如何做好企业办公室主任的几点注意.doc

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如何做好企业办公室主任的几点注意

办公室是一个综合部门，处于承上启下、沟通内外的地位，是联结领导和基层的桥梁，协调各部门的纽带，保持单位工作正常运转的中枢，责任重大。

而办公室主任是一个单位的“总管家”，如何做好办公室主任，充分发挥办公室的职能作用，需要注意以下几点内容。

一、办公室主任的职责

办公室主任的职责大致包括承办职责、参谋职责、管理职责、协调职责、领导指挥职责五个方面。

（一）、承办职责指办公室主任对领导决策的贯彻、实施，承办各职能部门转办事项等方面所应有的职能和应尽的责任。

（二）、参谋职责指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。

（三）、管理职责指办公室主任在对行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。

（四）、协调职责指办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。

办公室主任要全面履行其协调职责，要着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等多方面的工作。

（五）、领导指挥职责，统一指挥是发挥组织作用，贯彻执行决策的最重要条件。

具体细化下来大致有以下几点：

1、学习、研究党和国家的方针、政策，努力掌握第一手资料，为总经理的工作决策提供可靠的依据。

2、负责公司工作计划、总结、规章制度等各类文件的起草、审核、打印、复印、分发和登记工作，做好印鉴的管理工作。

3、负责公司级会议的筹备和安排，做好会议记录，整理会议纪要，对会议决定的执行情况进行催办和检查。

4、做好文书档案和有关资料的整理和收集工作。

文书档案包括公文的收发和保管，文印核稿，呈批、催办、归档，调卷和保密工作。

5、负责办公室的日常行政管理事务，协调好各部门的工作关系，监督各部门认真及时地贯彻公司的各项工作决策和指令。

6、做好人事管理工作，妥善保管员工档案，根据需要做好劳动力的安排调配、员工的调入调出，并协助办理各项手续。

7、做好公司员工的考勤统计工作及劳动工资的管理工作。

负责办理员工请假的有关手续。

8、负责公司员工的培训工作，协同各部门共同抓好员工的思想素质和业务水平的培训，积极开发人力资源，努力造就一支高素质的员工队伍。

9、完成领导布置的其他工作。

二、办公室主任应该如何履行好自己的职责

重点是要力修“五功”。

1、修“内功”，力求参谋有方。

办公室主任要当好高参，首要的是勤修内功，提高能力。

提高能力，重在学习，重在实践，重在总结。

一同时，还要提高参谋艺术，具体而言，要增强“三种意识”。

一要增强大局意识。

二要增强超前意识。

三要增强创新意识。

办公室主任必须保持与时俱进、开拓创新的精神状态，改变干工作，做事情唯本本、搬先例的做法，进一步解放思想，努力适应新形势新要求，善于用创新的思路谋划新点子、金点子，充分发挥参谋助手的创造性作用。

2、聚“气功”，力求服务有度。

办公室主任工作的一个重要特点就是服务性和程序性以及时限感和分寸感，所以，办公室主任必须养成不事张扬、不尚空谈、朴实无华的作风和习惯，气量尽量大一点，胸怀尽量宽一点。

一要能受委屈。

二要迎难而上。

3、施“和功”，力求协调有序。

协调是办公室工作的内在之义，协调渗透在办公室主任工作的每一个环节。

协调工作做好了，就能团结一致，密切和谐的关系；协调工作做好了，就能达成共识，形成工作的合力。

如何协调？

要把握“三讲”。

一是同级协调讲风格。

二是上下协调讲尊重。

三是内部协调讲团结。

4、倡“柔功”，力求管理有效。

厚道得人心，薄道失人心。

办公室主任在思想修养上要提倡厚道，在机关管理上提倡“柔道”，练就“柔功”，推行柔性化管理，善于用“软绳捆硬柴”，做到和风细雨、平心静气，以柔克刚。

一是要以平和的心态对待人。

二是要以高尚的人格感召人。

三是要以狼性执行制度影响人。

5、勤“做功”，力求落实有为。

办公室主任不仅是决策的参与者，更是决策的执行者，抓好各项工作任务的落实是办公室主任履行职责的重要环节，也是办公室主任工作成果的最终体现。

如何抓好落实？

办公室主任就要有一股“看准了不松手，干不成不放手”的韧劲，对各项工作能够一抓到底，抓出成效。

一是抓具体、抓细节。

二是抓基础、抓薄弱。

三是抓经常、抓反复。

四是抓重点、抓难点。

三、办公室主任应具备的基本素质与特殊要求

从事办公室工作的同志不仅要具备做人的基本素质，还要有胜任"重要岗位"的特殊能力，具体地讲就是忠诚可靠、公道正派、清正廉洁、甘于奉献、知识全面、业务精湛。

（一）、要有一些高超的处世能力。

一是要处事豁达，不要求全责备、斤斤计较；二是处事谨慎，不要随心所欲、粗心大意；三是待人真诚，不要欺上瞒下、互不信任。

（二）、要有一个聪慧的头脑。

一是坚定的政治头脑；二是丰实的理论头脑；

三是辩证的思维头脑；四是求实的科学头脑；五是精明的效益头脑。

（三）、要有一套过硬的功夫。

一是勤奋好学的功夫；二是深入实践的功夫；三是善于领悟的功夫；四是精于表达的功夫。

（四）、要有一种高尚的人格魅力。

一是对事业有春天般的热情；二是对他人有大海一样的胸怀；三是对名利象湖水那样平静；四是对自己像旁观者一样清醒。

四、办公室主任应有的修养

1、豁达大度，有容人的雅量和风度。

对上受宠不惊，受辱不怒；对下有平和宽厚的胸怀，一视同仁，与人为善。

对下属的缺点和失误，不以点盖面，耐心帮助。

表里如一，言行一致。

2、低调做人。

任何情况都不能忘乎所以，飞扬跋扈，不能趾高气扬。

谨慎是一种美德。

说话办事不张扬，不张狂，不说过头话，不意气用事。

在律已方面高标准，严要求，不做越轨出格的事。

3、不卑不亢，有平衡稳定的心态和处世观。

对上不要卑，对下不要亢。

秉公直言，虚怀若谷。

4、处事公道，不能感情用事，不能以亲属远近作为办事的标准，更不能搞小团伙。

在讲原则的前提下广交朋友，真诚待人。

5、宠辱不惊，有则改之，无则加勉。

以平常心态坦然处之，冷静分析，合理接受。

切忌忘乎所以。

6、大智若愚，进退有序，深谋远虑。

在后台当好助手，搞好服务，而不是冲到前台，显示聪明才智。

要选择适当的方式传递给领导，供其参考。

大智是对工作水平的要求，若愚是对特定角色的约束。

修养注意几个问题：

1、有势不仗势，得势不欺人，讲究人品。

平等待人，平易待人。

2、自重不轻高，奉命不奉承。

韬光养晦，切忌显山露水。

充满自信，切忌自命清高。

领导是旗帜，办公室主任是旗杆，要行得正，站得稳。

注重小节，养成严谨的生活态度。

3、抓大不忌小，主动不盲动。

一是要突出重点，找准四两拨千斤的支点；二是要细致周全；三是要沉着冷静。

4、补台不拆台，竞争不嫉贤。

搞好工作的三个不等式：

（1）协作大于分工。

相互补台，好戏连台，相互拆台，共同跨台。

（2）原则大于交情。

（3）理解大于谅解。

理解是知道对方的难处，谅解是知道对方的错误，高风亮节不计较。

要指导助手搞好工作，鼓励竞争，勇荐人才。

五、办公室主任应树立的意识

1、服务意识。

服务是办公室主任的天职。

为领导服务，为各部门服务，为下级和各基层服务，当好助手。

2、全局意识。

站在全局高度去考虑、研究、处理问题。

有领导的眼光。

（二人定律，领导把80%精力放在工作的要务上。

）一要吃透上情，掌握下情；二要爱学习，勤思考，有真知灼见；三要熟知特定环境、人物、事件的构成要素和一定时期的工作重心；四要有良好的心理素质和适应能力，审时度势，恰到好处。

3、参谋意识。

4、换位意识。

站在理事长位置上思考问题。

换位不是越位，参谋不是参与，助手不是阻手。

5、协调意识。

及时汇报，不等，不拖，不靠、更不推诿。

协调不是指令也不是决策，而是协商，是以平等态度商量需要解决的问题。

6、应变意识。

从容应对。

常绷一根弦，随时准备应付突发事件。

沉着应付、忙而不乱。

有冷静的作风，镇定自若，忙中求快，快而不乱。

有应变的措施。

7、效率意识。

六、如何做好办公室主任

1、发扬“五种精神”。

一是团结协调精神，二是雷厉风行精神，三是严谨细致精神，四是无私奉献精神，五是努力拼搏精神。

2、强化八个观念。

第一强化学习观念。

要学习政治理论，要学习业务知识，要学习市场经济发展法律法规等，要学习领导科学。

因为办公室是为领导服务和为领导决策出谋划策的部门，只有掌握了领导艺术，才能够更好地当好“参谋员”的角色。

要向书本学习,这是最方便最快捷的途径;要向实践学习，要向有经验的老领导、老同志学习，他们在长期的工作实践中摸索出来的经验，是我们做好工作的宝贵财富，很值得我们学习。

第二强化工作观念。

要解决三个问题，第一是工作责任心的问题。

这是干好工作的基础。

第二是工作标准问题。

办公室工作要做到三高，即“工作高标准，服务高质量，参谋高水平”。

第三是工作抓落实的问题。

对上级安排部署的工作要不折不扣地完成，不能仅仅限于开了会，传达了文件就万事大吉，刀枪入库了，这样不行，必须狠抓工作的落实。

第三强化大局观念。

对办公室来讲，保证全局的政策、决策、指示的落实是大局。

在工作中，要全盘考虑，要做到统筹兼顾，在做任何一件工作之前要看是否有利于全局工作的开展，怎样做才能够保证各项工作的顺利开展，这样才能够充分发挥好办公室的作用。

第四强化服务观念。

办公室的性质就是服务，办公室的一切工作就是服务。

第一要为上级服务，就要狠抓上级的各项决策、指示的落实；第二要为本单位的领导当好参谋；第三要为下级服务，做好督促指导，保证政策、决策的落实。

第五强化团结观念。

团结出凝聚力，团结出战斗力，团结出生产力，团结出政绩。

唯有团结才能发展，唯有团结才能稳定。

作为办公室就要达标，像毛泽东同志说的那样：

既有集中，又有民主;既有纪律，又有自由;既有统一意志，又有个人心情舒畅，生动活泼，那么一种局面。

第六强化纪律观念。

这是任何一项工作都要遵循和遵守的，办公室是督促各项制度，各项纪律落实的部门，更应该在这方面作个表率。

第七强化群众观念。

就要像各行各业的英雄模范人物那样，时时处处以人民群众的利益为重，听民言、察民情、解民难，把党和政府的温暖送到千家万户，用自己辛勤的汗水、扎实的工作、显著的成绩，赢得群众对我们工作的认可。

第八强化形象观念。

形象就是荣誉，形象就是方向，形象就是生命。

应该树立一个什么样的形象?

就是“团结务实、廉洁高效、开拓创新”。

我们的一言一行、一举一动都要按这个形象的要求去做。

形象问题说到底是自身修养的问题，“自身正，不令则行;自身不正，虽令不从”。

3、学会给领导补台

一是要考虑办公室的职能；二是要考虑办公室助手的位置。

补台几种形式：

（1）补领导独自做不好的事情；

（2）补领导独自做不了的事情；（3）补领导不宜亲自做的事情；（4）补领导不愿亲自做的事情。

4、善于领会领导意图

意图是希望达到某种目的的内心打算。

了解意图的方法：

（1）复述法；

（2）请教法；（3）例证法；（4）反馈法。

起草领导的讲话时：

1、留心收集领导人的各种意见。

全局的结论，零碎的看法，新鲜的观念。

2、注意深化领导者的意图。

跟踪思维，使意图丰富、完整、深化。

3、要善于挖掘整理领导的意图。

（1）修饰领导意图；

（2）突出领导意图；（3）连贯领导意图；（4）升华领导意图；（5）促成领导意图。

七、办公室主任与领导相处的忌讳

1、忽略平级关系与下级关系；

2、只与直接上级搞好关系；

3、在上级面前发牢骚；只有落后的领导，没有落后的群众。

4、只见局部而不考虑整体；

5、工作消极被动；

6、有了功劳自夸；

7、做不到的事也答应领导；

8、轻易越级报告或越位；对上不越权，对下不专权，左右不侵权。

9、蔑视上级；

10、只服从自己认为是正确的上级。

不能和领导有亲有疏，一切从工作出发，减少猜疑。