办公室工作实务9--2.ppt

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办公室工作实务,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,第九章办公室参谋咨询,学习目标知识点：

1、了解办公室参谋咨询工作的特征2、掌握参谋咨询的内容和要求能力点：

1、掌握在具体办公环境下的办公室参谋咨询的方法2、能把握不同决策阶段（准备、形成、实施）的操作要领3、了解相关信息，具备相应的辅助决策能力素质点：

1、培养准确领会本级和上级组织领导工作意图的意识2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识3、养成优化决策、巧妙献言的工作习惯,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,第二节办公室参谋咨询的内容,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,情景案例,宏利公司营销部王经理这几天被工作搞得晕头转向。

上一周他们组织的客户联欢活动搞得很差，公司肖总对他们的工作非常不满意。

原因是他们向公司辐射商圈范围内的周边社区发送了10万份宣传册和宣传海报，最后只有150人到场；现场联欢气氛活跃得不得了，却只有7个人购买了他们公司的产品。

10万份宣传册和宣传海报的确全部发到位了，因为这是王经理亲自带队发送的，也就是说被邀请的嘉宾的确有10万人，最后到场的只有150人，最后又只有7人购买产品，依据宣传册和宣传海报计算，不到万分之一的效率；依据现场计算，效率也很低下。

会说会写会做事会做人,CompanyLogo,项目任务,1.如果你是营销部王经理的助理，你对王经理有何具体建议？

2.如果你是公司行政经理刘子文，你对肖总有何建议?

会说会写会做事会做人,CompanyLogo,任务分析,要解决促销活动“剃头担子一头热”的问题，营销部应该通过先期市场调研、客户反馈等渠道了解和分析顾客心理，了解目标顾客群的兴趣是什么？

对本公司及本公司产品的忠诚度、对本公司售后服务的满意度有多少？

公司周边商圈中还有哪些类似商品可供消费者选择？

消费者的诉求与兴奋点在哪里？

必须综合分析多种因素以后再确定促销活动的形式、内容，并及时做出相应调整，避免盲目性。

从长远一点的角度来说，商家在追逐短期利润目标的同时一定要能着眼于可持续性发展目标，这就意味着应该站到消费者立场上去，确定让利于消费者的策略与方案，达到共存、共赢、互惠目标。

只要维护好目标市场，培育好潜在市场，企业就能切实承担起自己的社会责任。

不玩、少玩花架子，市场才会有真正的持久的回报。

作为秘书和助理，在问题出现以后要沉着、冷静地分析出现问题的原因，努力寻找控制事态和寻求转机的方法，在适当的时候提醒决策层。

因为将损失控制在最小范围以内，也是一种成功。

当然，秘书和助理平时就要养成定向积累、定向收集与本部门业务相关的各种基础信息的习惯，养成积极思考问题的习惯。

同时，定向积累要与广泛关注相结合，对苗头性、趋势性信息保持敏感性。

会说会写会做事会做人,CompanyLogo,办公部门参谋咨询职能存在的合理性,会说会写会做事会做人,上一单元我们了解到，参谋咨询活动渗透于办公室工作实务之中。

反过来我们可以说，各项办公室工作实务中又不同程度地包含着参谋咨询工作的内容。

这是由于参谋咨询工作存在非常合理的原因。

1从部门与岗位设置的逻辑起点看在组织系统中，设置综合性办公部门、设置秘书（行政助理）岗位的逻辑起点是为领导分担一部分劳动，这种劳动既包括体力上的，也包括智力上的。

即办公部门既能代领导处理一些琐屑的日常事务工作，将领导从繁重的日常事务工作中解放出来，同时，也包括在心智上对领导处理有关日常事务有所襄助。

CompanyLogo,办公部门参谋咨询职能存在的合理性,会说会写会做事会做人,2从现代管理活动的特点看现代管理日趋复杂，牵涉的面越来越广泛。

尽管领导者本身属于组织系统中的优秀分子，但个人知识、能力结构仍然不可能完全应对管理工作中随时随地可能出现的意外变故。

处理这些专业的或非专业的问题需要的可能是领导个人知能体系中完全不同的知识与技能。

办公部门、秘书个体应该拾遗补阙，根据工作需要或直接代劳，或依据自己与领导者构成互补型特色的知识能力结构对领导处理有关管理包括日常事务管理、日常事务处理提出合理化建议。

3从管理活动的客观需要看领导者个体时间、精力总是有限的，组织系统的管理工作客观上需要保持一定的连续性，当领导由于某种原因缺位时，系统组织管理行为却不能中断，办公室或资深秘书应该及时为领导补台，及时提供才智上的参谋辅助服务。

CompanyLogo,办公部门参谋咨询活动的类型,1.与领导、领导机关决策有关的参谋咨询活动办公部门参谋咨询的基本任务就是服从和体现领导、领导机关及其各职能部门的决策意图，进而采取措施跟进、为领导决策创造最佳环境，促进决策目标的实现，这是办公部门和秘书工作的性质、地位所决定的。

2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,办公部门参谋咨询活动的类型,2日常管理与日常事务工作中的参谋咨询活动办公部门和职业秘书在各项事务性工作环节中，都不能满足、不能停留于单纯做好具体事务工作上。

职业秘书应该树立创造性地开展辅助工作的职业理念，注意在恰当的时候以恰当的方式积极为领导提供合理化的参考意见与具体方案，或在必要的方面对领导进行适当的提醒。

其具体表现有：

（1）时间管理：

为领导日程表、备忘录所列工作事项轻重缓急的先后顺序安排、调整、变更等提供参谋咨询服务；

（2）日常事务管理：

在电话信息、邮件信息、接待规格、关系协调、办公环境等日常事务处理方法、处理策略上提供参谋咨询服务；（3）为领导及时提供平行机关、上下级组织日常事务类信息、动态；（4）为领导提供文书、档案收集、归类、整理、保管、开发利用等方面的意见与建议；（5）对领导思想修养、生活细则方面提供参考性建议。

2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,小技法,会说会写会做事会做人,服从领导与服从真理秘书与领导决策意图保持一致与秘书坚持实事求是原则、敢于谏诤并不矛盾。

1一般情况下，领导站得高，看得远，因此决策意图大多是正确的。

办公部门和秘书个体参谋咨询方向与领导决策意图保持一致，能够取得较为理想的参谋效果。

2特殊情况下，由于各种主客观因素的制约，领导决策意图与客观实际情况可能不相符合。

这时，秘书人员应从实际出发，以认真负责的态度不失时机地以恰当的方式向领导提出正确的意见和建议，使决策意图更加符合客观实际。

3处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系。

确定参谋咨询方向时要服从领导总体意图；在研究论证过程中，要坚持求实原则；在提出参谋建议时，要把领导意图和实际情况有机统一起来。

既要防止逢迎领导，盲目按领导意图研究论证，又要反对离开领导决策意图、我行我素、固执己见的倾向。

CompanyLogo,办公部门参谋咨询的基本内容,要而言之，办公部门参谋咨询活动中应该涵盖的内容主要有：

1行业业务这是就实体性内容进行参谋咨询。

需要办公部门提供参谋咨询意见的问题往往是所在行业、所在单位和部门的业务性技术性问题，如某项决策或开展某项业务是否可行、是否符合该组织发展方向、具体内容是否具有科学性等等。

在决策之前，领导和主管最关注的也是这个方面。

从科学化决策的要求出发，领导一般要求办公部门组织力量进行先期专题调研。

秘书受命进行专题调研后再确定具体参谋咨询内容。

当然，如果没有组织专题调研，秘书、助理也可以主动进行随机性参谋咨询。

2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,办公部门参谋咨询的基本内容,2运作方法、步骤、措施这是就程序性内容进行参谋咨询。

讲程序不是走过场，坚持按正常程序办事是确保实体部分正当合理的重要条件，程序不公正往往造成结果不公正的。

“做一件正确的事”即实体部分固然重要，对于管理工作来说，还应该注意“正确地做事”。

这就是说，要注意与实体性内容相关的具体运作方式方法、具体实施步骤的调配、具体措施的设计，一切都既要具有可操作性，又要保障合理的科学的方向。

3行业动态任何事物都不是孤立的存在，管理工作和辅助管理工作尤其需要注意前后左右的相关动态。

及时掌握本行业内的相关信息，从正面来说可以及时跟进相关业务，最大程度地实现管理效益；从反面来说，可以规避职业风险，减少不必要的损失。

会说会写会做事会做人,CompanyLogo,办公部门参谋咨询的基本内容,4政策法律及其他相关知识职业秘书在知识结构方面的“通才”型特点是保障组织管理目标实现的重要条件。

在一级组织中，一般以钻研行业业务的“专才”型人才为主体，他们是维系本单位核心竞争力的核心财富。

但组织中不能全部由“专才”组成，具有核心竞争力的产品和服务在市场中能走多远，还需要“通才”型人才加以整合。

秘书、助理在信息工作等业务工作中形成了对当前形势、政策、法律法规的系统性、超前性认识，对与主打产品相关的其他知识有更丰富的积累，要组织系统中同样具有不可替代性。

秘书利用自己在政策法律及相关知识上的积累为领导提供参谋咨询建议，同样是发挥自己的一技之长。

会说会写会做事会做人,CompanyLogo,办公部门参谋咨询的基本内容,5对领导思想、业务修养方面提供的建议在长期共事过程中，秘书、助理对领导有了深入的了解。

必要时，可以提醒领导及时将新颖的工作经验加以总结，进一步提高理论与政策、业务与技术水平；可以提醒领导及时注意情绪管理，调整工作状态；或者提醒领导注意处理与不同动机工作人员之间的关系、提醒领导注意防微杜渐，不断加强个人修养与作风建设。

会说会写会做事会做人,CompanyLogo,小技法,会说会写会做事会做人,参谋咨询要抓好重点秘书业务头绪繁杂，只有抓住其主要矛盾，即重点工作环节，才能更好地发挥参谋咨询作用。

当前秘书工作的重点是：

1为领导及时、准确、全面地提供信息；2围绕中心工作组织调查研究；3根据领导意图做好重要文稿起草工作；4就重大事件的处理提出对策性建议。

党政机关、群众团体、各类企事业单位秘书工作任务不同、要求各异，但以上方面是当前进一步改革开放、突出发展主线的新形势所决定的，是不同层面秘书参谋工作共同的重点。

CompanyLogo,相关链接,秘书的谋与略办公部门的参谋咨询工作，尽管千头万绪，归结为一点就是“谋略”二字。

“谋略”指的是计谋与方略，也就是解决问题、处理矛盾的方法。

它们往往融于秘书起草的文稿、选送的信息、设想的预案、提出的建议之中。

具体包括：

1建议。

秘书围绕领导工作和所要解决的问题，提出的各种工作建议，如工作安排建议、解决某一问题的建议、推广某一经验的建议等。

2意见。

秘书针对实践中急待解决的问题所提出的参谋意见，如关于纠正不正之风的意见、关于加快扭亏增盈步伐的意见、有关下级请示的批复意见等。

3预案。

秘书为落实某项工作或贯彻领导者意见而提出的实施办法，如会议组织预案，突发性事件处理预案等。

4方案。

秘书根据客观要求和实际情况经周密研究后提出的工作思路，如改革方案、机构调整方案、调研方案等。

5见解。

秘书学习理论、分析形势、研究问题后所提出的看法，如秘书阐发的某些新观点、新思想、新认识等。

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（一）课堂讨论有人反对办公部门与秘书的参谋作用，认为秘书工作“参与决策”论以及“参与政务”、“智囊团”等，对秘书工作人员实际是一种误导。

他们认为，秘书是“助手”不是“参谋”。

你怎么看待这个问题？

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（二）案例分析仁义胡同与六尺巷京东平谷老城，有条仁义胡同。

相传明朝时，金尚书、倪尚书的亲戚住这里，两家只一墙之隔。

一年夏天大雨，泡倒了院墙。

修墙时两家因墙基发生争执，各不相让，就都想到了京城做官的亲戚，各自修书，请为自己撑腰。

二位尚书接到书信，便马上回复，不承想内容竟然一样：

百里捎书为堵墙，让他一墙又何妨？

万里长城今犹在，不见当年秦始皇。

两家人见信都觉十分惭愧，主动道歉，握手和好。

修墙时，各自主动让出一墙之地，于是形成这条五尺宽胡同，行走至今。

而邻里见状，无不称赞，从此把这条胡同叫仁义胡同，其礼让行为，一直仁义着乡里。

会说会写会做事会做人,CompanyLogo,实践训练,这则故事不知口口相传多少年了，二十世纪八十年代初地方征集整理民间集成，就收录了。

前不久，我从这条胡同走过，见大多是近年才盖的砖瓦房，只有最后一座，显得很陈旧，不但有前院，还有一不甚宽绰的后院，两层很大的青石垒砌后墙基础，墙上竖嵌一方小碑，镌刻楷书“泰山石敢当”字样。

胡同里，散落着一些大小条石等物。

从这些遗物遗迹看，这里过去一定住着大户人家，世事沧桑，大概早面目全非了。

当我问及胡同旁纳凉者:

哪是仁义胡同？

一中年妇女起初一愣，后随手一指:

就那个，我家婆婆在时跟我叨咕过，说早先没有胡同，是两家让出来的。

我慢慢走进胡同里。

胡同不是很深，可两边不是两家，起码几十家了，每家门前钉一红色门牌，写着“北门街”。

胡同仅四五尺宽窄，怎么叫街了呢？

我朝北望去，一较为宽阔的街道，不远处，就是老县城北门。

街与胡同贯通一起，名字也随口“贯通”了。

会说会写会做事会做人,CompanyLogo,实践训练,想平谷西汉初年置县，老城原为土城，于明成化年间始修砖城，并建四门。

北门称“威远门”，至今北门楼上的巨大匾额还在。

而北门外有倪光荐墓，旧有石人石马，最近发现一尊文官像，已运至文物部门保护。

翻开民国二十三年平谷县志。

对倪光荐多有记述:

嘉靖丙辰进士，官至工部尚书，万历十四年八月卒于官。

神宗（万历皇帝）悼伤，特赠太子少保。

两次遣官谕祭:

“惟尔性资端重，志行雅淳，奋迹循良，蜚声谏议。

荐跻九列，历事三朝。

”“惟尔素持廉慎，荐历清华。

守身之义不渝，纳言之司克称。

”“轸念往劳，载颁谕祭。

”可谓三朝元老，深受皇恩，而身后礼遇优隆了。

因此，“仁义胡同”所说倪尚书，无疑就是倪光荐。

而金尚书不知何人。

就在我写此文时，见有文谈“六尺巷”。

说安徽桐城有一长百余米宽两米的小巷，名“六尺巷”。

桐城，清代“桐城派”文学发源地，以“文以载道”为主旨，号称“文都”。

在康熙四十年，这里发生一邻里纠纷。

桐城县志略等记载:

张文端公居宅旁有隙地，与吴氏邻，吴氏越用之。

家人驰书于都，公批诗于后寄归，云：

一纸书来只为墙，让他三尺又何妨。

长城万里今犹在，不见当年秦始皇。

会说会写会做事会做人,CompanyLogo,实践训练,家人得书，遂撤让三尺，吴氏感其义，亦退让三尺，故六尺巷遂以为名焉。

所谓张文端公，即张英，清代名臣，桐城人。

官累至工部尚书、礼部尚书、翰林院掌院学士、文华殿大学士等。

清官难断家务事，何况是高官显贵人家！

谁知张公并不以势欺人，而是劝自家退让，成为美谈。

两则故事，流传一在北方，一在南方，都是讲要谦逊礼让，与人为善，与邻为善。

这种传统美德，当今也很值得继续提倡和发扬的。

谦逊礼让友善，其实就是一种和谐。

如果能够上下和谐，邻里和谐，何愁国家社会不和谐！

而1956年，毛泽东主席曾巧妙引用这后半首诗，意在谈中苏关系，也就是希望国与国间的“和谐”了。

这两则故事如出一辙，大同小异，仅个别词句稍有变化而已。

谁又是故事初始流传地？

各在一方流传已久，恐怕很难说清了。

我想也就无须说了，没见前人已做出“礼让”楷模，今人何不效而一仿？

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在民间，流传着不同版本的“六尺巷”的故事，请阅读以上材料，谈谈对你有何启发?

谢谢！

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