档案管理制度A0版.doc
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黄山睿基新能源股份有限公司
HuangshanRunsolNewEnergyCo.,Ltd.
制度名称
档案管理制度
颁布组织
黄山睿基新能源股份有限公司
文件编号
HSRJ-ZD-GMO-09
版本号
A0版
受控状态
内控
发布日期
2016年月日
执行日期
2016年月日
所属部门
总裁办公室
审核人
批准人
1.总则
为了规范公司档案管理工作，保证公司档案的完整性及保密性，结合公司的具体情况，特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于公司各类档案管理工作。
3.定义
档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
4.组织和权责
4.1公司设立档案室，隶属于总裁办公室，负责公司档案的集中管理及制度执行及检查工作，并负责督促指导各部门档案管理。
4.2公司各部门负责本部门的档案收集、整理，并按规定移交归档。
4.3公司档案根据其重要性和保密程度实行二级管理，一级管理是指公司总裁办公室的统筹管理，二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
4.4总裁办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
4.5档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5.档案的内容
5.1分类及编码规则
5.1.1档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。
5.1.2公司档案分为以下九类：
A、文书档案（WS）：
外单位收文、外联公文、内部公文、年度工作计划总结、公司级会议纪要、党建、制度、规定、办法等。
B、证照档案（ZZ）：
营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等。
C、人事档案（RS）：
个人人事档案（详见《人事管理制度》之“员工档案”规定）、综合人事档案（除个人人事档案以外其他人事档案）。
D、财务档案（CW）：
会计凭证（F1）、账簿（F2）、报表（F3）、证件类（F4）、其他类（F5）。
E、经营档案（JY）：
营销类、采购类、生产类、质量类、技术类。
F、项目档案（XM）：
项目前期评审会议纪要、销售合同/技术协议及补充文件、设计图纸/技术文件、招投标文件、大宗物资的采购合同及重要补充文件、产品交付/安装/调试/验收凭证或报告、项目总结报告、售后运维资料等。
G、合同档案（HT）：
除劳动类合同外的所有合同。
H、科技档案（KJ）：
设备类、基建类、研发项目类等。
I、其他档案（QT）：
声像资料（照片、底片、录音带、录像带等）、实物资料（奖牌、奖状、奖杯、锦旗、印模题词、题字等）、内刊、展会资料、VI资料等。
5.1.3档案编码规则及保管期限
HSRJ.WS.0.2016-0001
当年同类同价值第一件
二〇一六年度
永久
文书档案
公司简称
归档时间按单份文件，以“件”为单位，保管期限分5类，分别为：
永久（“0”表示）、15年（“15”表示）、10年（“10”表示）、5年（“5”表示）、3年（“3”表示）。
5.2归档时间及要求
5.2.1即时归档：
下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
A、公司规定的密级文件；
B、重要文件，如政府批文、核准文件等；
C、公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
D、其他认为需要即时归档的资料。
5.2.2定期移交：
各部门管理的电子档案总目录应至少每月上旬和下旬各向档案室报备、更新一次，各类档案定期移交的时间节点要求如下：
序号
档案类别
归档时间
归档地点
归档要求
1
文书档案
翌年3月份之前
档案室
1.归档材料必须是原件（定稿）；
2.格式统一、文字/图样清晰、数量齐全、内容完整、装订整洁；
3.录像档案应注明标题、讲话人、录音时间、录制人、检查人等。
4.实物档案应保持其原貌，并附有简要的说明。
2
证照档案
即时归档
档案室
3
人事档案
即时归档
人事行政部
4
财务档案
翌年3月份之前
财务部
5
经营档案
翌年3月份之前
档案室
6
项目档案
项目验收后一个月内
档案室
7
合同档案
合同签订后三个工作日内
档案室
8
科技档案
设备类：
即时归档
基建类：
竣工验收合格后一个月内
研发项目类：
项目完结后一个月内
档案室
9
其他档案
即时归档
档案室
6.档案的保管
6.1档案的保管期限
6.1.1公司档案保管期限规定为永久、定期两种。
定期中实行标时式，一般分为5年和15年，可根据工作需要进行适当调整。
6.1.2永久保管的档案：
凡是记述和反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，在为企业建设、技术管理、科学研究等方面有长远利用价值的各种载体的档案，列为长久保管。
6.1.3定期保管的档案：
凡是在较短时间内对本企业经营管理、生产技术管理、建设、科研等方面有参考利用价值的各种载体的档案，列为定期保管。
6.2档案室管理规定
6.2.1非档案室管理工作人员不得擅自进入档案库，需要进入时，必须经档案管理人员许可，在其陪同下，方可进入。
6.2.2档案保存应专室专用、专柜专用，永久、定期案卷分列存放。
6.2.3文件柜排列符合编号规律，调整方便，应保持有机联系与系统性。
6.2.4档案库内严禁吸烟、吃零食，禁放易燃物品，注意清洁卫生，消防器材定期检查，做到“九防”：
防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染。
6.3档案资料的保密规定
档案分绝密、机密、秘密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。
6.3.1“绝密”档案包括：
相关政府批文、审计档案、会计凭证、财务报表、资金合同、财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书等；
6.3.2“机密”档案包括：
公司各类经济合同、设计研发方案及图纸、公司章程、股东会及董事会会议纪要、重要工作计划、重要会议纪要等；
6.3.3“秘密”档案包括：
公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件等；
6.3.4“普通”档案包括：
部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料等。
6.4档案资料（查）借阅制度
6.4.1查阅档案要在档案室进行，阅后立即归还。
6.4.2查阅档案时不许翻阅其他无关档案材料，更不能转抄。
查阅保密档案必须持《借档审批单》方可查阅指定的档案材料。
6.4.3借阅者必须持《借档审批单》，写明借阅范围、目的，经有效审批后方可借阅、摘抄、复制、外借，审批权限如下表：
借档文件密级
借档人
直接上级
分管领导
总裁办公室负责人
总裁
董事会
绝密
申请
审核
复核
复核
复核
批准
机密
申请
审核
复核
复核
批准
/
秘密
申请
审核
批准
批准
/
/
普通
申请
批准
/
批准
/
/
6.4.4借阅、摘抄、复制带密级文件资料，限在指定场所、指定设备上操作。
6.4.5原则上不得携带“绝密”、“机密”级文件资料出差，确因工作需要携带的，应经有效批准后，并规定必须两人同行，采取严密的保护措施。
携带“秘密”级文件资料出差，经批准，携带者要注意保管，防止丢失。
携带密级文件资料出国出境的，按外事有关保密规定执行。
6.4.6原则上借出档案限七天内归还。
因工作需要不能按时归还的，须办理续借手续。
6.4.7借档者对所借档案负有安全、保密之责，不得自行转借、遗失、污损，严禁擅自在档案上填注、涂抹、改字、加字、圈点、抽取或拆散等。
6.4.8凡外单位借档者，须持单位介绍信，按照审批权限办理，履行借阅手续，方可借阅。
6.5档案室保密规定
6.5.1档案室工作人员必须遵守保密守则。
6.5.2室内档案材料不得擅自携带外出或私自转给他人。
6.5.3对密级档案，严核审批手续、严查借档类别、严控借档范围。
6.5.4档案工作人员不得随便谈论文件内容，如有失密情况应立即报告领导，采取有效措施补救，对失密严重者给予行政处分。
6.6档案底图保管、更改规定
6.6.1基建项目建设各个阶段形成的图纸，特别是竣工图在内的全套图纸应作为归档的重点，且图像清晰。
6.6.2归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成，存放时严禁折叠，一般宜平放在底图柜内，以便于保护底图和查找利用。
6.6.3工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出具体规定，做好施工的记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。
6.6.4图纸要采用坚固的纸张，必须透明均匀，纸面光滑，晒图纸面应洁净平整、不能有砂眼、硬块、褶子、斑点、裂口等。
6.6.5归档的蓝图、规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。
6.6.6蓝图大于卷盒的，要以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒式和平放两种方式保管。
蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。
6.6.7图纸按图的类别序号排列（即：
地质图、初步设计图、建设施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。
6.6.8底图如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。
6.7档案维护规定
6.7.1对永久、长期保存的已破损褪变档案必须全部进行修复和复制。
6.7.2对纸张不规则，破损或卷角、折皱的文件材料应按裱糊技术进行托裱而后复制。
6.7.3对圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写和复写纸复写成的文件材料均应复制。
6.7.4对永久保存的档案，可采用静电复印、打印、铅印等方法复制一份或几份，用以提供利用，以减少原件的机械磨损、更好地保护原件。
6.7.5建立档案副本的材料不够时，可选择正本的材料进行复制，将复制件存副本，其原件存入正本。
6.7.6复制件应保持文件材料的原样，仔细校对，以防出错。
复制件要注明系复制件、复制人、复制时间。
复制件应与原件一并立卷，复制件在前，原件在后。
6.7.7严格执行复制审批制度，一般不复制急件。
对确需复制的要请有关业务部门提出书面申请，负责人签字或报主管领导批准后方可复制。
6.8档案鉴定、销毁规定
6.8.1档案鉴定工作要根据公司实际需要定期进行，并由档案鉴定小组直接对档案进行鉴定，写出书面鉴定报告，并注明鉴定意见，由负责人签名，并注明日期。
6.8.2档案通过鉴定，必须达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确，及时责成有关部门和人员修改，补充。
6.8.3销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经档案所属部门负责人及分管领导审核、总裁办公室负责人复核、总裁批准。
销毁档案时要严格按照保密规定，由档案管理部门和相关职能部门共同派员监销。
监销人在销毁档案之前，应认真进行清点核对，销毁后在销毁清册上签字，并将监销情况报告分管档案工作的公司领导。
6.9档案的统计
6.9.1档案室应对收进和移出的档案及时进行登记，作为档案统计的基础资料。
6.9.2档案室应准确地编制档案情况统计年报，对库存档案的数量、利用情况、档案机构人员基本情况进行统计。
6.10档案信息开发利用
6.10.1企业信息档案开发利用是企业档案管理的一项重要内容，档案信息开发利用重点服务于改善企业经营管理，提高工程质量，降低物资消耗和增加经济效益等方面。
6.10.2根据利用者要求，迅速、准确无误地提供档案资料。
6.10.3了解中心工作，主动提供档案资料，为施工生产服务。
6.10.4加强图书资料收集，广开来源，提供文献资料。
6.10.5加工整理汇编专题资料、汇编基础数字、汇编工程简介、公司资质简介等，积极提供各类档案信息。
6.10.6利用计算机技术进行管理，由纸质档案管理逐步向电子文件管理转变。
7.附则
本制度由总裁办公室负责编制、修订和解释，其它类似或有冲突的规定自本制度颁布之日起自行失效。
8.记录
8.1表单HSRJ-MR-GMO-019《借档审批单》
8.2表单HSRJ-MR-GMO-020《档案移交记录表》
8.3表单HSRJ-MR-GMO-021《档案销毁清册》
8.4表单HSRJ-MR-GMO-022《年度档案数量统计表》
9.附件
《档案保管期限表》
附件:
档案保管期限表
档案类别
文件类别及名称
保管期限
电子版
纸质版
文书档案
外单位收文、外联公文、内部公文、年度工作计划总结、公司级会议纪要、党建、制度、规定、办法
永久
永久
证照档案
营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程
永久
永久
人事档案
个人人事档案
永久
在职员工永久，离职员工5年
综合人事档案
招聘档案
永久
5年
培训档案、薪酬档案、绩效档案、人事文书档案
永久
永久
财务档案
会计凭证（F1）、账簿（F2）、报表（F3）、证件类（F4）、其他类（F5）
按照会计档案保管要求
经营档案
重要客户、供应商资质材料，重要物资和生产资料的采购审批资料、总结
永久
永久
一般性客户、供应商资质材料，办公设备及用品的采购申请单，生产计划安排表等
永久
15年
项目档案
项目启动通知书、计划书、招投标文件，图纸，项目运行期内与业主、施工单位的往来文件，项目竣工验收报告
永久
永久
合同档案
承包、分包合同及其附件、材料采购合同
永久
重要的
永久
一般的
15年
科技档案
设备类：
设备仪器（办公设备及用品、机动车等）购置的申请报告、批复、招投标、合同及有关业务联系文件，设备说明、图纸、安装调试、检测验收等文件、报废申请及批复、机动车保险、转让等文件材料等。
/
15年
基建类：
立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件，开工审批文件，建设、施工文件，竣工验收文件等
永久
永久
研发项目类：
课题报告与课题调研论证材料，任务书、合同、协议书，课题研究计划、设计，实验、测试、考察的各种原始记录，研究报告、研制报告，论文专著，科研成果报告表，专利申请书或证书等
永久
永久
其他档案
声像档案：
重要活动及检查工作，重大事件、重要会议等
永久
永久
实物档案：
各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书等。
永久
永久
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