验收意见表》，简称《验收意见表》。
1、召开验收会
?
参加部门包括：
招标办、财务部门、资产管理部门、纪检部门、合同
承办业务部门共5个部门；?
业务部门介绍项目情况?
公司介绍项目实施情况
?
验收小组听取汇报、检查初验情况、询问、现场检查等?
验收小组签署验收意见2、验收后付款
《验收意见表》“验收意见”作为招标采购项目验收付款依据。
3、质保期后付尾款
《验收意见表》“尾款支付备案”作为招标采购项目尾款付款依据。
4、全部文档送档案室存档
合同结束后（质保期结束），合同及相关文档送档案室存档。
国科大招标投标管理办公室xx年7月1日
招标采购项目初验结果暨验收申请表
招标采购项目验收意见表
集团公司采购招标流程及管理制度
（暂行）
第一章总则
第一条为规范采购管理工作，保证物资采购质量，降低采购成本和费用，
增加物资采购的透明度，依据《中华人民__招标投标法》、《中华人民__
合同法》，结合公司实际情况制定本办法。
第二章适用范围
第二条本制度适用于具备招标条件的、公司实际需要的工程材料、机电设
备、生产物资、办公用品等物资采购。
１、专项物资一次性订货超过50万元的，实行专项招标。
２、同类型或单品种物资半年用量采购值超过30万元的采取半年招标一次。
３、机械设备价值5万元以上、办公用品一次性采购2万元以上的实行招标。
４、其它需要实施招标采购的物资。
第三章招标采购原则
第三条遵循公开、公平、公正原则。
第四条竞争原则。
参加投标供应商必须有三家及三家以上有实力、信誉和
服务良好的供应商。
第五条遵循同质低价、同价质优的选择标准。
第六条遵循及时、适用、合理、节约原则。
由各物资需求部门，提供物资
采购计划，提供拟采购物资的具体明细和质量技术要求、供货时间等。
第四章组织实施
第七条物资采购招标工作由采购部及集团招标委员会联合组织实施。
第八条在实施招标前，由招标组织部门根据各部门提供计划、要求，拟草
有关招标文件，其计划、方案上报公司领导，经批准后组织实施。
第九条采购部门负责采集供应商信息资源，相关部门也可提供供应商信息
资源，以形成竞价机制，确保招标工作的实施。
第十条供应商信息资源必须认真筛选，拟选参与竞标的供应商，必须具备
一定生产规模，质保体系完善，招标人认同的厂家。
对多次参加投标，报价持续
偏高的厂家，逐步由新的符合条件的供应商取代参与投标竞价。
第十一条组建物资采购评标小组，由公司相关领导、财务负责人及所需物
资部门的负责人参与评标工作。
第五章招标采购形式
第十一条物资招标采购可根据所需物资的品种、数量、使用时间、资金保
证等情况，采取公开招标，邀请招标等形式。
第十二条不具备前二种形式招标的，需报请公司董事会或相关使用部门的
主管副总批准，可实施商务洽谈。
第十三条商务洽谈采购，必须实行多方询价，填写询价对比过程、结果及
拟订供应商，以书面材料形式，报使用部门负责人审批后方可进行采购。
第六章招标采购的工作程序
第十四条招标准备工作
１、采购部门根据物资需求部门计划并依据本制度，确定是否需要招标采购，
凡在招标采购范围的，由采购部向集团招标委员会提出招标采购申请。
２、采购部联合招标委员会制定招标实施计划，明确招标采购的具体形式。
３、招标委员会联合采购部编制招标文件（或招标说明）及拟定评标办法，
相关物资需求部门参与招标文件（或招标说明）的编制。
第十四条：
招标实施工作
1、采用公开招标、邀请招标形式采购。
1）由采购部发布招标公告，对有意前来投标报名的供应商进行资格预审，
拟定投标人。
2）对拟邀请参加投标的单位进行资格预审，按物资采购程序对其进行前期
调研、评价，评价合格的供应商才具有投标资格，以书面形式（邮寄或传真）邀
请其投标。
3）向接受邀请的单位发放标书（或招标说明）并负责答疑。
4）接受并筛选投标文件，并按招标文件约定方式开标。
5）按拟定的评标办法，筛选合格的投标书。
6）按评标办法中的定标方式定标，或与经评标合格的投标单位协商、谈判、
确定中标供货单位。
2、采用商务洽谈形式采购
1）对供应商按物资采购程序进行前期调研评价，进行资格预审，确定合格
供应商，以邀请函的形式邀请合格供应商参加洽谈。
2）按拟定的评标标准结合所需物资质量供货期、付款等要求，从最低的报
价依次进行评估、分析，按照统一标准，择优前三名合格供应商进行答疑，通过
供需双方进一步磋商，最终确定中标供货单位。
_合同采购招标流程。
第十五条：
合同前评审
1、为避免评标过程中对投标方了解不够细致和签约时对合同条款研究不够
透彻等造成的风险，由采购部会同财务部门进行签约前的合同评审。
2、根据评审结果并报公司领导批准后，方可向中标单位发出中标通知书，
同时应将中标结果通知所有未中标的投标方（根据招标文件或招标说明中约定的
方式通知）。
第十六条：
合同的签约。
合同评审通过后，须严格执行合同审批程序，最后
由企业法人代表授权的委托代理人依据《中华人民__合同法》与中标单位签
订物资购销合同，必要时可申请公证。
第七章资料、样品存档及验收
第十七条：
对物资招标采购过程中的有关文件、记录资料由采购部门建档案
保存。
同时，对中标单位投标时提供的样品要做好妥善保管，以便为今后解决一
些可能发生的问题提供依据。
同时，供货验收过程中要检查所供产品与样品的符
合性，要周期性进行抽查。
第八章监察与处罚
第十八条为保证招标采购取得预期目标，审计监察部门应在招标前及招标
过程中加强监督，避免造成损失的事后监督。
对于招标采购过程中人为设置障碍
的相关部门及人员，将责令其改正或建议调离其工作岗位，造成重大经济损失的
将依法处理。
第十九条：
负责招标部门必须认真执行本办法，不得走过场或作虚假记录，
搞明招暗定，违者从重处罚。
第九章附则
第二十条：
本办法自颁布之日起实行。
附：
物资招标采购实施办法。
采购业务招标流程1．采购业务招标流程与风险控制图采购业务招标流程与风险控制不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分业务风险总经理需求部门采购部经理采购部开始供应商阶段采购招标违反国家法律法规，可能使企业遭受外部处罚、经济损失和信誉损失审核提供相关资料准备招标文件1编制招标书2发布招标广告索取资格审查文件采购预算填报资格审查文件采购预算D1采购招标过程违反法律法规和企业规章制度，可能使企业受到有关部门处罚，从而造成资产损失3进行资格审查4确定合格供应商5发售标书D2购买标书接收标书6初步评审填报标书采购招标评审不规范，可能导致审批企业选择不合格供应商；签定的合同不符合国家相关法律法规，可能给企业带来不必要的损失参与论证组织论证7选取最终中标者8宣布中标单位D39签定合同签定合同结束2．采购业务招标流程控制表
采购业务招标流程控制控制事项详细描述及说明1．对需要进行招标的采购业务，采购部准备招标文件，编制《采购招标书》，报采购部经理审核D12．采购部发布招标广告，说明招标方式，招标项目的名称、用途、规格、质量要求及数量或规模，履行合同期限与地点，投标保证金，投标截止时间及投标书投递地点，开标的时间与地点，对投标单位的资质要求以及其他必要的内容阶3．采购部收到供应商的资格审查文件后，对供应商资质、信誉等方面进行审查段D2控5．采购部向合格的供应商发售标书，供应商填写完毕后递交到采购部制6．采购部对供应商的投标书进行初步审核，剔除明显不符合要求的供应商7．采购部经理组织需求部门、技术部门、财务部门等相关人员或专家对筛选通过的投标D3书进行论证，选出最终的中标者8．最终中标者经总经理签字确认后，由采购部相关人员宣布中标单位9．采购部经理代表招标方签定《采购合同》相关规范应建规范参照规范4．采购部通过审查供应商各方面指标，确定合格的供应商?
《采购管理制度》?
《采购招标管理规定》?
《中华人民__招标投标法》?
《中华人民__合同法》?
《采购合同》?
《采购招标书》文件资料?
《合格供应商名单》?
《中标单位通知书》责任部门及责任人?
采购部、请购部门?
总经理、采购部经理、采购主管、采购专员
7．2．2供应商的评选流程1．供应商的评选流程与风险控制图供应商的评选流程与风险控制不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分业务风险总经理采购部经理采购部开始1收集供应商信息配合D1发放、回收调查表2进行比质比价3提出候选名单D2采购物资分类4现场评审现场评审过程不规范，可能导致企业选择不合格的供应商审核是组织现场评审5编写《现场评审报告》6确定《供应商名单》审批审核D3参与评审否相关部门供应商阶段“供应商调查表”设计不标准、不合理，可能导致漏选优秀的供应商比质比价采购制度不完善，可能造成候选供应商不符合企业要求审核参与资料存档结束
2．供应商的评选流程控制表供应商的评选流程控制控制事项详细描述及说明1．采购部通过不同途径（面谈、调查问卷等）收集供应商信息，主要包括供应商信誉、D1供货能力等方面的信息2．采购部和使用部门依据收集到的供应商信息，参照企业《比质比价采购制度》等相关文件，对供应商进行比质比价D2阶段控制3．采购部根据比质比价结果，参照《供应商选定标准》，提出《候选供应商名单》，报采购部经理审核4．采购部通过采购物资的分类，根据实际需要判断是否需要组织现场评审。
需要进行现场评审的供应商，采购部组织现场评审，请购部门、生产部门、财务部门、仓储部门以及质检部门等相关部门参与；对无需现场评审的供应商，可直接提出供应商的等级D3排序名单5．现场评审后，采购部汇总评价结果，确定供应商的等级排序名单，报采购部经理审核6．采购部根据采购部经理的审核结果确定《供应商名单》，并报采购部经理审核，总经理审批?
《采购管理制度》相关规范参照应建规范?
《供应商选定标准》?
《供应商评价制度》?
《比质比价采购制度》?
《企业内部控制应用指引》规范?
《供应商名单》文件资料?
供应商调查表?
《现场评审报告》责任部门及责任人?
采购部、财务部、生产部、仓储部?
总经理、采购部经理、采购主管、采购专员
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（本文为你提供合同范本两篇。
）
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。
一、请购及其规定
1.请购的定义
请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2.请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素：
⑴
⑵
⑶
⑷
⑸
⑹
⑺
⑻
⑼
⑽
⑾
⑿
⒀
⒁
⒂请购的部门;请购物品所属项目;请购的用途;请购的物品名;请购的物品数量;请购的物品规格;请购物品的样品、图纸或技术资料等;请购的物品的要求时间;请购如有特殊需要请备注;请购单填写人;请购部门主管;请购单审核人;采购副总审核;财务审核人;公司总经理。
3.请购单及其提报规定
⑴请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门;⑵固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报;
⑶其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表）的格式填写提报;⑷日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报;
⑸请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;
⑹涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文
档也需一并提交;
⑺遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，
征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
⑻如果是单一采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。
⑼请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
4.公司物资请购单的提报部门
⑴公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报;
⑵公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报;⑶公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
二.请购单的接收及分发规定
1.请购的接收要点
⑴采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请
购单是否经过公司领导审批;
⑵接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资_合同采购招标流程。
料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则;
⑶通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;
⑷对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2.请购单的分发规定
⑴对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;
⑵对于紧急请购项目应优先处理;
⑶无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;
⑷重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
3.采购周期的规定
⑴单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的
物资及产品的采购周期不应超过5天;
⑵单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天;⑶请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任务
时应向领导说明原因;
⑷遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。
三.询价及其规定
1.询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通;
2.属于相同类型或属性近似的产品应、归类集中打包采购;
3.对于紧急请购项目应优先处理;
4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价;
5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推
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