绿叶OA王用户使用手册.docx
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绿叶OA王用户使用手册
绿叶协同管理软件
用
户
手
册
南昌绿新软件技术有限公司
官网：
电话：
400-888-6166
目录
一、绿叶协同应用系统技术优势4
二、绿叶协同应用系统特点4
三、绿叶协同应用系统高度安全性5
四、绿叶协同应用系统主要功能模块6
1、工作流程审批7
2、文件传输15
3、共享下载16
4、视频会议17
5、公文流转17
6、收发文18
7、电子签名与手写批注19
8、人事管理20
9、在线考勤21
10、内部短信21
11、手机短信22
12、电子邮件23
13、通知发布24
14、业务动态25
15、内部论坛26
16、工作计划26
17、工作日程27
18、工作日志28
19、工作周报28
20、工作总结29
21、制度管理30
22、资产管理31
23、会议记录32
24、通讯录32
25、密码管理32
26、车辆管理33
27、在线用户39
28、后台管理40
五、绿叶协同应用系统应用效果41
1、整合企业资源41
2、加快信息流通41
3、规范办公流程42
4、提高办事效率42
六、部署与配置43
七、绿叶协同应用系统成功案例44
八、绿叶协同应用系统的售后服务保证46
绿叶协同应用系统是在总结了大量行政办公和企业办公需求的基础上，面向客户、以现代管理理论为指导的新一代办公自动化软件。
通过网络平台，使各种信息数据能共享使用，减少信息孤岛，从而奠定知识管理的基础，自如应对电子商务和知识经济的挑战。
解决方案高度支持面对有分支机构的大中型企事业和政府机关单位，可以把总部和全国的分支机构连接起来进行统一管理，以系统手段规范全体员工的工作。
领导可以在任意一点掌控全局，监控企业运行，从而达到提升管理、防范风险的目的。
任何一所企业，涉及行政管理、生产、销售、后勤等众多部门，人员分散，在日常的管理中经常应沟通不及时、不通畅而出现很多问题。
日常工作中的沟通主要通过电话、会议、QQ及电子邮箱等，但每种方式均存在着时间、人员、环境等特定条件的限制，传递信息过程中存在缺陷，使企业的各项工作信息不能及时传达，造成责任不清等问题。
一个企业的发展需要的不仅是充足的资金、有能力有责任的人才，更需要科学、有效的管理办法和管理手段。
而最有效的管理手段便是网络信息技术手段，办公自动化管理。
企业管理现状与特点：
1．由于部门多，总部与各部门间各种数据、文件传递不及时、不方便，缺乏一个高效的传递手段。
2．一些重要决策、流程审批经常因为领导、管理人员游动而延滞、无法处理，极大延缓企业的高效率发展。
3．部门多，人员分散，统一管理比较困难。
各分支机构、人员业务、管理开展、执行情况如何，企业领导难以有效监控，有被“置于高处不胜寒”感觉，同时对于扁平化管理要求的也是头疼的问题。
4．工作中项目层层审批，受时间、人员等众多特定因素限制。
5．员工多使用免费邮箱，免费邮箱不统一、不稳定经常丢信，容量有限大小不一、带附件的能力不同，缺乏安全性。
给工作造成损失，同时很难区分责任。
6．使用电话沟通有时间、人数、表达等局限，同时很难将任务分解。
无法区分责任。
7．使用QQ有人员在线、文件难查等众多局限
绿叶协同应用系统是以企业办公流程、信息管理和内部事务管理为核心，对众多企业办公业务进行认真细致地研究和分析，深入了解和研究企业信息的形成过程和机理，借助互联网实现企业的网络办公，以信息化手段提高企业内部办公的效率，为企事业单位提供了一套真正意义上的办公系统软件。
一、绿叶协同应用系统技术优势
1．采用B/S模式架构设计，客户端零管理费用，操作简单，易用性好。
2．集中管理，统一维护，分类有序存放信息和数据。
3．服务器端可实现整个系统的维护、升级、扩充等。
管理维护方便。
4．具有良好的可扩充性，可以根据工作需要增加功能模块，可实现与本单位已有系统的无缝集成。
实现企业资源的全面整合。
5．无用户限制，免去了制造扩张或人员增加后系统费用的再次投入。
真正做到一次投入，终身受益。
二、绿叶协同应用系统特点
绿叶协同应用系统基于微软Web应用程序平台，是一款功能实用、操作简单、界面大方、服务可靠、可伸缩性的网络办公软件。
系统完全B/S架构设计，实现了内部业务系统的统一协调，无论您处在世界各地的任何角落，只要可以访问Internet，本地无需安装任何客户端软件和数据库，将应用服务集中于统一的应用服务器中，就可以完成公司的日常业务，真正步入分散经营、集中控制的商务管理模式。
特点：
绿叶协同应用系统以企事业单位等为服务对象，根据应用对象的不同有其各自的特点。
具体如下：
1、快速信息处理：
采用B/S（浏览器/服务器）模式进行主要架构搭建工作，实现百兆传输速度，提供强大、丰富的信息处理功能，让各个用户节点迅速读取数据。
2、信息高度共享：
目标用户具有明显的层次化垂直机构设置，上下级单位之间数据交流频繁，系统提供了与上级单位、兄弟单位、下级单位联接的开放接口，实现系统内不同单位间信息交流和信息高度共享。
同时提供数据文件共享专区，便于各节点用户存储与下载。
3、用户自定义：
工作流程可自由设定流转路径、内容、表单附件,适应业务的灵活多样化需求。
工作日志管理可根据用户自定义模板，并实现共享同步，管理时限也可由管理员根据需要设定。
同时，用户可建立本单位部门框架与员工帐号，一次建立将在整个系统实时生效，并有强大的开关功能。
4、提供远程办公模式：
针对实际办公过程中复杂的情况，系统提供新型的远程/移动用户办公模式来保证信息交流的顺利进行。
新颖的远程工作站为工作流中的远程/移动用户提供办公捷径，提高办公效率，节省远程费用，实现领导或员工出差通过互联网轻松接入单位OA网络系统，掌握最新数据，并实现与同事交换文件、交流信息。
5、完善的安全机制：
系统对数据安全、用户权限控制严格，最大限度地保护了单位内部关键信息和用户个人信息。
数据传输与文件存储采用MD5单向不可逆加密算法，保证用户个人数据与单位数据安全写入与读取。
6、多媒体信息存储：
提供强大的多媒体信息存储、访问能力。
随着系统的使用，用户将来利用本系统可以进行丰富多彩的声音、图像、动画资料存储，并可以在任何时候进行访问与上传下载。
7、人性化提醒与记录：
系统采用最新AJEX技术与网络程序实现用户最新数据信息的提醒功能，包括动画、语音、文字连接等，对最新信息一目了然。
同时，oa系统还对用户写入提交的数据进行记录存储，可迅速找到所需信息。
8、管理轻松：
用户对发布的信息可临时关闭，以争取时间修改信息，同时可随时开通显示。
同时绿叶协同应用系统有快捷的系统初始化、一键式备份、系统开关、密码查询等功能，轻松管理整个oa网络。
三、绿叶协同应用系统高度安全性
1、绿叶协同应用系统软件所有程序代码都已通过加密,同时在服务器端通过绑定加密狗进行硬加密；
2、从客户端到服务器端所有数据通过256位加密传输，所有数据表单进行前台与后台检测，防止非常规类型数据与空数据的提交；
3、所有上传文件进行文件类型安全过滤处理，并在服务器端进行病毒扫描；
4、软件采用USB-KEY身份锁盘，用户通过该盘并结合帐户密码登陆软件系统，仅凭帐户密码无法登陆，彻底解决软件的身份安全识别。
同时，由管理员控制是否所有用户采用这种与硬件安全登陆模式，允许部分用户通过帐户密码登陆软件，灵活使用。
该技术类似于网上银行通过U盾转帐方式，保护用户数据安全。
绿叶协同应用系统U盾
5、支持VPN安全应用：
VPN解决了解决各个不同的网络互联访问，既可以满足外部人员访问公司内部软件系统，也可以访问公司内部共享与远程连接到个人电脑，突破了单纯的web应用服务，有着先天的安全优势保障。
VPN用途：
1）把不同物理网络虚拟成一个网络，可以访问共享与数据。
2）部署WEB服务，架设网站与ftp服务。
即可以部署OA应用。
3）进行远程连接，可操作目标电脑任何程序。
4）其它任何等同于局域网任何可行的操作与应用。
VPN安全应用结构图
四、绿叶协同应用系统主要功能模块
绿叶协同应用系统包含工作流程审批、文件传输、共享下载、内部短信、手机短信、视频会议、会议记录、即时通讯、收发文、公文流转、电子签名、手写批注、痕迹保留、通知发布、业务动态、人事管理、在线考勤、工作日志、工作日程、工作周报、工作总结、工作计划、电子邮件、手机邮件、内部论坛、制度管理、资产管理、通讯录、车辆管理、在线用户、客户、库存、销售、售后、费用、分析报表、预算管理、借款管理、报销管理、财务收支、财务统计、人事任免、短信呼叫、定票与信息查询、移动办公、短信互动平台、邮件群发、密码管理、排名服务、后台管理等功能。
同时包含强大的文字、动画、语音提示系统。
绿叶协同应用系统网络办公软件功能列表：
1、工作流程审批
流程审批系统采用可视化、组件化、向导式、结点式流程配置引擎，支持电子签名、手机提醒，方便企业快速扩展新的业务功能和模块，适应业务的灵活多样化需求。
满足大中型集团企业内部流程的建立、监控、变更等要求，实现工作流程的自动化、标准化、规范化。
1）发起流程：
可新建自由流程与固定流程。
两者主要区别：
自由流程：
可自由设定流转路径、内容、表单附件等；固定流程：
按照已设定的流程路径与表单进行流转，同时可按照流程基础设置参数"发起固定流程，是否可以管理内容与表单附件"参数决定发起的内容与表单。
共同点：
可按照设定的流转路径进行自动流转审批；支持内部短消息与手机短信提醒。
工作草稿箱：
保存在工作流程中已保存未提交的信息，支持提交处理。
2）流程审批：
按照流水号、流程标题、状态、当前流转、审批人数、发送人等主要信息读取所有接收流程审批信息，对未读流程加粗显示，使审批用户对流程概况有最基本了解。
进入流程审批，提交审批结果与内容，流程将进入下一流程结点用户。
（如果同意则，进入下一审批结点；如果不同意，将直接退回。
系统将以红色加横线"退回中"标记，告知所有流程参与人包括发起人。
）同时，提交审批结果、编辑批注流程表单附件（支持在线编辑word、excle、ppt、wps文件类型），可发送消息与手机短信提醒发起人与下一审批人；支持流程删除、查询，催办管理，附件收藏、转发、下载等。
支持流程表单附件的电子签名、手写批注、电子印章、痕迹保留、防止文档篡改、U盾签名安全应用。
支持流程设计图形显示管理。
待办工作：
当前用户需处理的工作列表。
支持办理提交，并支持图形及列表方式展现每个需处理工作的办理过程。
已办工作：
查看当前用户已经处理的工作流程信息。
可多条件查询。
支持图形及列表方式展现其办理过程。
已结束：
查看当前用户已结束的工作流程信息。
支持图形及列表方式展现其办理过程。
3）流程监控管理：
按照流水号、流程标题、状态、当前流转、审批人数等主要信息读取所有已发送流程审批信息，对流程审批人未读流程加粗显示。
可修改流程标题、内容、表单附件（支持在线编辑word、excle、ppt、wps文件类型），增加与删除表单附件；修改流转顺序，强制设定某结点为当前流转或终止当前流转，可增加与删除结点，完成委托、转办等任务指令。
同时，支持流程删除与查询。
支持流程表单附件的电子签名、手写批注、电子印章、痕迹保留、防止文档篡改、U盾签名安全应用。
支持流程设计图形显示管理。
4）流程模板：
模板主要用于固定流程，按照应用类别进行流程主题、路径、内容、表单附件存储管理，将企业各流程表单与路径全部固定起来，规范与统一流程。
用户可使用流程模板，发起已经建立好的流程模板，包括行政、人事、财务、研发、销售、服务等。
关键业务流程：
订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等
行政管理类：
出差申请、加班申请、请假申请、用车申请、各种办公用品申请、购买申请、日报周报等表单等。
人事管理类：
员工培训安排、绩效考评、职位变动处理、员工档案信息管理等。
财务相关类：
付款请求、应收款处理、日常报销处理、出差报销、预算和计划申请等。
客户服务类：
客户信息管理、客户投诉、请求处理、售后服务管理等管理等。
特殊服务类：
ISO系列对应流程、质量管理对应流程、产品数据信息管理、贸易公司报关处理、物流公司货物跟踪处理等各种通过表单逐步手工流转完成的任务均可应用工作流软件自动规范地实施。
其它类别流程可由用户自定义......
5）权限与其它：
流程发起、审批、监控管理、模板、类别、选项等操作可由管理员在后台进行授权管理。
类别设置管理，根据单位实际情况建立流程模板类别，包括行政、人事、财务、营销等。
选项设置：
"节点审批后，该节点是否可修改审批结果与内容"决定在用户提交审批结果后是否可进行审批结果修改；"发起固定流程，是否可以管理内容与表单附件"决定设置发起固定流程时，是否可以修改即将发起流程的内容或者添加或修改表单附件，最大化满足用户对流程模板的需要。
发起流程主界面
发起自由流程
发起固定流程
流程审批
流程审批
流程运行图形监控
在线编辑表单
流程监控
流程修改
流程节点管理
增加流程节点
新建流程模板
流程权限管理
类别管理
2、文件传输
1）文件传输：
支持点对点、点对多集群批量高速传输大小文件，提供直接传输自己方式。
同时支持发送同时增加文件备注说明与整合短信系统，提供文件回执与小秘书提醒服务。
2）文件传输记录：
报告文件是否阅读,记录接收人阅读下载记录，包括时间、IP等信息；支持已发文件下载与继续发送，追踪已发文件接收对象的所有回复，提供对已发文件进行备注说明。
3）文件接收：
进入文件接收系统，可对文件进行在线阅读、下载、转发、回复、删除等，对来自集群接收的文件，系统会自动显示接收对象，以提醒用户可区别性转发文件，避免重复发送。
支持对接收文件进行按照部门分类与自助类别管理与分类，便于查阅与管理；支持已发送文件和接收文件查询检索服务。
同时。
为方便用户对接收文件阅读，系统提供3种文件阅读方式，提高用户体验。
此外，对接收到的文件提供即时提醒，包括语音、文字、小窗口、短消息提醒。
3、共享下载
提供企业内部信息共享上传下载通道，用户可对需要共享的文件、图片、动画、视频、音乐等按照类别进行快速上传，管理员可在后台进行类别管理，建立一套单位内部共享体系。
同时支持分布式跨服务器跨站点数据文件共享。
进入共享共享区后可在线浏览与下载文件，并支持收藏与转发。
支持实时共享开关，删除等。
同时提供共享文件的快速分类与查询服务。
4、视频会议
允许用户在可视的情况下交换信息，因而它几乎能够应用于任何情况下，提高通信的质量和效率。
随着计算机硬件技术和网络技术的发展，一方面基于IP网络的视频会议系统有了速度更快、运行更稳定的系统及网络平台，现在用户可以选择网络的带宽从原来的64K发展到10M甚至更高；另一方面从设备购置、系统运行等方面，用户的负担已经大幅度降低，使得视频通信逐渐走下神坛，其用途将会越来越多。
可为运营商、政府机构、企事业单位等用户提供完善的视频通信解决方案，通过灵活丰富的应用特性和方便快捷的管理部署，可全面实现远程会议、远程培训、远程医疗、异地协作、异地招聘、异地贸易合作等综合视讯应用，解决跨地域实时沟通和管理的需求，迅速降低会议及差旅成本。
5、公文流转
1.公文发送：
公文审批支持流程自定义，支持一对一、一对多个人与部门发送及群发公文,支持Word、Excel、PPT、WPS文件可编辑人员选择与批量大文件上传、手机短信提醒。
2、公文接收：
可在线阅读、下载公文附件与公文部门分类，可进行意见批注与提供痕迹保留、电子印章、键盘批注，保护文档不被篡改；可对签阅意见进行修改与删除，实时查看公文批示意见。
公文整合短信系统，提供公文回执与小秘书即时提醒服务与公文催办。
支持接收公文查询。
3、公文发送记录：
发送人可查看与删除发送记录，系统自动对公文阅读下载状况进行统计，包括阅读人姓名、部门、时间、IP等，编辑修改Word、Excel、PPT、WPS公文（该权限可由管理员设置是否用户对已发Word、Excel、PPT、WPS公文进行编辑修改）。
支持已发公文查询。
6、收发文
收发文系统用于单位对收文、发文的拟订，审阅，办理，检索，归档等管理。
一、收文模块
1）由收文岗位人员拟稿，发送给相关人员或领导审稿。
2）相关审稿人，接收到短信提醒，点击连接进行审稿，或者直接进入收文模块的"待批收文"，对收文提交审稿意见。
3）审批人可对该收文进行修改和转交审稿、转交办理、转交签阅（即向最高领导转交签阅）。
4）收文按照1：
拟稿-->2：
审稿-->3：
签阅-->4：
办理流程进行完毕后。
5）收发文拟稿人员可全程看到文件办理过程，文件办结后，由其存档。
6）收文阅办单据最终能够满足内控要求，能够汇总显示全程批办痕迹及个人签名。
二、发文模块
1）由发文岗位人员拟稿，发送给相关人员或领导审稿。
2）审稿人员审稿后，发给相关人员定稿，并提出会签意见。
3）收发文岗位人员可全程看到文件审稿、签阅过程。
4）发文阅办列表最终能够满足内控要求，能够汇总显示全程批办痕迹及个人签名。
提供WORD、XLS、PPT、WPS附件编辑批注，支持电子签名、痕迹保留、保护文档，支持转发、归档，输出打印红头文件，按拟稿、待批、列表进行信息分类，支持系统短消息窗口提醒与手机提醒。
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7、电子签名与手写批注
可对Word、Excel、PPT与Wps文档进行手写签名、电子盖章，使用哈稀技术加密口令，保证文档内容的真实性、不可抵赖，防止对机密文件进行修改。
该项技术通过公安部、国家保密局、国家密码管理局安全检验。
同时支持Web批注，用户可通过手写板直接在网页进行意见批注，并支持与键盘录入同时存储显示。
此外，系统嵌入OFFICE文档控件，支持文档模板套红、文档数据智能填充,在线编辑与保存、强制痕迹保留，用户可在线创建Word、Excel、PPT与Wps文件，并保存至服务器中，对用户上传的这些文件可进行在线编辑保存，无需重复上传。
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8、人事管理
主要包括人事档案管理与查询、简历合同附件上传、照片管理、工资套帐、工资发放、薪资管理、权限分配、数据导出、打印等功能。
同时可对用户简历、合同、电子照片进行实时更新、下载、转发收藏，支持多幅照片上传与存储应用。
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9、在线考勤
系统用户只需在设定的时间内可轻松考勤签到，分上下午时间段。
考勤记录即刻保存，可浏览自己与本部门人员考勤记录，详细记录考勤人姓名、部门、时间与网络IP，并按照不同色调进行分类，便于浏览与监控。
上级领导可查看员工考勤记录，并提供考勤打印服务。
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10、内部短信
支持短信点对点、点对多发送及系统群发与部门群发。
可自由定制好友群组，选择常用对象集中发送。
支持在线回复与转发继续发送，删除等。
短信接收支持“未读”标记，同时可在线查看短信发送记录与时间。
系统支持来信文字动画、语音提示服务，并提供快速连接；本短信系统，根据各部门与系统用户姓名生成2级列表，可轻松选择接收对象，无迟缓与刷新。
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11、手机短信
采用硬件GSM短信猫，连接服务器USB接口，插入普通手机SIM卡；无需接入互联网，可内外网发送，接收号码为国内所有手机、小灵通用户，无地域与网络限制，支持千字以上；无延迟，即发即收。
短信资费根据当地移动或联通短信套餐收取，约0.04元/条。
主要实现形式包括短信发送与群发，系统各种消息短信提醒与信息回执，密码与手机绑定，手机信息可存储于系统数据库中,可查看与管理发送数据。
系统记录每条短信发送状态，返回短信服务器物理发送信息，便于追踪查看短信发送质量与效果，后台管理员可实时管理短信帐户、短信数据管理、查询等。
可应用于商业信息发布、客户关系管理、呼叫中心、定票与信息查询、移动办公、短信互动平台等。
12、电子邮件
包括内外网邮件，手机wap邮件服务。
内网邮件与短信系统集成。
外网邮件：
支持internet邮件发送、接收、回复等。
用户与管理员可自由配置邮件SMTP与POP3信息，用户个人配置信息将只对其个人收发邮件产生作用，管理员进行的邮件配置将对全局用户产生效力，但与用户个人的邮件配置同步存在与互相保护。
本办公系统内置wap手机邮件程序，可在IIS中配置WAP服务器（无需通信服务商提供支持），系统将自动接收到来自手机传输的邮件数据。
13、通知发布
通知发布采用office在线编辑器，良好的可视环境，可插入文件、图片、数据库、动画、视频、音乐等附件，支持图文编排系统。
立发布即刻显示在系统首页，支持点击统计。
发布后，可自由管理，修改与删除，实时开通与关闭。
支持大附件上传、精确用户点击与人次、阅读记录、查询；已更新通知，系统以红色注明。
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14、业务动态
系统集成了office在线编辑器，支持文字录入，文件、图片、视频、动画、音乐上传。
同时，提供强大的格式排版编辑系统，允许多种风格页面布局。
提供在线业务管理平台，可按用户权限自由修改、删除动态，并包含业务动态开关工具。
阅读精确统计点数，已更新动态，系统以红色注明。
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15、内部论坛
提供企业快速沟通与信息传播通道，搭建企业文化建设与知识管理平台。
1、包括发帖、读帖、分类、回复、快速回复等功能，提供个性化发帖机制，支持版块、是否允许回帖、是否使用签名、发表方式（包括实名、匿名、署名）、个性化头像与签名设置；支持图片上传、远程图片、附件上传，支持帖子全文搜索，根据性别，识别头像导航。
2、健全的帖子删除机制,最高领导可删除部门下属帖子，部门领导可删除本部门员工帖子，员工可删除自己的帖子，无法删除他人帖子。
领导可删除员工帖子,但不授权修改他人帖子。
3、管理员可进行后台控制管理，可随时建立、修改、删除、开关论坛版块，对各版块帖子进行管理与查询。
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16、工作计划
支持在线撰写工作计划，提供浏览，修改、删除、实时开关等管理操作。
按照权限不同，上级部门可浏览下属工作总结，并提供工作计划列表与数据分类查询服务。
17、工作日程
用户可按需撰写工作日程安排（包括工作日程与个人日程）。
部门领导可查看本部门员工日程，最高领导可查看所有日程列表，也可按部门查询日程。
部门领导可查看下属日程,同级别的工作日程是不可见的（注：
个人日程，只有其本人可见）。
支持自行修改，删除，开关日程操作。
日程更新时间显示，以红字不加粗显示。
领导与部门主管可对日程进行批示，增强互动性，有利于工作管理与指导以及知识平台建设。
有批复内容的，将在下行显示批复内容，批复人与部门，批复时间与更新时间。
支持日程全文检索引擎系统。
视频演示
18、工作日志
各用户可每天记录工作内容,及时反馈信息与沟通。
部门领导可查看本部门员工日志，最高领导可查看所有日志列表,也可按部门查询日志。
部门领导可查看下属日志，同级别的工作日志是不可见的（注：
个人日志，只有其本人可见）。
同时，企业可自定义日志模板，系统所有用户定义的日志模板可同步共享到模板库，其他人员可使用该模板。
同时，系统含内置模板。
用户可对自己的日志进行修改删除，其他任何人都不能进行该操作。
日程更新时间显示，以红字不加粗显示。
领导与部门主管可对日志进行批示，增强互动性，有利于工作管理与指导以及知识平台建设。
有批复内容的，将在下行显示批复内容，批复人与部门，批复
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