办公室工作实务.docx

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办公室工作实务

办公室工作实务

第一章概述………………………………………………………

（1）

第一节办公室工作的性质和特点…………………………

（1）

第二节办公室工作的基本原则……………………………

（2）

第三节办公室工作的基本任务……………………………（3）

第二章工作人员…………………………………………………（5）

第一节办公室工作人员的素养……………………………（5）

第二节办公室工作人员能力素质要求……………………（5）

第三节办公室工作人员职业道德要求……………………（7）

第三章公文写作…………………………………………………（9）

第一节公文的分类…………………………………………（9）

第二节公文的规范与写作…………………………………（9）

第三节公文的撰制程序……………………………………（15）

第四章会议和会务………………………………………………（17）

第一节会议的构成要素和种类……………………………（17）

第二节会务工作的要求……………………………………（18）

第三节会议的组织程序……………………………………（19）

第五章行政接待…………………………………………………（23）

第一节接待工作的原则及要求……………………………（23）

第二节常见的礼宾活动……………………………………（24）

第六章值班工作…………………………………………………（27）

第一节值班工作的制度和要求……………………………（27）

第二节值班工作应注意的几个问题………………………（28）

第七章社交礼仪…………………………………………………（29）

第一节办公室人际交往的技巧……………………………（29）

第二节日常基本礼仪………………………………………（30）

第三节服饰礼仪……………………………………………（32）

附件:

1.党委办公室,校长办公室工作职责

2.院,系（部）办公室岗位职责

3.分管档案工作部门领导职责

4.专职档案员岗位职责

5.部门兼职档案员岗位职责

6.主席台就座简图

第一章概述

办公室是党政机关,社会团体和企事业单位内设立的办理行政性事务的办事机构,是设在领导身边,直接为领导服务的综合部门,是沟通上下,联系左右的桥梁和枢纽,是领导工作的辅助性机构.

第一节办公室工作的性质和特点

办公室是一个单位的综合管理机构,具有明显的综合性和服务性.

一,综合性.办公室工作是多方面基础工作的组合,是多方面信息的组合,是多知识多技能结构人员的组合,是多学科组成的综合体.

二,服务性.办公室工作无论是参与政务,还是管理事务,都是为了搞好服务,即为领导工作服务,为同级,上下级单位服务,为人民群众服务."三服务"是做好办公室一切工作的指导思想.

办公室工作较其它部门工作相比,具有以下几个明显的特点:

一,政策性强.办公室的重要任务是处理公文,传递信息,办理公务,解答问题,这些都是政策性很强的工作.

二,头绪多,综合性强.一是接触面广,既要承上,又要启下,还有横向联系;二是工作范围广,既要参与政务,又要管理事务,办公室有"不管部"之称.

三,要求高,时间性强.办公室工作必须从单凭老经验办事转变为实行科学化管理,从被动服务转变为主动服务,因此,效率和质量成为办公室工作的首要要求.

四,内容杂,服务面宽.办公室是综合办事机构,上下左右,大大小小的事情都要汇集到办公室来,工作内容复杂.作为单位的窗口,服务工作优劣直接反映着单位的精神面貌和管理水平.

五,联系广,协调任务重.办公室处于枢纽中心地位,工作头绪多,涉及面广,来往人员复杂,特有的协调平衡作用,要求办公室必须坚持整体观念的原则,熟悉全面业务工作,扩大知识面,增强适应能力,只有这样才能及时协调部门之间的矛盾,调动各方面的积极性.

六,机要保密性强.办公室人员在领导身边,接触机密的机会比较多,势必要求办公室人员有很强的保密意识,自觉遵守保密制度,不徇私情.

七,被动性与突发性.办公室工作作为领导的辅助层和各基层部门的枢纽,主要做好协调,服务,工作带有从属性质.另外,办公室还要经常完成领导交办的突发性工作.

第二节办公室工作的基本原则

一,准确的原则.即办文要准,办事要稳,情况要实,主意要慎."准确"是提高工作实效的基础,也是反对官僚主义,文牍主义作风的重要保证.

二,迅速的原则.工作要及时高效,尽量缩短工作完成时限,简化过程.

三,保密的原则.要求工作中采取措施保证文件,资料安全,工作人员要保证自己知密不泄密.

四,密切联系群众的原则.办公室是领导联系师生的纽带和桥梁,必须坚持群众利益高于一切,时刻倾听群众呼声,真实,准确,及时,全面地反映群众地意见和建议,善于发挥群众的积极性,集中群众智慧开展工作.

五,精简高效的原则.办公室人员配备要坚持按需设岗,努力提高人员素质,优化人员队伍结构,最大程度调动工作人员的积极性,不断提高工作效率.

六,严谨科学的原则.在分析和处理问题时,要严密部署,精心筹划,做到每一件事都要落实到人,有布置,有检查,有总结,细致入微,确保各项工作万无一失.

七,协作配合的原则.办公室工作是建立在协作基础上的分工,工作人员既要明确分工,各负其责,又要相互补位,协调配合,发挥整体合力.

第三节办公室工作的基本任务

办公室工作的任务是参与政务,管理事务,搞好服务,具体包括:

一,辅助决策.帮助领导制定工作规划,参与目标管理,协助领导抓好中心工作,搞好调查研究,及时发现新问题,掌握新情况,总结新经验,提出新思路,这是办公室最重要的任务.

二,信息管理.办公室工作要建立一个围绕学校工作中心的信息网络,保持信息渠道的畅通,做好信息的收集,传递,处理,利用,汇报等工作.

三,公文起草.完成领导交办的各种命令,决定,公告,通告,通知,报告,请示,会议纪要,工作总结,计划以及领导重要讲话初稿等各种文字材料的起草工作.

四,协调关系.办公室要协调好单位内部门与部门之间的协调,上级与下级之间的协调,本单位与外单位的协调.

五,建章立制.组织制定以岗位责任制为中心的各项管理规章制度,做到有章可循,有法可依.

六,会议管理.办公室对会议工作的主要任务是:

会前材料准备,通知,会场布置,会间的严密组织和各项服务工作以及会后的各项材料整理等工作.

七,督促检查.做好领导批示,重大决策,会议决议以及重要工作部署的督促落实工作.

八,机要保密管理.做好上级来文,资料,部门内重要信息的保密工作.

九,信访工作管理.办公室应安排专门人员或兼职人员具体承办来人来访工作,处理好反映事项,务求做到件件有交代,事事有着落.

十,档案管理.对于本单位所形成的文书档案,人事档案,财会档案等进行妥善的管理和保管.

十一,日常事务管理.办公室的业务范围除文秘,信息,督查等工作外,还包括值班,大事记编写,接待,车辆调度等日常事务性工作.

十二,办公室自身建设.办公室工作要整体提高档次和水平必须加强人员素质能力建设和制度建设,要通过有计划的人员学习和培训,提高办公室人员的政治,业务,能力素质,以适应办公室工作对人员素质的要求.

第二章工作人员

办公室工作人员是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员,是办公室工作的主体.

第一节办公室工作人员的素养

一,思想政治素质.要有坚定正确的政治方向,强烈的事业心,较高的理论政策水平,实事求是的思想作风.

二,办公室工作人员的知识结构.办公室工作人员应具备相当广博的知识与合理的知识结构,既要掌握丰富扎实的基础知识,又应精通办公室文秘,档案管理,接待等方面的知识.

三,办公室工作人员的心理素质.在办公室工作要树立正确的人生观,保持积极健康的心态,有适度的抱负水平,能自主地克服不良心理,学会正确调节自己的心理,积极培养健康的兴趣爱好,积极参加各种形式的社交活动和体育锻炼,坚决克服与办公室工作不相适应的不良嗜好.

第二节办公室工作人员能力素质要求

一,分析判断能力.办公室人员要善于从观察现象到看清本质,由此及彼,由表及里,进行分析研究,作出符合客观规律的推理,并对结果进行正确的判断.办公室人员分析判断能力越强,在处理问题,辅助决策上就越得心应手.

二,表达能力.办公室人员的表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两方面.说话讲究艺术,一要清楚明白,二要注意分寸,三要生动活泼,四要反应敏捷.办公室人员还要经常根据领导授意撰拟各种文稿,因此需要具备各种文体的写作能力.

三,协调能力.协调是办公室工作的重要内容之一,办公室人员要善于处理人际关系,善于发现不同层面之间存在的矛盾和问题,及时加以沟通,协调,从而发挥辅助管理作用.协调能力主要包括五个方面:

一是能融洽人际间的情感,达到统一认识,调动积极性的目的;二是能运用相关的政策,规定和制度进行协调;三是善于把握全局,从全局出发分析处理问题,又能把全局和局部有效的结合起来;四是善于沟通信息,使矛盾双方能彼此了解,消除误会;五是善于处理好与各方面之间的关系.

四,调研能力.办公室人员应及时为领导决策提供准确全面的信息,并提出意见和建议.调研能力包括调查和研究的能力,调查能力指与被调查者沟通的能力,研究能力是对现有的材料运用各种演绎,归纳,推理,对比等方法加以综合分析,从而得出科学的调查结论.

五,办事能力.办公室人员在处理事务时,应根据领导要求,培养自己独立处理问题的能力.办事能力包括组织能力和应变能力等,要善于团结协调,注意调动各方面的积极性,处事果断,讲求效率.

六,应变能力.在现实工作中,教条主义行不通,必须把原则性与灵活性相结合,在不违背原则的前提下变通处理.

七,交际能力.待人接物是办公室工作的重要组成部分,办公室人员要掌握人际交往的原则和方法,处理好同各个方面的关系,建立起和谐,融洽的工作环境和良好的心理气氛,为顺利开展各项工作创造必要条件.

八,使用现代办公设备的能力.办公室人员除具备普通技能以外,还要熟练掌握各种现代办公设备的操作和应用.主要包括计算机,复印,录音,录像等现代化办公手段.在条件允许时,还应掌握文字编排,扫描,传真,网络办公等更高级的办公手段,从而向更方便,快捷的办公方式迈进.

第三节办公室工作人员职业道德要求

一,忠于职守.办公室工作人员要忠于办公室这个特定的岗位,职责,工作人员要工作认真,办事负责,工作中及时请示,汇报,检查,总结,执行领导指示要一丝不苟,反映信息要及时准确,在处理公务时不渎职,不越权,甘当配角,恪守本分.

二,廉洁奉公.办公室人员身在领导身边,拥有委托代办权,经常为领导传达指示,办理事务,联系工作,因此必须正确履行岗位职责,做好领导的参谋和助手,坚决防止假借领导之名滥用职权,以权谋私.

三,严于律己.办公室人员要遵守时间和恪守诺言,严格按照领导的意图办事,工作中努力做到"三不",即不可不经授权,利用领导人的名义批文件,写条子,发命令;不可假托领导人的意图写条子,打电话,发命令,为个人办私事,以权谋私;不能自作主张,擅自按自己的想法回答处理问题.

四,严守机密.办公室人员要严守机密,不该说的机密绝对不说,不该知道的机密不要打听;私人通信,电话,不得涉及秘密内容;不得在不利于保密的场所谈论秘密内容;私人笔记本或电脑不记录秘密内容;未经领导批准,不得随意公布秘密内容.

五,团结合作.办公室人员上接领导,下联各界各方,能否善于合作,处理好人际关系是至关重要的一环.办公室人员要谦虚,平等待人,尊重同事,主动配合他人的工作,充分发挥"部分之和大于整体"的优势.

六,文明礼貌.要把文明礼貌贯穿于整个办公室工作之中,包括待人接物要文明礼貌,举止大方,衣着整洁,谈吐文雅,常带微笑;不轻易打断对方的谈话,不随便打扰别人的工作;对人热情,言语得体,不阿谀奉承,不傲慢冷淡,让人真切感受到真诚,恳切,纯朴可信.

第三章公文写作

公文,即公务文书.行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具.公文一般在公务活动中形成并使用,撰制,印发,存档,销毁等都有特定的规则.

第一节公文的分类

由于公文具有特殊的权威性,严肃性和通用性,因此,公文的分类都比较严格统一和规范.

一,根据活动的领域不同,公文可分为通用公文和专用公文.

二,根据公文的来源划分,有收文和发文.

三,根据文件的传递方向来划分,有下行文,平行文,上行文.

四,根据公文秘密等级划分,有周知性公文,限知性公文.

五,根据文件处理的时间要求来划分,有平件,急件.

六,根据书面文件表达形式划分,有文章式,表格式,图形式.

七,根据公文载体的材料划分,有纸质文件,磁介质文件,感光介质文件和电子文件.

第二节公文的规范与写作

一,通用规范性公文

通用规范性公文是指国家机关,企事业单位,人民团体在公务活动中经常使用的,在制发程序,执行落实上比较规范,约束力较强的文体.

常见通用规范性公文有:

（一）决定.决定是对重要事项作出决策,对重大问题作出定论,对重大行动作出安排,对重要工作作出部署,对重大贡献表彰奖励等使用的公文文种.

（二）通知.通知是一切机关,社会团体,企事业单位传达上级指示,部署安排工作,实施管理措施,处理公共事务,任免聘任干部,批转,转发,印发下级机关与上级机关及不相隶属机关有关公文,要求下级机关需要周知事项等使用的公文文种.

（三）通报.通报是上级机关向下级机关或者有关单位传达重要情况,重要事项,表彰先进,批评错误使用的公文文种.通报一般分为四种类型:

指示性通报,工作情况通报,表彰通报,批评通报.

（四）报告.报告是向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复咨询,上报备案,报送材料等使用的公文文种.

（五）请示.请示是下级机关在工作中发生的不能自行决定的重大问题,不属于本机关权限审批范围的事项,需要上级机关审批,解决或帮助解决的重大事项,以及对上级指示要求中不明确的问题等向上级请求批准,指示时使用的公文文种.

（六）批复.批复是上级机关在答复下级机关的指示事项同意或不同意时使用的公文文种.

（七）意见.意见是对重大问题提出见解,对重要事项提出解决办法,或上级机关对重要问题,重要工作提出意见和建议时使用的公文文种.

（八）函.函是平行机关,不相隶属机关,单位之间相互商洽工作,通报情况,询问和答复问题,征询意见,向有关主管部门请求批准事项时使用的公文文种.

（九）会议纪要.会议研究确定的事项和主要精神,要求与会单位共同遵守执行的,行文使用"会议纪要".

（十）命令（令）.命令（令）是依照有关规定公布行政法规和规章,宣布重大强制性行政措施,任命,嘉奖有关单位及人员等使用的公文文种.

（十一）决议.决议是指按一定法定组织程序组成,召开的会议对会议通过的重要事项,商讨定论的重大问题,研究作出的重大决策,要求贯彻执行的意见,对工作做出的部署安排时使用的公文文种.

（十二）公告.公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文文种.

（十三）通告.通告是权力机关,行政机关在一定范围内向社会公布有关方面需要周知或遵守的事项时使用的公文文种.

二,非规范性公文

在公文中,除有"红头","红章",制发程序,行文格式比较规范,约束力较强的规范性公文外,还有很大一部分公文"白头无章",其制发程序,行文格式无严格规定,我们称之为非规范性公文,也就是平时所说的白头文件.

（一）调查报告.调查报告是就某地区,某行业,某系统,某单位,某问题的情况进行调查研究,综合分析后所形成的书面材料.调查报告的结构一般分三部分:

起因部分,调查部分和事实,结论和建议部分.

（二）工作计划.工作计划是对今后一定时间内的工作,活动做出安排时使用的文种.计划类公文包括规划,纲要,方案,意见,要点,打算,安排,设想等.计划的结构一般分两部分:

一是目标,任务和要求;二是实施方法和措施.长期计划,规划等往往在第一部分前面加上指导思想.

（三）工作总结.工作总结是机关,单位或个人对前一段时间内的工作回顾,检查,反思,进行综合,归纳,分析,从中找出经验,教训并使之条理化,系统化,以便指导今后工作时形成的文字材料.总结的结构一般分为三部分:

第一部分,总结概述,提纲携领地用最精练的语言对前一段的工作做出评价.第二部分是总结的核心,把工作成绩,经验条理化,系统化,使之重点突出,眉目清晰.第三部分是存在问题和今后打算.

（四）讲话稿类

1,工作报告.工作报告是某一部门负责人就一个时期的工作向代表会,委员会报告工作,提请代表,委员审议.

2,工作会议,专业会议讲话.是向与会人员阐明会议的指导思想,任务,需要研究的问题以及会议明确的政策,决定的问题,需要贯彻落实的事项等,工作会议讲话,内容力求简明扼要,条理清晰.

3,开幕词.开幕词一般是在正式大型重要会议上由会议主持人宣布会议开幕同时向与会人员介绍会议的组织情况,指导思想,意义,任务,议程等并对参加会议的人员表示欢迎,祝贺,祝愿等.开幕词的基本要求是简洁明快,语言流畅,使会议之始即形成隆重热烈的气氛.

4,闭幕词.闭幕词是会议结束时由会议主持人对整个会议作简要总结,评价,同时对会议贯彻落实提出会后的工作任务,要求,提出意见,发出号召等.

5,主持词.主持词是会议主持人主持会议时有关会议议程等内容的讲稿.一般工作会议,不单独致开幕词,主持词即作为开幕词,大型重要会议,需要安排开幕词.

6,发言稿.发言稿是发言人在公众场合发表意见时事先准备的文字材料.常见的发言稿有典型发言,向会议介绍经验的发言等.

7,祝词.祝词是举行典礼,大型会议,宴会时主持人或祝贺人表示良好愿望或祝贺之意的讲话.有祝酒词,奠基祝词,庆典祝词,会议祝词,开业祝词等.祝词的要领是简短得体,恰如其分,热情洋溢,言真意切.（贺词的应用范围和要求同祝词）

8,说明.说明是在会议上就某一问题作情况介绍时使用的讲话材料,说明要以第三者的态度陈述事实经过,一般不加说明人的观点和倾向.

9,汇报提纲.汇报提纲是由汇报人就一个阶段的工作或某个问题向领导机关或有关方面的人员介绍情况时使用的发言材料.汇报提纲要条理清晰,提出问题,谈出汇报人的意见以及解决问题的措施办法等.

（五）简报.简报信息类公文是最常见的非规范性文书材料,常用于向上级机关,平行机关,不相隶属机关单位或个人送阅,通报有关情况,信息形成的文字材料.

（六）书信类公文.

1,贺信（电）.贺信（电）是向有关单位或个人表示祝贺时使用的文书材料.下列情况一般可以发送贺信:

某项工作取得突破性进展或获得巨大成功时,上级机关可发贺信;重大会议召开,有关单位致贺;某单位,公司,团体成立,周年致贺;某人当选荣任要职,有关方面致贺等.贺信结构一般由事由和贺词两部分组成,事由部分主要评价事由的意义,作用,贺词部分除表示祝贺外,要表示祝愿和希望.贺信往往在公众场合当众宣读,因此其语言特点应便于上口,篇幅不宜过长,一般不超过1000字,落款全称,不鉴印.

2,慰问信（电）.慰问信（电）是机关单位或个人向做出突出成绩或遭受不幸,困难或挫折的地区,单位或个人表示慰劳,问候,致意,安慰时使用的文书资料.慰问信（电）应有明确全面的称谓,一般由事由,慰问之意和希望,祝愿三部分组成.希望,祝愿部分为重点,目的在鼓起被慰问者的信心,要言真意切,使对方感到温暖,受到鼓励.落款一般用机关单位全称,以示庄重.

3,公开信.公开信一般是为推动某项工作,由组织,社会团体或以个人,个人联名的名义向有关人员宣传政策,发出号召,提出建议时使用的文书材料.一般由两部分组成:

一是起因,即公开信的原因,目的,意义等;二是公开信的内容,即以公开信的形式宣布的政策,规定,要求以及发出号召,提出的建议等.要求文风朴实,要具有一定的煽动性,要以理服人,以情动人.（倡议书写作要求同公开信）

4,申请书.申请书是个人向领导或组织表达个人愿望,请求解决问题时使用的非规范性文字材料.申请书内容一般由两部分组成:

一是提起申请的事由;二是个人愿望和需要解决的问题.理由应充分,个人要求应明确具体.申请书落款处多用个人签名.

（七）其他类公文.

1,讣告.讣告是死者的亲属或治丧单位向亲朋好友或社会公众报告死讯时使用的一种非规范性文书.一般采用"讣告"二字标题,内容简单明了,只要把死者的姓名,身份,死因,时间,享年,丧事安排,联系电话等简要情况,遗体告别仪式,追悼会的时间,地点写清即可.语言应深沉,凝重,以寄托哀思.死的说法一般用"病故".为表示对死者志哀,讣告印刷时习惯加印黑框.

2,唁电,唁函.是向死者家属或单位发出的表示哀悼,慰问的电报,信件.一般以"唁电（唁函）"作标题,发给死者亲属.主要内容包括:

一是对死者的不幸去世表示深切哀悼,可将听到噩耗后的悲伤之情略加叙述.二是追述,回忆死者生前的业绩,恩情,一般用高度概括的语言追述一下即可.三是对死者亲属表示慰问的内容以及希望其亲属忍痛节哀,化悲痛为力量一类的内容.语言应深沉,凝重,以表达哀悼之意,切不可用华丽词藻对唁电过分修饰.

3,生平.生平是向参加吊唁,遗体告别仪式的有关人员或向社会公众介绍死者一生简要经历,组织对死者生前工作,业绩作简要评价的文字材料.生平相当于追悼会悼词,是组织上对死者"盖棺定论".内容结构分三部分:

第一小节介绍死者的基本情况,身份,籍贯,出生年月,去世时间,享年;第二小节介绍死者的简要经历及工作表现和成绩;第三小节是组织上对死者的评价.生平一般以"×××同志永垂不朽（永垂千古）"作结.生平落款以治丧委员会名义为妥,不以亲属或机关组织名义发出.

第三节公文的撰制程序

公文撰制的程序包括:

一,交拟和拟办.领导将文件起草事项交给办公室,由办公室相关人员按照领导的意图起草公文的过程.

公文撰写应注意:

（一）公文内容必须符合党和国家的法律,法规,方针,政策及有关规定.

（二）公文要做到情况属实,观点明确,操作性强.

（三）撰写公文要文字精练,言之有物,篇幅简短.

（四）撰写公文应遵循相关的保密制度.

二,审核核稿.审核是机关部门负责人对撰拟文稿的审查把关.

（一）行文关.审核发文目的是否明确,是否应行文或以何种名义行文.

（二）内容关.审核公文内容是否正确,符合实际,有的放矢,切实可行,有无观点错误,界限不清,宽严失度,难以执行之处.

（三）政策法规关.审核文稿内容是否符合相关政策规定,是否按照部门职责权限来起草.

（四）文字关.审核文稿结构是否条理清晰,简明扼要,合乎逻辑.遣词造句是否合乎语法,准确凝练;标点符号,计量数字,人名地名,专用术语等是否正确,规范等.

（五）体例格式关.审核拟定公文的文种,标题,主送单位,抄送单位,密级,急缓程度,主题词等是否符合规定.

三,签发.签发是送交单位主管或分管领导对文稿进行最后审定,签署印发.签发后文稿不得任意添改.

四,缮校.在对文稿排版,印制清样后对文稿的校对.

五,用印.在公文的规定位置加盖公章.

第四章会议和会务

会议,既可以作为一种经常商讨并处理事务的常设机构或组织名称,也可以被用来表示有组织,有领导的民主协商和决定某些事项的临时性集会,也就是我们通常所说的开会.

会务,即会议事务,是指会议从筹办到结束的整个过程的各项服务事项.会务工作是会议活动的重要组成部分,是为会议活动按计划,有秩序地顺利举行而进行地全过程服务.会务工作主要由会议秘书处协助承办.会务的成效直接决定着会议的成果与效果.

第一节会议的构成要素和种类

一,会议的要素

会议要素是构成会议的基本因素.从广义上讲,任何一个会议都必须有三个基本的构成要素:

1.共同的议题;2.有公认的组织者;3.三人以上的正式聚合.从不同的角度来看,会议的构成要素可作进一步的划分:

（一）会议形式要素包括:

会议的名称,时间,地点,方式,规模,主持人等.

（二）会议内容要素包括:

会议的