关于创建出租屋管理员档案的问题.ppt

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关于创建出租屋管理员档案的几个问题,主讲人:

2009.4.15,番禺区最近一下了关于加强出租屋管理员人事管理工作的通知，提出要建立出租屋管理员人事档案，这在全国应是开了先河。

至少说明了三点：

番禺出租屋流动人员管理工作已经完成了起步阶段，正在思考这项工作深层次的问题；实践证明出管员在出租屋流动人员管理工作中至关重要的作用已经日益显现，必须从稳定人心、规范管理上抓好队伍建设；番禺区对出租屋流动人员管理工作勇于探索创新，不断寻求新途径新措施，推进这项工作深入发展。

今天与大家共同探讨三个问题：

一、创建出租屋管理员档案的重要性二、出租屋管理员档案的基本内容三、创建出租屋管理员档案应具备的条件,一、创建出租屋管理员档案的重要性,1.1建立人事档案是人事管理的重要组成部分什么是人事管理?

是指国家机关、企事业单位识别、选拔、使用人才，对所属人员进行教育培训、考核评价、晋升调配、奖励惩戒、保护合法利益等管理活动。

什么是人事档案？

是指国家机关、企事业等用人单位在人事管理活动中形成的、连续记录个人经历、成长过程、政治思想、品德作风、业务能力、工作实绩等情况的文件材料。

它以一人为一宗，集中整理立卷，长期保存，以备查考。

这是识别、了解人才的重要材料，也是进行奖励、晋升、任免、调动的重要依据，在人事管理中占有重要的地位。

对出租屋管理员的管理，同样是人事管理组成部分。

建立出租屋管理员个人档案，同样要遵循人事档案的基本规律和基本要求。

一、创建出租屋管理员档案的重要性,1.2建立人事档案在人事管理中具有重要作用人事档案的作用，概括起来主要有两个基本方面：

一是凭证作用，二是参考作用，也称为人事档案的基本价值。

人事档案的凭证作用是人事档案区别于其他各种资料的根本特征。

相对不同的主体，有着不同的作用。

对组织的作用人事档案材料在内容、时间、来源上的可靠性，成为组织识别、考察个体的重要参考材料。

这是决定人事档案保存价值的基础。

一、创建出租屋管理员档案的重要性,对个人的作用人事档案真实地反映了个体的历史全貌，使自己的历史经历获得组织和社会的认同。

对社会的作用主要是社会利用的需求，这是决定人事档案价值的社会因素，失去社会对人事档案的需求，人事档案也就失去了保存的价值。

一、创建出租屋管理员档案的重要性,1.3在当前形势下建立出租屋管理员档案具有特殊意义1.3.1出租屋管理员是一个新的管理领域出租屋流动人员管理是一个新的行政领域；设立的管理机构法律地位暂未获得国家认同；出租屋管理员目前没有法定身份；个人权益也不能获得公职人员同等的法律保障。

这种情况下，创建出租屋管理员个人档案，既是一种探索创新，也是社会管理的实际需要。

城市化工业化引发人口大量流动,催生了出租屋的繁荣中国的工业化、城市化始于1840年鸦片战争后的洋务运动,但直到改革开放这30年才快速发展起来。

工业化、城市化的一个基本特征，是产业快速集中，人口大量流动，农民向城市聚集。

我国2008年底，农民工人数已达到2.25亿，占全国人口的17.3%.广州流动人口已有537万人,占户籍人口（784.16万人）68.4%。

流动人口居住形式主要是租住出租屋,以使出租屋市场空前繁荣,广州出租屋已高达243万套,平均3个户籍人口就有一套出租屋。

一、创建出租屋管理员档案的重要性,出租屋滋生出许多社会问题,导致新的行政管理领域涌现出租屋的本质特点:

租住的是不同身份的流动人口,屋主与出租屋人屋分离,租赁为一种交易行为。

这种商业性特点决定租住双方都要追求利益最大化。

在人多量大的情况下，出租的房屋必然成为滋生各种社会治安问题的集中地：

主要是房屋本身安全性合法性问题；流动人口以出租屋为落脚点的谋利性问题；租住人员与当地居民的文化与利益冲突性问题。

广州这些年发生的治安刑事案件、利益冲突引发的群体性事件，大多发生在出租屋和流动人口,基本上因上述问题而引发。

2008年,出租屋发生治安案件5789宗、刑事案件3066宗，平均每天24件；今年内-2月，治安案件399宗、刑事案件255宗；文化与利益冲突的两个典型事例:

佛山3000人聚集事件,深圳保安群体事件。

这就使政府必须把出租屋纳入行政管理范围。

一、创建出租屋管理员档案的重要性,出管员由此应运而生,担当起“准公务员”、“准执法员”角色加强出租屋和流动人口管理，作为政府社会管理的一个新的重要管理领域，如何管怎样管？

国家没有政策，地方没有编制，只能各显神通，探索前行，类似出租屋管理员、流动人口协管员应运而生。

他们不是政府职员，没有法定身份，却担负起履行政府公共管理的部分职能，成了一支临时性的“准公务员”、“准执法员”队伍。

一、创建出租屋管理员档案的重要性,繁杂的协管队伍与依法行政已成矛盾，必须尽快整合规范为应对工业化、城市化进程中的突出社会问题，尽力维护社会的平安稳定，全国流动人口较多的城市成立了各种各样的协管员队伍，名称称谓、经费来源、归口部门五花八门。

广州仅全市统一的队伍，就有治安员10000人、出管员近9000人、交通协管员3000人、劳监协管员近1000人。

这些协管员，不是行政身份，干的是行政活，与依法行政形成一对矛盾。

长此以往，可能滋生许多问题。

从建立法治社会来说，必须整合规范。

可能的方向，就是仿效西方国家，采用市场机制招聘政府雇员。

番禺现在提出建立出管员档案，应该是先于适应了这种发展趋势，可以说有先见之明。

一、创建出租屋管理员档案的重要性,1.3.2出租屋管理员面临身份与工作的困境工作的辅助性与岗位责任不是政府职员，但履行政府行政管理事务，由此潜藏着不少矛盾和问题：

管理行为的合法性问题；管理中出现纠纷的责任承担问题；自身安全防范问题；出现意外情况的保障问题，等等。

工作的艰巨性与个人素质出管工作错综复杂，管理与被管矛盾突出，依法行政界限严格，临时招聘人员的素质与这种工作的要求落差较大。

一、创建出租屋管理员档案的重要性,工作的临时性与管理实际出管员实行合同制管理，其临时性短期性的特点，使出管员始终有一种临时工的心态,职业精神和职业能力必然受到一定影响,我国在一个很长的社会转型期内，仍然处于工业化、城市化的过程中，这就决定了出租屋和流动人口管理工作的长期性，并要逐步探索特点规律，过渡到一种常态性的工作。

一段时期内，必须有一支相对稳定的队伍抓这项工作。

这就要求保持出管队伍的相对稳定，以利于培养形成良好的职业精神和职业能力。

一、创建出租屋管理员档案的重要性,1.3.3出租屋管理员迫切希望得到关心与认同政治关心身份认同待遇提高相对稳定必要保障这些问题，需要寻求多方面的政策性的解决。

但从创建个人档案这点上说，一失为一种另辟溪径的应对办法，可以起到一定的稳定人心的作用，可以使出管员看到组织的关心，憧憬未来的光明，能从心理上得到一定的安慰。

现在还可以做一件事,就是可以建立党团组织和工会组织,发展优秀分子入党入团。

通过工会来引导关心出管员。

一、创建出租屋管理员档案的重要性,1.3.4建立出租屋管理员档案有利于队伍的建设管理出租屋管理员一般以前没有单位、变动性大，合同期满后的变动又具有较大的不确定性。

在这种无根基性和不稳定性情况下，给他们创建人事档案，无论对他们个体还是对社会都是具有特别的意义。

主要意义体现在以下三个方面：

增加个人归属感使命感积累完善个人历史资料便于组织全面历史考察,二、建立出租屋管理员档案的基本内容,2.1.建立人事档案的一般原则材料的真实性档案是原始的历史记录，这是档案的主要特点和本质属性。

因为档案以自身的原始性和记录性特点区别于其它历史遗物和信息资料，所以档案注重原本、原稿和孤本。

个人档案的核心是确保档案材料的真实性、严肃性和可靠性，只有真实可靠的档案信息，才能为组织提供识人用人的决策依据。

因此，要收集原始的材料，要对材料的真伪进行鉴别，严禁造假、不得涂改、不能使用复印材料等。

内容的充实性收集的材料和信息必须具有价值，而这种价值源于收集的材料的真实性和充实性，并不断加以完善和充实，以全面、客观、历史地反映出管员的真实情况。

因此，每一份材料的都要充实、完整，不能缺头少尾，断垣残壁。

2.1.建立个人档案的一般原则,资料的全面性尽可能全面收集个人材料，全面反映一个人的出生、成长、发展过程，为组织全面、历史、科学地考察出租屋管理员提供完整的档案材料。

管理的规范性人事档案的独特作用和技术性特征，决定了从材料收集、整理、装订、保管、利用，都要实现规范化。

不能随便在档案袋装几张纸完事，不能杂乱无章，不能使用复印件，不能用钢笔、原珠笔记录档案材料等。

二、出租屋管理员档案的基本内容,2.2个人档案应具有的基本材料个人照片个人履历表包括个人履历书、招聘录用登记表，如以前曾有工作单位的还应有原来的履历表，比如退伍军人就应有军人登记表等。

个人自传材料包括应用人单位要求填写的自传、组织调查、自我鉴定、工作总结等材料。

组织鉴定、考核材料包括组织上的各种鉴定、考核、考察材料。

如组织对其审查中形成的调查报告、考核结论；聘任考核鉴定材料，年度工作考核材料。

2.2个人档案应具有的基本材料,学历和技术资格材料包括学历、学位、学习成绩、培训结业成绩、评聘专业技术职务、业绩考评、报考中高等教育、国民教育、成人教育和职业培训中形成的学生（学员）登记表，学习成绩登记表，毕业登记表，授予学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料，专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务审批表。

政治面貌材料入党、入团及民主党派的材料。

如入党入团申请书、志愿书、政审材料；党（团）员登记表、个人总结和组织审批意见及所依据的材料；转正申请书、延期转正的组织意见、取消预备党员资格的意见；优秀团员事迹材料、退团材料；加入民主党派的有关材料等。

2.2个人档案应具有的基本材料,奖惩材料包括受到的各种表彰、奖励和惩处的材料。

如表彰奖励活动中形成的申报表彰、奖励人员登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料等；违反党纪、政纪、法律的处理、处分的结论材料。

如纪律检查、监察和行政管理等工作中形成的处分决定，免予处分的决定，记过材料、查证核实报告、上级批复、本人的意见和检查、交待材料、通报批评材料。

工资变动、岗位调动材料包括各个时段的工资待遇、辞职、辞退、伤残等级审核等材料。

聘用工作中形成的审批表、合同书、审查考核材料、续聘、解聘、辞退材料；辞职材料；办理工资待遇中形成的登记表、审批表和解决待遇工资问题的批复材料；工作调动审批表等。

2.2个人档案应具有的基本材料,可供组织上参考的其他材料凡涉及档案个人的重要材料，可供组织参考、有保存价值的其他材料，如创造发明、科研成果、著作译著，有重大影响的论文（如获将或在全国报刊上发表的）等的目录；关于本人的报纸报道的消息、文字等材料，都应收集装入个人档案。

以上共列出九个方面材料，是建立个人档案必须收集的材料。

除此外，还要因时间和形势的变化而补充收集新的材料，不断丰富和完善人事档案的内容。

二、出租屋管理员档案的基本内容,2.3.个人档案资料的整理与管理专人负责收集整理收集的主要方式：

向个人征集、用人单位日常积累、向其他组织函调。

使用统一规范格式主要卷宗封面、用纸、目录、装订都要格式化。

比如，卷宗的封面与档案夹应由区一级统一印发，目录用统一用词，刻制统一的印章，装订要用线装等。

2.3.个人档案资料的整理与管理,指定专用保管场所要有专门的档案用房，并要作适当装修，进行防潮、防火处理，配置档案柜等。

注意经常补充完善人员进出，个人信息变动要及时补充材料，新收集的材料要及时整理装入个人档案，保持个人档案的完整性。

注重使用电脑管理为方便查阅与利用，对个人的基本信息可建立电子档案，并要与纸质档案关联起来。

建立收集保管使用制度,2.3.人事档案资料的整理与管理,建立完善的管理制度，是确保创建档案质量，充分发挥档案作用的制度保障。

主要制度有:

材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计分析制度。

下面，主要讲讲两项日常工作中要特别注意的制度：

材料归档制度。

新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：

首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

检查核对制度。

检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。

但在下列情况下，也要进行检查核对：

突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

二、出租屋管理员档案的基本内容,2.4.出租屋管理员档案的一般样式卷宗封面比如，名称可用：

“广州市番禺区出租屋管理员档案”，落款用：

“广州市番禺区出租屋流动人员管理办公室印制”，用牛皮纸印刷。

卷宗内容应分正本和副本两本，正本主要涉及个人的关键性材料，其他重要但不是关键性的材料，如调查材料、事迹材料，发表的论文等可装入副本。

所有材料都要统一编排页码。

2.4.人事档案的一般样式,卷宗目录档案一定要目录及序列编号、所在页码。

目录最好使用统一的名称图章，一般不要用手写。

编排序列编号和页码的作用，主要是为了防止丢失和抽换，当然也为了便于查阅。

卷宗装订要用棉线装订，不能用订书机订；纸张大小要剪裁整齐。

人事档案封面样式,人事档案内页样式,二、出租屋管理员档案的基本内容,2.5.人事档案的利用档案信息资源开发利用好否，是衡量档案工作质量和水平的重要标准。

只有充分有效地发挥人事档案作用，才能实现创建出租屋管理员档案目的。

组织查阅主要是考察、使用和核实出租屋管理员情况时需要查阅相关资料,有助于全面掌握其历史情况.虽然目前不一定用得上,但今后在一些重要问题上是一定用得上的。

2.4.人事档案的利用,综合分析主要是加强个人信息的综合分析和预测研究，提供专题信息、咨询意见和政策建议。

个人调动档案随人调动而转移，但不能由个人带走,只能转移到新的用人单位。

如出租屋管理员解聘不再续聘时，其个人档案可存放在原单位或人才交流中心或其所在街道办事处保管。

不能随便销毁。

2.4.人事档案的利用,社会化、开放式利用随着市场经济发展，我国的户籍制度和人事制度相继在进行改革，与此相关的人事档案工作，也应探索新的模式。

现行档案仍是封闭式管理，社会利用率很低。

人员流动已成趋势，迫切需要人事档案社会化利用。

出管员档案保密性不多，为开放式管理，社会化利用提供了条件。

依托人才市场通过网上发布出管员档案信息，既为其就业发展打开了空间，又有效发挥了人事档案的社会功能。

三、创建出租屋管理员档案应具备的基本条件,领导足够的重视。

充分认识加强出管员管理，抓好出管员档案建设的重要作用，从人员、经费、场地上给予关心支持，并要经常过问，帮助解决问题和给予鼓励。

没有领导的重视，什么事也抓不起来。

一定的经费投入。

档案室的装修、档案制作和日常用具等都要经费。

没有钱是办不了事的。

三、创建出租屋管理员档案应具备的基本条件,档案管理人员培训。

要指定专人，不能频繁换人，从事档案工作需要积累；区一级要组织培训，提高业务技能；个人要学习研究，摸索积累经验。

档案管理制度建设。

要有一套规矩，用制度管人管事，特别是资料的收集整理、补充完善、装订入档，档案的保管、使用、流转等一定要有制度保障。

三、创建出租屋管理员档案应具备的基本条件,加强出管员教育管理。

抓住建立档案的有利时机，狠抓出管员的教育，增加责任感使命感；加强职业道德建设，不断提高综合素质；严格日常管理，防止发生问题。

为创建出管员人事档案，实现建立出管员人事档案目的奠定良好的基础和条件。