供应部作业指导书汇编.doc
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连云港金信利不锈钢有限公司
文件号JXL/GY-QW-00-2010版本1/修订0
供应部作业文件汇编
编制：
审核：
批准：
收件部门：
受控状态：
发放编号：
2010-09-01发布2010-09-01实施
连云港金信利不锈钢有限公司
供应部作业文件目录
序号
文件名称
文件编号
版本/修改次数
1
供应部岗位职责
JXL/GY-QW-01-2010
1/0
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供应部工作流程图
JXL/GY-QW-02-2010
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连云港金信利不锈钢有限公司岗位职责
文件编号JXL/GY-QW-01-2010
第0次修订
标题：
供应部岗位职责
修订日期：
实施日期：
2010.09.01
版本：
1
页码：
1/4
1、目的
负责公司生产所需各种物资及零配件的采购任务。
2、范围
适用于供应部及各科室。
3、供应部组织结构图
供应部部长
镍铬合金科
物资科
废钢科
炉料辅科专员
各类合金专员
合金科
废钢科采购专员
杂品劳保专员
油料油品专员
机电设备专员
耐材专员
经营总监
4、职责
4.1供应部职责：
4.1.1根据公司生产计划，编制公司采购计划，分解目标，监督实施，并努力达成目标。
4.1.2负责公司采购物资的质量与成本控制工作。
4.1.3负责各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作。
4.1.4负责重要物资供方质量保证能力调查、实地评价、定期评估、供货质量评定工作，选择合格供方。
4.1.5负责采购合同、采供物资技术协议的登记、存档工作。
4.1.6负责对采供执行过程进行控制管理，确保采购进度，满足生产需求。
编制：
审核：
批准：
连云港金信利不锈钢有限公司岗位职责
文件编号JXL/GY-QW-01-2010
第0次修订
标题：
供应部岗位职责
修订日期：
实施日期：
2010.09.01
版本：
1
页码：
2/4
5、各岗位职责
5.1供应部长岗位职责（直接上级：
经营总监；直接下级：
供应科长）：
5.1.1根据公司生产计划，编制公司采购计划和预算，分解目标，监督实施，满足生产需要。
5.1.2按采购计划，监督本部各科室完成物资的采购任务，并监督各科室在采购中减少开支。
5.1.3做好重要物资供方质量保证能力调查、实地评价工作，选择合格供方。
采购物资供方，均需进行供方实地评价合格。
5.1.4做好重要、大宗物资订货的业务洽谈工作，所有采购合同均履行审批手续。
5.1.5做好供应商稳定供货质量及供货时效性管理工作，定期对供方供货质量进行评估。
5.1.6做好各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理等工作，并及时向经营总监汇报重要价格信息。
每月至少召开一次价格分析会。
5.1.7做好供应人员业务培训年度计划，提高供应人员的业务素质。
5.1.8做好采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作。
5.1.9做好记录控制工作。
重要物资、一般物资合格供方，均登录《（类）物资合格供方名单》且均有《供方实地评价表》、《评定记录表》；采购合同均登录《采购合同台账》；技术协议均登录《协议类文件清单》。
5.2供应部长岗位权力：
5.2.1编制公司采购计划和预算的权力。
5.2.2制定采购策略的权力。
5.2.3考察供方质量保证能力，选择合格供方的权力。
5.2.4对供应商供货质量、供货时效性进行定期评价的权力。
5.2.5收集各类供应信息，分析、整理，组织召开价格分析会的权力。
5.2.6管理、考核、培训本部门员工的权力。
5.2.7监督、检查合同执行情况的权力。
5.2.8管理供应部日常工作的权力。
5.3供应科长岗位职责（直接上级：
供应部长；直接下级：
业务主办）：
5.3.1根据公司生产计划，编制本科室采购计划、预算，分解目标，监督实施，并努力达成目标，保证公司生产正常进行。
5.3.2协助供应部长，进行重要物资供方质量保证能力调查、实地评价工作，选择合格供方。
5.3.3负责与供应商沟通、联络，及时将生产部、质检部的意见反馈给供应商，保证生产物资的正常供应。
5.3.4负责各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作。
连云港金信利不锈钢有限公司岗位职责
文件编号JXL/GY-QW-01-2010
第0次修订
标题：
供应部岗位职责
修订日期：
实施日期：
2010.09.01
版本：
1
页码：
3/4
5.3.5主持一般采购合同的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。
5.3.6负责物资运输、交验工作。
5.3.7管理、考核、培训本科室员工。
5.4供应科长岗位权力：
5.4.1编制本科室采购计划、预算的权力。
5.4.2参与制定采购策略的权力。
5.4.3实地考察供方质量保证能力，选择合格供方的权力。
5.4.4收集各类物资信息，分析、整理，报告的权力。
5.4.5管理、考核、培训本科室员工的权力。
5.4.6指导业务主办，洽谈业务，编制合同、复核合同的权力。
5.4.7监督、检查合同执行情况的权力。
5.4.8组织物资运输、交验工作的权力。
5.5业务主办岗位职责（直接上级：
供应科长）：
5.5.1根据本科室采购计划，落实，完成采购任务，保证公司生产正常进行。
5.5.2根据本科室采购计划，具体负责选择合格供方，洽谈、评审、审批、签订合同。
5.5.3负责办理采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作。
5.5.4负责各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作。
5.5.5负责与供应商沟通、联络，督促发货、运输工作，保证生产物资的正常供应。
5.5.6对本人负责的采购合同，履行合同跟单责任制，具体负责合同洽谈、评审、签订、执行、运输、交接，对合同执行情况负全责。
5.6业务主办岗位权力：
5.6.1有从《合格供方名单》中，选择合格供方，洽谈、评审、编制合同、审批、签订合同的权力。
5.6.2有办理采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作的权力。
5.6.3收集各类供应信息，分析、整理，报告的权力。
5.6.4检查、汇报，本人负责跟单合同执行情况的权力。
5.6.5与供应商沟通、联络，督促发货、运输的权力。
5.6.6实地考察供方质量保证能力。
5.7业务员岗位职责（直接上级：
业务主办）：
5.5.1根据本科室采购计划，协助业务主办落实，完成采购任务，保证公司生产正常
进行。
5.5.2根据本科室采购计划，协助业务主办选择合格供方，洽谈、评审、审批、签订
合同。
5.5.3负责办理采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作。
5.5.4负责各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作。
连云港金信利不锈钢有限公司岗位职责
文件编号JXL/GY-QW-01-2010
第0次修订
标题：
供应部岗位职责
修订日期：
实施日期：
2010.09.01
版本：
1
页码：
4/4
5.5.5协助业务主办与供应商沟通、联络，督促发货、运输工作，保证生产物资的正
常供应。
5.5.6对业务主办负责的采购合同，协助其履行合同跟单责任制，协助其进行合同洽谈、评审、签订、执行、运输、交接，对合同执行情况负协助责任。
5.8业务员岗位权力：
5.6.1有协助业务主办从《合格供方名单》中，选择合格供方；并协助其洽谈、评审、
编制合同、审批、签订合同的权力。
5.6.2有协助业务主办办理采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作的权力。
5.6.3有协助业务主办收集各类供应信息，分析、整理，报告的权力。
5.6.4有协助业务主办检查、汇报，业务主办负责跟单合同执行情况的权力。
5.6.5有协助业务主办与供应商沟通、联络，督促发货、运输的权力。
1.供应部部长职位说明书：
职位名称
供应部部长
所属部门
供应部
直接上级
经营总监
直接下级
供应科长
任职资格
1.具有大专（含）以上学历，具有良好的职业道德。
2.三年以上钢材采购经验，工作思路清晰。
3.性格中性，沉稳，有较好的沟通能力，人品正直、诚实，良好的沟通表达能力，具有较强的商务谈判能力。
4.熟悉招标和采购流程，熟悉供应商评估、考核，熟悉相关质量体系标准
5.良好部门内和跨部门的组织和协调能力、人际沟通能力，团队协作能力强
职
责
一
职责表述：
采购计划、采购策略
工作
任务
1.根据公司生产计划，编制公司采购计划和预算，分解目标，监督实施，确保采购任务按时完成。
2.按采供计划，制定适当的采购策略，降低采购成本，保证企业经济效益指标顺利完成。
3．负责各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作。
每月至少召开一次价格分析会。
4.指导监督各科室进行重要、大宗物资订货的询价、洽谈、合同签订、合同执行
5.做好采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作
考核重点：
采购计划完成的时效性、采购策略的经济性。
职
责
二
职责表述：
供应商管理、部门管理
工作
任务
1.负责重要物资供方质量保证能力调查、实地评价工作，按供方实力、供货质量、信誉程度，选择合格供方，广泛拓展供应渠道。
2.负责对供应商稳定的供货质量、供货时效性进行管理、评价。
3.做好记录控制工作。
重要物资、一般物资合格供方均登录《（类）物资合格供方名单》且均有《供方实地评价表》、《评定记录表》；采购合同均登录《采购合同台账》；技术协议均登录《协议类文件清单》。
4.定期对本部门员工进行绩效考核，按照奖惩制度实施奖惩。
负责供应人员业务培训，提高供应人员的业务素质
5.管理供应部日常工作
考核重点：
供应商管理的规范性、部门管理的有效性
2.供应科科长职位说明书：
职位名称
供应科科长
所属部门
供应部
直接上级
供应部部长
直接下级
业务主办
任职资格
1.具有大专（含）以上学历，一定物资采购知识和管理能力
2.二年以上相关工作经验，有一定的管理协调能力和沟通能力
3.有较强的工作责任感和事业心，原则性强，能吃苦耐劳
职
责
一
职责表述：
采购计划、市场信息
工作
任务
1.根据公司生产计划，编制本科室采购计划、预算，分解目标，监督实施，并努力达成目标，保证公司生产正常进行
2.负责各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作
3.主持一般采购合同的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况
4.负责物资运输、交验工作
考核重点：
采购计划完成的时效性、市场信息准确性、及时性。
职
责
二
职责表述：
供应商管理、科室管理
工作
任务
1.协助供应部长，进行重要物资供方质量保证能力调查、实地评价工作，选择合格供方
2.负责与供应商沟通、联络，及时将生产部、质检部的意见反馈给供应商，保证生产物资的正常供应
3.定期对本部门员工进行绩效考核，按照奖惩制度实施奖惩。
4.负责供应人员业务培训，提高供应人员的业务素质
考核重点：
供应商管理的规范性、科室管理的高效性。
3.业务主办岗位说明书：
职位名称
业务主办
所属部门
供应部
直接上级
供应科科长
直接下级
业务员
任职资格
1.具有大专（含）以上学历，适应能力强，能严格遵守公司各项规章制度
2.一年以上相关工作经验，服从性好，有很强的执行力
3.熟练操作电脑办公自动化软件
4.工作责任心强，能吃苦耐劳，工作效率高
5.沟通协调能力强，有良好的工作心态
职
责
一
职责表述：
采购计划
工作
任务
1.根据本科室采购计划，落实，完成采购任务，保证公司生产正常进行
2.根据本科室采购计划，具体负责选择合格供方，洽谈、评审、审批、签订合同
3.负责办理采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作
4.负责各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作
考核重点：
采购计划完成的时效性。
职
责
二
职责表述：
合同跟单
工作
任务
1.负责与供应商沟通、联络，督促发货、运输工作，保证生产物资的正常供应
2.对本人负责的采购合同，履行合同跟单责任制，具体负责合同洽谈、评审、签订、执行、运输、交接，对合同执行情况负全责
考核重点：
合同跟单的有效性。
4.业务员岗位说明书：
职位名称
业务员
所属部门
供应部
直接上级
业务主办
直接下级
－
任职资格
1.具有大专（含）以上学历，适应能力强，能严格遵守公司各项规章制度
2.一年以上相关工作经验，服从性好，有很强的执行力
3.熟练操作电脑办公自动化软件
4.工作责任心强，能吃苦耐劳，工作效率高
5.沟通协调能力强，有良好的工作心态
职
责
一
职责表述：
采购计划
工作
任务
1.根据本科室采购计划，协助业务主办落实，完成采购任务，保证公司生产正常进行
2.根据本科室采购计划，协助业务主办选择合格供方，洽谈、评审、审批、签订合同
3.协助业务主办办理采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作
4.协助业务主办各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作
考核重点：
采购计划完成的时效性。
职
责
二
职责表述：
合同跟单
工作
任务
1.协助业务主办与供应商沟通、联络，督促发货、运输工作，保证生产物资的正常供应
2.对业务主办负责的采购合同，协助其履行合同跟单责任制，协助其进行合同洽谈、评审、签订、执行、运输、交接，对合同执行情况负协助责任。
考核重点：
合同跟单的有效性。
连云港金信利不锈钢有限公司作业指导书
文件编号JXL/GY-QW-02-2010
第0次修订
标题：
供应部工作流程
修订日期：
实施日期：
2010.09.01
版本：
1
页码：
1/3
1、目的
明确物资采购流程，保证物资采购质量。
2、适用范围
适用于供应部物资采购工作。
3、职责：
供应部按此工作流程进行物资采购。
4、采购控制程序
4.1采购物资信息确认：
根据生产部《采购物资申请单》，《订货技术条件》，质检部《库存物资报表》，与生产部确认采购物资品种、数量、质量标准、交货期。
4.2供方信息收集：
通过实地考察、调查、网络查询、电话联系、业内人士，收集供应商库存、规模、销售状况、行业背景、价格、实力、信誉等信息，筛选出与公司采购计划划相匹配的供应商。
4.3业务洽谈：
4.3.1供方考察：
对意向供应商，进行实地考察。
A）考察内容主要为：
资质、货源渠道、经营规模、货物类型、价格、信誉等。
B）如考察对象为贸易公司，还需考察资质证明。
如是进口废钢需提供进口许可证和国家承认的相关报告。
C）要求现场落实货物质量、数量。
D）价格考察：
运到价、承兑价、现金价等
E）凡进行实地考察的供方，填写《供方实地评价表》（JXL/QL7.4-01-01）。
实地考察合格的供方，列入合格供方备选名单。
4.3.2重要、大宗物资采购，经过考察后，邀请供应商来我公司参加订货会，就品种、价格，质量、交货期、物流，付款方式等事项进行详细洽谈。
一般物资采购，由业务主办直接与供方，就品种、价格，质量、交货期、物流，付款方式等事项进行详细洽谈。
4.3.3运输方式原则上采取供方送货的方式。
4.3.4每单采购合同，洽谈供方不少于三家。
4.3.5洽谈过程，形成《采购合同洽谈、审批记录》（JXL/QL7.4-01-06）。
4.4合同评审：
4.4.1重要、大宗物资采购，要求按《合同评审程序》（JXL/QP-7.2-01）进行评审。
4.4.2重要、大宗采购物资指：
A）采购计划如不能按期、按质、按量完成，将影响生产进度，进而影响销售合同履行的。
编制：
审核：
批准：
连云港金信利不锈钢有限公司作业指导书
文件编号JXL/GY-QW-02-2010
第0次修订
标题：
供应部工作流程
修订日期：
实施日期：
2010.09.01
版本：
1
页码：
2/3
B）供方为第一次合作。
C）一次采购物资金额超过100万元的合同。
4.4.3若合同评审通过，编制《合同评审记录》（JXL/QL7.2-01-01）。
准备上报材料。
4.4.4若合同评审未通过，则继续按4.1、4.2、4.3进行。
4.5采购信息上报：
业务主办将：
《供方实地评价表》、《采购合同洽谈、审批记录》、《合同评审记录》（若
一般物资采购，不需此项），上报价格委员会。
价格委员会，根据上报材料，分析、比较，核准供方、采购价格、付款方式、运输方式等。
4.6付款申请、合同审批：
4.6.1业务主办、业务员根据价格委员会，确定的供方、采购价格、付款方式等，编制采购合同，付款申请报批。
审批流程为：
业务主办、业务员法律事务科长供应科长财务部长
供应部长经营总监。
4.6.2合同审批通过后，业务主办与供方签订采购合同。
4.6.3供应部留存正式合同，复印件：
财务部一份、办公室一份、质检部一份。
4.7合同执行：
4.7.1合同签订后，采取合同跟单责任制；每一单合同都必须有一名业务主办跟单，具体负责合同洽谈、评审、签订、执行、运输、交接，对合同执行情况负全责。
4.7.2若需预付款，由业务主办负责向财务部请款，办理预付款事物。
4.7.3合同执行期间，跟单业务员随时与供方保持联系，保证采购物资按时到场。
4.8物资进场交付验收：
4.8.1物资进场前，跟单员应提前通知质检部、生产部、保卫科，做好接货准备，并向送货人员交代交货验收程序，注意事项。
4.8.2物资进场后，跟单员会同仓管员，根据合同，核实送货品种、数量、规格、交货期等。
4.8.3如发现接收之物料数量不足时，由仓管员将实数记于《收货单》上，签名后交于业务员。
业务主办将实际物料数量和所欠数量以书面形式通知供方补料。
4.8.4跟单员配合生产、质检、地磅房，安排过磅，质量验证；如需化验，则配合抽样。
4.8.5仓管员开具《收货单》、《入库单》。
A）《收货单》一式五联，第一联存根（白色）；第二联（红色），业务员凭此办理报销手续；第三联（绿色），业务员凭此办理《入库单》手续；第四联（蓝色），供应部留存，登记采购账簿；第五联（黄色），库房留存，登记库房账簿。
B）《入库单》一式三联；第一联仓库留根；第二联，交供应部；第三联仓库记账。
4.8.6验收不合格，由跟单员通知供方，联系处理事宜。
连云港金信利不锈钢有限公司作业指导书
文件编号JXL/GY-QW-02-2010
第0次修订
标题：
供应部工作流程
修订日期：
实施日期：
2010.09.01
版本：
1
页码：
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4.9资料归档
4.9.1《采购物资申请单》、《订货技术条件》、《合同评审记录》、《工业品买卖合同》、《采购合同洽谈、审批记录》归档。
采购合同，登录在《采购合同台账》（JXL/QL7.4-01-07）；
《订货技术条件》，登录在《协议类文件清单》（JXL/QL4.2-01-07）。
4.9.2跟单员凭《入库单》，质检部出具的合格《检验报告》，到财务部门办理付款手续，进入财务付款系统。
4.10财务结算中心：
财务部根据质检部出具的：
合格《检验报告》、《入库单》；供应部提供的：
供方出具的《全额增值税发票》、《工业品买卖合同》，按合同规定的付款方式，按期付款。
4.11合同执结：
采购物资验收合格，货款两清则合同执结。
4.12供方管理：
4.12.1第一次供货的供方，经生产试用后，供应部应组织生产、质检进行供方评定，形成《供方评定记录》（JXL/QL7.4-01-05）。
若OK，则列入《合格供方名单》。
若NO，则从《合格供方名单》备选中删除，进入D类供方名单。
4.12.2每年初，供应部应会同生产、质检，对供方进行定期评估，形成《供方定期评估表》（JXL/QL7.4-01-03）。
若OK，则继续列入合格供方；
若NO,则从《合格供方名单》中删除。
4.12.3供方进行分级管理：
A）A类供方：
实力雄厚，信誉良好，质量优良，供货及时，价格公道、愿意垫资的供方。
B）B类供方：
具有一定实力，信誉良好，质量优良，供货及时、价格公道的供方。
C）C类供方：
实力较弱，质量、交货期不能绝对保证，价格不甚公道的供方。
D）D类供方：
被我方从《合格供方名单》删除的供方。
单位名称
供应部
流程名称
供应部工作流程
经营总监
供应部
质检部
生产部
销售部
供方
付款申请
合同审批
OK
合
同
评
审
NO
列入D类供方名单
OK
NO
一般合同
列入《合格供方名单》
《供方定期评估表》每年年初
合同执结
财务结算中心
供应部归档
合同签订、执行
采购信息上报
特殊、
大宗
合同性质
业务洽谈
供方信息收集
开始
采购物资信息确认
物资进厂交验
成品入库
OK
库存报表
NO
生产
领用
生产
物资采购申请单
生产任务通知单
通知供方
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