行政前台岗位职责.doc
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广泽控股集团行政前台岗位职责
职务:
行政前台
【日常事务】
1、负责公司前台接待工作。
2、负责公司电话接转、收发传真、文档复印等工作。
3、接待用品、清洁用品申请。
4、卫生情况考察和监督,以及接待客人后茶具的清洁(每天1到2次)。
5、花草定期养护
6、公司员工通讯录整理更新。
7、下班前巡查办公电脑、设备是否关闭,如有人员加班,则交接到具体某位员工负责。
【人事事务】
1、每天在各大网站发布和刷新招聘信息。
2、通知面试人员面试时间、接听面试电话。
3、做好面试人员简历的整理、筛选。
工作标准:
前台接待人员工作标准
1、电话接听
电话机旁边备纸、笔,主动提供留言服务,随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项。
尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。
1.1外线来电
1.1.1电话振铃三声之内必须及时接听
1.1.2接听电话时口齿清晰,声音甜美温和:
“您好!
广泽控股集团,请问您是哪里?
您找哪位?
”并及时记录对方信息及来电时间。
忌以“喂”开头。
如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”前台接起电话时要保持良好坐姿,声音不急不慢,并保持轻松、愉快的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。
接电话中,要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。
1.1.3如所找其人确认不在办公室,应及时回应:
“您好。
****现在不在位上,请问可否联系其他工作人员。
”
1.1.4如对方不同意联系其他工作人员,应回应:
“请问您有急事吗?
可否留下您的联系方式,我会及时帮您通知。
”并慎重告知对方其所找人员的手机号码。
(公司工作人员的联系方式不得随意透露)。
如对方同意留下联系方式,应记录好并及时通知相关工作人员。
1.1.5如对方同意联系其他的工作人员,应告知办公室电话。
1.2内线来电
1.2.1电话振铃三声之内必须及时接听。
1.2.2接听电话时口齿清晰,声音甜美温和:
“您好,前台,请问有什么事情需要帮忙吗?
”
2、来访人员接待
2.1礼貌待客,起身微笑服务。
“您好,请问您找那位?
您有预约吗?
”
2.2如有预约应及时电话确认并做好来访人员的登记。
在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门(指一下方向即可)。
2.3如来访人员没有预约,电话确认对方是否同意接待。
2.3.1如果来访者知道找谁,但没有预约,前台要打电话问问,告诉相关同事或领导,***单位的***来访,不知道是不是方便接待。
在不方便接待的情况下,处于对来访者的礼貌和方便,应委婉的拒绝并及时送客。
“对不起!
您所找的人员现在不在位上,需要转达您的讯息吗?
等他回来后我会及时地通知他。
”
2.3.2如同意接待,做好来访人员的登记。
在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门
2.3.3如果要找的人正在忙,可以请其稍等,用规范的礼仪引领来访者入洽谈室或会议室坐下,并为其倒水。
如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要关照一下来访者并说向其说明,不要扔在那里不管。
3其他
3.1应主动跟进出公司的领导问好。
3.2主动沟通和协调各部门之间的关系,对职权范围外的工作及时汇报。
3.3管理好前台的设备,如发现设备使用不正常时,应及时向相关人员汇报,并及时处理。
3.4维护好前台的卫生。
保持接待区域内的卫生。
3.5监督卫生阿姨工作,负责其签到工作。
3.6负责领导办公室茶具清洁,客人接待完毕离开后。
3.7负责办公室花草养护工作。
见花草养护记录表。
4公司前台礼仪规范
面带笑容,保持开朗心态,有利于营造和谐、融洽的工作气氛;保持身体清洁卫生,这不仅是健康的需要,更是文明的表现,有利于与人交往;头发梳理整齐、面部保持清洁;女员工不化浓妆;指甲修剪整齐,不涂抹鲜艳指甲油;可以使用清新、淡雅的香水。
5前台行为规范
5.1举止文明大方,注意坐姿、站姿;
5.2禁止打闹嬉戏、严禁上班时间大声喧哗;
5.3注意文明办公,严禁上网聊天
5.4严格遵守《文明办公公约》
6.人事事务
6.1、每天在各大网站发布和刷新招聘信息,做好发布登记(发布网站、时间、岗位)。
6.2通知面试人员面试时间、接听面试电话,做好登记(人员来源网站、人员姓名、电话,应聘岗位,通知时间)。
6.3做好面试人员简历的整理、筛选(可录用人员,安排主管面试;不可录用人员简历存档,并注明不录用原因)。