《中国人民保险公司档案管理办法》.doc

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中国人民保险公司　国家档案局关于印发

　《中国人民保险公司档案管理办法》（修订稿）等三份文件的通知

　　　　　　（１９９４年４月２９日　保发〔１９９４〕８５号）

各省、自治区、直辖市分公司，档案局，各计划单列市分公司，档案局，沈阳市人寿分公司，大连、四川、长沙，厦门寿险公司，中国保险管理干部学院，哈尔滨、南昌、成都保险学校，总公司机关各部门，各附属机构：

　　中国人民保险公司于１９８８年制定并印发了《档案管理办法（试行）》、《业务档案管理细则（试行）》、《档案保管期限表（试行）》等三个文件。

５年来，这些办法对于加强和促进全系统的档案工作，使档案工作更好地为保险业务发展服务，起到了积极的作用。

各级公司以这些规定为依据，在各级领导的关心和重视下，认真并卓有成效地开展了档案工作，使全系统的档案工作取得了长足的进步，但是随着业务的不断发展，这些制度办法中的有些内容已与迅速发展的形势不相适应，如不及时地予以修改和完善，将会影响保险档案工作的进一步发展。

在修订过程中，为使这些办法更切合实际，总公司办公室普遍征求了各方面的意见，进行了认真的修改，并报经国家档案主管部门批准。

　　现将重新修订的三个办法印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

附：

一　　　　　　　　　　　　　修订说明

　　一、此次修订的《中国人民保险公司档案管理办法》、《中国人民保险公司档案保管期限表》、《中国人民保险公司业务档案管理细则》适用于保险系统不同门类，不同载体及不同保管期限的档案。

　　二、为重点收集、保管好永久、长期档案，在修订的文件中对永久、长期档案的整理、归档提出了较严格的要求。

在实际工作中产生的短期档案不仅量大，而且在一定时间内仍有查考和利用价值。

因此各类短期档案仍应按要求整理立卷。

根据短期档案整理业务量大、保存价值相对较小的特点，短期档案的整理及归档可适当降低要求，具体标准由各省级公司会同当地档案管理部门制定。

　　三、随着保险业务的发展，保险档案作为一种专门档案有很多问题需要我们更深地认识和实践。

如保险档案的分类，根据目前人保系统机构设置情况和业务发展状况，保险档案的分类在省、市级公司采用年度－－机构法较为适宜，但在地市级及县级公司，似采用年度－－业务种类（或险种）更为合适。

总之，此问题的最终解决，有待于进一步的实践及探讨。

　　四、《中国人民保险公司档案保管期限表》对各类档案的保存期限，特别是对各类保险档案的保存期限的规定只是一个原则，罗列的险种及其期限的划定是粗线条的。

因此各省公司应在此基础上根据本地区业务发展情况增添新的相关条款和保存期限，制定出能够适合本辖区各级公司归档工作需要的《档案管理办法》及《档案保管期限表》，报当地档案管理部门批准，并报总公司档案处备案。

　　五、承保单证的保存期限系指保险责任终止后的保存年限，超过保存年限即可销毁。

例如，企财险承保单证，按规定保存３年，１９９３年到期的单证，１９９７年即可销毁。

　　六、《办法》、《细则》、《期限表》在执行中如有问题，请告总公司档案处，以便及时更正或解决。

附：

二　　　　　　　　中国人民保险公司档案管理办法

　　　　　　　　　　　　　（１９９４年１月）

第一章　总则

　　第一条　为加强保险系统档案的科学管理，提高档案工作的质量，维护档案的完整与安全，充分发挥档案的信息咨询作用，不断提高档案的社会效益和经济效益，使之更好地为保险事业的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》，结合保险工作的特点，特制定本办法。

　　第二条　本办法所指档案，系指保险公司在保险业务活动中和管理工作中形成的有保存价值的各种文件、电报、单证、报表、帐册、照片、录音、录像、软盘等不同形式或载体的文件材料，保险公司档案包括文书档案、保险档案、会计档案、审计档案、基建档案、声像档案等。

它们是我国保险业务和管理工作的真实记录和原始凭证。

　　第三条　保险公司档案是国家全部档案的组成部分。

保险公司档案工作是保险工作的重要组成部分。

各级公司的各部门都应当把在保险业务活动和各项管理工作中形成的、办理完毕的、有保存和利用价值的各种文件材料及时进行收集、整理、立卷、归档，并列入有关人员的职责范围，作为考核其工作质量的标准之一。

　　第四条　保险公司档案工作的管理原则是：

统一领导，分级管理，确保各类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。

第二章　档案机构和任务

　　第五条　各级公司必须建立健全档案工作机构。

省、自治区、直辖市、计划单列市分公司应设立档案科，配备二名以上专职档案干部。

地市级以下公司也应设立档案机构和配备一定数量的档案工作人员。

　　第六条　各级公司的档案工作受本公司办公室领导，在业务上受同级地方档案行政管理部门和上级主管部门的指导和监督。

　　第七条　档案部门的主要任务

　　１．指导和监督本机关各部门做好各类文件材料的收集、整理、立卷、归档工作；

　　２．集中统一管理本机关各种门类和载体的档案和资料；

　　３．积极开展档案的利用工作，为各项保险业务和管理工作服务；

　　４．按照有关规定，将应进馆的档案移交给当地档案馆；

　　５．组织安排对超过保管期限的档案进行价值鉴定；

　　６．负责对下级公司和直属单位的档案工作进行指导和监督；

　　７．办理领导交办的其他有关的档案业务工作。

　　第八条　各级公司要为档案部门配备政治上可靠、事业心强、熟悉档案业务、能够胜任档案工作，具有高中以上文化程度的干部，并保持相对稳定。

档案干部应定期参加业务培训，在专业技术职务评聘中档案干部应与业务干部享受同等待遇。

　　第九条　档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，刻苦钻研档案管理业务和保险专业知识，不断提高政治素质和业务素质，遵纪守法，忠于职守，尽职尽责地做好档案工作。

第三章　档案的归档要求

　　第十条　各级公司都要建立健全归档制度，各有关部门都应将办理完毕，具有保存价值的文书、保险、会计、审计、基建、声像等文件材料，及时整理、立卷，定期归档。

　　第十一条　立卷的基本原则是：

保证该归档的文件材料齐全完整，按照文件的形成规律和特点，保持各类文件材料的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　第十二条　保险档案案卷标准按《中国人民保险公司保险档案管理细则》执行；文书档案案卷标准按照国家档案局１９８７年颁发的《机关档案工作业务建设规范》执行；会计档案的案卷标准按照国家档案局、财政部１９８４年联合颁发的《会计档案管理办法》执行；审计档案的案卷标准按照国家档案局、审计署１９９１年联合颁发的《关于审计档案管理工作的规定》执行；基建档案的案卷标准按照国家档案局、国家计委１９８８年联合颁发的《基本建设项目的档案资料管理暂行规定》执行。

　　第十三条　各类档案在装订前要去掉文件中的金属物，对纸张破损或字迹已扩散的档案必须及时修补或复制，复制件应与原件一起立卷。

在装订线外有文件内容的，应加宽边。

装订应结实、整齐、美观。

　　第十四条　各类案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录、案卷目录及备考表。

案卷标题要求简明扼要，准确地反映出卷内文件的内容，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

　　第十五条　归档时间：

保险赔案档案应在结案后的次年六月底前，保险凭证档案应于保险责任终止后的次年六月底前，会计档案应于会计年度终了后的次年六月底前、文书、审计、声像、基建档案应于形成之后的次年六月底前向档案室移交。

　　各部门向档案部门归档时，应填写案卷目录一式三份，经双方清点核对无误后，双方在《案卷接收（移交）登记簿》上签字。

第四章　档案的管理

　　第十六条　档案部门对接收的档案要及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并编制检索工具，做到妥善保管，存放有序，查找方便。

　　第十七条　各级公司档案部门必须建立健全保密制度、库房管理制度、档案借阅制度、档案统计制度等管理制度和档案工作人员岗位责任制，并严格执行。

定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时采取补救措施进行抢救。

　　第十八条　各级公司必须设置与本公司档案业务发展相适宜的档案库房，购置必备的档案装具。

库房要坚固，要有防火、防盗、防潮、防高温、防虫鼠、防光、防尘等设施。

如：

消防器材、温湿计、吸尘器、空调器等。

　　第十九条　各级公司档案部门要加强各种与保险工作有关的业务资料（如法律、天文、气象、交通、消防、土壤等）的收集和积累工作。

使档案室成为档案和信息的储存、利用、咨询和交流的服务中心。

　　第二十条　各级公司的档案部门要重点保护好永久和长期档案，并积极与当地档案部门配合，按时向当地档案馆移交档案。

　　第二十一条　临时性机构撤销时，其档案应向本公司档案部门移交。

档案工作人员调动工作时，应当在离职前办理好交接手续。

　　第二十二条　保险档案的管理要不断采用新的技术设备，如计算机、复印机、光盘、缩微机等，加快实现现代化管理步伐。

第五章　档案的利用

　　第二十三条　档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，积极做好提供利用工作。

各公司档案部门应积极配合机关各项业务和管理工作的需要，编辑各种重要文件汇编、全宗介绍、大事记、基础数字汇编、案例选编、法规汇编、发文汇集等，为业务工作服务。

　　第二十四条　调阅档案一定要遵守档案借阅制度，履行档案借阅和归还手续。

　　第二十五条　档案利用者应负安全和保密责任。

不得泄密、遗失、污损。

严禁剪裁、涂改、篡改档案的违法行为，未经档案部门准许，不得转借档案。

第六章　档案的鉴定和销毁

　　第二十六条　各级公司对超过保管期限的档案要进行鉴定。

鉴定工作应在本公司办公室领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组，对超过保管期限的档案提出存毁意见。

对确定销毁的档案，要登记造册，经主管领导审查批准后予以销毁。

销毁档案时，必须有两人监销，监销人员应在销毁清单上签字。

　　第二十七条　销毁档案应与本公司保密、保卫部门取得联系，严格防止档案遗失和泄密。

第七章　奖惩

　　第二十八条　各级公司档案部门应建立和完善工作检查和考核制度、对于档案工作成绩特别突出者，应给予精神和物质奖励。

　　第二十九条　对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定，予以处罚。

第八章　附则

　　第三十条　各级公司可根据本办法，结合本公司档案工作的具体情况，制定实施细则，并报上级主管部门和同级档案行政管理部门备案。

　　第三十一要　本办法各自１９９４年起执行。

附：

三　　　　　　　中国人民保险公司保险档案管理细则

　　　　　　　　　　　　　（１９９４年１月）

　　第一条　为加强保险档案规范、科学化管理，更好地为保险事业发展服务，根据国家档案局的有关规定和保险业务的特点，制定本细则。

　　第二条　本细则所包含的档案，主要指在承保、理赔（给付）、防灾防损等保险业务工作中直接形成的各种文件、材料、单证、图表、照片、录音（像）带等。

　　第三条　本细则所指保险档案的归档范围如下：

　　一、承保单证

（一）保单副本及附表；

（二）批单副本、附表及批改申请书；

　　（三）投保单及附表；

　　（四）保险费收据（存根联）；

　　（五）退费收据（存根联）；

　　（六）保险合同或协议；

　　（七）保费结算通知书（国内业务无此项）；

　　（八）中途退保的有关单证、附表、合同、协议；

　　（九）其他。

　　二、赔案

（一）国内财产险、农业保险赔案

　　１．出险通知书；

　　２．损失清单；

　　３．出险证明材料；

　　４．保单抄件；

　　５．批单抄件；

　　６．事故查勘报告表；

　　７．检验结果或技术鉴定报告；

　　８．估价单、定损协议、修理协议；

　　９．医疗费、修理费、施救费等各种原始单证；

　　１０．结案报告书；

　　１１．赔款计算书及附表；

　　１２．赔款收据（存根联）；

　　１３．授权书或权益转让书；

　　１４．撤销授权书的函；

　　１５．损失索赔申请书；

　　１６．损失物资回收处理单；

　　１７．预借赔款申请书；

　　１８．注销、拒赔案件报告书；

　　１９．赔案呈批报告副本及上级批复文件；

　　２０．行政执法部门或法院调解书、判决书或仲裁机关的仲裁书；

　　２１．现场照片；

　　２２．赔案说明或定损理算说明；

　　２３．其他。

（二）人身险给付案

　　１．给付申请书；

　　２．保单或投保单副本抄件；

　　３．储蓄性业务给付案件保险证及最后一期缴费凭证；

　　４．出险事故通知书；

　　５．现场勘查记录；

　　６．出险调查报告；

　　７．死亡（伤残）证明；（由所在地公安派出所出具的死亡、出生年月证明，伤残由县以上医院出具残废程度证明）；

　　８．其他证明材料（包括门诊处方、医疗费原始单据、住院病历及出院诊断证明、交警司法部门证明等）；

　　９．给付保险金通知书；

　　１０．起诉书、应诉书、答辩状、法院仲裁书、庭外调解协议书；

　　１１．给付领款收据；

　　１２．批单；

　　１３．现场照片及被保险人伤残部位照片；

　　１４．案件呈批报告副本及上级公司批复文件；

　　１５．权益转让书；

　　１６．其他。

　　（三）涉外业务

　　１．非水险（包括财产险、汽车险、人身意外伤害险、责任险、船舶险、飞机险、投资险，出口信用险）赔案

　　（１）赔款收据及权益转让书；

　　（２）各种发票；

　　（３）出险通知；

　　（４）事故经过报告；

　　（５）检验报告（律师报告、分析报告、现场照片、医院证明等）；

　　（６）医疗费或修理费单据；

　　（７）估价单；

　　（８）赔款计算书；

　　（９）保单副本或影印件；

　　（１０）本公司与上级公司关于赔案的请示批复；

　　（１１）各类调解、仲裁、判决、协议书等；

　　（１２）批单；

　　（１３）函电；

　　（１４）向第三者追偿的文件；

　　（１５）索赔通知书；

　　（１６）现场照片；

　　（１７）证明材料；

　　（１８）修理合同或协议；

　　（１９）其他。

　　２．水险业务赔案

　　（１）函电；

　　（２）索赔清单；

　　（３）检查验损报告；

　　（４）发票；

　　（５）装箱单；

　　（６）进口国的海关证明；

　　（７）保单正本、批单；

　　（８）提单及其他运输单据；

　　（９）赔款收据及权益转让书；

　　（１０）理算书；

　　（１１）现场照片；

　　（１２）货损货差证明；

　　（１３）赔款计算书；

　　（１４）外汇申请书；

　　（１５）海事报告及航海日志摘要；

　　（１６）向承运人或其他第三者追偿的文件；

　　（１７）如通过法律诉讼的案件应包括起诉书，委请国外律师代办诉讼授权书和权益证明；

　　（１８）超赔案审批权的案件的请示、批复。

　　（１９）登轮记录；

　　（２０）担保函；

　　（２１）起运通知；

　　（２２）其他。

　　（四）防灾防损业务

　　１．保险标的周围环境及主要危险部位标示图；

　　２．防灾检查记录；

　　３．重大隐患整改建议书；

　　４．各种灾害事故调研报告，课题研究材料；

　　５．灾害事故发生的原因、损失范围、时间、损失金额等情况记录；

　　６．防灾防损费用支出、防损措施，办法、成果、经济效益；

　　第四条　保险档案的整理、立卷应以保证各种文件、单证的系统、完整、真实和保持历史联系为原则。

　　承保单证按保险单（副本）顺序号每２００页立为一卷。

赔（给）付卷根据案情性质，案情繁简程度和文件的多寡，可一案一卷或一案数卷。

案卷厚度一般不过二厘米。

　　第五条　承保单证、赔案等均由业务经办人立卷，按期归档。

　　第六条　不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

当年结案的赔（给）付案卷归入所属的业务年度，跨年度的赔案归入结案时业务年度。

　　第七条　保险档案的卷内排列顺序

　　承保单证按照承保工作程序依次排列；

　　赔案（给）付案卷内的排列原则是：

有批复的案件，批复放在卷首；非诉讼案件的结论、决定等放在卷首；诉讼案件判决性材料放在卷首。

卷内其它文件的排列顺序按照理赔工作程序依次排列。

　　第八条　各类赔（给）付案卷要认真填写卷内目录和备考表。

并逐页编写文件所在页号，卷内目录应填写齐全，字迹工整。

　　卷内目录的填写：

　　①顺序号：

按卷内实有文件、单证的排列顺序填写；

　　②文号：

按卷内文件制发机关的发文字号填写；

　　③责任者：

按卷内材料形成单位的名称填写；有的材料如有几个“责任者”可只填写一个主要单位；

　　④标题：

按卷内文件材料的标题填写；

　　⑤日期：

按卷内文件材料的形成时间填写；

　　⑥文件所在页号：

按卷内文件材料所在页号填写。

若干张单据粘贴在一张粘贴单上时，每张粘贴单按一页编号；但粘贴单中附贴几张单居，应在目录“备注”栏内注明。

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