档案管理制度(包括人事档案).doc

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档案管理制度

根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》，结合本公司实际，制定本办法：

第一条公司档案管理以集中管理为主，即公司文书类档案由公司办公室设一名档案员统一管理，有关职能部门的档案如技术档案、财务档案、人事档案、分别由技术部、财务部、人事部管理，便于及时利用，保持档案的完整与安全。

公司各部门中（上述三部门业务档案除外）具有参考价值的文件、材料，每年元月10日之前由各部门负责清理后，公司办公室及时整理归档。

第二条公司办公室负责公司的档案管理工作，对公司有关职能部门的档案管理定期进行指导、监督和检查，其具体任务如下：

1、收集、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；

2、积极开展档案为公司提供利用的工作；

3、进行档案鉴定；

4、进行档案统计；

5、学习《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》之有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷的基本方法，保证档案的质量。

第三条立卷的范围

1、上级机关颁发的法令、法规、指示、决定、决议、国家部委颁布的行业标准、法规、报告等；

2、公司向上级机关的请示报告、工作计划等；

3、公司与有关单位的信件、协议书、合同书等；

4、公司会议的原始会议记录、记要和发文（发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）等；

5、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；

6、公司主持召开的专业会议的领导讲话、文件和会议纪要及外单位的带回的需贯彻执行的资料文件；

7、公司重要的技术资料、财务账据、人事档案等；

8、其他具有保存价值的文件材料和重要的工作经验资料等。

第四条关于立卷

1、立卷的文件资料应保持其原始形状，按自然形成，历史联系的原则和立卷要求特点及文件内容进行立卷；

2、在一卷内要按问题或文件形成的时间、系统排列；

3、案卷标题要简明正确，整理好的案卷要确定保管期限，原则上分为：

永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种；

4、档案归集后，要对案卷统一排列编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

5、密级性文件必须由公司机要员专人专柜管理。

第五条档案的借阅

1、内部借阅档案要履行借阅手续。

调阅档案，只能查阅，不能带走，必须带走的，应由行政部经理签字同意后方能带走，并要写明事由；

2、密级性文件（包括财务档案、技术档案和人事档案）经总经理批准后方可查阅，但不准带出机要室，不准影印。

3、参阅人不得转借、拆卸、调换、涂改、损毁所借文件，不得在文件上圈点、划线，未经批准不得影印；

4、调卷人确因工作原因需要复印一般性文件的，需经办公室主任批准。

密级性文件需经行政部经理审查，报总经理批准。

附：

人事档案管理规定

人事档案管理规定

一、人事档案的管理归口公司综合办公室管理。

二、人事档案包括人员求职表、个人履历表、身份证复印件、学历及专业证书复印件，业绩考核表、考勤记录、奖励、处罚记录等相关资料。

三、人事档案属秘密，一律不得外借，除总经理、办公室主任外，其它部门查阅须经总经理批准。

四、人事档案须装订整齐、摆放有序、以防错乱丢失。

五、人事档案定期检查核对，以保证其完整、安全。

六、根据人事变动情况，及时制做人员名册及人员结构表报公司领导，送公司办公室、财务部等部门。