商务部管理制度.doc
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商务部规章制度
一、制度总则
本规则是规定本公司业务处理方针及处理标准，其目的在于使业务得以圆满进行,适用于商务部以及与之相协作的相关部门.
二、商务销售人员工作守则
1、商务销售人员认真对待每个客户，对业务进行跟单、回访，尽最大努力订单，要积极主动与客户联系，与关键客户必须保持长期定时的联络。
2、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。
3、商务销售人员应定期拜访客户，询问、了解产品的使用及售后情况，进行必要的感情投资，寻求双方长期的合作可能性。
4、商务销售人员应积极学习，提高个人对产品及市场的敏锐嗅觉，充分了解客户的中长期发展规划，发掘客户的需求。
5、工作期间，不得与客户发生冲突，不卑不吭，尽量友好协商处理。
如发生此类情况将严重处理，同时也不得过份迁就客户过份要求，造成公司损失。
6、商务销售人员在与客户洽谈中需要对价格策略进行调整时，应及时与上级主管领导说明原因及具体调整的方案，获批准后再与客户接触。
若出现营销计划以外的重大情况时，应向上级主管领导及时汇报，获得批准后方可与客户商谈，不得擅自作主决定营销计划以外的重大问题；
7、商务销售人员在与客户接触沟通时时，需及时记录整理会谈内容并存档。
8、商务销售人员与客户接触，除介绍公司业绩和技术实力外，为增加沟通效果可视实际情况在预算范围内可进行必要的宴请和赠送纪念品。
三、商务销售人员责任
1、商务销售人员必须对其活动的后果负责，并确保其作出的决定、介绍和行为能符合公司的营销战略并满足客户的要求。
2、商务销售人员必须不得向第三方泄露公司机密及客户资料信息，不得在外同时兼职同行职业。
四、商务人员工作职责
1）岗位名称：
电子商务
工作关系：
1、直接上级：
销售主管
2、直接下级：
无
工作职责：
1、遵守公司的规章制度，服从公司的安排与管理
2、努力完成上级下达的销售目标
3、认真对待每一个客户，做到有始有终，做好客户记录，保管好报价单、图纸等资料。
4、规范发帖，保证所发贴子的质量，完成公司每天布置的数量
5、如遇到客户报修、催货、催票等问题，及时转交客服，与协助客服处理问题，任何情况下不得与客户发生冲突，保持良好的客情关系。
6、遇到特殊情况（如有人刺探公司情况等），需立即上报
7、积极参加公司组织的各项培训与活动，努力提升自身的能力
8、团结同事，不管在职与离职都不得做出损害公司的行为
2）岗位名称：
商务主管
工作关系：
1、直接上级：
商务经理
2、直接下级：
电子商务
工作职责：
1、遵守公司的规章制度，服从公司的安排与管理
2、努力完成公司下达的销售任务，合理分配任务目标
3、认真对待每一个客户，做到有始有终，做好客户记录，保管好报价单、图纸等资料。
4、如遇到客户报修、催货、催票等问题，及时转交客服，与协助客服处理问题，任何情况下不得与客户发生冲突，保持良好的客情关系。
5、合理分配组内的资源，保管好了组内的各种资料（包括组员的）
6、组内各项事务的及时处理与汇报
7、保持整个团队的激情与工作热情
8、合理安排组员的工作，让每个组员都能发挥自己的潜能
9、定期给组员培训，增强整个团队的实力
10、要以身作则，端正自己工作态度，注意平时的言行，为组员树立良好的目标
3）岗位名称：
客服专员
工作关系：
1、直接上级：
客服主管
2、直接下级：
无
工作职责：
1、遵守公司的规章制度，服从公司的安排与管理
2、做好电加热行网单子的承接，认真对待每一个客户，做到有始有终，做好客户记录，保管好报价单、图纸等资料
3、努力完成上级下达的销售任务
4、及时解决好转交或直接接到的客户报修、催货、催票等问题，任何情况下不得与客户发生冲突，保持良好的客情关系。
5、如遇到无法解决或需要协助的问题，需立即上报
6、仔细整理好公司的合同、失效客户等各种资料，并做好分类。
7、保管好各项资料，不可造成遗失或泄露
8、做好客户群的定期电话回访与短信回访，及节假日的短信问候。
维护好公司的客户群
9、团结同事，不管在职与离职都不得做出损害公司的行为
4）岗位名称：
公关
工作关系：
1、直接上级：
商务经理
2、直接下级：
无
工作职责：
1、遵守公司的规章制度，服从公司的安排与管理
2、熟悉公司的业务工作与业务流程，协助商务与客服工作
3、代表公司接待客户，建立公司与客户间的相互了解、信任和支持的关系，树立良好的企业形象。
4、主动收集客户的意见和反应，及时向管理部门通报各种信息。
5、监督各业务组的工作情况以及不断督促他们提高服务质量
6、妥善处理客户的投诉问题，维护好公司的形象
五、销售计划
（一）每年或根据实际情况择期举行不定期的业务会计，并就目前的国际形势、产业界趋势、同行业市场情况、公司内部状况等情况来检查并修正目前的销售方针，方针确定后，传达给所有相关人员。
其内容包括：
1、制品种类、项目;
2、价位;
3、选择、决定接受订货的公司;
4、交货日期及付款日期;
5、契约款品。
（二）产品种类及项目，应视行情的好坏，订货的繁易等条件，按下列各项进行评核：
1、停止多种类少数量的销售方针，并以尽量减少种类、增加单位数量为原则。
2、以接受订货为主，订货量需加上确实标准品的预估生产销量。
3、所接受的订货数量很多时，除应自行生产外并应注意其他商品销路。
（三）商品价格的定位须区分为目前获利者与未来获利者，并考虑较容易让人接受的价位来决定产品的种类。
（四）在选择、决定往来的订货公司时，须以下列为重点方针：
1、从未来的贸易、特别需要或重要的产业着手。
2、推展国家重点企业、军工企业及地方公共机构的开拓。
（五）交货及付款日期，则须恪守下列各项方针：
1、到期必须确实交货。
2、收到订单时，须要求正确的交货日期，并且规定有计划性的生产。
（六）在订立契约时，要尽可能使契约款项能长期持续下去。
六、营业机构与业务分担
（一）营业内容可分为内务与外务两种，并依此决定各相关的负责人员。
1、内务：
（1）负责预估，接受订货及制作，呈办相关的文案处理。
（2）记录、计算销售额及收入款项。
（3）处理收入款项。
（4）统计及制作营业日报。
（5）制作及寄送收款通知书。
（6）印制、寄送收据。
（7）督促发货包装及监督。
（8）与客户进行电话及其他相关联络。
（9）搜集、整理产品及市场调查的相关资料。
（10）制作收发文书。
（11）进行广告宣传及制作、发布广告媒体。
（12）计算招待、出差、事务管理及旅行费用。
（13）接待方面的事务。
2、外务：
（1）探寻及决定下批订单的公司。
（2）对下批订单后的状况进行调查、探究及掌握。
（3）与客户做估价、接受订货及延揽交易。
（4）接受订货后、负责检查、交货的各项联络、协调与通知。
（5）回复客户的通知及询问。
（6）做有关产品出厂及检查的联络工作。
（7）开拓、介绍客户。
（8）客户的访问、接待及交际。
（9）同业间的动向调查。
（10）协作技术部作新产品的研究、调查。
（11）制作客户的问候函。
（12）请款、收款业务。
（二）对于客户的资料应随时加以适当分类、记录下来。
相关者或资料取得者也应随时记入所得的资料。
1、把资料分类为对交易有重要性者及不重要者，并记入下列各评核事项：
组织结构、负责人员、电话、场所、资产、负债、信用、业界的地位、交易情况、付款情况、交易系统、营业情况、使用场合、交货情况、态度等。
2、除了以上的记录之外，还须将报纸、杂志剪贴下来，分类整理。
（三）销售业务必须依工作部门别及实际情况等分掌各项环节与跟进，努力使订货业务与此配合一致。
（四）调查各产业或各地区、各家公司的经营状况，并以此来掌握有利的公司、事业、公家机构等，制定有效的推销政策，并对此展开宣传工作，以利开拓交易的进展。
（五）每月应针对预估及实际的接受订货量，制成记录表，并随时与制造部门保持联系。
1、客户下个月预定订货量及本月份的实绩。
2、各品项，各工作别的预定量及本月实绩。
3、交货、请款及收款的预定额及本月实绩。
（六）为使生产及所接受的订货能够容易估算，生产及库存一定要先预估出固定的数量，在接受订货的同时也能做好交货。
（七）如果客户表示热忱并有意举行商务会晤，公司可借此机会收集情报并借此斡旋、开拓交易。
必要时公关部可支援交易的斡旋及开拓。
七、交易原则
（一）进行交易时，若有必要，须在交货后不定期地访问客户负责人员，以利听取他们对产品使用状况意见，或可利用书信邮件代询。
（二）交货日期原则上由商务部向生产部洽询后决定，通知订货方。
（三）交易应设法与对方订立长期或持续性契约，价格方面则另由其他条项规定。
拟稿人:
周娓
审稿人:
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