财务部办公文件管理制度.doc

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财务部文件管理制度

文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。

文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为加强公司文书档案的科学化、规范化、制度化管理，提高档案管理水平，更好地为公司各项工作服务，进一步完善文书档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及相关国家标准、档案行业标准等，结合公司实际情况，制定本制度。

一、文书档案归档范围及保管期限

（1）工作的指示、通知、批复、规定、办法等文件材料，保存30年

（2）财务管理工作的正式发文文件，包括规定、制度、办法、通知以及其他正式发，永久保存

（3）各部门各项工作的内部请示报，永久保存

（4）公司合同，保管期限从合同到期失效之日起计算

（5）其它公司内部常用文，保存10年

（6）其他外来文件，重要的保存30年，一般的保存10年

二、文书档案文件的立卷要求

1、立卷应按应按照内容、名称、作者、时间，分门别类地进行整理归档。

作好登记《档案归档登记表》（附表1）

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件搜集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。

重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，要定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

5、单件装订方法

（1）、单份文件用回形针或长尾夹夹在一起。

文件上的长尾夹应用无字的纸条包起来，防止锈斑染上原件。

凡是无法用回形针或长尾夹夹住的比较厚的文件，可以不做任何装订，但是存放时必须符合以下条件：

不被拆散，必须保证文件的整体性；不会和其他文件混同。

（2）、单份文件页号编写方法为：

在有文字的正面右下角、背面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字）。

编写书刊等成册文件材料的页数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，页号不再重新编写。

6、文件的件号，即卷内文件的顺序号。

件号的编写与每份档案文件第一页右上角空白处用铅笔按顺序编写文件号。

文件编号格式：

SDSHF-A1-001 

公司代号：

SDSHF

文件类别：

A1：

合同、协议

A2：

公司章程、验资报告、账号、授权书、许可证、资产移交等

B1：

令、决定、议案

B2：

公告、通告、通报

B3：

请示、批复

B4：

报告、意见

B5：

通知、函

B6：

会议纪要

文件号码：

阿拉伯数字，如：

001，002，003， 004„„„等

7、文书档案的分类方法，实行年度─机构（问题）分类法。

8、各类表单采用手写或打印。

手写的要用毛笔或钢笔填写，钢笔采用碳素或蓝黑墨水，字迹要工整、美观。

三、文书档案借阅管理规定

1、公司员工根据工作需要可以向财务部申请借阅档案文件。

2、借阅人在借阅档案时，必须办理借阅登记手续，配合档案人员做好登记工作，填写《文书档案借阅登记表》（附表2）。

3、档案借阅范围主要根据文件的责任者和主送、抄送范围而定。

（1）无密级文件的查阅范围：

一般员工因工作需要可以查阅。

（2）密级文件的查阅范围：

公司领导、以及经批准的可以查阅的人员。

4、申请方式

借阅人可采用书面形式或电子邮件形式向档案人员提出申请,填写《档案借阅申请表》（附表3）。

5、档案借阅程序

（1）一般文件：

由利用人提出申请，借阅人需要调阅利用纸质文件的，必须填写《档案借阅申请表》（附表3），并经部门领导核准。

（2）密级文件：

由利用人提出申请，部门领导核准后报办公室审批。

借阅有密级的档案，只能在阅览室查阅，不得借出、复印、拍照，如有特殊需要，需经办公室分管领导批准。

6、一次借阅文件数量不得超过10份，借阅时间不超过5个工作日，特殊情况除外。

7、其他单位（一般为合作单位）人员需要利用本单位档案的，需提供单位介绍信并由本单位相关部门人员陪同，并填写《档案借阅申请表》。

8、档案借阅者应对借阅的档案负责，并妥善保管，不得转借、勾划、涂改、污损、折叠、抠除、折卷、撕页、调换文件，要保证案卷的完整与安全。

如发生丢失、损坏、缺页等情况，当事人应立即向档案管理员和公司总经理报告，查清责任，按严重程度作出处理，对隐瞒不报者，应严肃处理。

9、档案借阅后应尽快归还。

借阅者如出差、休假、离职、出国及调离之前必须将档案归还。

10、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等。

11、借阅者应严格遵守以上规定，若有违反者，应追究责任。

四、文书档案的保密工作 

1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。

2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。

3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。

5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密

五、文书档案的销毁工作 

1 、档案管理人员对所管的已经到保管期限的文书档案，本着全面的、历史的、发展的观点进行鉴定，提出销毁意见。

2 、鉴定档案必须在财务部经理及有关业务人员组共同进行鉴定。

对确无保存价值的档案进行登记造册，审批签字后方可销毁。

3 、销毁档案时，应编制文书档案销毁清单，要有两人以上负责监销，点清数量，防止档案移失和泄密。

监销人要在销毁清单上鉴定签字存档。

4、 档案室要将销毁清单装订成册，视为永久材料妥善保管。

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